M a t e r i a l - w i r t s c h a f t 1. Ausgabe

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1 M a t e r i a l - w i r t s c h a f t 1. Ausgabe

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3 Inhalt 1 Einleitung Der Beschaffungsprozess im Überblick Bestellprozess Bestellanforderung Bestellanforderung anlegen Bestellanforderung Kopf Bestellanforderung Positionen Bestellanforderung Positionsdetails Belegübersicht Persönliche Einstellungen Bestellung Bestellung anlegen Bestellung Kopf Bestellung Positionen Bestellung Positionsdetails Bestellung anzeigen Bestellung ändern Nachrichtenausgabe Bestellung Nachrichtenbearbeitung Einkaufsbelege: Nachrichten Wiederholausgabe einer Nachricht Nachrichtenausgabe Anlage anlegen Wareneingang Wareneingang erfassen Wareneingang stornieren Rücklieferung Materialbelege anzeigen Rechnungsprüfung Rechnung erfassen Arbeitsvorrat Belegkopfdaten Gutschrift erfassen...84 Seite 3

4 5.3 nachträgliche Belastung nachträgliche Entlastung Rechnungsbeleg anzeigen Storno Rechnungsbeleg Rechnungsbeleg anzeigen Storno buchen Rechnung freigeben Automatische Freigabe Manuelle Freigabe...96 Seite 4

5 Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: Beschaffungsprozess in SAP...10 Abbildung 2: Organisationseinheiten in SAP...10 Abbildung 3: Bestellanforderung anlegen Einstiegsbild...14 Abbildung 4: Bestellanforderung anlegen Positionsdetail Kontierung...18 Abbildung 5: Bestellanforderung anlegen Positionsdetail Materialdaten...19 Abbildung 6: Bestellanforderung anlegen Positionsdetail Mengen und Termine...19 Abbildung 7: Bestellanforderung anlegen Positionsdetail Bewertung...20 Abbildung 8: Bestellanforderung anlegen Belegübersicht...21 Abbildung 9: Bestellanforderung anlegen Pers. Einstellungen Grundeinstellungen...23 Abbildung 10: Bestellanforderung anlegen Pers. Einstellungen Vorschlagswerte...24 Abbildung 11: Bestellung anlegen Kopfdaten Lieferung / Rechnung...25 Abbildung 12: Bestellung anlegen Kopfdaten Konditionen...26 Abbildung 13: Bestellung anlegen Kopfdaten Texte...27 Abbildung 14: Bestellung anlegen Kopfdaten Anschrift...27 Abbildung 15: Bestellung anlegen Kopfdaten Zusatzdaten...27 Abbildung 16: Bestellung anlegen Kopfdaten OrgDaten...28 Abbildung 17: Bestellung anlegen Kopfdaten Status...28 Abbildung 18: Bestellung anlegen Positionsübersicht...29 Abbildung 19: Bestellung anlegen Positionsdetail Kontierung...33 Abbildung 20: Bestellung anlegen Positionsdetail Konditionen...34 Abbildung 21: Bestellung anlegen Positionsdetail Lieferung...34 Abbildung 22: Bestellung anlegen Positionsdetail Rechnung...35 Abbildung 23: Bestellung anlegen Rechnungsplan auswählen...36 Abbildung 24: Bestellung anlegen Positionsdetail Texte...36 Abbildung 25: Bestellung anlegen Positionsdetail Anlieferadresse...37 Abbildung 26: Bestellung anzeigen Beleg selektieren...37 Abbildung 27: Bestellung ändern Beleg selektieren...38 Abbildung 28: Nachrichtenausgabe Bestellung Einstiegsbild...39 Seite 5

6 Abbildung 29: Nachrichtenausgabe Bestellung...40 Abbildung 30: Nachrichtenausgabe Bestellung Liste...41 Abbildung 31: Nachrichtenausgabe Bestellung Kommunikationsmittel...42 Abbildung 32: Nachrichtenausgabe Bestellung Verarbeitungsprotokoll...42 Abbildung 33: Wiederholung einer Nachricht Liste...43 Abbildung 34: Wiederholung einer Nachricht Zusatzangaben...44 Abbildung 35: Anlage anlegen aus Kontierungsmaske...45 Abbildung 36: Anlage anlegen Anforderungsbild...46 Abbildung 37: Anlage anlegen Stammdaten Allgemein...47 Abbildung 38: Anlage anlegen Langtexte...49 Abbildung 39: Anlage anlegen Langtext ändern...49 Abbildung 43: Anlage anlegen Stammdaten Bewertung...50 Abbildung 44: Anlage anlegen Folgebild...52 Abbildung 45: Wareneingang...54 Abbildung 46 Wareneingang Bestellung suchen...55 Abbildung 47: Wareneingang zur Bestellung Kopfdaten Allgemein...56 Abbildung 48: Wareneingang zur Bestellung Kopfdaten Lieferant...57 Abbildung 49: Vorschlagswerte ändern...58 Abbildung 50: Wareneingang zur Bestellung Positionsdetail Menge...59 Abbildung 51: Wareneingang zur Bestellung Positionsdetail Material...60 Abbildung 52: Wareneingang zur Bestellung Positionsdetail Bestelldaten...61 Abbildung 53: Wareneingang zur Bestellung Bestellentwicklung...62 Abbildung 54: Protokoll anzeigen...63 Abbildung 55: Wareneingang zur Bestellung Position OK...63 Abbildung 56: Wareneingang zur Bestellung Menge verteilen...64 Abbildung 57: Wareneingang zur Bestellung Positionsdetail Wo...65 Abbildung 58: Wareneingang zur Bestellung Bestandsübersicht...66 Abbildung 59: Wareneingang stornieren...67 Abbildung 60: Wareneingang stornieren Menge...68 Seite 6

7 Abbildung 61: Wareneingang stornieren gebucht...69 Abbildung 62: Rücklieferung...69 Abbildung 63: Rücklieferung Menge...70 Abbildung 64: Rücklieferung Wo...70 Abbildung 65: Materialbelegliste Einstiegsbild...71 Abbildung 66: Materialbelegliste...72 Abbildung 67: Materialbeleg anzeigen...73 Abbildung 68: Materialbeleg anzeigen Einstieg...73 Abbildung 69: Materialbeleg anzeigen Kopf...74 Abbildung 70: Materialbeleg anzeigen Übersicht...74 Abbildung 71: Materialbeleg anzeigen Details...75 Abbildung 72: Rechnungswesenbelege zum Materialbeleg...75 Abbildung 73: Rechnungserfassung Einstieg...76 Abbildung 74: Rechnungserfassung mit Bestellbezug...78 Abbildung 75: Rechnungsprüfung Ampel...78 Abbildung 76: Rechnungserfassung Kopfdaten Zahlung...79 Abbildung 77: Rechnungserfassung Lieferantendetails...80 Abbildung 78: Rechnungserfassung Bestellstruktur...81 Abbildung 79: Rechnungserfassung Arbeitsvorrat...81 Abbildung 80: Rechnungserfassung Kopfdaten Grunddaten...82 Abbildung 81: Rechnungserfassung Kopfdaten Zahlung...83 Abbildung 82: Rechnungserfassung Kopfdaten Steuer...83 Abbildung 83: Rechnungserfassung Kopfdaten Kontrakte...83 Abbildung 84: Rechnungserfassung Kopfdaten Notiz...84 Abbildung 85: Rechnungsprüfung Gutschrift...85 Abbildung 86: Belegsimulation Gutschrift...86 Abbildung 87: Rechnungsprüfung Nachbelastung...87 Abbildung 88: Belegsimulation Nachbelastung...89 Abbildung 89: Rechnungsprüfung Ampel...89 Seite 7

8 Abbildung 90: Rechnungsprüfung Entlastung...90 Abbildung 91: Belegsimulation Entlastung...91 Abbildung 92: Rechnungsprüfung Ampel...91 Abbildung 93: Rechnungsbeleg auswählen...92 Abbildung 94: Rechnungsbeleg anzeigen...92 Abbildung 95: Rechnungswesenbelege zum Materialbeleg...93 Abbildung 96: Buchhaltungsbeleg anzeigen...94 Abbildung 97: Rechnungsbeleg stornieren Auswahl...94 Abbildung 98: Rechnungsbeleg stornieren Beleg anzeigen...95 Abbildung 99: Gesperrte Rechnungen freigeben Einstiegsmaske...97 Abbildung 100: Gesperrte Rechungen freigeben Übersicht...98 Abbildung 101: Gesperrte Rechungen freigeben Übersicht: Sperrgründe...99 Seite 8

9 1 Einleitung Dieses Skriptum soll Ihnen ermöglichen, alle Tätigkeiten, die ein operativer und strategischer Einkäufer durchführt, mit SAP auszuführen. Es werden daher vor allem folgende Prozesse beschrieben: Bestellanforderung Anfrage, Angebot und Preisspiegel Bestellung Wareneingang log. Rechnungsprüfung Neben den Prozessabläufen werden auch die Stammdaten in der Beschaffung beschrieben: Materialinfosätze Lieferantenstammdaten Rahmenverträge Preiskonditionen etc. Dieser Kurs sowie die zugehörige Zertifizierung sind laut SAP für folgende Berufsbilder gedacht: Einkaufsleiter Sachbearbeiter im Einkauf Operativer Einkäufer Strategischer Einkäufer Folgende Kenntnisse werden in diesem Kurs vorausgesetzt: Überblick der SAP-Module Navigation im SAP/R3 Aufruf von Transaktionen Dieses Skript deckt alle für das Zertifikat aus MM1 relevanten Inhalte ab. Seite 9

10 2 Der Beschaffungsprozess im Überblick Eine Bestellung ist eine Aufforderung einer Einkaufsorganisation an einen Lieferanten, oder an ein Werk, zu einem bestimmten Zeitpunkt eine bestimmte Menge an Materialien zu liefern bzw. Dienstleistungen zu erbringen. Mit Bestellungen können Sie Bedarfe extern decken, d.h. ein Lieferant erbringt z.b. eine Leistung oder liefert einen Gegenstand. Die Folgeaktivitäten zu Bestellungen wie Waren- und Rechnungseingänge werden protokolliert, so dass Sie den Beschaffungsvorgang überwachen können. Der Beschaffungsprozess besteht aus folgenden Schritten: Bestellanforderung (BANF) Anfrage Angebot Preisspiegel Bestellung Wareneingang logistik Rechnungsprüfung Abbildung 1: Beschaffungsprozess in SAP Zuerst sollen die Schritte BANF, Bestellung, Wareneingang und log. Rechnungsprüfung erläutert werden, danach die restlichen Schritte der obigen Abbildung und die Überwachung des Einkaufsprozesses. In der nächsten Abbildung sind die relevanten SAP Organisationseinheiten dargestellt. Mandant xxx Buchungskreis AT00 GBI Einkaufsorganisation EK00 GBI Einkäufergruppe Einkäufer 0xx Werk W000 Wien Werk W001 Linz Lagerort L002 Handelswaren Lagerort L002 Handelswaren Abbildung 2: Organisationseinheiten in SAP Seite 10

11 Der Mandant stellt den Konzern dar. Darunter befinden sich die Buchungskreise. Ein Buchungskreis ist eine bilanzierende Einheit. Darunter finden sich die Logistik- Organisationseinheiten: Das Werk ist die oberste organisatorische Einheit der Logistik, die das Unternehmen aus Sicht der Produktion, Beschaffung, Instandhaltung und Disposition gliedert. In einem Werk werden Materialien produziert bzw. Waren und Dienstleistungen bereitgestellt. Dem Werk können einer oder mehrere Lagerorte zugeordnet werden, an denen Materialien gelagert werden. Die Einkaufsorganisation gliedert das Unternehmen nach den Erfordernissen des Einkaufs. Eine Einkaufsorganisation beschafft Materialien oder Dienstleistungen, sie handelt mit einem Lieferanten Einkaufskonditionen aus. Die Form der Beschaffung wird durch die Zuordnung von Einkaufsorganisationen zu Buchungskreisen und Werken festgelegt. Es gibt folgende Formen des Einkaufs: o o o konzernbezogen: eine Einkaufsorganisation beschafft für alle Buchungskreise eines Mandanten firmenbezogen: eine Einkaufsorganisation beschafft für genau einen Buchungskreis werksbezogen: eine Einkaufsorganisation beschafft für ein Werk In der Musterfirma GBI GmbH gibt es einen firmenbezogenen Einkauf. Die Einkäufergruppe ist der Schlüssel eines Einkäufers oder einer Gruppe von Einkäufern. Eine Einkäufergruppe ist o o intern für die Beschaffung eines Materials oder einer Klasse von Materialien verantwortlich, nach außen in der Regel Ansprechpartner für Lieferanten. Sie können Bestellungen für einmalige Beschaffungsvorgänge nutzen. Wenn Sie z.b. bei einem Lieferanten nur einmal ein Material einkaufen möchten, dann legen Sie eine Bestellung an wenn Sie erwägen, mit diesem Lieferanten eine längerfristige Lieferbeziehungen einzugehen, empfiehlt sich die Beschaffung über Rahmenverträge, da Sie hierbei u.a. günstigere Konditionen erzielen können. Da nicht alle zu beschaffenden Materialien oder Dienstleistungen den Aufwand der Einzelüberwachung rechtfertigen, können Sie z.b. für den Büromaterialbedarf eines ganzen Jahres auch eine Bestellung mit langer Laufzeit und einem Wertlimit anlegen, ähnlich der Beschaffung über Kontrakt. In diesem Fall müssen Sie die einzelnen Materialien nicht spezifizieren, brauchen keinen Aufwand beim Wareneingang zu leisten und können die Arbeit in der Rechnungsprüfung durch Automatismen auf ein Minimum reduzieren. Seite 11

12 Die Bestellung kann für verschiedene Beschaffungsprozesse eingesetzt werden: Sie können Materialien für den direkten Verbrauch oder für das Lager, Anlagen und Dienstleistungen beschaffen. Bestellung von Lagermaterial Material, das auf Lager gelegt wird, wird wertmäßig auf das Bestandskonto gebucht. In der Bestellung wird der Kontierungstyp blank verwendet. Es muss ein Material verwendet und daher eine Materialnummer angegeben werden. Der Kauf auf Lager wird im CO nicht gebucht. Durch die Lagerentnahme erfolgt eine Kostenbuchung auf der empfangenden Kostenstelle, einem Innenauftrag oder einem anderen Kostenträger. Bestellung von Verbrauchsmaterial auf Kostenstelle Bei diesen Bestellungen wird der zugehende Wert direkt auf Kostenstelle mit einer Kostenart gebucht. In der Bestellung muss die Kostenstelle angegeben werden. Die Kostenart und das Aufwandskonto kann auf Grund des Materialstamms oder der Warengruppe ermittelt werden. In der Bestellung kann entweder ein Material mit einer Materialnummer oder ein Text inkl. Warengruppe erfasst werden. Bestellung von Material direkt für Kostenträger (z.b. Innenauftrag) Bestellungen können direkt auf Kostenträger (z.b. CO-Innenaufträge) kontiert werden. Der Wert der Bestellung wird dann direkt diesem Kostenträger zugerechnet. Die Ermittlung der Kostenart erfolgt analog den Bestellungen von Verbrauchsmaterialien. Bestellung von Anlagen Bei Bestellungen von Anlagen werden 2 Varianten unterschieden: o o Bestellung von einfachen Anlagen: der Bestellwert wird direkt auf die bestehende Anlage oder eine neue Anlage (ein Sachkonto) gebucht. In der Bestellung kann entweder eine Materialnummer oder ein Text erfasst werden. Die Buchung des Werteflusses erfolgt erst mit der Erfassung der Eingangsrechnung. Bestellungen für länger dauernde Projekte (Anlagen in Bau): Vorgehensweise analog der Bestellung für einer einfachen Analage nur erfolgt die Buchung auf eine eigene Anlage in Bau. Seite 12

