M a t e r i a l - w i r t s c h a f t Beispiel 1. Ausgabe /

Transkript

1 M a t e r i a l - w i r t s c h a f t Beispiel 1. Ausgabe /

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3 Inhalt 0 Beispiel Anlegen der beiden Lieferanten Anlegen der Bestellanforderung Anlegen der Anfragen zu den beiden Lieferanten Pflege der Angebote Preisspiegel Umwandlung der Anfrage an den günstigeren Lieferant in eine Bestellung Buchung des Wareneingangs zur Bestellung Buchung des Rechnungseingangs Seite 3

4 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Kreditor anlegen Einstieg...6 Abbildung 2: Kreditor anlegen Anschrift...7 Abbildung 3: Kreditor anlegen Steuerung...8 Abbildung 4: Kreditor anlegen Zahlungsverkehr...9 Abbildung 5: Kreditor anlegen IBAN...10 Abbildung 6: Kreditor anlegen Kontoführung Buchhaltung...10 Abbildung 7: Kreditor anlegen Zahlungsverkehr Buchhaltung...11 Abbildung 8: Kreditor anlegen Korrespondenz Buchhaltung...11 Abbildung 9: Kreditor anlegen Einkaufsdaten...12 Abbildung 10: Kreditor anlegen Partnerrollen...13 Abbildung 11: Kreditor anlegen Aufforderung zur Sicherung...13 Abbildung 12: Kreditor anlegen Bestätigungsmeldung...14 Abbildung 13: Bestellanforderung Anlegen...15 Abbildung 14: Anfrage anlegen Einstieg...17 Abbildung 15: Anfrage anlegen Selektion Bestellanforderung...18 Abbildung 16: Anfrage anlegen Auswahlliste Bestellanforderung...19 Abbildung 17: Anfrage anlegen Auswahl der Positionen...19 Abbildung 18: Anfrage anlegen Positionsübersicht...20 Abbildung 19: Anfrage anlegen Submissionsnummer...20 Abbildung 20: Anfrage anlegen Lieferant auswählen...21 Abbildung 21: Angebot pflegen Einstieg...22 Abbildung 22: Angebot pflegen Positionsübersicht...22 Abbildung 23: Angebot pflegen Bestätigungsmeldung...23 Abbildung 24: Preisspiegel Einstieg...24 Abbildung 25: Preisspiegel Ergebnis...25 Abbildung 26: Bestellung anlegen Einstieg...26 Abbildung 27: Bestellung anlegen Auswahl der Anfrage...27 Abbildung 28: Bestellung anlegen Selektion Anfrage...27 Abbildung 29: Bestellung anlegen Anfrage übernommen...28 Abbildung 30: Bestellung anlegen Positionen markiert...28 Abbildung 31: Bestellung anlegen Positionen übernommen...29 Abbildung 32: Bestellung anlegen Bestätigungsmeldung...29 Abbildung 33: Wareneingang Einstieg...30 Abbildung 34: Wareneingang Bestätigungsmeldung...30 Abbildung 35: Rechnungsprüfung Einstieg...31 Abbildung 36: Rechnungsprüfung Belegsimulation...32 Seite 4

5 0 Beispiel Ziel des Beispiels: Durchspielen eines kompletten Beschaffungsprozesses beginnend mit dem Stellen von Anfragen bis zum Wareneingang und der Rechnungsprüfung. Aufgabenstellung: Die Einkaufsabteilung der ACME GmbH wird über eine Bestellanforderung beauftragt folgende Materialien zu beschaffen: Materialnummer Bezeichnung Bestellmenge Stahl-00 Vierkantstahl 2x2cm 250 St. Rundholz-00 Rundholz natur 500 m Als mögliche Lieferanten werden 2 Kreditoren aus dem System vorgegeben. Da nicht feststeht, welcher der Lieferanten der günstigere ist, muss zuerst an beide Lieferanten eine Anfrage gestellt werden. Die betroffenen Lieferanten müssen im System erst angelegt werde. Nach dem erhalten der entsprechenden Angebote ist ein Preisspiegel durchzuführen, um damit den billigeren Lieferant zu ermitteln. Dessen Angebot dient dann als Grundlage für die Bestellung. Nach abgeschlossener Bestellung ist der Wareneingang zur Bestellung in das Lager und die Rechnungsprüfung durchzuführen. Lösungsschritte: 1. Anlegen der beiden Lieferanten (Kreditoren) 2. Anlegen der Bestellanforderung 3. Anlegen der Anfragen zu den beiden Lieferanten 4. Pflege der Angebote 5. Preisspiegel 6. Umwandlung der Anfrage an den günstigeren Lieferant in eine Bestellung 7. Buchung des Wareneingangs zur Bestellung 8. Buchung des Rechnungseingangs Seite 5

