2care4u. Modul EK. Einkauf. EK Bestellwesen 1

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1 Modul EK Einkauf EK Bestellwesen 1

2 Inhalt 1 Bestellwesen Allgemein Materialanforderungen an das Einkaufsmodul EK 4 2 Funktionen des Bestellwesens Maske Bestellungen Erzeugen einer neuen Bestellung Kopfdaten einer Bestellung Bestellpositionen einer Bestellung Bestellpositionen direkt hinzufügen Detailinformationen zu den Bestellpositionen Bestellung durchführen Konfiguration Seitenansicht einer Bestellung Wareneingang Bestellung abschließen 14 3 Weitere Funktionen Archivierte Bestellungen Adressen 16 EK Bestellwesen 2

3 1 Bestellwesen 1.1 Allgemein Zur Gewährleistung der Materialverfügbarkeit unterstützt care4ma folgendes Konzept: Bestellvorschläge Bestellvorschläge werden im Modul Materialwirtschaft aufgrund von - Unterschreitung des Mindestbestandes, - Ändern des Mindestbestandes über den verfügbaren Bestand, - Überbuchung von Material durch Aufträge (Ressourcenprüfung) oder - manuelle Erstellung eines Bestellvorschlags erzeugt. Materialanforderungen Der Lagerist konsolidiert bzw. modifiziert (z.b. Bestellmenge) die Bestellvorschläge und wandelt die Bestellvorschläge in Materialanforderungen um. Diese sind im Einkaufsmodul sichtbar. Bestellung Die Materialanforderungen aus der Materialwirtschaft werden im Einkaufsmodul nach Lieferanten zusammengefasst, um weitere Angaben (Bestellnummer, Zahlungsbedingungen, Bemerkungstext,...) ergänzt, bzw. vorhandene Angabe modifiziert (Lieferant, Mengen,...). Wareneingang Der Wareneingang wird in der Materialwirtschaft verbucht. Bestellung abschließen Sind alle Positionen einer Bestellung als Wareneingang verbucht bzw. storniert, kann die Bestellung abgeschlossen werden. Abgeschlossene Bestellungen werden danach entweder gelöscht oder für spätere Einsicht archiviert. EK Bestellwesen 3

4 1.2 Materialanforderungen an das Einkaufsmodul EK Abbildung 1-1: Materialanforderungen In MW wird ein Bestellvorschlag automatisch oder manuell durch den Lageristen erzeugt. Wird das Kontrollkästchen <anfordern> gewählt, wird die Materialanforderung im EK sichtbar. Ansonsten ist der Bestellvorschlag nur im MW sichtbar. Bestellvorschläge können auch nachträglich noch bearbeitet (anfordern, löschen) werden. EK Bestellwesen 4

5 2 Funktionen des Bestellwesens 2.1 Maske Bestellungen Abbildung 2-1: Bestellungen Im care4ma -Modul EK werden die Bestellungen in einer Maske verwaltet. Diese Maske besteht aus drei Hauptbereichen: die Liste der aktuellen Bestellvorschläge mit dem Status angefordert über <Bestellung> des weiteren <Positionen> und <Sonstiges> die Liste der aktuellen Bestellung in den verschiedenen Bearbeitungsstufen Karteikarten zum Anzeigen von Bestelldaten der aktuell ausgewählten Bestellung. Erlaubte Funktionalitäten in den einzelnen Bereichen werden über die Schaltflächen in der Symbolleiste oder die entsprechenden Menüpunkte aktiviert. Die Listen können nach ihren Feldnamen gefiltert, auf- und absteigend sortiert und ausgedruckt werden. Je nach Status einer Bestellung sind Änderungen der Bestelldaten nicht mehr möglich. Die in MW erzeugte Anforderung (s.a.: 1.2 Materialanforderungen an das Einkaufsmodul EK) ist hier nun z.b. unter der laufenden Nr. 428 sichtbar. Diese Nummer ist konsistent und stellt den Bezug zu einem Bestellvorschlag zwischen EK Funktionen des Bestellwesens 5