13 3 Bestellprozess 3.1 Bestellanforderung Benötigt ein Mitarbeiter des Unternehmens Materialien oder Dienstleistungen, kann dieser Bedarf durch eine Bestellanforderung definiert werden. Eine Bestellanforderung ist daher nichts anderes, als eine interne Aufforderung, ein bestimmtes Material oder eine bestimmte Dienstleistung in einer bestimmten Menge zu einem bestimmten Datum zu beschaffen. In der SAP Terminologie wird statt Bestellanforderung meist die Abkürzung BANF benutzt. Neben der Möglichkeit eine BANF manuell zu erzeugen, können BANFen auch automatisch über die Bedarfsplanung erzeugt werden. Die BANF wird dann von der Einkaufsabteilung weiterverarbeitet. Dazu wird ein Lieferant gesucht, die Konditionen verhandelt, der Bestbieter ermittelt und eine Bestellung durchgeführt. Die Folgeaktionen im SAP System können daher folgende sein: Erstellung einer Anfrage Erstellung einer Bestellung oder eines Rahmenvertrag mit Bezug zur BANF Bestellanforderung anlegen Logistik Materialwirtschaft Einkauf BANF Anlegen Transaktionscode ME51N Mit der Transaktion Bestellanforderung anlegen können Benutzer von einem Bild aus auf alle Informationen zugreifen. Nach Vergrößern der drei Bereiche durch Klick auf das Symbol mit dem Button ergibt sich das folgende Bild. und aktivieren der Belegübersicht Seite 13

14 ABBILDUNG 3: BESTELLANFORDERUNG ANLEGEN EINSTIEGSBILD Das Bild ist in vier Bereiche unterteilt: Kopf: Daten die sich auf die gesamt BANF beziehen, wie z.b. Kopftext. Positionsübersicht: Liste aller Positionen (benötigte Produkte/Dienstleistungen) der Bestellanforderung. Positionsdetails: Detaildaten der in der Positionsübersichtsliste enthaltenen Positionen (z.b. Kostenträger). Belegübersicht: Dieser Bereich unterstützt die Suche nach bestehenden Einkaufsbelegen wie anderen Bestellanforderungen, Aufträgen, Kontrakten oder Angeboten, die auch als Bezug oder als Kopiervorlage genutzt werden können. Der Bereich kann ausgeblendet werden, um Platz zu sparen. Dieser Bereich kann über den Button / ein oder ausgeschaltet werden Der Button ermöglicht es Ihnen als Benutzer, Vorschlagswerte für die Organisationsstrukturen, Belegarten, Positionstypen etc. zu definieren. Seite 14

15 3.1.2 Bestellanforderung Kopf Im Belegkopf können Sie eine Kopfnotiz eingeben, die alle Positionen der BANF betrifft Bestellanforderung Positionen Bei den Positionen gibt es folgende wesentliche Felder: Positionsnummer Gibt die Nummer an, die eine Position innerhalb einer Bestellanforderung eindeutig identifiziert. Wird nichts eingegeben, wird diese Position automatisch vom System befüllt. Kontierungstyp Geben Sie den Kontierungstyp (v.a. K Kostenstelle, A Anlagen, F Innenauftrag) ein. Der Kontierungstyp ist ein Schlüssel, der angibt, auf welche zusätzliche Nebenkontierung (Nummer Kostenstelle, Anlagennummer, Innenauftragsnummer) eine Bestellung zu kontieren ist. Der Kontierungstyp legt den Wertefluss beim Wareneingang bzw. Rechnungseingang fest. Folgende Kontierungstypen werden eingesetzt: blank: Bestellung für Lagerbestand K: Bestellung für direkten Verbrauch einer Kostenstelle (ehemals hoheitl. Bereich) A: Beschaffung von Anlagen (die Anlage muss angelegt sein und wird in der Bestellung eingegeben) Diese Kontierung entspricht der ehemaligen ao. Dot. F: Beschaffung für CO-Aufträge, der CO-Auftrag wird in der Bestellung angegeben. Der CO-Auftrag ist vor allem ein Innenauftrag (Projekt), ein Kundenauftrag oder ein Instandhaltungsauftrag. Positionstyp Legt fest, wie die Beschaffung für eine Material- oder Dienstleistungsposition gesteuert wird. Der Positionstyp steuert die Feldauswahl und ob ggf. zusätzliche Datenbilder eingeblendet werden. Außerdem steuert er, ob ein Waren- oder ein Rechnungseingang erfolgt. Eine Position des Typs Normal erfordert im Standard Waren- und Rechnungseingänge; für Positionen des Typs K (Konsignation) sind Rechnungseingänge hingegen nicht erlaubt. Beim Positionstyp L (Lohnbearbeitung) erhalten Sie ein Bild mit den beigestellten Komponenten. Seite 15

16 Beim Positionstyp D (Dienstleistung) erhalten Sie Bilder zur Erstellung und Gliederung detaillierter Leistungsverzeichnisse. Material Pflegen Sie die Materialnummer. Jedem Material ist eine eigene Materialnummer zugeordnet. Eine Materialnummer kann eine Ware bzw. Dienstleistung sein. Wird eine Materialnummer eingeben, werden Bestellmengeneinheit und Warengruppe aus dem Materialstammsatz vorgeschlagen. Kurztext Nach Eingabe der Materialnummer und betätigen der Enter-Taste wird der Text aus dem Materialstamm vorgeschlagen. Ist kein Materialstammsatz vorhanden, kann auch nur über die Eingabe eines Textes eine Bestellung angelegt werden. Hierbei ist zu beachten, dass die Bestellmengeneinheit (BME) und die Warengruppe extra angegeben werden müssen und das Feld Material frei bleibt. Bestellmenge Geben Sie die Menge ein, die Sie bestellen möchten. BME Geben Sie hier die Bestellmengeneinheit ein (jene Einheit, in der das Material bestellt wird). Bei Verwendung einer Materialnummer wird dieses Feld automatisch gefüllt. Für Dienstleistungen wird immer die Leistungseinheit LE verwendet. Datumstyp des Lieferdatums Gibt an, ob der Liefertermin als Tagesdatum, Wochen- oder Monatsangabe eingegeben und angezeigt wird. Der Datumstyp T für Tag wird automatisch ermittelt. Als weitere Datumstypen können noch Woche und Monat mit den Kennzeichen W bzw. M ausgewählt werden. Lieferdatum Geben Sie hier jenes Datum an, bis wann die Ware geliefert bzw. die Dienstleistung erbracht werden soll. Warengruppe Eine Warengruppe fasst mehrere Materialien oder Dienstleistungen mit denselben Eigenschaften zusammen. Dieses Feld steuert auch die Kontenfindung, dass heißt die Findung der Finanzbuchhaltungskonten und der Kostenarten (z.b. beim Wareneingang oder ausgang). Geben Sie Teile der Bezeichnung oder die Nummer der Warengruppe ein, sucht das System die zugehörige Warengruppe oder schlägt ggf. mehrere zur Auswahl vor. Beispiel Seite 16

17 Werk Tragen Sie das Werk ein, zu dem die Ware/Dienstleistung geliefert werden soll. Lagerort Geben Sie die Nummer des Lagerorts ein, an dem der Artikel angeliefert werden soll bzw. verwaltet wird. EKG (Einkäufergruppe) Sie haben folgende Warengruppen angelegt: Warengruppe Bezeichnung 011 Büromaterial 112 PC-Monitore 113 PC-Festplatten Geben Sie PC ein, dann schlägt Ihnen das System die Warengruppen 112 und 113 zur Auswahl vor, da deren Bezeichnung die Zeichenkette PC enthält. Geben Sie die Einkäufergruppe ein. Die Einkäufergruppe entspricht dem Schlüssel eines Einkäufers oder einer Gruppe von Einkäufern, der bzw. die für bestimmte Einkaufstätigkeiten zuständig ist/sind. Anforderer Gibt an, für wen das Material oder die Dienstleistung bestellt werden soll. Bedarfsnummer Gibt die Nummer an, die zur Überwachung der Beschaffung eines Bedarfs dient. Diese Nummer kann frei gewählt werden und z.b. auf einen nicht im System erzeugten Bedarfsmeldungsschein hinweisen. Die Bedarfsnummer wird aus der Bestellanforderung in die Einkaufsbelege übernommen (z.b. Anfrage oder Bestellung), die mit Bezug auf die Bestellanforderung angelegt worden sind. So können Sie über die Bedarfsnummer die Einkaufsbelege zusammenfassen, die zu einem bestimmten Bedarf vorhanden sind. Wunschlieferant Gibt die SAP Lieferantennummer an, vom dem der Anforderer die Lieferung wünscht. Fester Lieferant Nummer des Lieferanten, der als feste Bezugsquelle für diese Bestellanforderung gekennzeichnet worden ist. Rahmenvertrag Eingabe der Nummer des Rahmenvertrages, wenn man sich auf diesen beziehen will. Seite 17

18 EkOrg (Einkaufsorganisation) Gibt die verantwortliche Einkaufsorganisation an. Vertrag Gibt die Nummer des Rahmenvertrags an, auf den sich diese Bestellung oder Bestellanforderung bezieht. Pos. (Position) Gibt die Nummer der Rahmenvertragsposition an, auf die sich diese Bestellung oder Bestellanforderung bezieht. Infosatz Gibt den für dieses Material/Dienstleistung relevanten Einkaufsinfosatz an. Wollen Sie eine Bestellanforderung für einen Lagerartikel anlegen, muss dafür ein Materialstamm existieren. Für eine Bestellanforderung eines Verbrauchs-/Nichtlagerartikels ist ein Materialstamm nicht zwingend erforderlich Bestellanforderung Positionsdetails Für die einzelne Position (Positionsdetail) sind vor allem folgende Reiter zu pflegen: Kontierung Die Hauptdaten können in der Positionsübersicht eingegeben werden, die Register erlauben im Positionsdetail die Eingabe der übrigen Felder. ABBILDUNG 4: BESTELLANFORDERUNG ANLEGEN POSITIONSDETAIL KONTIERUNG Abladestelle Gibt an, wo die Ware/Dienstleistung abzuladen ist. Empfänger Gibt den Empfänger an, für den die Ware/Dienstleistung bestimmt ist. Seite 18

19 Sachkonto Dieses Feld wird über das Material bzw. die Warengruppe gesteuert und ist nicht zu pflegen. Kostenstelle Es ist jene Kostenstelle einzugeben, auf welche kontiert werden soll. Soll die Kostenstelle oder die Warengruppe geändert werden, wählen Sie zunächst einen anderen Kontierungstyp und drücken Enter. Jetzt können Sie wieder zum richtigen Kontierungstyp wechseln und die fehlenden Daten eingeben. Anlage Nur bei Kontierungstyp A für Anlage: Schlüssel, der eine Anlage innerhalb eines Mandanten eindeutig identifiziert. Entweder auf bestehende Anlage buchen (dann mit F4 auswählen oder neue Anlage anlegen (siehe Anhang). Innenauftrag Nur bei Kontierungstyp F für Auftrag: Schlüssel, der einen Innenauftrag innerhalb eines Mandanten eindeutig identifiziert. Jede Position auf der Bestellanforderung kann einem anderen Positions- oder Kontierungstyp zugeordnet sein. Materialdaten Im Register Materialdaten sind die Details zum Material zu sehen und können dort geändert werden. ABBILDUNG 5: BESTELLANFORDERUNG ANLEGEN POSITIONSDETAIL MATERIALDATEN Mengen und Termine Wechseln Sie in das Register Mengen und Termine, um die Termin- und Mengendaten einzugeben bzw. zu ergänzen. ABBILDUNG 6: BESTELLANFORDERUNG ANLEGEN POSITIONSDETAIL MENGEN UND TERMINE Seite 19

20 In diesem Reiter lassen sich folgende Werte ändern: Menge der BANF, die bestellt werden soll Lieferdatum, an dem die Ware/Dienstleistung geliefert werden soll AnforderDatum, an dem BANF erstellt wurde Freigabedatum Planlieferzeit WE-Bearbeitungszeit: gibt die Anzahl der Arbeitstage an, die nach dem Erhalt der Ware für die Prüfung und Einlagerung des Materials benötigt werden Außerdem ist hier die für diese BANF schon bestellte Menge ersichtlich. Bewertung ABBILDUNG 7: BESTELLANFORDERUNG ANLEGEN POSITIONSDETAIL BEWERTUNG Im Register Bewertung ist neben dem Bewertungspreis auch festzulegen, ob ein Wareneingang und ein Rechnungseingang durchzuführen ist. Ist die Checkbox nicht angeklickt, kann kein Wareneingang durchgeführt werden. Ist das Kennzeichen Rechnungseingang nicht gesetzt, erfolgt die Lieferung der Waren kostenlos. Durch Klicken auf die Symbole können Sie zu weiteren Registern navigieren und gegebenenfalls weitere Daten eingeben. Klicken Sie das Listfeldsymbol, erhalten Sie eine Liste mit allen verfügbaren Registern. Anmerkung: Die Eingabe von weiteren Daten ist nicht unbedingt erforderlich, da sämtliche Register, ihre Datensätze aus dem Materialstamm beziehen. Wurden entsprechende Daten bereits im Materialstammsatz gepflegt, so werden diese automatisch in die Bestellanforderung übernommen. Nach erfolgter Eingabe klicken Sie das Symbol in der Menüleiste. Ihre Daten werden auf Richtigkeit überprüft. Anschließend erhalten Sie in der Statuszeile die dazupassende Meldung. Klicken Sie anschließend auf das Symbol, um Ihre Eingaben zu speichern. In der Statuszeile erscheint eine Meldung. Notieren Sie sich die Nummer der BANF und kehren Sie durch Klick auf das Symbol in das SAP Easy Access Menü zurück. Geben Sie Daten in den Belegkopf und die Materialien ev. über Matchcodesuche in die Positionsüber- Seite 20

21 sicht ein. Nach drücken der Enter-Taste wird der Kurztext angezeigt sowie die fehlenden Einträge aufgezeigt. Anhand der kleinen Ampeln im Statusfeld Ampeltechnik können Sie sofort sehen, welche Einträge in Ordnung sind und welche noch bearbeitet werden müssen In der Position sind noch Fehler, die behoben werden müssen Die Position verursacht Warnungen oder Meldungen, die ev. korrigiert werden sollen Position ist fehlerfrei Durch Doppelklick auf die Ampel erhalten Sie die entsprechende Meldung. Mittels markieren und drücken des Buttons können Sie diese sofort bearbeiten. Um die Eingaben zu prüfen drücken Sie den Button, wenn keine Fehlermeldungen mehr vorhanden sind, können Sie mit dem Button oder der Tastenkombination STRG + S die BANF abspeichern Belegübersicht Sie können die Belegübersicht nach Ihren Wünschen gestalten. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor. Selektionsvariante definieren: Legen Sie fest, welche Einkaufsbelege Sie sehen möchten. Die Bestellanforderungen werden über die Selektionsmaske und den Button selektiert und angezeigt. ABBILDUNG 8: BESTELLANFORDERUNG ANLEGEN BELEGÜBERSICHT Seite 21

