1. Inventur Inventurplan

Transkript

1 1. Das easyfilius -konzept begleitet Sie von der Planung, über die Erfassung, bis hin zur Durchführung Ihrer en. Dabei können Sie Ihre listen wahlweise aus einem plan heraus erstellen, welcher mehrmals als Vorlage verwendet werden kann oder eine Sofortinventur starten, welche direkt im Anschluss ausgeführt wird plan Der plan ist die Vorlage für die eigentliche. Anhand von vorher festgelegten Kriterien, wird zu einem Stichtag die liste zusammengestellt. Um die Übersicht über die pläne zu öffnen, wechseln Sie im Menüband auf den Reiter Lager und wählen dort den Menüpunkt pläne. plan erstellen und bearbeiten Um einen neuen plan zu erstellen, klicken Sie im Suchformular auf die Schaltfläche Neu. Um einen plan zu bearbeiten, wählen Sie diesen aus dem Suchergebnis aus und klicken auf Details. Alternativ können Sie die Bearbeitung auch durch einen Doppelklick öffnen. Anschließend öffnet sich das Bearbeitungsfenster mit dem ausgewählten plan. Details Geben Sie hier die Hauptmerkmale des plans an. Die Bezeichnung erleichtert die spätere Zuordnung. Wurde ein Stichtag angegeben, wird im Anschluss an die Erstellung, für diesen Tag eine Erinnerung für die durchführung angelegt. Hinweis: Auch bei angegebenem Stichtag wird die nicht automatisch aktiv. Seite 1 von 11

2 Auswahlfilter Mithilfe von Auswahlfiltern wird definiert, auf welchen Bestand der plan fokussiert wird. Um einen neuen Auswahlfilter zu erstellen, klicken Sie auf Hinzufügen. In der Übersicht wird automatisch ein neuer Eintrag angelegt, dessen Eigenschaften im unteren Bereich angepasst werden können. Feld Bezeichnung Lager Kategorie Hersteller Gruppe Erklärung Die Bezeichnung für den Auswahlfilter Der Lagerbestand dieses Lagerplatzes wird in die einbezogen. Wird ein Lagerort angegeben, können Sie mit Aktivieren der Auswahlbox Untergeordnete Lagerplätze übernehmen für alle dem Lagerort untergeordneten Lagerplätze einen Eintrag erstellen. Nur Artikel dieser Kategorie werden in die liste übernommen. Diese Auswahl ist gesperrt, wenn ein Artikel angegeben wurde. Nur Artikel dieses Herstellers werden in die liste übernommen, es ist nur dann eine Auswahl möglich, wenn eine Kategorie angegeben wurde. Diese Auswahl ist gesperrt, wenn ein Artikel angegeben wurde. Nur Artikel dieser Warengruppe werden in die liste übernommen, es ist nur dann eine Auswahl möglich, wenn ein Hersteller angegeben wurde. Diese Auswahl ist gesperrt, wenn ein Artikel angegeben wurde. Seite 2 von 11

3 Artikel Dieser Artikel wird in die liste übernommen. Diese Auswahl ist gesperrt, wenn die Artikelstruktur gefüllt ist. Um einen Auswahlfilter zu entfernen, markieren Sie ihn in der Auflistung und klicken Sie anschließend auf Entfernen. Hinweis: Bei der Erstellung der liste werden die Artikel ausgewählt, welche allen Kriterien eines Filtereintrags entsprechen (UND-Verknüpft). Die Ergebnisse der Auswahlfilter werden dann ODER-Verknüpft (addiert). positionen In dieser Ansicht werden alle betroffenen Bestände aufgeführt, welche durch den plan selektiert wurden. Beim Erzeugen der liste werden diese Bestände für den Warentransfer gesperrt, sodass weder Ein- noch Ausbuchungen möglich sind. Durch Abwahl des Eintrags in der Spalte Ausgewählt wird diese Position nicht in die liste übernommen. liste erzeugen Um eine liste zu erzeugen, klicken Sie auf die Aktion liste erzeugen im filius center. Im Anschluss werden die betroffenen Bestände sofort gesperrt, die liste erzeugt und deren Bearbeitungsansicht aufgerufen. Offene Belege Wird bei der Erstellung der liste festgestellt, dass reservierende Belege für den betroffenen Bestand existieren, kann die liste nicht erzeugt werden. In einem zusätzlichen Reiter werden diese Belege angezeigt. Löschen, verbuchen oder entfernen Sie die betroffenen Positionen, um die liste erstellen zu können. Seite 3 von 11

4 1.2. mit plan durchführen Um eine aus einem plan zu starten, wechseln Sie im Menüband auf den Reiter Lager und wählen dort den Menüpunkt pläne. Wählen Sie aus der Übersicht den plan, auf dessen Grundlage die liste erzeugt werden soll und klicken im filius center auf die Aktion liste erzeugen. Seite 4 von 11