6 1 Anlegen der beiden Lieferanten Logistik Materialwirtschaft Einkauf Stammdaten Lieferant Zentral Anlegen Transaktionscode XK01 Über diesen Menüpfad können Sie die Kreditoren sowohl aus Sicht des Einkaufs als auch zugleich aus Sicht der Buchhaltung anlegen. ABBILDUNG 1: KREDITOR ANLEGEN EINSTIEG Im Einstiegsbild geben Sie folgende Daten ein: Feldname Kreditor Eingabe Leer (interne Nummernvergabe) Buchungskreis 1000 Einkaufsorganisation 0001 Kontengruppe KRED Kreditor (Vorlage) Buchungskreis (Vorlage) 1000 Einkaufsorganisation (Vorlage) 0001 Seite 6

7 Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit ENTER und Sie kommen zur nächsten Ansicht. ABBILDUNG 2: KREDITOR ANLEGEN ANSCHRIFT Hier sind folgende Daten einzugeben: Feldname Anrede Name Suchbegriff Land Eingabe Firma beliebig beliebig AT Seite 7

8 Adresse Kommunikation Felder beliebig Felder beliebig Über den Button kommen Sie wieder zur nächsten Ansicht. ABBILDUNG 3: KREDITOR ANLEGEN STEUERUNG Seite 8

9 Hier müssen Sie keine Eingaben vornehmen. Mit dem Button Ansicht. kommen Sie wieder zur nächsten ABBILDUNG 4: KREDITOR ANLEGEN ZAHLUNGSVERKEHR Hier sind folgende Daten einzugeben: Feldname Land Eingabe AT Bankschlüssel Bankkonto Kontoinhaber beliebig Ihr Firmenname Klicken Sie dann auf den Button folgendem Popup. und Sie erhalten den vom System errechneten IBAN Wert in Seite 9

10 ABBILDUNG 5: KREDITOR ANLEGEN IBAN Bestätigen Sie den Vorschlag und der Wert wird in der Tabelle eingetragen. Über den Button kommen Sie wieder zur nächsten Ansicht. ABBILDUNG 6: KREDITOR ANLEGEN KONTOFÜHRUNG BUCHHALTUNG Hier haben Sie den Wert für das Abstimmkonto schon vom Vorlage-Kreditor eingetragen. Wechseln Sie zur nächsten Ansicht indem Sie auf den Button klicken. Seite 10

11 ABBILDUNG 7: KREDITOR ANLEGEN ZAHLUNGSVERKEHR BUCHHALTUNG Auch hier sind schon die notwendigen Eingaben vorhanden. Gegebenenfalls können Sie die Zahlungsbedingungen gemäß der Auswahlliste ändern. Wie gewohnt kommen Sie mit dem Button auf die nächste Ansicht. ABBILDUNG 8: KREDITOR ANLEGEN KORRESPONDENZ BUCHHALTUNG Seite 11

12 Auch hier können Sie die bereits vorhandenen Vorgaben bei Bedarf ändern indem Sie aus der Auswahlliste ein anderes Mahnverfahren auswählen. Gehen Sie mit dem Button auf die nächste Ansicht. ABBILDUNG 9: KREDITOR ANLEGEN EINKAUFSDATEN Auch hier sind schon alle notwendigen Eingaben durch den Vorlage-Kreditor vorhanden. Seite 12

13 Zur nächsten Ansicht kommen Sie dann wieder über den Button. ABBILDUNG 10: KREDITOR ANLEGEN PARTNERROLLEN In dieser Ansicht sind keine Angaben notwendig. Wenn Sie hier noch einmal auf den Button klicken erhalten Sie folgendes Popup in dem Sie hingewiesen werden, dass Sie die Bearbeitung jetzt verlassen und dass Sie vorher Ihre Eingaben sichern müssen. ABBILDUNG 11: KREDITOR ANLEGEN AUFFORDERUNG ZUR SICHERUNG Wenn Sie den Button anklicken werden Ihre Eingaben gesichert und somit der erste Kreditor angelegt. Als Bestätigung erhalten Sie folgende Ansicht: Seite 13

14 ABBILDUNG 12: KREDITOR ANLEGEN BESTÄTIGUNGSMELDUNG Legen Sie nun den zweiten Kreditor an. Vergeben Sie dabei den gleichen Suchbegriff wie beim ersten Kreditor. Dies erleichtert später die Suche. Seite 14

15 2 Anlegen der Bestellanforderung Logistik Materialwirtschaft Einkauf Banf Anlegen Transaktionscode ME51N Über den Menüpfad kommen Sie zum Bild Bestellanforderung anlegen. ABBILDUNG 13: BESTELLANFORDERUNG ANLEGEN Seite 15