22 Sie können automatisch einschränken auf Meine Bestellungen Gemerkte Bestellungen Meine Bestellanforderungen Wenn die Selektionskriterien nicht ausreichen, können Sie auf dem Selektionsbild über Einkaufsbelege allgemein weitere Kriterien auswählen. Sie können die Selektionskriterien aber auch als Variante speichern und erst nachher zur Ausführung bringen. Gehen Sie dazu so vor: Füllen Sie das Selektionsbild mit den gewünschten Werten aus. Wählen Sie aus der Transaktion Springen Varianten als Variante sichern oder drücken Sie dann den STRG + s Button. Speichern Sie dann die Selektion unter einem beliebigen Namen. Beim nächsten Aufruf können Sie Ihre Selektion mit dem Button holen und mit den gespeicherten Werten durchführen. Layout definieren: Legen Sie fest, welche Daten aus den selektierten Einkaufsbelegen angezeigt werden sollen. Wählen Sie den Button Layout ändern Sie so die Spalten der Anzeige. und definieren Sie die gewünschten Felder und gestalten Layout sichern: Nun können Sie Ihr Layout unter einem beliebigen Namen sichern und bei Bedarf wieder verwenden. Mittels Doppelklick oder können Sie nun die gefundene BANF aus der Belegübersicht übernehmen und als Vorlage verwenden. Mittels des Buttons kann direkt eine andere BANF aufgerufen und dargestellt werden, dazu muss aber die BANF-Belegnummer bekannt sein Persönliche Einstellungen Für Bestellanforderungen oder Bestellungen können persönliche Einstellungen vorgenommen werden. Diese werden dann automatisch in allen folgenden Bestellanforderungen und Bestellungen vorgeschlagen. Im Rahmen der persönlichen Einstellungen legen Einkäufer Grundeinstellungen und Vorschlagswerte fest, die für Bestellanforderungen, Auftragsköpfe und Positionen gelten. Seite 22

23 ABBILDUNG 9: BESTELLANFORDERUNG ANLEGEN PERS. EINSTELLUNGEN GRUNDEINSTELLUNGEN Als Grundeinstellungen können Sie folgendes definieren: Belegübersicht: Hier können Sie den Selektionszeitraum ihrer Belege einstellen und ob die Belegübersicht automatisch aufgebaut werden soll. Umfeldinformationen: Legt fest, ob für Umfeldinformationen ein neuer Modus geöffnet wird. Wenn Sie das Kennzeichen markieren, werden z.b. die Stammdaten zu einem Material in einem eigenen Modus angezeigt. Nachrichtenabwicklung (Warnungen, Fehler- und Erfolgsmeldungen, Information): Sie können beispielsweise angeben, dass während der Dateneingabe für einen Einkaufsbeleg nur Fehlermeldungen sofort angezeigt und bearbeitet werden sollen. Alle anderen Nachrichten sollen in einem Fehlerprotokoll abgelegt werden. Konvertierung: legt fest, ob der Schlüssel oder der Kurztext für die Felder Warengruppe, Werk und Lagerort angezeigt wird. Wenn Sie das Kennzeichen nicht setzen, wird der Kurztext angezeigt. Außerdem kann die intelligente Suchhilfe hier aktiviert werden. Seite 23

24 Positionsübersicht als GRID-Control: Dieser Button bewirkt, dass die Positionsübersicht als Grid-Control angezeigt wird. Das Grid-Control führt bei langsamen Frontend-Systemen zu schlechteren Antwortzeiten. Beim Arbeiten mit dem Grid-Control können Sie weitere Funktionen, wie z.b. das Summieren, nutzen. Außerdem können Sie aus dem Feldkatalog alle änderbaren Felder der BANF in die Positionsübersicht übernehmen. Beim Table Control werden nur die vorgegebenen Felder angezeigt. Außerdem wird das Table Control im SAP GUI for HTML verwendet. Vorschlagswerte dienen dazu, den Aufwand bei der Eingabe von Bestellanforderungen und Bestellungen zu reduzieren. Dies empfiehlt sich besonders bei wiederholter Eingabe derselben Daten in allen Einkaufsbelegen (z.b. Einkaufsorganisation und Einkäufergruppe). Auf dem Register können sie für fast alle Daten, die für eine vollständige BANF notwendig sind, eine Voreinstellung treffen. Die Daten sind in der folgenden Abbildung ersichtlich. ABBILDUNG 10: BESTELLANFORDERUNG ANLEGEN PERS. EINSTELLUNGEN VORSCHLAGSWERTE Seite 24

25 Bei den Vorschlagswerten können Sie für die obigen Felder Werte vorgeben. Diese Feldwerte werden dann in den korrespondierenden Feldern des Belegs mit Ihren Werten initialisiert. Hinweis: Dasselbe können Sie auch mit den sogenannten SET/GET Parametern in den Benutzervorgaben machen. 3.2 Bestellung Bestellung anlegen Logistik Materialwirtschaft Einkauf Bestellung Anlegen Lieferant/Lieferwerk bekannt Transaktionscode ME21N Wählen Sie als Bestellform die Normalbestellung und tragen Sie den Lieferanten ein. Wenn Sie einen Teil des Namens des Lieferanten in das Feld Lieferant eingeben, erhalten Sie nach betätigen der Enter-Taste alle Lieferanten, die den Teil des Namens in ihrem Suchbegriff enthalten Bestellung Kopf Pflegen Sie nun im Bereich der Kopfdaten zumindest folgende Reiter: Lieferung/Rechnung Konditionen Texte Anschrift Organisationsdaten Zusätzlich sehen Sie im Register Status den Status der Bestellung. Lieferung/Rechnung ABBILDUNG 11: BESTELLUNG ANLEGEN KOPFDATEN LIEFERUNG / RECHNUNG Seite 25

26 Zahlungsbedingungen Schlüssel, über den Zahlungsbedingungen in Form von Skontoprozentsätzen und Zahlungsfristen definiert werden. Dieser Eintrag wird aus dem Lieferantenstamm vorgeschlagen und kann überschrieben werden. Währung Zahlung in Incoterms WE-Nachricht Geben Sie die gültige Währung der Bestellung ein. Dieser Eintrag wird aus dem Lieferantenstamm vorgeschlagen, Anzahl von Tagen, die zusammen mit dem Zahlungsbasisdatum die jeweilige Zahlungsfrist darstellt. Die Incoterms legen fest, bis wohin der Lieferant die Ware transportieren muss und regeln den Gefahrenübergang. Legt fest, dass das System dem Einkäufer bei jedem Wareneingang zu dieser Bestellung eine Nachricht sendet. Konditionen ABBILDUNG 12: BESTELLUNG ANLEGEN KOPFDATEN KONDITIONEN Konditionsart Die Konditionsart gibt an, ob das System bei der Preisfindung einen Preis, Zu- oder Abschlag oder andere Preiselemente wie Frachtkosten und Steuern verwenden soll. Für jedes dieser Preiselemente ist im System eine Konditionsart definiert. Die im Bestellkopf angegebenen Konditionen gelten für alle Positionen. Die Standardpositionen sind vorhanden, es können aber Rabatte fehlen. Zum Einfügen weiterer Konditionen stellt man den Cursor auf eine leere Zeile und wählt in der Spalte KArt den gewünschten Eintrag aus. Nach Betätigen der Enter-Taste gibt man die fehlenden Werte ein. Seite 26

27 Texte ABBILDUNG 13: BESTELLUNG ANLEGEN KOPFDATEN TEXTE In diesem Reiter können Sie verschiedene Texte hinterlegen, die dann auch in der Bestellung aufscheinen (ausgenommen: Kopfnotiz, Lieferantennotiz). Dies betrifft vor allem die Texte für: Kopftext (zentrale Texte) Termine Anschrift ABBILDUNG 14: BESTELLUNG ANLEGEN KOPFDATEN ANSCHRIFT Hier werden die Daten des Kreditors angezeigt. Zusatzdaten ABBILDUNG 15: BESTELLUNG ANLEGEN KOPFDATEN ZUSATZDATEN Submission Möglichkeit der Eingabe einer zehnstelligen Submissionsnummer. Diese kann als Suchhilfe verwendet werden. Die Submissionsnummer ist eine Nummer oder Bezeichnung, die der Verwaltung mehrerer Anfragen dient, z.b. Ausschreibungen. Seite 27

28 Umsatzsteuer- Identifikationsnummer Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) wird für die zusammenfassende Meldung bei steuerfreien Lieferungen innerhalb der EU verwendet. Die Prüfregeln sind für jedes EU-Land fest definiert. Der Wert wird aus den Lieferantenstammdaten gezogen. OrgDaten ABBILDUNG 16: BESTELLUNG ANLEGEN KOPFDATEN ORGDATEN Einkaufsorganisation Einkäufergruppe Buchungskreis Geben Sie die zuständige Einkaufsorganisation ein. Geben Sie die Einkäufergruppe ein, in der Sie tätig sind. Die Einkäufergruppe entspricht dem Schlüssel eines Einkäufers oder einer Gruppe von Einkäufern, der bzw. die für bestimmte Einkaufstätigkeiten zuständig ist. Geben Sie den jeweiligen Buchungskreis an. Dieser Wert wird automatisch gezogen und muss nicht eingegeben werden. Status ABBILDUNG 17: BESTELLUNG ANLEGEN KOPFDATEN STATUS Hier sieht man den Status der Bestellung, den Lieferstatus und den Rechnungsstatus. Seite 28

29 3.2.3 Bestellung Positionen Im Bereich der Positionsübersicht sind folgende Felder zu pflegen: ABBILDUNG 18: BESTELLUNG ANLEGEN POSITIONSÜBERSICHT Positionsnummer Gibt die Nummer an, die eine Position innerhalb einer Bestellung eindeutig identifiziert. Wenn Sie nichts eingeben wird diese Position automatisch vom System befüllt. Kontierungstyp Geben Sie den Kontierungstyp (v.a. K Kostenstelle, A Anlagen, F Innenauftrag) ein. Der Kontierungstyp gibt an, auf welche zusätzliche Nebenkontierung (Nummer Kostenstelle, Anlagennummer, Innenauftrags-nummer) eine Bestellung zu kontieren ist. Der Kontierungstyp legt den Wertefluss beim Wareneingang bzw. Rechnungseingang fest. Folgende Kontierungstypen werden eingesetzt: blank: Bestellung für Lagerbestand K: Bestellung für direkten Verbrauch einer Kostenstelle, ehemals Seite 29

30 hoheitl. Bereich. A: Beschaffung von Anlagen (diese muss angelegt und in der Bestellung eingegeben sein), ehemals ao. Dot. F: Beschaffung für CO-Aufträge, der CO-Auftrag wird in der Bestellung angegeben. Der CO-Auftrag ist vor allem ein Innenauftrag (Projekt), ein Kundenauftrag oder ein Instandhaltungsauftrag. Positionstyp Legt fest, wie die Beschaffung für eine Material- oder Dienstleistungsposition gesteuert wird. Der Positionstyp steuert die Feldauswahl und ob ggf. zusätzliche Datenbilder eingeblendet werden. Außerdem steuert er, ob ein Waren- oder ein Rechnungseingang erfolgt. Eine Position des Typs Normal erfordert im Standard Waren- und Rechnungseingänge; für Positionen des Typs K (Konsignation) sind Rechnungseingänge hingegen nicht erlaubt. Beim Positionstyp L (Lohnbearbeitung) erhalten Sie ein Bild mit den beigestellten Komponenten. Beim Positionstyp D (Dienstleistung) erhalten Sie Bilder zur Erstellung und Gliederung detaillierter Leistungsverzeichnisse. Material Pflegen Sie hier die Materialnummer des gewünschten Gutes. Jedem Material ist eine eigene Materialnummer zugeordnet und kann Ware bzw. Dienstleistung sein. Geben Sie eine Materialnummer ein, dann werden die Bestellmengeneinheit und die Warengruppe aus dem Materialstammsatz vorgeschlagen. Kurztext Nach Eingabe der Materialnummer und betätigen der Enter-Taste wird der Text aus dem Materialstamm vorgeschlagen. Ist kein Materialstammsatz vorhanden, kann auch nur über die Eingabe eines Textes eine Bestellung angelegt werden. Hierbei ist zu beachten, dass die Bestellmengeneinheit (BME) und die Warengruppe extra angegeben werden müssen und das Feld Material frei bleibt. Bestellmenge Geben Sie die Menge ein, die Sie bestellen möchten. BME Geben Sie hier die Bestellmengeneinheit ein (jene Einheit, in der das Material bestellt wird). Bei Verwendung einer Materialnummer wird dieses Feld automatisch gefüllt. Für Dienstleistungen wird immer die Leistungseinheit LE verwendet. Seite 30

31 Datumstyp des Lieferdatums Gibt an, ob der Liefertermin als Tagesdatum, Wochen- oder Monatsangabe eingegeben und angezeigt wird. Der Datumstyp T für Tag wird automatisch ermittelt. Als weitere Datumstypen können noch Woche und Monat mit den Kennzeichen W bzw. M ausgewählt werden. Lieferdatum Geben Sie hier jenes Datum an, bis wann die Ware geliefert bzw. die Dienstleistung erbracht werden soll. Nettopreis Pflegen Sie hier den Nettopreis der Ware oder Dienstleistung. Existiert bereits ein Infosatz, dann wird der Nettopreis aus diesem Infosatz vorgeschlagen. Beachten Sie im Zusammenhang mit der Eingabe des Nettopreises das Feld pro in den Spalten danach. Hier besteht die Möglichkeit anzugeben, für welche Menge und für welche Bestellpreismengeneinheit der Nettopreis gilt. Warengruppe Eine Warengruppe fasst mehrere Materialien oder Dienstleistungen mit denselben Eigenschaften zusammen. Dieses Feld steuert auch die Kontenfindung, dass heißt die Findung der Finanzbuchhaltungskonten und der Kostenarten (z.b. beim Wareneingang oder -ausgang) Wenn Sie Teile der Bezeichnung oder die Nummer der Warengruppe eingeben, sucht das System die zugehörige Warengruppe oder schlägt Ihnen ggf. mehrere zur Auswahl vor. Beispiel Sie haben folgende Warengruppen angelegt: Warengruppe Bezeichnung 011 Büromaterial 112 PC-Monitore 113 PC-Festplatten Wenn Sie PC eingeben, dann schlägt Ihnen das System die Warengruppen 112 und 113 zur Auswahl vor, da deren Bezeichnung die Zeichenkette PC enthält. Werk Tragen Sie das Werk ein, zu dem die Ware/Dienstleistung geliefert werden soll. Seite 31