6 MW und EK her. Alle im Formular Bestellvorschlag unter MW eingegebenen Daten stehen auch im EK weiterhin zur Verfügung. Über den Button <Aktualisieren> werden beide Übersichtslisten aus der Datenbank neu erstellt. Einträge, die zwischenzeitlich im MW (oder EK eines anderen Arbeitsplatzes im lokalen Netzwerk) geändert wurden, werden dann auch hier aktualisiert. 2.2 Erzeugen einer neuen Bestellung Abbildung 2-2: Bestellung anlegen Um eine neue Bestellung zu initialisieren wird über die rechte Maustaste das Menü in der rechten Liste geöffnet. Mit dem Menüpunkt <Neu> wird eine interne laufende Nummer der Bestellung erzeugt, die eine Bestellung im System eindeutig identifiziert. Anschließend stehen rechts beide Karteikarten für die weitere Bearbeitung zur Verfügung. EK Funktionen des Bestellwesens 6

7 2.2.1 Kopfdaten einer Bestellung Abbildung 2-3: Kopfdaten zur Bestellung Der Bestellung kann zusätzlich noch eine frei definierbare 30-stellige Bestellbezeichnung mitgegeben werden, die vom Programm als eindeutig validiert wird. Änderungen an einer Bestellung werden mit Angabe des Systembenutzers und dem Änderungsdatum in der Datenbank gespeichert. Die Auswahl eines Lieferanten kann nach folgenden Schritten geschehen: der Lieferant kann mit Adress- und Lieferdaten für eine Bestellung frei definiert werden der Lieferant kann über die Schaltfläche< > aus der aktuellen Adressenliste mittels Doppelklick ausgewählt werden der Lieferant kann durch Hinzufügen einer Anforderung zur Bestellung gesetzt werden (s.a.: Bestellpositionen einer Bestellung) Bestellpositionen einer Bestellung Das Hinzufügen einer Anforderung erfolgt durch das Öffnen eines Menüs, in der Liste der Bestellvorschläge. EK Funktionen des Bestellwesens 7

8 Abbildung 2-4: Bestellpositionen zur Bestellung Wird über den Menüpunkt <Hinzufügen> der Bestellvorschlag mit der lfd. Nr. 428 der aktuellen Bestellung als Bestellposition hinzugefügt, kontrolliert das Programm, ob bereits ein Lieferant für die Bestellung eingetragen ist. Ist dies nicht der Fall, wird der Lieferant des Bestellvorschlags in die Bestellung eingetragen. Ist für das Material kein bevorzugter Lieferant definiert, bleibt der Lieferant der Bestellung weiterhin offen. Ist bereits ein Lieferant für die Bestellung angegeben und wird ein Bestellvorschlag hinzugefügt, dessen Lieferant sich von dem der Bestellung unterscheidet, so wird der Benutzer gefragt, ob der Bestellvorschlag trotzdem in die Bestellung aufgenommen werden soll. Lieferpreise und -zeiten, sowie der Teilecode werden entsprechend angeglichen, bzw. bestehende Bezüge im Bestellvorschlag geändert. Nach dem Hinzufügen des Bestellvorschlags zu einer Bestellung, bekommt dieser den Status >Bearbeitet< und wird aus der aktuellen Liste der Bestellvorschläge entfernt. Der Lieferant des Bestellvorschlages wurde in die Bestellung übernommen, die Termine der Bestellung ergänzt. 2.3 Bestellpositionen direkt hinzufügen Bestellvorschlag in EK erzeugen Der Weg, eine neue Bestellposition ohne eine Bedarfsmeldung aufzunehmen, ist einen neuen Bestellvorschlag als Anforderung zu erzeugen und der Bestellung zuzuordnen. Das Erzeugen eines neuen Bestellvorschlages erfolgt über die rechte Maustaste. EK Funktionen des Bestellwesens 8