16 Geben Sie hier folgende Daten ein: Feldname Material Eingabe Stahl-00 / Rundholz-00 Menge 250 / 500 Lieferdatum Datum in zwei Wochen Werk 1000 Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit ENTER. Vom System werden jetzt alle notwendigen Daten aus den Materialstammsätzen geladen. Mit dem Button können Sie Ihre Eingaben prüfen. Wenn dabei keine Meldungen auftreten können Sie die Bestellanforderung bereits über den Button abspeichern. Verlassen Sie die Anwendung dann über den Button. Seite 16

17 3 Anlegen der Anfragen zu den beiden Lieferanten Logistik Materialwirtschaft Einkauf Anfrage/Angebot Anfrage Anlegen Transaktionscode ME41 Da Sie bereits eine Bestellanforderung im System angelegt haben können Sie diese als Vorlage für Ihre Anfragen an die beiden Lieferanten verwenden. Steigen Sie dazu über den angegebenen Menüpfad in die Transaktion Anfrage anlegen ein. ABBILDUNG 14: ANFRAGE ANLEGEN EINSTIEG Seite 17

18 Geben Sie hier folgende Daten ein: Feldname Anfrageart Angebotsfrist Eingabe AN Datum in einer Woche Einkaufsorganisation 0001 Einkäufergruppe Beliebig aus Liste Klicken Sie dann auf den Button. Es öffnet sich folgendes Popup: ABBILDUNG 15: ANFRAGE ANLEGEN SELEKTION BESTELLANFORDERUNG Hier ist in den meisten Fällen die zuletzt angelegt Bestellanforderung eingetragen. Sollte dies nicht der Fall sein, müssen Sie hier die von Ihnen gewünschte Bestellanforderung auswählen. Bestätigen Sie die Auswahl mit Bestellanforderung. und Sie kommen zur Auswahlliste der Positionen der gewählten Seite 18

19 ABBILDUNG 16: ANFRAGE ANLEGEN AUSWAHLLISTE BESTELLANFORDERUNG Geben Sie hier für beide Positionen den Lagerort 0001 für das Rohmateriallager ein. Markieren Sie dann beide Positionen und klicken Sie auf den Button. Abbildung 17: Anfrage anlegen Auswahl der Positionen Sie sind nun in der Positionsübersicht der Anfrage. Seite 19

20 ABBILDUNG 18: ANFRAGE ANLEGEN POSITIONSÜBERSICHT Nun müssen Sie Submissionsnummer eingeben. Klicken Sie dazu auf den Button um in die Kopfdaten zu wechseln. Geben Sie dort im Feld Submissionsnummer einen eindeutigen Wert ein. ABBILDUNG 19: ANFRAGE ANLEGEN SUBMISSIONSNUMMER Über den Button kommen Sie wieder zur Positionsübersicht zurück. Jetzt müssen Sie die Anfrage an einen der Lieferanten adressieren. Dazu klicken Sie auf den Button und wählen im Feld Lieferant einen der zuvor von Ihnen angelegten Kreditoren aus. Seite 20

21 ABBILDUNG 20: ANFRAGE ANLEGEN LIEFERANT AUSWÄHLEN Jetzt können Sie diese Anfrage abspeichern. Sollte dabei eine Meldung bezüglich eines nicht gefundenen Nachrichtensatzes auftreten, so brauchen Sie dem keine Beachtung schenken. Klicken Sie auf und die Anfrage wird gespeichert. Steiegn Sie dann nicht aus der Transaktion aus, sondern wählen Sie sofort im Feld Lieferant den zweiten Kreditor aus und speichern Sie auch diese Anfrage ab. Jetzt haben Sie zwei Anfrage für Ihre Lieferanten angelegt und Sie können die Transaktion über den Button verlassen. Seite 21

22 4 Pflege der Angebote Logistik Materialwirtschaft Einkauf Anfrage/Angebot Angebot Pflegen Transaktionscode ME47 Im Einstiegsbild geben Sie eine Ihrer beiden Anfragen ein. ABBILDUNG 21: ANGEBOT PFLEGEN EINSTIEG Drücken Sie den ENTER oder klicken Sie auf den Button und Sie kommen zur Positionsübersicht. ABBILDUNG 22: ANGEBOT PFLEGEN POSITIONSÜBERSICHT Seite 22

23 Hier geben Sie für die beiden Positionen den gewünschten Nettopreis ein. Dann können Sie dieses Angebot abspeichern und mit der zweiten Anfrage genauso verfahren. ABBILDUNG 23: ANGEBOT PFLEGEN BESTÄTIGUNGSMELDUNG Über den Button kommen Sie ins Grundmenü zurück. Seite 23