32 Lagerort Geben Sie die Nummer des Lagerorts ein, an dem der Artikel angeliefert werden soll bzw. verwaltet wird. Bedarfsnummer Gibt die Nummer an, die zur Überwachung der Beschaffung eines Bedarfs dient. Diese Nummer kann frei gewählt werden und z.b. auf einen nicht im System erzeugten Bedarfsmeldungsschein hinweisen. Die Bedarfsnummer wird aus der Bestellanforderung in die Einkaufsbelege übernommen (z.b. Anfrage oder Bestellung), die mit Bezug auf die Bestellanforderung angelegt worden sind. Sie können so über die Bedarfsnummer die Einkaufsbelege, die zu einem bestimmten Bedarf vorhanden sind, zusammenfassen. Anforderer Gibt an, für wen das Material oder die Dienstleistung bestellt werden soll. Einkaufsinfosatz Nummer des Einkaufsinfosatzes, der alle Informationen (z.b.: Preis, Konditionen) über die Beschaffung des gewünschten Materials beim gewählten Lieferanten enthält und als feste Bezugsquelle für diese Bestellanforderung gekennzeichnet worden ist. Kostenlos Handelt es sich um eine Position, für die nichts verrechnet wird, ist ein Haken in diesem Feld zu setzen (keine Eingabe eines Nettopreises möglich). BANF und BANF- Position Gibt die BANF und BANF-Position an, die durch diese Bestellposition gedeckt wird. Rahmenvertrag Gibt die Nummer des Rahmenvertrags an, auf den sich diese Bestellung oder Bestellanforderung bezieht. Vertragspos. (Position) Gibt die Nummer der Rahmenvertragsposition an, auf die sich diese Bestellung oder Bestellanforderung bezieht. Seite 32

33 3.2.4 Bestellung Positionsdetails Im Bereich der einzelnen Position (Positionsdetail) sind zumindest folgende Reiter zu pflegen: Kontierung ABBILDUNG 19: BESTELLUNG ANLEGEN POSITIONSDETAIL KONTIERUNG Abladestelle Gibt an, wo die Ware/Dienstleistung abzuladen ist. Empfänger Gibt den Empfänger an, für den die Ware/Dienstleistung bestimmt ist. Sachkonto Dieses Feld wird über das Material bzw. die Warengruppe gesteuert und ist nicht zu pflegen. Kostenstelle Nur bei Kontierungstyp K. Es ist jene Kostenstelle einzugeben, auf welche kontiert werden soll. Soll die Kostenstelle oder die Warengruppe geändert werden, wählen Sie zunächst einen anderen Kontierungstyp und betätigen die Enter-Taste. Jetzt können Sie wieder zum richtigen Kontierungstyp wechseln und die fehlenden Daten eingeben. Anlage Nur bei Kontierungstyp A für Anlage: Schlüssel, der eine Anlage innerhalb eines Mandanten eindeutig identifiziert. Entweder auf bestehende Anlage buchen (dann mit F4 auswählen) oder neue Anlage anlegen (siehe Anhang) Innenauftrag Nur bei Kontierungstyp F für Auftrag: Schlüssel, der einen Innenauftrag innerhalb eines Mandanten eindeutig identifiziert. Jede Position auf der Bestellanforderung kann einem anderen Positions- oder Kontierungstyp zugeordnet sein. Seite 33

34 Konditionen ABBILDUNG 20: BESTELLUNG ANLEGEN POSITIONSDETAIL KONDITIONEN Konditionsart Die Konditionsart gibt z.b. an, ob das System bei der Preisfindung einen Preis, Zu- oder Abschlag oder andere Preiselemente wie Frachtkosten und Steuern verwenden soll. Für jedes dieser Preiselemente ist im System eine Konditionsart definiert. Die Standardpositionen sind vorhanden. Es können vor allem Rabatte fehlen Um weitere Konditionen einzufügen, stellen Sie den Cursor auf eine leere Zeile und wählen in der Spalte KArt den gewünschten Eintrag aus. Nach betätigen der Enter-Taste müssen Sie noch die fehlenden Werte eingeben. Lieferung ABBILDUNG 21: BESTELLUNG ANLEGEN POSITIONSDETAIL LIEFERUNG Tol.Überlieferung Wert in Prozent, bezogen auf die Bestellmenge, bis zu dem eine Überlieferung für die Position akzeptiert wird. Tol.Unterlieferung Wert in Prozent (bezogen auf die Bestellmenge), bis zu dem eine Unterlieferung für die Position akzeptiert wird. Mahnung Anzahl von Tagen, die den Zeitabstand angibt, in dem der Lieferant gemahnt bzw. erinnert werden soll. Eine negative Anzahl von Tagen bedeutet, dass der Lieferant n Tage vor einem Termin (z.b. Liefertermin oder Ende der Angebotsfrist) eine Mahnung bzw. Erinnerung erhalten soll. Seite 34

35 Incoterms Die Incoterms legen bestimmte international anerkannte Regeln fest, an die sich der Verkäufer und der Käufer halten müssen, damit der Versand der Ware erfolgreich abgeschlossen werden kann. Wenn Waren über einen Verschiffungshafen versendet werden, könnte die entsprechende Incoterms-Klausel FOB (Frei an Bord) lauten. Nähere Angaben dazu (z.b. die Bezeichnung des Verschiffungshafens) können Sie im zweiten Incoterms-Feld machen: z.b. FOB Wien. Planlieferzeit Wareneingang WE-unbewertet Endlieferung Anzahl von Kalendertagen, die benötigt werden, um das Material oder die Leistung durch Fremdbeschaffung zu beziehen. Legt fest, ob mit der Bestellposition ein Wareneingang verbunden ist. Sollte nicht angehakt sein, wenn kein Wareneingang durchgeführt werden soll. Gibt an, dass der Wareneingang zu dieser Position unbewertet sein soll. Der Standardwert ist nein. Gibt an, dass die Position als erledigt gilt. Der Standardwert ist nein. Rechnung ABBILDUNG 22: BESTELLUNG ANLEGEN POSITIONSDETAIL RECHNUNG RechnEingang Endrechnung We-bez.RP Legt fest, ob mit der Bestellposition ein Rechnungseingang verbunden ist. Wenn das Kennzeichen nicht gesetzt ist, erfolgt die Lieferung der Waren kostenlos. Wird in der Positionsübersicht das Häkchen bei Kostenlos gesetzt, scheint es hier auch nicht mehr auf. Der Standardwert ist Ja. Kennzeichen, das angibt, dass die abschließende Lieferantenrechnung für diese Position bereits eingegangen ist bzw. dass keine weitere Rechnung mehr erwartet wird. Um nach einer bereits erfolgten Teilzahlung das Rest- Obligo abzubauen, ist in einem ersten Schritt die Freigabe der Bestellung zurückzunehmen und danach beim ändern der Bestellung das Häkchen bei Endrechnung zu setzen. Dieses Zeichen wird automatisch gesetzt wenn bei der Rechnungsprüfung das Endrechnungskennzeichen gesetzt wird. Kennzeichen, das festlegt, dass für eine Bestell- bzw. Rechnungsposition eine wareneingangsbezogene Rechnungsprüfung vorgesehen ist. Seite 35

36 Steuerkennzeichen Das Umsatzsteuerkennzeichen steht stellvertretend für eine Steuerkategorie, die bei der Steuermeldung an die Finanzbehörde berücksichtigt werden muss. Das Steuerkennzeichen muss angegeben werden. ACHTUNG: Es werden vor allem V0 (0% abziehbare Vorsteuer), V1 (10% abziehbare Vorsteuer), V2 (20% abziehbare Vorsteuer) für österreichische Lieferanten verwendet. Wollen Sie einen Rechnungsplan (z.b. Teilzahlungen) anlegen, setzen Sie am Reiter Lieferung das Kennzeichen WE-unbewertet oder auf keinen Wareneingang. Wählen Sie im Fenster Rechnungsplan angeben die entsprechende Rechnungsplanart aus. ABBILDUNG 23: BESTELLUNG ANLEGEN RECHNUNGSPLAN AUSWÄHLEN Über die Enter-Taste gelangt man zum Rechnungsplan. Hier müssen die entsprechenden Termine, jeweilige Terminbezeichnung, Rechnungswert und die entsprechende Fakturierungsregel ausgewählt werden. Beachten Sie beim Rechnungswert, dass dieser Wert für die CO-Obligos ausschlaggebend ist. Texte ABBILDUNG 24: BESTELLUNG ANLEGEN POSITIONSDETAIL TEXTE Wie auch im Kopfbereich, können auf Positionsebene Texte eingegeben werden, von denen einige mit der Bestellung ausgegeben werden. Verwenden Sie bitte den Positionstext oder den Materialbestelltext, da nicht all Texte mit ausgegeben werden. Seite 36

37 Anlieferadresse ABBILDUNG 25: BESTELLUNG ANLEGEN POSITIONSDETAIL ANLIEFERADRESSE Wird in der Bestellposition ein Lagerort angegeben, scheint in diesem Reiter die Anlieferadresse des Lagerortes auf, ansonsten wird die Anlieferadresse vom Werk gezogen. Sind abweichende Anlieferadressen pro Bestellposition vorhanden, werden diese pro Position angedruckt. Wollen sie eine einmalige Anlieferadresse angeben, können sie alle Angaben händisch überschreiben. Über den Button können Sie sich den Ausdruck der Bestellung anzeigen lassen. Über das Menü Bestellung Sichern oder die Tastenkombination STRG + S wird die Bestellung gespeichert. Über das Menü Bestellung Sichern und Ausgeben wird die Bestellung gespeichert und sofort ausgegeben Bestellung anzeigen Logistik Materialwirtschaft Einkauf Bestellung Anzeigen Transaktionscode ME23N Beim aufrufen der Transaktion wird der zuletzt bearbeitete Beleg automatisch angezeigt. Um einen anderen Beleg anzuzeigen, betätigen Sie den Button und geben die gewünschte Belegnummer ein. ABBILDUNG 26: BESTELLUNG ANZEIGEN BELEG SELEKTIEREN Seite 37

38 Bestellung Belegnummer der gesuchten Bestellung eingeben Bestellung/Bestellanforderung Belegtyp auswählen Um den gewünschten Beleg anzuzeigen, betätigen Sie den Button. Über den Button können Sie sich den Ausdruck der Bestellung anzeigen lassen. Beenden Sie diesen Arbeitsschritt und kehren Sie mit wieder in das R/3- Menü zurück Bestellung ändern Logistik Materialwirtschaft Einkauf Bestellung Ändern Transaktionscode ME22N Beim Aufrufen der Transaktion wird der zuletzt bearbeitete Beleg automatisch zur Änderung angezeigt. Wollen Sie einen anderen Beleg ändern, betätigen sie den Button um die gewünschte Belegnummer einzugeben. ABBILDUNG 27: BESTELLUNG ÄNDERN BELEG SELEKTIEREN Bestellung Belegnummer der gesuchten Bestellung eingeben. Bestellung/Bestellanforderung Belegtyp auswählen Um den gewünschten Beleg anzeigen zu lassen betätigen Sie. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Sicheren Sie Ihre Eingaben mit. Das System überprüft Ihre Änderung und gibt gegebenenfalls eine Änderungsnachricht aus (Nachrichtenfindung). ACHTUNG: aus der Transaktion Bestellung anlegen gelangen Sie ebenfalls in die beiden obigen Transaktionen, wenn Sie die Belegübersicht einblenden und dort eine Selektionsvariante auswählen. Mit einem Doppelklick auf den Beleg gelangen Sie in die Anzeige des Belegs. Mit dem Button Anzei- Seite 38

39 gen/ändern können Sie in die Transaktion Beleg ändern gelangen. 3.3 Nachrichtenausgabe Bestellung Logistik Materialwirtschaft Einkauf Bestellung Nachrichten Nachrichten ausgeben Transaktionscode ME9F Diese Transaktion dient zu der Ausgabe (drucken, faxen usw.) der Bestellung, falls der Ausdruck nicht zum Zeitpunkt der Erstellung stattgefunden hat. Voraussetzung für diese Transaktion ist (damit die Selektionsbedingungen erfüllt sind), dass mindestens eine gepflegte Nachricht für die Bestellung vorhanden ist. Die Pflege der Nachrichten erfolgt in der Bestellung während der Anlage oder Änderung, falls diese nicht automatisch vorgeschlagen werden. ABBILDUNG 28: NACHRICHTENAUSGABE BESTELLUNG EINSTIEGSBILD Einkaufsbelegdaten Belegnummer Wählen Sie die Bestellung aus, die Sie drucken/senden wollen. Lieferant Wollen Sie mehrere Bestellungen selektieren, lassen Sie das obere Feld leer und geben Sie hier einen oder mehrere Lieferanten ein. Einkaufsorganisation Tragen Sie die Nummer Ihrer Einkaufsorganisation ein, damit nur Bestellungen für Ihre Einkaufsorganisation ausgewählt werden. Einkäufergruppe Ein weiteres Selektionskriterium ist die Einkäufergruppe. Seite 39

40 Belegdatum Eine Selektion nach dem Belegdatum ist auch möglich (Einzelwerte oder Intervall). Nachrichtendaten Applikation Dieser Wert wird vorgeschlagen. EF steht dabei für Einkauf Bestellung. Nachrichtenart Hier können Sie Ihre Auswahl nach der in der Bestellung gepflegten Nachrichtenart selektieren. Versandzeitpunkt Hier können Sie Ihre Auswahl nach dem in der Bestellung gepflegten Versandzeitpunkt selektieren. Verarbeitungsstatus Wählen Sie den Verarbeitungsstatus 0 für nicht verarbeitet oder bei einem Nachdruck 1 für erfolgreich verarbeitet aus. Erstellungsdatum Eine weitere Selektionsmöglichkeit ist das Erstellungsdatum der Nachricht. Drücken Sie oder die Taste F8. ABBILDUNG 29: NACHRICHTENAUSGABE BESTELLUNG Sie können die Liste mit sortieren, mit filtern oder mit Felder ein/ausblenden. Markieren Sie bitte die Nachricht die Sie überarbeiten bzw. drucken wollen (Ankreuzfeld). Damit Sie Seite 40

41 die Nachricht ausgeben, betätigen Sie. Ein Spool-Auftrag wird erzeugt und die Nachricht wird gedruckt/gesendet. Sie können diese Nachricht aber auch nur anzeigen. Drücken Sie in diesem Fall den Button. Um die Details für diese Nachricht zu visualisieren, drücken Sie Nachrichtenbearbeitung Einkaufsbelege: Nachrichten ABBILDUNG 30: NACHRICHTENAUSGABE BESTELLUNG LISTE In diesem Bildschirm können Sie die Ausgabe der Nachricht ändern, (falls gewünscht) drucken, senden usw. Markieren Sie hier die zu bearbeitende Nachricht. Drücken Sie auf den Button. Seite 41

42 ABBILDUNG 31: NACHRICHTENAUSGABE BESTELLUNG KOMMUNIKATIONSMITTEL Hier kann die Anzahl der auszudruckenden Nachrichten und das Ausgabegerät geändert werden. Normalerweise sollten diese richtig voreingestellt sein. Das Ankreuzfeld Sofort ausgeben muss markiert sein. Mit kehren Sie zurück. Falls im Einstiegsbild die Nachrichten mit dem Verarbeitungsstatus 1 oder 2 ausgewählt sind, können Sie durch eine erneute Markierung der gewünschten Nachricht und das Protokoll visualisieren. ABBILDUNG 32: NACHRICHTENAUSGABE BESTELLUNG VERARBEITUNGSPROTOKOLL Wiederholausgabe einer Nachricht Es besteht auch die Möglichkeit eine bereits ausgegebene Nachricht noch einmal auszugeben (drucken/senden). In dem Einstiegsbild der Transaktion wählen Sie Verarbeitungsstatus 1 oder 2. Verwenden Sie die Seite 42

