Institutionen. Urheberrechtlich geschützt Stollfuß Medien GmbH & Co. KG

Transkript

1 Urheberrechtlich geschützt Stollfuß Medien GmbH & Co. KG

2 Inhaltsverzeichnis... 3 Allgemeine Hinweise zu der Oberfläche... 3 Listen für die... 4 Bearbeiten einer Institution... 5 aktualisieren... 5 Diese Hilfe als PDF Andere Hilfen aufrufen / 7

3 Unter Kanzleimanagement werden die Banken, Finanzämter, Gemeinden, IHKs, Berufsgenossenschaften und die sonstigen verwaltet. Der Aufruf erfolgt über die Karteireiter: Allgemeine Hinweise zu der Oberfläche Allgemeine Erläuterungen Stotax- Symbolleiste Multifunktionsleiste Schaltfläche für den (Ribbon-Bar) Schnellzugriff Stotax-Schaltfläche Über die Stotax-Schaltfläche wird ein Untermenü geöffnet. Hier werden wichtige Funktionen wie z.b. Drucken oder Datentransport angeboten. Symbolleiste für den Schnellzugriff Die Symbolleiste für den Schnellzugriff ist eine anpassbare Symbolleiste, die eine Reihe von Befehlen enthält. Sie können der Symbolleiste für den Schnellzugriff individuell Schaltflächen hinzufügen. Außerdem können Sie die Symbolleiste an zwei verschiedenen Positionen platzieren: - Über der Multifunktionsleiste (rechts neben der Stotax-Schaltfläche), oder - Unter der Multifunktionsleiste. Sie können der Symbolleiste für den Schnellzugriff direkt über die Multifunktionsleiste Befehle hinzufügen. Klicken Sie dafür in der Multifunktionsleiste auf die entsprechende Gruppe um den gewünschten Befehl anzuzeigen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Befehl und aktivieren im Kontextmenü Zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen. Auch die über die Stotax-Schaltfläche aufzurufenden Befehle können der Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzugefügt werden. Multifunktionsleiste (Ribbon-Bar) 3 / 7

4 Die Multifunktionsleiste soll einen schnellen Zugriff auf Befehle ermöglichen. Die Befehle sind in logischen Gruppen angeordnet. Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) auf der Multifunktionsleiste können Sie noch weitere Optionen auswählen: - Symbolleiste für den Schnellzugriff unter der Multifunktionsleiste anzeigen - Multifunktionsleiste minimieren Listen für die In den Listen für die kann die Suche über die Suchkriterien eingeschränkt werden. Die Einstellungen in der Liste der Mandanten, d.h. Filter, Gruppierung, Spaltenreihenfolge und Spaltengröße, werden benutzerbezogen gespeichert. Filter - Suche von bestimmten Unterhalb der Spaltenbezeichnungen wird die Filterzeile angezeigt. Die Filterzeile kann über ein Symbol in der Ribbon-Bar (Gruppe Ansicht)ausgeblendet werden. Filter an / aus Zu jeder Spalte kann ein Filter eingegeben werden, d.h. wenn Sie z.b. eine bestimmte Finanzamtsnummer suchen, dann können Sie diese Nummer in die Filterzelle der Spalte Fa-Nr.eingeben. Es können natürlich mehrere Filtereingaben, d.h. in mehreren Spalten, erfasst werden. Wenn Sie alle erfassten Filtereingaben löschen wollen, dann können Sie dafür das entsprechende Symbol in der Filterzeile nutzen. Alle Filterkriterien löschen Gruppierung Die Liste der übersichtlich gestalten Oberhalb der Spaltenbezeichnungen wird die Gruppierungszeile angezeigt. Die Gruppierungszeile kann auch ausgeblendet werden. Gruppierung an/aus (Strg + G) Sie können jede Spalte mit der Maus in die Gruppierungszeile ziehen, damit die Liste entsprechend zusammengefasst dargestellt wird. Spaltenauswahl in der Liste In der Zeile mit den Spaltenbezeichnungen können Sie über das folgende Symbol die Spaltenauswahl aufrufen: Feldauswahl anzeigen Die Spalten können natürlich auch verschoben und auch von der Größe her individuell angepasst werden. Mehrfachmarkierung von Sie können in der Liste mehrere, d.h. Zeilen, markieren. Dafür müssen Sie nur die Strg-Taste gedrückt halten und hintereinander die, d.h. Zeilen, anklicken. Die Mehrfachmarkierung ist z.b. für den Druck von Adressetiketten von Bedeutung. 4 / 7