9 Abbildung 2-5: Bestellvorschlag in EK anlegen Die Maske zur Neugenerierung eines Bestellvorschlages ist analog zu der in MW. Der Bestellvorschlag erhält automatisch den Status <Angefordert>. Der Lieferant kann über die Schaltfläche < > angeglichen werden. Der Bestellvorschlag erhält eine laufende Nummer, die im System eindeutig ist. In EK erzeugte Bestellvorschläge sind auch in MW sichtbar. 2.4 Detailinformationen zu den Bestellpositionen Abbildung 2-6: Details zur Bestellposition EK Funktionen des Bestellwesens 9

10 Bei Wechsel der Karteikarten wird automatisch ein Fenster mit den Detailinformationen zur Bestellposition angezeigt. Des weiteren besteht die Möglichkeit, über die Schaltfläche <Bestand...> den aktuellen Lagerbestand des ausgewählten Materials, analog zur der Funktionalität in MW, anzuzeigen. Die Schaltfläche <Material...> öffnet ein Fenster mit der aktuellen Liste der Materialien. In der Liste der Bestellvorschläge können auch Mehrfachselektionen zur einfacheren Abarbeitung von <Hinzufügen> oder <Löschen> vorgenommen werden, z.b. werden hier nun die laufenden Nummern 349 und 350 der Bestellung hinzugefügt. Durch Filterung bzw. Sortierung (z. B. nach Lieferant) kann in dieser Weise effizient eine Bestellung lieferantenspezifisch zusammengestellt werden. Abbildung 2-7: Bestellpositionen modifizieren Die Bestellpositionen können sowohl in der Karteikarte, als auch im Fenster der Detailinformationen modifiziert und um Daten ergänzt werden. Während die Bearbeitung der Datensätze im Detailbereich einfacher durchzuführen ist, bietet die Wiederholung der Spalten in der Liste die Möglichkeit der Sortierung nach allen aufgeführten Spalten. Die modifizierten Daten sind unabhängig von den Stammdaten des Materials und gelten nur für diese Bestellung. Die Preis-Berechnung erfolgt automatisch. Unerwünschte Bestellpositionen können mit Hilfe der rechten Maustaste und <Entfernen> wieder aus der Liste getilgt werden. Sie bekommen dann automatisch EK Funktionen des Bestellwesens 10

11 den Status einer Bestellanforderung und werden in der Liste der Bestellvorschläge wieder angezeigt. 2.5 Bestellung durchführen Sind alle Daten für die Bestellung komplett, kann die Bestellung ausgeführt werden. Dies erfolgt wahlweise durch Aufruf von <Bestellformular...> aus dem Menü in der "Liste der Bestellungen" oder mit Hilfe der gleichnamigen Schaltfläche. Die Ausführung einer Bestellung erzeugt das System automatisch. Abbildung 2-8: Bestellung auslösen Weitere Bestelldaten des Bestellformulars können nun ergänzt werden: Kostenstellen Kostenstellen werden aus der bestehenden Kostenstellen-Struktur (IH) übernommen, Versandart Als Versandart steht derzeit nur "per Post" zur Verfügung. Bemerkungstext Der Bemerkungstext zur Bestellung wird nach der Liste der Bestellpositionen auf dem Bestellformular angezeigt. 2.6 Konfiguration Textbausteine für das Bestellformular (An- und Abtexte) und weitere Einstellungen werden in der Karteikarte "Initialisierung EK" unter care4ma verwaltet. EK Funktionen des Bestellwesens 11