43 anderen Selektionskriterien genau wie bei einer Erstausgabe Nachrichtenausgabe ABBILDUNG 33: WIEDERHOLUNG EINER NACHRICHT LISTE Selektieren Sie die zu wiederholende Nachricht und drücken Sie die gewünschte Nachrichtenart und betätigen den Button.. Dann markieren Sie Die Zeile mit der gelben Statusampel ist die neue Nachricht (erzeugt durch kopieren der grünen Nachricht). Wollen Sie die neue Nachricht zu einem späteren Zeitpunkt ausgeben, sichern Sie Ihren Eintrag mit und verlassen die Nachrichtenbearbeitung. Diese Nachricht wird bei einem Neuaufruf der Transaktion angezeigt, wenn Sie den Verarbeitungsstatus 0 auswählen. Wollen Sie diese Nachricht gleich ausdrucken, markieren Sie diese Zeile und drücken Sie den Button. Seite 43

44 ABBILDUNG 34: WIEDERHOLUNG EINER NACHRICHT ZUSATZANGABEN Wählen Sie den Versandzeitpunkt 4 sofort versenden (beim Sichern der Anwendung). Kehren Sie mit einen Schritt zurück (Bild: Nachrichtenbearbeitung Einkaufsbelege: Nachrichten) und sichern Sie mit Ihren Eintrag. Nach dem Sichern wird automatisch ein Spool-Auftrag generiert und Ihre Nachricht wird ausgegeben. Mit oder beenden Sie diesen Arbeitsschritt. Seite 44

45 3.4 Anlage anlegen Das Anlegen bzw. Erfassen der Stammdaten (Anlagennummer, Bezeichnung,... ) eines Anlagengegenstandes ist Voraussetzung für die anschließende Erfassung (z. B. Bestellung) von Werten. Im weiteren Verlauf der Entwicklung eines Anlagengegenstandes kann auch die Notwendigkeit der Veränderung (z. B. Hinzufügen von Informationen, Sperren, Löschen,... ) der Stammdaten auftreten. Hinweis für das Anlegen von Anlagenstammsätzen im Rahmen der Beschaffung: Folgende Daten sind einzugeben: Karteireiter Allgemein o o o Anlagenklasse Name Standort Karteireiter Zeitabhängig o Kostenstelle oder Innenauftrag (von diesen Werten wird der Budgetansatz bestimmt) Oder direkt im Register Kontierung auf den Button drücken. ABBILDUNG 35: ANLAGE ANLEGEN AUS KONTIERUNGSMASKE Seite 45

46 ABBILDUNG 36: ANLAGE ANLEGEN ANFORDERUNGSBILD Anlagenklasse Buchungskreis Anzahl gleichartiger Anlagen Die Anlage muss einer Anlagenklasse zugeordnet werden. Bei Unkenntnis der Anlagenklassennummer kann eine Matchcodeauswahl getroffen werden. Wählen Sie hierfür auf dem neuen Bildschirm eine passende Anlagenklasse im entsprechenden Buchungskreis aus. Bitte wählen Sie genau, da diese Wahl die Abschreibungsdauer und die Finanzkonten bestimmt. Der richtige Buchungskreis wird automatisch gewählt. Anzahl gleichartiger Anlagen, die das System beim Sichern eines Anlagenstammsatzes anlegen soll. Die Funktion ermöglicht es, mehrere gleichartige Anlagen im Rahmen einer Stammsatztransaktion anzulegen. Die gleichartigen Anlagen unterscheiden sich zunächst nur durch die Anlagenhaupt- bzw. -unternummer. Beim Sichern können Sie zusätzlich die Beschreibung und die Inventarnummer jedes einzelnen Satzes bestimmen. Beachten Sie bitte, dass diese Funktion nicht die Langtexte einer Anlage berücksichtigt. Diese sind von der Vervielfachung ausgeschlossen. Seite 46

47 Inventarnummer Geschäftsbereich Kostenstelle Standort Vorlage Hier könnte die Inventarnummer aus dem Altsystem eingetragen werden. Geben Sie hier den Schlüssel ein, der den Geschäftsbereich eindeutig identifiziert. Lassen Sie dieses Feld vorerst frei Wählen Sie den Standort der Anlage. Bei Geräten, die auch außer Haus Verwendung finden, notieren Sie den üblichen Aufbewahrungsort. Eine bereits existierende Anlage kann als Vorlage herangezogen werden. (d. h. bestimmte Daten werden von der bestehenden Anlage übernommen) Im folgenden Beispiel legen wir die Stammdaten für einen neuen PC an und wählen deshalb die Anlagenklasse EDV-Anlagen. Durch Betätigen des Buttons Weitere Daten gelangen Sie zum Register Allgemein der Anlagenstammdaten. ACHTUNG: Nicht die Enter-Taste betätigen! Anlage anlegen: Register Allgemein ABBILDUNG 37: ANLAGE ANLEGEN STAMMDATEN ALLGEMEIN Seite 47

48 Bezeichnung Die Bezeichnung der Anlage muss erfasst werden und erscheint dann nach (oder Enter) automatisch auch im Feld Text Anlagenhauptnr. Serialnummer Hier könnte eine eventuell vorhandene Seriennummer des Gegenstandes eingegeben werden. Inventarnummer Hier könnte die Inventarnummer aus dem Altsystem eingetragen werden. Menge Die Menge ist erst bei der Zugangsbuchung einzugeben. Wird die Menge hier schon beim Anlegen des Stammsatzes eingegeben, würde sie zu der bei der Zugangsbuchung erfassten Menge addiert werden. Mengeneinheit Standardeinstellung kontrollieren und gegebenenfalls ändern. Historisch führen Setzen Sie dieses Kennzeichen, wenn das System die Anlage mit Historie führen soll. Eine aktive Historienverwaltung hat die Auswirkung, dass die Anlage als Anlagenkarte ausgewiesen wird und die Anlage sowie die zugehörigen Werte/Bewegungen bis zur Deaktivierung nicht reorganisiert werden können. Anlage in Inventurliste aufnehmen Setzen Sie dieses Kennzeichen, wenn die Anlage bei einer Inventur der physischen Bestandsaufnahme unterliegen soll. Das Kennzeichen bewirkt, dass die Anlage in der Standardinventurliste der Anlagenbuchhaltung ausgegeben wird. Anlagen ohne dieses Kennzeichen gibt dieser Report nicht aus. Aktivierung am Das Aktivierungsdatum ist das Wertstellungsdatum einer Anlage. Es kann auch manuell beim Anlegen eines Anlagenstammsatzes vorgegeben werden. Dies führt jedoch nicht zu einer Aktivierung der Anlage, sondern nur zum Vorschlag dieses Datums als Bezugsdatum bei der ersten Zugangsbuchung. Dieses Feld NICHT AUSFÜLLEN, das geschieht automatisch. Deaktivierung am Das Deaktivierungsdatum wird beim Abgang der Anlage vom System automatisch befüllt. Dieses Feld NICHT AUSFÜLLEN, das geschieht automatisch. Weitere Datenfelder Alle anderen Datenfelder müssen nicht versorgt werden. Seite 48

49 Mit Klick auf erhält man die Möglichkeit noch zusätzliche Informationen, in Form so genannter Langtexte, detailliert und individuell zu verschiedenen Themenbereichen des Anlagengegenstandes, erfassen zu können: ABBILDUNG 38: ANLAGE ANLEGEN LANGTEXTE Durch anklicken des Buttons für Langtext allgemein könnte man nun Detailinfos erfassen. Mit Langtext sichern und mit in das Register Allgemein zurückkehren. ABBILDUNG 39: ANLAGE ANLEGEN LANGTEXT ÄNDERN Durch (oder einfaches Klicken auf das Register) gelangt man weiter zum Register Zeitabhängig: Seite 49

50 Anlage anlegen: Register Bewertung ABBILDUNG 40: ANLAGE ANLEGEN STAMMDATEN BEWERTUNG Hier finden sich die für die Errechnung der Abschreibung relevanten Parameter, die teilweise in der Anlagenklasse hinterlegt sind und hier automatisch vorgeschlagen werden. Abänderungen dieser Vorschlagswerte können normalerweise vom Einkäufer nicht vorgenommen werden, da hier das HGB zum Tragen kommt. Bewertungsbereich Der Bewertungsbereich repräsentiert die Bewertung der Anlagen zu einem bestimmten Zweck (z.b. Handelsbilanz, Steuerbilanz, kalkulatorische Bewertung usw.). Wird automatisch vom System gemäß Hinterlegung in der Anlagenklasse vorgeschlagen. Für das Rechnungswesen der Musterfirma ist nur der Bereich Handelsrecht vorgesehen. Abschreibungsschlüssel Der Abschreibungsschlüssel (Bewertungsschlüssel) steuert die Bewertung der Anlagen in den jeweiligen Bewertungsbereichen und wird automatisch vom System gemäß Hinterlegung in der Anlagenklasse vorgeschlagen. Ist gegebenenfalls änderbar. Der am häufigsten gebrauchte Schlüssel ist LINR, welcher für die Abwicklung der normalen, gesetzlichen, linearen Abschreibung steht. Weitere, mehr oder weniger häufig vorkommende, Abschreibungsschlüssel sind: 0000 = keine Abschreibung, Verwendung bei in Bau befindlichen Anlagen und Grundstücken, GWG = Sofortabschreibung geringwertiger Wirtschaftsgüter und SMAN = manuelle Sonderabschreibung (z. B. bei Wertpapieren). Seite 50

51 NtzDauer Geplante Nutzungsdauer in Jahren. Zeitraum (Jahre), in dem das Wirtschaftsgut voraussichtlich genutzt und abgeschrieben werden soll. Die Nutzungsdauer wird automatisch vom System gemäß Hinterlegung in der Anlagenklasse vorgeschlagen und ist gegebenenfalls änderbar. Per Bei einer Anlagennutzungsdauer, die nicht exakt einer ganzen Anzahl von Jahren entspricht, entspricht dieser Zeitraum der Anzahl an Perioden, die die Anlage zusätzlich zu den festgelegten Jahren genutzt werden soll. Beispielsweise würde bei einer ND von 3,5 Jahren hier der Wert 6, für die zusätzlichen 6 Perioden (=Monate), eingetragen werden. Wird ebenfalls vom System gemäß Hinterlegung in der Anlagenklasse vorgeschlagen und ist gegebenenfalls änderbar. N-AfA Beginn Beginndatum der Abschreibungsrechnung. Im Allgemeinen leitet das System das AfA-Beginndatum aus dem Bezugsdatum der ersten Zugangsbuchung ab. Man kann aber auch ein Kalenderdatum für den Abschreibungsbeginn manuell im Anlagenstammsatz vorgeben. Das System ignoriert in diesem Fall das Bezugsdatum der zugehörigen Zugangsbuchung. Das letzte Bild zur Erfassung der für den Anlagenstamm benötigten Daten ist nun erreicht, alle notwendigen Informationen sind nun enthalten. Weitere Daten (z.b. Aktivierungsdatum, Anschaffungswerte,... ) werden vom System erst anlässlich bestimmter Vorgänge (z. B. Zugangsbuchung) hinzugefügt. Sie könne nun mit de Button zurückgehen. Seite 51

52 ABBILDUNG 41: ANLAGE ANLEGEN FOLGEBILD Im Folgebild mit (oder Enter) bestätigen. Die Daten werden mit zusammen mit der Bestellung gespeichert. Seite 52

53 4 Wareneingang Bei der Erfassung eines Wareneingangs müssen Sie feststellen, auf welche Bestellung sich der Wareneingang bezieht. Die Nummer dieser Bestellung ist entweder am Lieferschein angeführt oder kann über den Lieferanten gesucht werden. Der Wareneingang wird mit Bezug zu dieser Bestellung erfasst. Ist es notwendig den Wareneingang wieder zu löschen, kann das mit dem Stornoprozess durchgeführt werden, bei dem die im Wareneingangsprozess erfolgten mengen- und wertmäßigen Bestandserhöhungen umgekehrt werden. Wenn Sie eine bereits gelieferte Ware aus irgendeinem Grund an den Lieferanten zurückschicken möchten, können Sie mit dieser Funktion die Ware zurückliefern (nicht Storno), auch nachdem Sie den Wareneingang schon gebucht haben. Generell wird beim Wareneingang zwischen folgenden Fällen unterschieden: Wareneingang vor Rechnungseingang In der Regel wird die Rechnung erst nach dem Wareneingang eingehen. Somit ist der Wert der Lieferung beim Wareneingang nicht bekannt. In diesem Fall orientiert sich die Wertbildung an der Bestellung: der Wert des Wareneingangs errechnet sich aus der gelieferten Menge und dem Bestellnettopreis Rechnungseingang vor Wareneingang Ist zu einer Bestellung bereits eine Rechnung vor dem Wareneingang gebucht worden, so ist der Wert der Lieferung bekannt. In diesem Fall orientiert sich die Wertbildung an der Rechnung: der Wert des Wareneingangs errechnet sich aus der gelieferten Menge und dem Rechnungspreis. Ist eine Teilrechnung eingegangen, so wird beim Wareneingang nur die bereits berechnete Teilmenge mit dem Rechnungspreis bewertet; die restliche Menge wird mit dem Bestellpreis bewertet. Beim Storno des Wareneingangs unterscheidet man in: Storno bei wareneingangsbezogener Rechnungsprüfung Bei wareneingangsbezogener Rechnungsprüfung kann das System den Storno eines Wareneingangs dem ursprünglichen zuordnen, somit werden in der Regel die Buchungen umgekehrt. Storno bei nicht wareneingangsbezogener Rechnungsprüfung Wenn keine wareneingangsbezogene Rechnungsprüfung vorliegt und mehrere Wareneingänge mit unterschiedlichen Bestellpreisen gebucht wurden, bucht das System den Storno des Wareneingangs mit dem durchschnittlichen Zugangswert der Wareneingänge, d.h. die Buchungen werden nicht unbedingt umgekehrt. Bei einer Rücklieferung müssen Sie auf die zugehörige Bestellung oder auf den zugehörigen Materialbeleg Bezug nehmen. Seite 53

54 4.1 Wareneingang erfassen Mit diesem Dialogschritt nehmen Sie Warenbestände auf und führen eine Wareneingangsbuchung durch. Wenn Sie einen Wareneingang buchen, erzeugt das System einen Materialbeleg, der Nachweis für die Bewegung ist. Parallel zum Materialbeleg erstellt das System einen Buchhaltungsbeleg, der die für die Bewegung notwendigen Buchungszeilen auf den Konten der Buchhaltung enthält. Wenn die Ware für das Lager angeliefert wird, erhöht das System den gesamten bewerteten Bestand und die Bestandsart (z.b. frei verwendbaren Bestand) um die gelieferte Menge. Logistik Materialwirtschaft Bestandsführung Warenbewegung Wareneingang Zur Bestellung Bestellnummer bekannt Transaktionscode MIGO ABBILDUNG 42: WARENEINGANG Vorgang Immer Wareneingang Referenzbeleg Immer Bestellung Belegnummer Nummer des Einkaufbeleges/der Bestellung (entweder wählen mit Selektion oder Beleg suchen über die Transaktion ME21N) Seite 54