5 Neuanlage einer Institution Über die Schaltfläche Neu(Gruppe Bearbeiten)können Sie aus der Liste heraus eine neue Institution anlegen. Die Neuanlage ist auch über die Tastenkombination Strg + N möglich, oder über den Eintrag Neu unter der Stotax-Schaltfläche. Öffnen einer Institution Über die Schaltfläche Öffnen(Gruppe Bearbeiten)können Sie die Daten einer in der Liste markierten Institution öffnen. Das Öffnen ist auch über die Taste F2 möglich, oder über den Eintrag Öffnenunter der Stotax-Schaltfläche. Aktualisieren der Liste Über die Schaltfläche Aktualisieren(Gruppe Bearbeiten)können Sie die Ansicht der Liste der aktualisieren. Archivierte Über die Schaltfläche Archivierte(Gruppe Anzeige)können Sie eine Liste mit den archivierten anzeigen lassen. Wenn die Schaltfläche Aktive(Gruppe Anzeige)markiert ist, dann werden in der Liste nur die nicht-archivierten angezeigt. Wenn sie eine Institution archivieren bzw. dearchivieren wollen, dann nutzen Sie dafür bitte die entsprechenden Schaltflächen aus der Gruppe Aktionen. Löschen von Wenn Sie in der Liste nur die archivierten anzeigen lassen (Gruppe Anzeige),dann können Sie auch löschen. Wenn Sie nur die aktiven anzeigen lassen, dann ist die Schaltfläche Löschen(Gruppe Bearbeiten)nicht aktiv. Wenn sie löschen wollen, dann müssen folgende Arbeitsschritte eingehalten werden: - in der aktivenliste markieren und über die Schaltfläche Archivieren(Gruppe Aktionen) in die Liste der archivierten überführen - Anschließend die Liste der archivierten aufrufen (Gruppe Anzeige) und die entsprechende Institution markieren - Über die Schaltfläche Löschen(Gruppe Bearbeiten)die Institution entfernen. Gruppe Ansicht Über die Gruppe Ansichtkönnen Sie bestimmte Einstellungen für die Liste bestimmten. Diese Einstellungen werden benutzerbezogen gespeichert. - Filter (Ein-/ausblenden der Filterzeile = Suchkriterien für die Liste) - Gruppierung ein/aus (Strg + G) - Tabellenansicht - Kartenansicht - Standardansicht wiederherstellen Druckausgaben in der Liste Über die Gruppe Ausgabekönnen Sie die Liste mit den angezeigten wie folgt ausgeben lassen: - Excel - PDF - Reportansicht (Achtung: Bei dieser Ansicht wird die Gruppierung aufgehoben) Über die Stotax-Schaltfläche und den Eintrag Etikettendruckhaben Sie eine weitere Ausgabemöglichkeit. Bearbeiten einer Institution aktualisieren In den können Sie über die Stotax-Schaltfläche die Funktion aktualisieren aufrufen 5 / 7