12 Abbildung 2-9: Einstellungen Einstellmöglichkeiten für EK: Layout In dieser Karteikarte kann eines der im System definierten Bestellformulare ausgewählt werden. Texte Anrede, abschließender Text und Schlussformel können frei definiert werden. Die Zeichenfolge %t dient hierbei als Absatz. Position der Anschrift Die Position der Anschrift für das Brieffenster kann definiert werden. ID-Nummer Unter ID-Nummer kann die Mehrwert- bzw. Umsatzsteuer eingetragen werden. Preisangaben Die Angabe des Bestellpreises kann ein- und ausgeblendet werden. Lageristenbestellung Das Kontrollkästchen legt fest, ob der Lagerist in MW Bestellungen ausführen darf. EK Funktionen des Bestellwesens 12

13 2.7 Seitenansicht einer Bestellung Abbildung 2-10: Seitenansicht zur Bestellung Mit Hilfe der Schaltfläche <Seitenansicht...> kann das Layout der Bestellung noch einmal kontrolliert werden. Das seitenweise Blättern erfolgt mit Hilfe der Pfeil- Symbole, die Darstellung kann wie bei allen Fenstern in EK - stufenlos vergrößert werden. Mit Betätigen der Schaltfläche <Bestellen...> wird die Bestellung ausgelöst und das aktuelle Formular auf Wunsch ausgedruckt. Des weiteren wird der Bearbeiter als Besteller in die Datenbank eingetragen und das Bestelldatum ausgefüllt. Ab jetzt ist ein nachträgliches Bearbeiten der Bestellung nicht mehr möglich. EK Funktionen des Bestellwesens 13

14 2.8 Wareneingang Abbildung 2-11: Wareneingang zur Bestellung (MW) Der Wareneingang der einzelnen Bestellpositionen wird im MW auf die entsprechenden Lagerorte gebucht. Ist die Lieferung einer Bestellposition erfüllt, kennzeichnet der Lagerist die Bestellposition als <Erledigt>. Sind alle Lieferpositionen der Bestellung verbucht und damit alle Bestellpositionen erledigt, wird auch die Bestellung als erledigt gekennzeichnet und dies in EK angezeigt. 2.9 Bestellung abschließen Abbildung 2-12: Bestellung abschließen EK Funktionen des Bestellwesens 14

15 Im Einkaufsmodul werden fertig verbuchte Bestellpositionen in ihrem Status mitgeführt. Sind alle Positionen erledigt, wird dem Benutzer dies auf der entsprechenden Karteikarte angezeigt und die Bestellung auf <Erledigt> gekennzeichnet. Dem Bearbeiter ist es nun freigestellt, die Bestellung unter Eintrag seiner Kennung und des Datums abzuschließen und in das Archiv zu verlagern oder auch generell zu löschen. Im Archiv ist keine weitere Bearbeitung möglich, gelöschte Bestellungen stehen für spätere Auswertungen nicht mehr zur Verfügung. EK Funktionen des Bestellwesens 15

16 3 Weitere Funktionen 3.1 Archivierte Bestellungen Abbildung 3-1: Archiv Das Archiv listet alle abgeschlossenen Bestellungen auf. Eine Bearbeitung ist nicht mehr möglich. Mit den bekannten Möglichkeiten der Filterung und Sortierung können Informationen aus abgeschlossenen Bestellungen jedoch schnell gefunden und eingesehen werden. 3.2 Adressen Abbildung 3-2: Adressen EK Weitere Funktionen 16

17 Die Adressen der Hersteller, Lieferanten und Wartungsfirmen können in die Adressenverwaltung einbezogen werden. Die Verwaltung von Personen ist nicht vorgesehen, kann aber dadurch gelöst werden, daß der Name einer Person in das Feld <Firma> eingetragen wird. Bereits vorhandene Adressen sind in der Liste <Übersicht Firmen> dargestellt. Die genauen Angaben werden zur angewählten Firma angezeigt. Durch Auswahl eines der Filterkriterien <Hersteller>, <Lieferant>, <Wartung> oder <Alle> kann der Inhalt der Liste beeinflußt werden. Mit den Schaltflächen <Hinzufügen> und <Löschen> können Einträge hinzugefügt bzw. entfernt werden. EK Weitere Funktionen 17