55 Positionsnummer des Einkaufsbeleges Gibt die Nummer an, die eine Position innerhalb eines Einkaufsbelegs eindeutig identifiziert. Wenn man eine Positionsnummer eingibt wird nur diese Position übernommen (Teillieferung) Wenn die Bestellnummer bekannt ist, ist diese im entsprechenden Feld rechts neben dem Feld Bestellung einzugeben. Ist sie nicht bekannt, kann über den Button die Bestellung gesucht werden. Alle Bestellungen erscheinen in einer Liste. Die relevante Bestellung (Bestellposition) kann gewählt und mit dem Button Übernehmen in die obige Liste der Wareneingangspositionen übernommen werden. ABBILDUNG 43 WARENEINGANG BESTELLUNG SUCHEN Nachdem die richtige Bestellung mittels Doppelklick ausgewählt wurde, kann der Suchergebnisbereich mittels geschlossen werden. Mit dem Button kann das letzte Suchergebnis jederzeit wieder eingeblendet werden. Die Transaktion, in die Sie danach gelangen, gliedert sich in drei Bereiche: Übersichtsbaum Diesen Bereich können Sie mit dem Button aus- und einblenden. Der Übersichtsbaum zeigt jeweils die letzten zehn Belege für Bestellungen, Aufträge, Reservierungen, Materialbelege und gemerkte Daten an. So haben Sie immer eine Übersicht über Ihre zuletzt ausgeführten Aktivitäten. Kopfdaten Dieser Bereich zeigt allgemeine- und Lieferantendaten des Beleges an. Er kann mit dem Button eingeblendet, bzw. mit der Funktion wieder ausgeblendet werden. Detaildaten In diesem Bereich bearbeitet man die Detaildaten des Beleges, indem der Button zum einblenden, bzw. der Button zum ausblenden, betätigt wird. Seite 55

56 Wird die Bearbeitung einer Warenbewegung vor dem buchen abgebrochen, können Sie die bisher eingegebenen Daten vom System merken lassen, ohne sie zu buchen. Sie brauchen bei Ihrer nächsten Sitzung nicht wieder sämtliche Daten neu erfassen, sondern nur die gemerkten Daten wieder aufrufen. Daten, die Sie merken möchten, übernehmen Sie mit dem Button in die Liste der gemerkten Daten, die mit Wareneingang Gemerkte Daten angezeigt werden. In dieser Liste wird ausgewählt, welche Daten Sie weiterbearbeitenwollen. Die zehn zuletzt gemerkten Daten werden auch im Übersichtsbaum angezeigt. Von hier werden diese mit Doppelklick zur weiteren Bearbeitung ausgewählt. Gemerkte Daten werden bei Weiterbearbeitung der Warenbewegung automatisch wieder gelöscht. Reiter Kopfdaten Allgemein (bitte prüfen) ABBILDUNG 44: WARENEINGANG ZUR BESTELLUNG KOPFDATEN ALLGEMEIN Bewegungsart Belegdatum Gibt einen Schlüssel für die Art der Warenbewegung an. Jede Warenbewegung ist einer Bewegungsart zugeordnet. Standard 101. Das Belegdatum gibt das Ausstellungsdatum des Originalbeleges an. Seite 56

57 Buchungsdatum Datum, unter dem der Beleg in der Buchhaltung bzw. in der Kostenrechnung erfasst wird. Standard: heute Lieferschein Mögliche Wertehinterlegung einer Nummer des vom Lieferanten ausgestellten Belegs. Frachtbrief Mögliche Wertehinterlegung basierend auf den Frachtbriefdaten. Kopftext Der Belegkopftext enthält Erläuterungen oder Hinweise, die für den gesamten Beleg, also nicht nur für bestimmte Belegpositionen, gelten. Reiter Kopfdaten Lieferant (reine Information) ABBILDUNG 45: WARENEINGANG ZUR BESTELLUNG KOPFDATEN LIEFERANT Lieferant Gibt den Namen des Lieferanten an. Per Doppelklick verzweigt man in den Stammsatz des Kreditors. Dieser Wert wird automa- Seite 57

58 tisch aus der Bestellung übernommen. Sie können über Einstellungen Vorschlagswerte, persönliche Einstellungen für die Transaktion MIGO hinterlegen, die beim nächsten Einstieg in die Transaktion zum Tragen kommen. ABBILDUNG 46: VORSCHLAGSWERTE ÄNDERN Lagerort Lagerortbezeichnung. Standard: leer Werk Bezeichnung des Werkes Bewegungsart Schlüssel für die Warenbewegung, Standard: 101 OK in Zukunft vorschlagen Gibt an, ob in der Positionsübersicht das Kennzeichen OK (Position wird in den Beleg übernommen) immer als Vorschlagswert gesetzt sein soll Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit und die Daten des Referenzbeleges werden übernommen. Seite 58

59 Reiter Detaildaten Menge (Muss Eingabe) ABBILDUNG 47: WARENEINGANG ZUR BESTELLUNG POSITIONSDETAIL MENGE Menge in ErfassungsME Gibt die zu bewegende Menge in der Erfassungsmengeneinheit an, wird mit Referenzbelegbezug vorgegeben. Menge in Lieferschein Geben Sie die tatsächlich gelieferte Erfassungsmenge und Erfassungseinheit ein (Teillieferungen möglich). Die weiteren Reiter enthalten keine Mussfelder oder dienen zur Information. Seite 59

60 Reiter Detaildaten Material (Optional) ABBILDUNG 48: WARENEINGANG ZUR BESTELLUNG POSITIONSDETAIL MATERIAL Material Materialbezeichnung wird bei Referenzbelegbezug vorgegeben. Bei Doppelklick verzweigen Sie in den Materialstammsatz. EAN in BestellME Leer. Das System schlägt, falls vorhanden, den EAN/UPC-Code der Bestellposition vor. EAN Kontrolle Leer. Zusätzlich zum EAN/UPC-Code zur Bestellmengeneinheit können Sie zu Kontrollzwecken einen weiteren EAN/UPC-Code zu einer anderen Mengeneinheit erfassen. Seite 60

61 Reiter Detaildaten Bestelldaten (optional) ABBILDUNG 49: WARENEINGANG ZUR BESTELLUNG POSITIONSDETAIL BESTELLDATEN Bestellung Gibt die Nummer der Bestellung an. Per Doppelklick verzweigt man in den Anzeigemodus der Bestellung. Endlieferkennzeichen Dieses Zeichen wird verwendet, wenn keine weitere Lieferung mehr zu erwarten ist (Unterlieferung). Es gibt an, dass die Position als erledigt gilt. Wenn dieses beim Wareneingang oder bei der Bestellung gesetzt wird, so wird zu dieser Bestellposition kein Wareneingang mehr erwartet. Endlieferung Bestellpos. Ein Häkchen hier bedeutet, dass in der zugehörigen Bestellung für diese Position das Endlieferungskennzeichen gesetzt ist. gelangen Sie in Übersicht der Bestellentwicklung des referenzierten Be- Bei Drücken des Buttons stellbeleges. Seite 61

62 ABBILDUNG 50: WARENEINGANG ZUR BESTELLUNG BESTELLENTWICKLUNG In den weiteren Reitern findet man u.a. Informationen zum Material, zum Lieferanten und der Kontierung, wobei über die Vorwärtsnavigation die einzelnen Datensätze eingesehen werden können. Um eine Position buchen zu können, muss jede zu buchende Position mit dem Kennzeichen Position OK markiert werden. In der Positionsübersicht können aber auch mehrere oder alle Positionen gleichzeitig markieren/entmarkieren werden. Dazu setzen Sie das Kennzeichen Position OK auf die oberste zu markierende/entmarkierende Position und wählen den Button. Das System kopiert die Einstellung des Kennzeichens von der aktuellen Position in alle darunter liegenden Positionen, auch wenn diese außerhalb des sichtbaren Bereiches der Positionsübersicht liegen. Mit dieser Funktion des kopierens von eingegebenen Daten werden auch Ihre Eingaben in allen anderen eingabebereiten Feldern kopiert, z.b. den Lagerort, die Erfassungsmenge oder die Bestandsart. Einzelne Positionen löschen Sie mit der Funktion. Da Sie einen Wareneingang mit Bezug auf eine Bestellung buchen, setzt das System jede ausgewählte Bestellposition in eine Wareneingangsposition um. Dies bedeutet, dass aus einer Bestellposition genau eine Wareneingangsposition erzeugt wird. Seite 62

63 Während eine Warenbewegung bearbeitet wird und Daten eingegeben werden, gibt das System keine Warn- oder Fehlermeldungen aus. Wenn Sie vor dem buchen wissen möchten, bei welchen Positionen das System Warn- oder Fehlermeldungen ausgeben würde, drücken Sie zunächst den Button. In einem Dialogfenster werden dann alle Warn- und Fehlermeldungen angezeigt. Sichern Sie den Beleg sofort mit der Speichertaste, erhalten Sie nur bei auftretenden Fehlermeldungen ein Dialogfenster mit einem Fehlerprotokoll, das die aufgetretenen Warn- und Fehlermeldungen enthält. Nachdem ein Beleg erstmalig geprüft wurde, sieht man in der Positionsübersicht eine neue Spalte, die pro Position über einen Button mit Ampelsymbol die Prüfergebnisse anzeigt. Durch klicken auf den Button, gelangt man zum Fehlerprotokoll für diese Position. ABBILDUNG 51: PROTOKOLL ANZEIGEN Der aktuelle Status der zu buchenden Warenposition wird angezeigt. ABBILDUNG 52: WARENEINGANG ZUR BESTELLUNG POSITION OK Seite 63

64 Position OK Prüfen Nur wenn dieses Kennzeichen gesetzt ist, wird diese Position in den zu buchenden Materialbeleg übernommen. Wenn Sie die Position vor dem buchen prüfen möchten, muss dieses Kennzeichen ebenfalls gesetzt sein. Die zu erfassenden Materialdaten werden auf Ihre Richtigkeit überprüft Zur weiteren Verarbeitung des Beleges betätigen Sie den Button. Ein Materialbeleg für die Bestandsaufnahme wird erstellt. Mit gelangen Sie wieder ins R/3-Menü. Für den Fall, dass für eine Bestellposition mehrere Wareneingangspositionen notwendig sind, z.b. wenn das gelieferte Material in verschiedene Lagerorte eingelagert werden soll oder eine Teilmenge in die Qualitätsprüfung gebucht werden soll, können Sie durch betätigen des Buttons die Menge teilen. ABBILDUNG 53: WARENEINGANG ZUR BESTELLUNG MENGE VERTEILEN Seite 64

65 Mit dem Button stellt man fest, welche Menge bereits verteilt wurde. Sie wird im Feld Bisher verteilt angezeigt. Wenn die gesamte Menge verteilt wurde, übernehmen Sie Ihre Eingaben mit dem Button in die Positionsübersicht. Reiter Detaildaten Wo (nur bei Lagereingang) ABBILDUNG 54: WARENEINGANG ZUR BESTELLUNG POSITIONSDETAIL WO Bewegungsart Gibt die Art der Warenbewegung an (Standard 101=Wareneingang für Bestellung in das Lager) Bestandsart Gibt an, in welchen Bestand die Menge gebucht wird (Standard frei verwendbar, sonst gesperrt, Qualitätsprüfung) Lagerort Geben Sie den Lagerort ein. Warenempfänger Gibt den Empfänger an, der für das Material oder die Dienstleistung bestimmt ist (optional). Seite 65

66 Abladestelle Gibt die Stelle an, an der das Material abzuladen ist (z.b. Rampe 1) Standard: leer Text Der Positionstext gibt einen erklärenden Text zur Belegposition. Soll dieser auch extern verwendet werden, muss der Text mit einem * (Stern) beginnen. Dadurch wird er dann auf allen Korrespondenzen, Mahnungen, Zahlungsavisen etc. ausgegeben. Hier ist beispielsweise die Abteilung einzutragen. Das Feld + oder zeigt die gebuchte Richtung der Warenbewegung (+ Warenzugang, Warenabgang) an. Bei drücken des Buttons gelangen Sie in die Bestandsübersicht des zu buchenden Materials. ABBILDUNG 55: WARENEINGANG ZUR BESTELLUNG BESTANDSÜBERSICHT Mit können die nächste Position erfassen bzw. mit der Funktion zur letzten Position zurückkehren. Seite 66

67 4.2 Wareneingang stornieren Mit dieser Funktion stornieren Sie Wareneingangsbuchungen. Die Durchführung erfolgt wieder mit der Einbildtransaktion MIGO, deren Funktionalität bereits im Kapital Wareneingang erfassen, detailliert dargestellt wurde. Logistik Materialwirtschaft Bestandsführung Warenbewegung Warenbewegung Transaktionscode MIGO Wenn der Materialbeleg bekannt ist, ist dieser im entsprechenden Feld rechts neben dem Feld einzugeben. Ist er nicht bekannt, kann der Materialbeleg über die Belegübersicht ausgewählt oder über den Button gesucht werden: Reiter Kopfdaten Allgemein ABBILDUNG 56: WARENEINGANG STORNIEREN Ausführende Funktion Storno Referenzbeleg Materialbeleg Seite 67

68 Nummer des Materialbeleges Materialbelegnummer Belegdatum Das Belegdatum gibt das Ausstellungsdatum des Originalbeleges an. Vorschlagswert für dieses Feld ist das heutige Datum. Buchungsdatum Kopftext Über Versand Das Buchungsdatum ist jenes Datum unter dem der Beleg in der Buchhaltung erfasst wird. Übernehmen Sie das heutige Datum. Der Belegkopftext enthält Erläuterungen oder Hinweise, die für den Beleg insgesamt, also nicht nur für bestimmte Belegpositionen, gelten. Leer. Reiter Detaildaten Menge ABBILDUNG 57: WARENEINGANG STORNIEREN MENGE Menge in ErfassungsME Gesamtmenge des Wareneingangsbeleges Zur weiteren Verarbeitung des Beleges müssen Sie den Button betätigen. Seite 68

69 ABBILDUNG 58: WARENEINGANG STORNIEREN GEBUCHT Auswirkungen Ein Materialbeleg wird erstellt, Fortschreibungen die beim Wareneingang stattfanden, werden rückgängig gemacht. Mit gelangt man wieder ins R/3-Menü. 4.3 Rücklieferung Soll eine bereits gelieferte Ware aus irgendeinem Grund (z. B. wegen mangelhafter Qualität oder wegen Beschädigung) an den Lieferanten zurückgeschickt werden, wird mit dieser Funktion die Ware zurückgeliefert, auch nachdem der Wareneingang schon gebucht wurde. Die Durchführung erfolgt wieder mit der Einbildtransaktion MIGO, deren Funktionalität bereits im Kapitel Wareneingang erfassen detailliert dargestellt wurde. Vor Erfassung einer Rücklieferung mit Bezug auf eine Bestellung, muss zunächst festgestellt werden, ob die Ware ins Lager, in den Verbrauch oder in den Sperrbestand gebucht wurde. Wurde die Ware beim Wareneingang in eine bestimmte Bestandsart (z. B. Qualitätsprüfbestand) gebucht, muss diese auch aus derselben Bestandsart zurückgeliefert werden. Logistik Materialwirtschaft Bestandsführung Warenbewegung Warenbewegung Transaktionscode MIGO ABBILDUNG 59: RÜCKLIEFERUNG Seite 69

70 Ausführende Funktion Referenzbeleg Rücklieferung Materialbeleg Nummer des Materialbeleges Materialbelegnummer Belegdatum Buchungsdatum Das Belegdatum gibt das Ausstellungsdatum des Originalbeleges an. Vorschlagswert für dieses Feld ist das heutige Datum. Das Buchungsdatum ist jenes Datum, unter dem der Beleg in der Buchhaltung erfasst wird. Übernehmen Sie das heutige Datum. Pflege Reiter Menge ABBILDUNG 60: RÜCKLIEFERUNG MENGE Menge in Erfassungsmenge ME Es wird die Rücklieferungsmenge eingegeben. Das System schlägt automatisch die gesamte Bestellmenge vor. Diese Menge kann geändert werden, falls die rückzuliefernde Menge kleiner ist. Pflege Reiter Wo ABBILDUNG 61: RÜCKLIEFERUNG WO Grund der Bewegung Gibt einen Schlüssel an, mit dem Sie einen Standardtext zur Begründung einer Warenbewegung (z.b. Rücksendegrund bei einer Rücklieferung) aufrufen können. Zur weiteren Verarbeitung des Beleges müssen Sie den Button betätigen. Auswirkungen Es wird ein Materialbeleg erstellt, Fortschreibungen die beim Wareneingang stattfanden werden rückgängig gemacht. Seite 70