24 5 Preisspiegel Logistik Materialwirtschaft Einkauf Anfrage/Angebot Angebot Preisspiegel Transaktionscode ME49 Im Einstiegsbild zum Preisspiegel geben Sie folgende Daten ein: Feldname Submissionsnummer Skonto einrechnen Bezugsnebenkosten einrechnen Effektivpreis ermitteln Eingabe Die von Ihnen gewählte aktiv aktiv aktiv ABBILDUNG 24: PREISSPIEGEL EINSTIEG Seite 24

25 Führen Sie den Preisspiegel aus, indem Sie auf den Button Sie erhalten folgende Ansicht. klicken. ABBILDUNG 25: PREISSPIEGEL ERGEBNIS Das Ergebnis Ihres Preisspiegels kann natürlich vom vorliegenden Screenshot abweichen und richtet sich nach den von ihnen vorgenommenen Preisangaben. Merken Sie sich hier das günstigere Angebot und verlassen Sie die Transaktion über den Button. Seite 25

26 6 Umwandlung der Anfrage an den günstigeren Lieferant in eine Bestellung Logistik Materialwirtschaft Einkauf Bestellung Anlegen Lieferant/Lieferwerk bekannt Transaktionscode ME21N Schalten Sie sofern sie noch nicht eingeschalten ist die Belegübersicht über den Button ein. ABBILDUNG 26: BESTELLUNG ANLEGEN EINSTIEG Klicken Sie im Bereich der Belegübersicht auf den Button aus. und wählen Sie die Vorlage Anfragen Seite 26

27 ABBILDUNG 27: BESTELLUNG ANLEGEN AUSWAHL DER ANFRAGE Im Selektionsbild geben Sie die günstigere Anfrage ein und Klicken Sie auf Ausführen (F8). ABBILDUNG 28: BESTELLUNG ANLEGEN SELEKTION ANFRAGE Seite 27

28 Es werden automatisch die beiden Positionen der Anfrage in die Belegübersicht übernommen. ABBILDUNG 29: BESTELLUNG ANLEGEN ANFRAGE ÜBERNOMMEN Markieren Sie die beiden Positionen und klicken sie auf den Button. ABBILDUNG 30: BESTELLUNG ANLEGEN POSITIONEN MARKIERT Seite 28

29 Die markierten Positionen werden mit allen Daten in die Bestellung übernommen. ABBILDUNG 31: BESTELLUNG ANLEGEN POSITIONEN ÜBERNOMMEN Bei Bedarf können Sie noch (wie im Skriptum dargestellt) weitere Informationen zur Lieferung oder zum rechnungsplan eingeben. Speichern Sie dann die Bestellung ab und verlassen Sie die Transaktion über den Button. ABBILDUNG 32: BESTELLUNG ANLEGEN BESTÄTIGUNGSMELDUNG Seite 29

30 7 Buchung des Wareneingangs zur Bestellung Logistik Materialwirtschaft Einkauf Bestellung Folgefunktionen Wareneingang Transaktionscode MIGO Geben Sie im Einstiegsbild die zuvor angelegte Bestellung ein und drücken Sie ENTER. Die Positionen der Bestellung werden in die Ansicht des Wareneingangs übernommen. ABBILDUNG 33: WARENEINGANG EINSTIEG Markieren Sie bei beiden Positionen das OK. Nachdem Sie den Beleg über den Button haben können Sie Ihn über den Button abspeichern. geprüft ABBILDUNG 34: WARENEINGANG BESTÄTIGUNGSMELDUNG Wie gewohnt verlassen Sie die Transaktion über den Button. Seite 30

31 8 Buchung des Rechnungseingangs Logistik Materialwirtschaft Einkauf Bestellung Folgefunktionen Logistik- Rechnungsprüfung Transaktionscode MIRO Nachdem der Wareneingang gebucht wurde, können Sie jetzt den Rechnungseingang buchen. Im Einstiegsbild geben das Rechnungsdatum, den Betrag und die Bestellnummer ein. Markieren Sie das Kennzeichen für Steuer rechnen. Drücken Sie dann ENTER. ABBILDUNG 35: RECHNUNGSPRÜFUNG EINSTIEG Seite 31

32 Klicken Sie dann auf den Button um sich eine Vorschau der Buchungen anzusehen. ABBILDUNG 36: RECHNUNGSPRÜFUNG BELEGSIMULATION Klicken Sie in der Belegsimulation auf den Button und der Beleg wird gespeichert. Mit der Buchung der Rechnung ist der Bestellprozess abgeschlossen. Seite 32

33 Persönliche Notizen zum Thema Seite 33