5 1.3. mit Sofortinventur durchführen Zusätzlich zur Erzeugung aus einem plan, besteht die Möglichkeit einer Sofortinventur. Hier wird ohne Anlage eines plans mithilfe eines Assistenten, der Anwender von der Erstellung eines planes bis hin zum Erzeugen der liste begleitet. Um eine Sofortinventur durchzuführen, wechseln Sie im Menüband auf den Reiter Lager und wählen dort den Menüpunkt Sofortinventur. Im Anschluss öffnet sich ein Assistent zur Durchführung einer Sofortinventur. Schritt 1: Auswahl der Läger In diesem Schritt werden die Läger ausgewählt, welche in der erfasst werden sollen. In der Übersicht werden alle vorhandenen Lagerplätze und Lagerorte angezeigt. Mit einem Klick in die Auswahlbox der Spalte Auswahl, wird das jeweilige Lager in den plan aufgenommen. Um bei der Übernahme des Lagers aus einem Lagerort die einzelnen Lagerplätze zu berücksichtigen, aktivieren Sie vor der Übernahme die Option Statt Lagerorten die einzelnen Lagerplätze übernehmen. Haben Sie die Auswahl vorgenommen, gelangen Sie mit einem Klick auf Weiter in den folgenden Schritt. Schritt 2: Auswahl der Artikel In diesem Schritt werden die für die vorgesehenen Artikel festgelegt. 1 Alle Artikel Alle Artikel der ausgewählten Lagerstandorte werden übernommen. 2 Artikelstruktur Alle Artikel dieser Artikelstruktur der ausgewählten Lagerstandorte werden übernommen. 3 Einzelner Artikel Dieser Artikel der ausgewählten Lagerstandorte werden übernommen. Mit einem Klick auf Weiter, übernehmen Sie die Auswahl und gelangen in den nächsten Schritt Hinweis: In einem der folgenden Schritte können einzelne Bestandseinträge von der wieder ausgeschlossen werden. Schritt 3: Filterübersicht In der Filterübersicht werden alle getroffenen Auswahlfilter zur Überprüfung angezeigt. Mit einem Klick auf Hinzufügen können weitere Filter erstellt werden (Schritt 1 und Schritt 2 werden erneut Seite 5 von 11

6 durchlaufen). Mit Entfernen wird der aktuell markierte Eintrag entfernt. Sind alle Auswahlfilter korrekt gesetzt, gelangen Sie mit einem Klick auf Weiter in den nächsten Schritt. Schritt 4: Ausschluss von Beständen Hier können einzelne durch die Filter ermittelte Bestandseinträge von der ausgeschlossen werden. Durch die Abwahl der Auswahlbox Auswahl werden diese Bestandseinträge bei der Erstellung der liste ignoriert. Entfernt wird ein Artikel einfach durch die Auswahl per Klick auf die Spalte "Auswahl" des jeweiligen Eintrages. Klicken Sie anschließend auf den Button "liste erzeugen", um mit der zu starten. Hinweis: Mit Erzeugen der liste werden alle dort enthaltenen Bestandseinträge gesperrt. Das bedeutet, dass keine Ein- oder Ausbuchungen erfolgen können bis die dafür abgeschlossen oder abgebrochen wurde. Im Anschluss wird die liste erzeugt und im Bearbeitungsformular geöffnet. Für den Fall, dass zum Zeitpunkt der Erstellung der liste noch Belege existieren, welche Ware reservieren, so müssen diese erst abgeschlossen werden. Easyfilius zeigt Ihnen hier die betroffenen Vorgänge an. Löschen, verbuchen oder entfernen Sie die betroffenen Positionen, um die liste erstellen zu können. Hinweis: Alle lagerbuchenden Belege werden darauf geprüft, ob noch nicht abgeschlossene Belege vorhanden sind. Unter anderem werden auch geparkte Kassenbelege und Leihbelege geprüft listen listen sammeln alle bei der erzeugten und erfassten Bestandseinträge. Um eine liste zu bearbeiten, wechseln Sie im Menüband auf den Reiter Lager und wählen dort den Menüpunkt listen. Seite 6 von 11

7 Um eine liste zu bearbeiten, wählen Sie diese aus dem Suchergebnis aus und klicken auf Details. Alternativ können Sie die Bearbeitung auch durch einen Doppelklick öffnen. Anschließend öffnet sich das Bearbeitungsfenster mit der ausgewählten liste. In diesem Fenster haben Sie die Möglichkeit, Bestände zu erfassen und deren Menge, Seriennummern und Chargen zu hinterlegen. Erfassungsmodus Bei der manuellen Erfassung wird die Liste mit jeder Eingabe entsprechend gefiltert, so dass die jeweilige Position zum händischen Eintragen der Menge/Seriennummer/Charge leichter zu finden ist. Bei der automatischen Erfassung, welche für die Eingabe von EAN und Artikelnummer per Handscanner optimiert ist, wird bei der Erfassung einer der beiden Nummern zur entsprechenden Position gesprungen. Handelt es sich um einen nicht-seriennummernführenden Artikel, so wird die Menge beim Scan der Artikelnummer/EAN automatisch erhöht. Andernfalls öffnet sich die Seite 7 von 11