71 4.4 Materialbelege anzeigen Jede Bewegung des Materials wird in einem Beleg fortgeschrieben. Die Materialbelege zu einem Material können Sie sich über folgenden Pfad anzeigen lassen: Logistik Materialwirtschaft Bestandsführung Umfeld Listanzeigen Materialbeleg Transaktionscode MB51 ABBILDUNG 62: MATERIALBELEGLISTE EINSTIEGSBILD Material Werk Lagerort Geben Sie das Material ein, für welches der Materialbeleg angezeigt werden soll. Wählen Sie das Werk aus, in dem sich das Material befindet. Geben Sie den Lagerort ein, an dem das Material gelagert ist. Bewegungsart Wählen Sie die Bewegungsart 101 (Wareneingang in den Verbrauch, 201 (Verbrauch für Kostenstelle aus dem Lager, WA) bzw. 261 (Verbrauch für Auftrag aus dem Lager, WA) aus (optional). Seite 71

72 Benutzername Vorgangsart Gibt den Usernamen an. Die Vorgangsart ist ein Schlüssel zur Identifikation eines Vorganges. Wählen Sie u.a. WE für Wareneingang, WA für Warenausgang (optional). Führen Sie die Liste mit aus. Sie gelangen zu der Übersicht der Materialbelege. ABBILDUNG 63: MATERIALBELEGLISTE Mittels Doppelklick auf die Materialbelegnummer verzweigen Sie direkt in den Materialbeleg. Seite 72

73 ABBILDUNG 64: MATERIALBELEG ANZEIGEN Sie können einen Materialbeleg auch über folgenden Pfad anzeigen: Logistik Materialwirtschaft Bestandsführung Materialbeleg Anzeigen Transaktionscode MB03 ABBILDUNG 65: MATERIALBELEG ANZEIGEN EINSTIEG Man gibt entweder die Materialbelegnummer ein oder sucht nach dem Materialbeleg mittels F4-Hilfe. Um die Kopfdaten des Materialbeleges anzusehen drückt man. Seite 73

74 ABBILDUNG 66: MATERIALBELEG ANZEIGEN KOPF In die Positionsansicht des Beleges kommt man mit. ABBILDUNG 67: MATERIALBELEG ANZEIGEN ÜBERSICHT Mit kann man in die Detailansicht der Belegposition verzweigen. Seite 74

75 ABBILDUNG 68: MATERIALBELEG ANZEIGEN DETAILS Mit werden der/die Buchhaltungsbeleg(e) zum Materialbeleg angezeigt. ABBILDUNG 69: RECHNUNGSWESENBELEGE ZUM MATERIALBELEG Wählen Sie den gewünschten Beleg aus und lassen Sie ihn sich anzeigen. Mit gelangen Sie wieder zurück ins Hauptmenü. Je mehr Module im Einsatz sind desto mehr Einträge hat die obige Liste. Im Schulungssystem ist neben der Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung auch die Profit-Center-Rechnung aktiv. Daher haben Sie im obigen Menü drei Einträge. Seite 75

76 5 Rechnungsprüfung Logistik Materialwirtschaft Logistik-Rechnungsprüfung Belegerfassung Eingangsrechnung hinzufügen Transaktionscode MIRO 5.1 Rechnung erfassen Beim Erfassen einer Lieferantenrechnung müssen folgende Belegkopfdaten eingegeben werden: das Belegdatum das Buchungsdatum Referenzfeld (Rechnungsnummer der Lieferantenrechnung) den Rechnungsbruttobetrag Liegt der Rechnungsbetrag über dem Bestellwert, muss die Bestellung geändert werden oder die Bestellung wird wegen Preisabweichung nach der Verbuchung zur Zahlung gesperrt. ABBILDUNG 70: RECHNUNGSERFASSUNG EINSTIEG Seite 76

77 Vorgang Rechnungsdatum Buchungsdatum Referenz Betrag Steuerbetrag Steuersatz Steuer rechnen Wählen Sie den Vorgang für die zu erfassende Eingangsrechnung aus: Rechnung Sie haben eine Lieferantenrechnung erhalten. Der Lieferant berechnet die Ware, die Sie bei ihm bestellt haben. Gutschrift Der Lieferant hat bei der letzten Lieferung zuviel berechnet, oder es wurde zum vereinbarten Gesamtpreis weniger geliefert als vereinbart, oder Sie haben eine gesamte Lieferung wegen Qualitätsmängeln an den Lieferanten zurückgesendet. Dieser Vorgang wird für eine Gutschrift der gesamten Rechnung verwendet. nachträgliche Belastung Sie haben vom Lieferanten schon eine Rechnung für die gesamt gelieferte Ware bekommen. Im Nachhinein sollen z.b. noch Frachtkosten berücksichtigt werden, dabei soll die Rechnungsmenge jedoch unverändert bleiben. nachträgliche Entlastung Im Nachhinein sollen z.b. die Frachtkosten gutgeschrieben werden, dabei soll die Gutschriftsmenge jedoch unverändert bleiben. Gibt das Rechnungseingangsdatum des Originalbelegs an. Von diesem Datum beginnen die Zahlungsfristen zu laufen. Datum, unter dem der Beleg in der Buchhaltung bzw. in der Kostenrechnung erfasst wird. Die Referenzbelegnummer entspricht der Rechnungsnummer des Lieferanten. Betrag der Belegposition in Belegwährung. Je nachdem ob das Steuer rechnen Kennzeichen gesetzt ist oder nicht, wird der Netto- oder der Bruttobetrag eingegeben. Standard: Bruttobetrag, außer EU Länder, dort netto. Betrag der Umsatzsteuer in der Belegwährung. Standard: automatische Berechnung. Das Umsatzsteuerkennzeichen steht stellvertretend für eine Steuerkategorie, die bei der Steuermeldung an die Finanzbehörden berücksichtigt werden muss. Inland vor allem V0 bis V2 bzw. V9. EU-Ausland E1 bis E2. Wenn Sie Steuer rechnen markieren, berechnet das System den Steuerbetrag auf Basis der Steuerkennzeichen der Rechnungspositionen. Standard: Zeichen setzen Seite 77

78 Text Bestellbezug (Art) Belegnummer des Bezugs Eingabe eines erklärenden Textes zur Belegposition. Ordnen Sie die Rechnung zu. Wählen Sie Bestellung/Lieferplan Gibt einen alphanumerischen Schlüssel an, der einen Einkaufsbeleg eindeutig identifiziert. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit. ABBILDUNG 71: RECHNUNGSERFASSUNG MIT BESTELLBEZUG ABBILDUNG 72: RECHNUNGSPRÜFUNG AMPEL Ampel Erklärung rot Saldo ist ungleich Null gelb ungeprüfter Zustand (Einstiegsstatus) bzw. Rechnung wurde zur Zahlung gesperrt grün- Saldo ist gleich Null Ist der Beleg in Ordnung (Ampel auf grün, richtige Konten werden gezogen), kann im Reiter Zahlung das Basisdatum eingegeben werden. Seite 78

79 Detail ABBILDUNG 73: RECHNUNGSERFASSUNG KOPFDATEN ZAHLUNG Basisdatum Dieses Feld beinhaltet das Datum, auf das sich die Fristen für die Skontofälligkeit und die Nettofälligkeit beziehen. Dies ist der Fall bei Belegpositionen auf Kontokorrentkonten. Bei Belegpositionen auf Sachkonten ist der Posten zu diesem Datum sofort fällig, da es keine Skontoangaben gibt. Bei der Belegerfassung für Kontokorrentkonten wird das Datum ggf. vorgeschlagen. Voraussetzung ist, dass im Stammsatz des Geschäftspartners ein Zahlungsbedingungsschlüssel vorgegeben wurde, für den ein Vorschlagswert im Beleg gewünscht ist. Das vorgeschlagene Datum kann überschrieben werden. Sind sämtliche Skontoprozentsätze (und Tage) nicht befüllt, so ist das Zahlungsfristenbasisdatum gleich dem Fälligkeitsdatum. ZahlBed Schlüssel, über den Zahlungsbedingungen in Form von Skontoprozentsätzen und Zahlungsfristen definiert werden. Der Schlüssel wird in Aufträgen, Bestellungen und Rechnungen verwendet. Die zugehörigen Zahlungsbedingungen liefern Informationen für die Finanzdisposition, für das Mahnwesen und den Zahlungsverkehr. Beim erfassen eines Geschäftsvorfalls kann das Feld für den Zahlungsbedingungsschlüssel auf unterschiedliche Weise gefüllt werden: - Bei den meisten Geschäftsvorfällen schlägt das System einen im Stammsatz des Geschäftspartners hinterlegten Schlüssel vor. - Für die Erfassung von Gutschriften in der Finanzbuchhaltung kann im Stammsatz ein gesonderter Schlüssel hinterlegt werden. Ist kein solcher Schlüssel vorgegeben, können Sie den für Rechnungen vorgesehenen Schlüssel durch Eingabe von * aus dem Stammsatz des Geschäftspartners übernehmen. Seite 79

80 Unabhängig davon, ob aus dem Stammsatz ein Schlüssel vorgeschlagen wird, können Sie beim erfassen einen Schlüssel eingeben. Zahlweg Zahlweg, über den dieser Posten bezahlt werden soll. Partnerbank Schlüssel, mit dem bereits in der Belegposition angegeben wird, welche Bank des Geschäftspartners verwendet werden soll. Dieses Feld ist zu befüllen, wenn der Partner mehrere Bankverbindungen besitzt und ein automatischer Zahlungslauf benutzt werden soll. Ist die Rechnung in Ordnung (Ampel auf grün und Zahlungsbasisdatum eingegeben), kann mit die Rechnung gebucht werden. Die Restlichen Reiter sind optional Hier können u.a. die Belegart und ein abweichenden Rechnungssteller eingegeben werden. Mit dem Button werden die Detaildaten des Lieferanten angezeigt. ABBILDUNG 74: RECHNUNGSERFASSUNG LIEFERANTENDETAILS Mit dem Button Mit dem Button schon gebuchte Belege. kann man die Verbuchung dieses Beleges im Vorfeld anschauen. kann man die Bestellstruktur aktiveren. Diese gibt Auskunft über Seite 80

81 ABBILDUNG 75: RECHNUNGSERFASSUNG BESTELLSTRUKTUR Für jede Gliederung in der Bestellstruktur ist fest eingestellt, dass die Knoten Lieferant, Bestellnummer und Bestellposition aufgeklappt angezeigt werden. Die jeweiligen Unterknoten können wahlweise aufund zugeklappt werden, sofern sie weitere Informationen enthalten. Abhängig von der Zuordnung zeigt das System den Inhalt der Bestellstruktur unterschiedlich gegliedert an. Den Bereich der Bestellstruktur kann man seitlich vergrößern und folgende Daten zu den Geschäftsfällen ablesen: gelieferte oder berechnete Menge Betrag in Belegwährung. Wenn Einzelposten in unterschiedlichen Belegwährungen gebucht werden, zeigt das System den Betrag der Summe in Hauswährung an. Buchungsdatum Belegnummer Arbeitsvorrat Mit dem Button wird der Arbeitsvorrat eingeblendet. ABBILDUNG 76: RECHNUNGSERFASSUNG ARBEITSVORRAT Der Arbeitsvorrat wird in den Anwendungen Eingangsrechnung hinzufügen und Eingangsrechnung vorerfassen verwendet. Im Arbeitsvorrat werden Rechnungsbelege angezeigt, die bereits mit den Anwendungen Eingangsrechnung hinzufügen oder Eingangsrechnung vorerfassen bearbeitet wurden, die aber noch nicht gebucht sind. Die Belege werden unter folgenden Knoten angezeigt: gemerkte Belege vorerfasste Belege vollständige Belege Seite 81

82 Wahlweise können im gleichen Bereich Arbeitsvorrat oder Bestellstruktur eingeblendet werden. Um die Rechnungsbelege zu bearbeiten oder anzuzeigen, wird der gewünschten Beleg mit Doppelklick auf die Belegnummer direkt aus dem Arbeitsvorrat aufgerufen. Die Rechnungsbelege werden i.d.r. im Änderungsmodus aufgerufen. Werden die Belege bereits von anderen Mitarbeitern bearbeitet, können Sie diese nur anzeigen. Der Bereich des Arbeitsvorrats kann seitlich vergrößert werden, dann kann man ggf. folgende Daten zu den gemerkten oder vorerfassten Belegen ablesen: Belegnummer Referenzbelegnummer Kreditor Betrag in Belegwährung Funktionsumfang des Arbeitsvorrates: Der Arbeitsvorrat wird wahlweise ein- oder ausgeblendet. Dazu betätigt man den Button oder. Man kann den Anzeigebereich des Arbeitsvorrats vergrößern oder verkleinern. Man kann die Spaltenbreiten ändern. Diese Änderungen können nicht gesichert werden. Man kann den gewünschten Beleg über Doppelklick auf die Belegnummer zur Bearbeitung auswählen Belegkopfdaten Folgende Registerkarten stehen zur Verfügung: Grunddaten (Muss-Eingabe) ABBILDUNG 77: RECHNUNGSERFASSUNG KOPFDATEN GRUNDDATEN Hier gibt man wie schon oben beschrieben u. a. das Belegdatum, das Buchungsdatum, den Rechnungsbruttobetrag und die Steuerinformationen ein. Seite 82

83 Zahlung (bitte jedenfalls Basisdatum eingeben) ABBILDUNG 78: RECHNUNGSERFASSUNG KOPFDATEN ZAHLUNG Hier gibt man u. a. das Zahlungsfristenbasisdatum, die Zahlungsbedingungen, den Zahlweg und die Bankdaten ein. Besitzt der Lieferant mehrere Bankkonten, kann hier das richtige Konto über PartnBank ausgewählt werden. Auch kann hier eine Zahlsperre gesetzt werden. Steuer (optional) ABBILDUNG 79: RECHNUNGSERFASSUNG KOPFDATEN STEUER Hier werden u. a. Steuerbeträge und Steuerkennzeichen eingegeben, oder Steuer rechnen markiert. Ist Steuer rechnen markiert, berechnet das System den Steuerbetrag auf Basis der Steuerkennzeichen der Rechnungspositionen. Kontakte (optional) ABBILDUNG 80: RECHNUNGSERFASSUNG KOPFDATEN KONTRAKTE Hier ermittelt das System nach erfolgter Zuordnung die Bearbeiter der bisherigen Geschäftsvorfälle. Seite 83