6 und damit die Daten der Finanzämter, Gemeinden, Banken und IHK s auf den neusten Stand bringen. Wir werden Sie darauf aufmerksam machen, wenn eine neue Aktualisierungsdatei vorliegt und Sie können den Zeitpunkt und den Umfang der Aktualisierung selbst bestimmen. Finanzämter aktualisieren Finanzämter werden anhand der Finanzamtsnummer aktualisiert. Wenn Sie in der Vergangenheit ein Finanzamt selbst angelegt haben und Sie starten nun die Aktualisierung, dann wird auch dieses Finanzamt aktualisiert, da die Erkennung über die Finanzamtsnummer eindeutig ist. Nach der Aktualisierung wird bei diesem Finanzamt der Standard-Kenner eingetragen. Wenn die Finanzamtsnummer bisher noch nicht vorhanden ist, dann wird durch die Aktualisierung das Finanzamt neu angelegt. Gemeinden aktualisieren Gemeinden werden anhand des Regionalschlüssels und des Gemeindeschlüssels aktualisiert. Wenn Sie in der Vergangenheit eine Gemeinde selbst angelegt haben und Sie starten nun die Aktualisierung, dann wird auch diese Gemeinde aktualisiert, wenn Regional- bzw. Gemeindeschlüssel übereinstimmen. Nach der Aktualisierung wird bei dieser Gemeinde der Standard-Kenner eingetragen. Wenn der Regional- bzw. Gemeindeschlüssel bisher noch nicht vorhanden ist, dann wird durch die Aktualisierung die Gemeinde neu angelegt. Wenn bei der Aktualisierung festgestellt wird, dass der Regional- bzw. Gemeindeschlüssel doppelt vorhanden ist, dann wird eine Zuordnungstabelle geöffnet und Sie können der Gemeinde aus der aktuellen Pflegedatei (obere Tabelle in der Ansicht) eine Gemeinde aus dem Standard-Datenbestand (untere Tabelle in der Ansicht) zuordnen. Nach dieser manuellen Zuordnung merkt sich das Programm die Verbindung und bei der nächsten Aktualisierung wird die Zuordnung automatisch hergestellt. Banken aktualisieren Banken werden anhand des Bankleitzahl, der Postleitzahl und dem Ort aktualisiert. Wenn Sie in der Vergangenheit eine Bank selbst angelegt haben und Sie starten nun die Aktualisierung, dann wird auch diese Bank aktualisiert, wenn Bankleitzahl, Postleitzahl und Ort übereinstimmen. Nach der Aktualisierung wird bei dieser Bank der Standard-Kenner eingetragen. Wenn die Bankleitzahl, die Postleitzahl und der Ort bisher noch nicht vorhanden sind, dann wird durch die Aktualisierung die Bank neu angelegt. Wenn bei der Aktualisierung festgestellt wird, dass die Kombination Bankleitzahl, Postleitzahl und Ort doppelt vorhanden sind, dann wird eine Zuordnungstabelle geöffnet und Sie können der Bank aus der aktuellen Pflegedatei (obere Tabelle in der Ansicht) eine Bank aus dem Standard-Datenbestand (untere Tabelle in der Ansicht) zuordnen. Nach dieser manuellen Zuordnung merkt sich das Programm die Verbindung und bei der nächsten Aktualisierung wird die Zuordnung automatisch hergestellt. IHK s aktualisieren IHK s werden anhand des Postleitzahl und dem Namen aktualisiert. Wenn Sie in der Vergangenheit eine IHK selbst angelegt haben und Sie starten nun die Aktualisierung, dann wird auch diese IHK aktualisiert, wenn Postleitzahl und Name übereinstimmen. Nach der Aktualisierung wird bei dieser IHK der Standard-Kenner eingetragen. Wenn die Postleitzahl und der Name bisher noch nicht vorhanden sind, dann wird durch die Aktualisierung die IHK neu angelegt. Wenn bei der Aktualisierung festgestellt wird, dass die Kombination Postleitzahl und Name doppelt vorhanden sind, dann wird eine Zuordnungstabelle geöffnet und Sie können der IHK aus der aktuellen Pflegedatei (obere Tabelle in der Ansicht) eine IHK aus dem Standard-Datenbestand (untere Tabelle in der Ansicht) zuordnen. Nach dieser manuellen Zuordnung merkt sich das Programm die Verbindung und bei der nächsten Aktualisierung wird die Zuordnung automatisch hergestellt. bereinigen Unter bereinigen finden Sie ein Programm um den Datenbestand ihrer zu bereinigen. Nach der Auswahl der Institution (Finanzämter, Gemeinden, Banken, IHK s) sollten die vorgegebenen Schritte unbedingt eingehalten werden: 6 / 7

7 1. Schritt: Prüfen, welche keinen aktuellen Pflege-Status haben: Die in dem Protokoll angezeigten würde das Programm löschen, wenn Sie den 3. Schritt (= Löschen) aktivieren. Dabei handelt es sich um die, die in der aktuellen Pflege-Datei nicht enthalten sind. 2. Schritt: Sie können in den Stammdaten ersetzen, d.h. wenn z.b. ein Finanzamt geschlossen wurde und ein anderes Finanzamt die Zuständigkeit übernommen hat, dann können Sie diesen Tausch hier automatisch vornehmen lassen. 3. Schritt: Beim Löschen werden alle gelöscht, die nicht in der aktuellen Pflege-Datei enthalten sind und die in den Personen-Stammdaten nicht verwendet werden. Wenn die Institution irgendwo in den Stammdaten verwendet wird, dann kann sie nicht gelöscht werden. Die Verwendung der Institution kann über den 2. Schritt (= Ersetzen) herausgefunden und ggfs. korrigiert werden. Diese Hilfe als PDF... Diese Hilfe als Pdf-Dokument.Pdf Andere Hilfen aufrufen... Weitere Hilfethemen finden Sie hier 7 / 7