8 Seriennummerneingabe. Sollte keine oder eine mehrfache Übereinstimmung festgestellt werden, wird die Eingabe nicht angenommen und keine Position gezählt. Es erscheint eine Fehlermeldung. Die Umschaltung des Erfassungsmodus erfolgt über das filius center. liste drucken Um für die schriftliche Erfassung eine liste zu drucken, klicken Sie auf die Schaltfläche Drucken. Es wird standardmäßig eine stille Liste gedruckt. Um alle verfügbaren Listentypen anzuzeigen, klicken Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche und wählen dann den zu druckenden Listentyp aus. Bei einer stillen Liste wird der Soll-Bestand nicht gedruckt. Bei einer sprechenden Liste wird der Soll-Bestand sowie ggf. die Seriennummern der Positionen mit gedruckt. Hinweis: Der Druck der sprechenden Liste ist nur möglich, wenn dem Nutzer das Recht für die Anzeige des Lagerbestandes zugeordnet wurde. Positionen erfassen und verbuchen Um eine Position zu erfassen, wählen Sie diese zuerst in der Übersicht aus. Die aktuell ausgewählte Position wird dabei immer farbig hervorgehoben. Seite 8 von 11

9 Geben Sie bei Artikeln ohne Seriennummern- oder Chargenführung die gezählte Menge in dem Feld Erfasste Menge ein. Bei Artikeln mit Seriennummern- oder Chargenführung erfassen Sie die Daten im Feld Erfasste SN/WIN. Hinweis: Mit der Programmeinstellung Hervorhebung neuer Seriennummern/WINS (Fund) kann konfiguriert werden, ob noch nicht im System hinterlegte Seriennummern entsprechend farbig gekennzeichnet werden. Dieser Einstellungswert befindet sich unter den Allgemeinen Einstellungen unter. Um eine Bestandsposition hinzuzufügen, welche in der liste nicht aufgeführt wurde, klicken Sie zunächst auf Hinzufügen. Geben Sie dann die Artikelnummer, das Lager und den letzten Einkaufspreis des Artikels an. Fahren Sie dann mit der Erfassung wie gewohnt fort. Um eine position aus der Liste zu entfernen, wählen Sie diese aus und klicken anschließend auf Entfernen. Diese Positionen werden nicht durch die angepasst, die Sperre des Bestandes wird mit der Speicherung aufgegeben. Seite 9 von 11

10 Um nach der Erfassung eine einzelne Position zu verbuchen, wählen Sie zunächst die zu verbuchende Position aus und klicken anschließend auf die Schaltfläche Verbuchen in der Menüsymbolleiste. Mit dem Verbuchen des Artikels wird die erfasste Menge übernommen, in die Läger gebucht und der entsprechende Bestand freigegeben. Die listenposition wird zusätzlich schreibgeschützt geschaltet, eine nachträgliche Änderung ist nicht mehr möglich. Hinweis: Diese Buchung kann nicht rückgängig gemacht werden, auch dann nicht, wenn die später abgebrochen wurde. Differenzliste erzeugen und buchen Sobald mindestens eine Listenposition erfasst wurde, kann über die Aktion Differenzliste im filius center die Differenzliste zur eingesehen werden. In ihr werden diejenigen Positionen angezeigt, bei denen Abweichungen von Ist- und Sollbestand aufgetreten sind. Kontrollieren Sie diese Artikel daher sorgfältig. Um die zu beenden, haben Sie die Möglichkeit alle Positionen zu verbuchen, indem Sie die Aktion Verbuchen im filius center klicken. Im Anschluss werden alle noch nicht gebuchten Positionen mit dem angegebenen Bestand erfasst und die Buchung durchgeführt. Positionen, welche nicht erfasst wurden, werden auf Nachfrage mit der Menge 0 verbucht. Die sperre aller Bestände wird aufgehoben. Nach dem Verbuchen steht Ihnen im Menü Drucken die Option Buchungsliste drucken zur Verfügung, um einen buchungsbeleg zu drucken. Alternativ können Sie die ohne eine Buchung beenden, indem Sie die Aktion abbrechen im filius center wählen. Dabei werden alle noch nicht gebuchten Positionen verworfen und deren Bestand freigegeben. Bisher erfasste, unverbuchte Mengen gehen verloren. Seite 10 von 11

11 Die wird mit dem Verbuchen oder dem Abbruch abgeschlossen, wodurch alle verbleibenden sperren aufgehoben werden. Seite 11 von 11