84 Notiz (optional) ABBILDUNG 81: RECHNUNGSERFASSUNG KOPFDATEN NOTIZ Hier können Notizen erfasst werden, die bei der Weiterbearbeitung hilfreich sein können. 5.2 Gutschrift erfassen Logistik Materialwirtschaft Logistik-Rechnungsprüfung Belegerfassung Eingangsrechnung hinzufügen Transaktionscode MIRO Unter Gutschrift wird hier immer eine Gutschrift vom Lieferanten verstanden. Das buchen einer Gutschrift führt also immer zu einer Belastung des Kreditorenkontos. Gutschriften beziehen sich wie Rechnungen auf bestimmte Bestellungen oder Wareneingänge. Sie korrigieren die Bestellentwicklung, wenn eine zu große Menge berechnet wurde, z.b. wenn eine Rechnung zu hoch war oder eine Teilmenge zurückgeliefert wurde. Mit dem buchen der Gutschrift wird in der Bestellentwicklung die gesamt berechnete Menge um die Gutschriftsmenge vermindert. Wenn die gesamt berechnete Menge nicht reduziert werden soll, müssen Sie die Gutschrift als Nachbelastung buchen. Seite 84

85 ABBILDUNG 82: RECHNUNGSPRÜFUNG GUTSCHRIFT Vorgang Rechnungsdatum Buchungsdatum Referenz Betrag Gutschrift Der Lieferant hat Ihnen bei der letzten Lieferung zuviel berechnet, z.b. wurde zum vereinbarten Gesamtpreis weniger geliefert als vereinbart, oder Sie haben eine Lieferung wegen Qualitätsmängeln teilweise an den Lieferanten zurückgesendet. Gibt das Ausstellungsdatum des Originalbelegs an. Datum, unter dem der Beleg in der Buchhaltung bzw. in der Kostenrechnung erfasst wird. Die Referenzbelegnummer muss die Belegnummer beim Geschäftspartner enthalten. Betrag der Belegposition in Belegwährung. Je nachdem ob das Steuer rechnen Kennzeichen gesetzt ist oder nicht, wird der Netto- oder der Bruttobetrag eingegeben. Standard: Bruttobetrag, außer EU-Länder, dort netto. Seite 85

86 Steuerbetrag Betrag der Umsatzsteuer in der Belegwährung. Dieses Feld wird standardmäßig automatisch berechnet. Steuersatz Das Umsatzsteuerkennzeichen steht stellvertretend für eine Steuerkategorie, die bei der Steuermeldung an die Finanzbehörden berücksichtigt werden muss. Inland V0 bis V2 bzw. V9. EU-Ausland E1 bis E2 Steuer rechnen Markieren Sie Steuer rechnen, berechnet das System den Steuerbetrag auf Basis der Steuerkennzeichen der Rechnungspositionen. Text Eingabe eines erklärenden Textes zur Belegposition (optional). Re Eingangsdatum Gibt an, an welchem Datum die Gutschrift eingegangen ist. Bestellbezug (Art) Ordnen Sie die Gutschrift zu. Wählen Sie Bestellung/Lieferplan Belegnummer des Bezugs Gibt einen alphanumerischen Schlüssel an, der einen Einkaufsbeleg eindeutig identifiziert Betrag Nettowert der Gutschriftmenge. Menge Gutschriftmenge Bestätigen sie die Eingaben mit. Mit dem Button Kann die Verbuchung dieses Beleges im Vorfeld angesehen werden. ABBILDUNG 83: BELEGSIMULATION GUTSCHRIFT Ist der Beleg in Ordnung (Ampel auf grün, richtige Konten werden gezogen, Zahlungsbasisdatum eingepflegt), wird mit die Gutschrift gebucht. Seite 86

87 5.3 nachträgliche Belastung Logistik Materialwirtschaft Logistik-Rechnungsprüfung Belegerfassung Eingangsrechnung hinzufügen Transaktionscode MIRO Eine Nachbelastung liegt vor, wenn ein Vorgang bereits abgerechnet wurde und nachträglich eine weitere Rechnung eingeht. Beim Buchen einer Rechnung als Nachbelastung ist folgendes zu beachten: Das System nimmt jede Nachbelastung in die Bestellentwicklung auf. Durch das buchen der Nachbelastung schreibt das System den Bestellvorgang nur wertmäßig, aber nicht mengenmäßig fort. Die berechnete Menge ändert sich nicht, aber es ändert sich der gesamt berechnete Wert. Es kann maximal die bereits berechnete Menge nachbelastet werden. Es ist nicht möglich, eine Nachbelastung vor einer Rechnung zu buchen. Es erfolgt keine Mengenprüfung gegenüber der gelieferten Menge. Eine Nachbelastung wird in keinem Fall wegen Mengenabweichung gesperrt. ABBILDUNG 84: RECHNUNGSPRÜFUNG NACHBELASTUNG Seite 87

88 Vorgang Hier wird der Vorgang für die Eingangsrechnung ausgewählt, die Sie erfassen möchten: nachträgliche Belastung Sie haben von ihrem Lieferanten schon eine Rechnung für die gesamt gelieferte Ware bekommen. Im Nachhinein sollen noch Frachtkosten berücksichtigt werden, dabei soll die Rechnungsmenge jedoch unverändert bleiben. Rechnungsdatum Buchungsdatum Referenz Betrag Steuerbetrag Steuersatz Steuer rechnen Text Bestellbezug (Art) Gibt das Ausstellungsdatum des Originalbelegs an. Datum, unter dem der Beleg in der Buchhaltung bzw. in der Kostenrechnung erfasst wird. Die Referenzbelegnummer muss die Belegnummer beim Geschäftspartner enthalten. Betrag der Belegposition in Belegwährung. Je nachdem ob das Steuer rechnen-kennzeichen gesetzt ist oder nicht, wird der Netto- oder der Bruttobetrag eingegeben. Standard: Bruttobetrag, außer EU-Länder, dort netto. Betrag der Umsatzsteuer in der Belegwährung. Dieses Feld wird standardmäßig automatisch berechnet. Das Umsatzsteuerkennzeichen steht stellvertretend für eine Steuerkategorie, die bei der Steuermeldung an die Finanzbehörden berücksichtigt werden muss. Inland V0 bis V2 bzw. V9. EU-Ausland E1 bis E2. Wenn Sie Steuer rechnen markieren, berechnet das System den Steuerbetrag auf Basis der Steuerkennzeichen der Rechnungspositionen. Eingabe eines erklärenden Textes zur Belegposition (optional). Ordnen Sie die Nachbelastung zu. Wählen Sie Bestellung/Lieferplan Belegnummer des Bezugs Betrag Menge Gibt einen alphanumerischen Schlüssel an, der einen Einkaufsbeleg eindeutig identifiziert Nettowert der Nachbelastung. Menge, auf die sich die Nachbelastung bezieht Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit. Seite 88

89 Mit dem Button kann die Verbuchung dieses Beleges im Vorfeld angesehen werden. ABBILDUNG 85: BELEGSIMULATION NACHBELASTUNG ABBILDUNG 86: RECHNUNGSPRÜFUNG AMPEL Ampel Erklärung: rot- Saldo ist ungleich Null gelb ungeprüfter Zustand (Einstiegsstatus) bzw. Rechnung wurde zur Zahlung gesperrt grün- Saldo ist gleich Null Die Nachbelastung wird zur Zahlung gesperrt (gelb auf Ampel), wenn die Nachbelastung den Preis (inklusive den Toleranzgrenzen) in der Bestellung überschreitet. Wenn der Beleg in Ordnung ist, können Sie mit die Nachbelastung buchen. 5.4 nachträgliche Entlastung Logistik Materialwirtschaft Logistik-Rechnungsprüfung Belegerfassung Eingangsrechnung hinzufügen Transaktionscode MIRO Eine Entlastung liegt vor, wenn ein Vorgang bereits abgerechnet wurde und nachträglich eine Gutschrift eingeht. Beim buchen einer Gutschrift als Entlastung ist folgendes zu beachten: Das System nimmt jede Entlastung in die Bestellentwicklung auf. Durch das buchen der Entlastung schreibt das System den Bestellvorgang nur wertmäßig aber nicht mengenmäßig fort. Die berechnete Menge ändert sich nicht, aber es ändert sich der gesamt berechnete Wert. Seite 89

90 Sie können maximal die Menge entlasten, die bereits berechnet wurde. Es ist nicht möglich, eine Entlastung vor einer Rechnung zu buchen. Es erfolgt keine Mengenprüfung gegenüber der gelieferten Menge; eine Entlastung wird in keinem Fall wegen Mengenabweichung gesperrt. ABBILDUNG 87: RECHNUNGSPRÜFUNG ENTLASTUNG Vorgang Rechnungsdatum Buchungsdatum Referenz Betrag nachträgliche Entlastung Sie haben von ihrem Lieferanten schon eine Gutschrift für die gesamt gelieferte Ware bekommen. Im Nachhinein sollen Ihnen die Frachtkosten gutgeschrieben werden, dabei soll die Gutschriftsmenge jedoch unverändert bleiben. Gibt das Ausstellungsdatum des Originalbelegs an. Datum, unter dem der Beleg in der Buchhaltung bzw. in der Kostenrechnung erfasst wird. Die Referenzbelegnummer muss die Belegnummer beim Geschäftspartner enthalten. Betrag der Belegposition in Belegwährung. Je nachdem ob das Steuer rechnen-kennzeichen gesetzt ist oder nicht, wird der Netto- oder der Bruttobetrag eingegeben. Standard: Bruttobetrag, außer EU-Lände,r dort netto. Seite 90

91 Steuerbetrag Steuersatz Steuer rechnen Text Bestellbezug (Art) Belegnummer des Bezugs Betrag Menge Betrag der Umsatzsteuer in der Belegwährung. Dieses Feld wird standardmäßig automatisch berechnet. Das Umsatzsteuerkennzeichen steht stellvertretend für eine Steuerkategorie, die bei der Steuermeldung an die Finanzbehörden berücksichtigt werden muss. Inland V0 bis V2 bzw. V9. EU-Ausland E1 bis E2. Wenn Sie Steuer rechnen markieren, berechnet das System den Steuerbetrag auf Basis der Steuerkennzeichen der Rechnungspositionen. Eingabe eines erklärenden Textes zur Belegposition (optional). Ordnen Sie die Entlastung zu. Wählen Sie Bestellung/Lieferplan Gibt einen alphanumerischen Schlüssel an, der einen Einkaufsbeleg eindeutig identifiziert Nettowert der Entlastung. Menge, auf die sich die Entlastung bezieht. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit. Mit dem Button können Sie sich die Verbuchung dieses Beleges im Vorfeld ansehen. ABBILDUNG 88: BELEGSIMULATION ENTLASTUNG ABBILDUNG 89: RECHNUNGSPRÜFUNG AMPEL Ampel Erklärung: rot Saldo ist ungleich Null gelb ungeprüfter Zustand (Einstiegsstatus) bzw. Rechnung wurde zur Zahlung gesperrt grün- Saldo ist gleich Null Ist der Beleg in Ordnung, können Sie mit die Nachbelastung buchen. Seite 91

92 5.5 Rechnungsbeleg anzeigen Logistik Materialwirtschaft Logistik-Rechnungsprüfung Weiterverarbeitung Rechnungsbeleg anzeigen Transaktionscode MIR4 ABBILDUNG 90: RECHNUNGSBELEG AUSWÄHLEN RechnungsBelegnummer Geschäftsjahr Mit dem Button Nummer, die einen Rechnungsbeleg eindeutig identifiziert. Die Rechnungsbelegnummer ist eindeutig pro Buchungskreis und Geschäftsjahr. Geschäftsjahr des Belegs. gelangen Sie zum Beleg. ABBILDUNG 91: RECHNUNGSBELEG ANZEIGEN Seite 92

93 Mit dem Button können Sie sich die Folgebelege (Buchhaltungs-, Kostenrechnungsbeleg, etc.) anschauen. Sie gelangen vorerst auf folgendes Selektionsbild: ABBILDUNG 92: RECHNUNGSWESENBELEGE ZUM MATERIALBELEG Wählen Sie den gewünschten Beleg aus und lassen Sie ihn sich anzeigen. Mit gelangen Sie wieder zurück ins Hauptmenü. Je mehr Module im Einsatz sind, desto mehr Einträge hat die obige Liste. Im Schulungssystem ist neben der Finanzbuchhaltung und der Kostenrechnung auch die Profit-Center-Rechnung aktiv. Im obigen Menü sind daher drei Einträge. Wurde vor der Erfassung der Rechnung ein Wareneingang gebucht, kommt es nur zu Finanzbuchhaltunsgsbelegen. Seite 93

94 ABBILDUNG 93: BUCHHALTUNGSBELEG ANZEIGEN 5.6 Storno Rechnungsbeleg Beim stornieren eines durch die Transaktion MIRO (Logistik Rechnungsprüfung) gebuchten Rechnungsbelegs, werden sowohl der Materialbeleg als auch der Buchhaltungsbeleg storniert. Da der Buchhaltungsbeleg manuell ausgeziffert werden muss (wenn die Zahlung an den Lieferanten von der Buchhaltung schon gemacht wurde), muss dieser Vorgang immer mit der Buchhaltung abgesprochen werden. Logistik Materialwirtschaft Logistik-Rechnungsprüfung Weiterverarbeitung Rechnungsbeleg stornieren Transaktionscode MR8M Zuerst erfolgt die Auswahl des Beleges über folgende Maske: ABBILDUNG 94: RECHNUNGSBELEG STORNIEREN AUSWAHL Seite 94

95 RechnungsBelegnummer Geben Sie die Belegnummer Ihres Rechnungsbeleges ein. Hier ist keine Suchhilfe möglich. Falls die Nummer nicht bekannt ist, suchen Sie den Beleg mittels Transaktion MIR6. Geschäftsjahr Geben Sie das Geschäftsjahr des Beleges ein. Die Rechnungsbelegnummern sind eindeutig pro Geschäftsjahr. Angabe zur Stornobuchung Stornogrund Wählen Sie mit Hilfe der Eingabemöglichkeiten den richtigen Eintrag. Standard: 03 (echter Storno in laufender Periode) Buchungsdatum Geben Sie das Datum ein, mit dem der Beleg in der Buchhaltung gebucht wird. Falls Sie vor dem stornieren den Beleg noch anzeigen wollen drücken Sie Rechnungsbeleg anzeigen ABBILDUNG 95: RECHNUNGSBELEG STORNIEREN BELEG ANZEIGEN Damit Sie im Storno-Bildschirm zurückkehren, verwenden Sie. Seite 95

96 5.6.2 Storno buchen Durch drücken von wird der Rechnungsbeleg storniert. Es wird also ein Storno-Rechnungsbeleg erzeugt und ein Buchhaltungsbeleg (die Stornierung des Buchhaltungsbelegs erzeugt die Rechnungsprüfung). WICHTIG: Die Auszifferung des Buchhaltungsbelegs muss manuell von der Finanzbuchhaltung gemacht werden. 5.7 Rechnung freigeben Logistik Materialwirtschaft Logistik-Rechnungsprüfung Weiterverarbeitung Gesperrte Rechnungen freigeben Transaktionscode MRBR Die Transaktion MRBR zur Rechnungsfreigabe berücksichtigt nur Rechnungen, die mit der Logistik- Rechnungsprüfung gebucht werden. Sie bietet zahlreiche Selektionsmöglichkeiten, um die Freigabe auf bestimmte Rechnungen einzuschränken. Es lassen sich gesperrte Rechnungen auflisten, die wegen Abweichungen gesperrt sind in denen manuell einen Zahlsperre gesetzt wurde die stochastisch gesperrt wurden Die Rechnungsfreigabe bietet die Möglichkeit, Rechnungen automatisch oder manuell freizugeben Automatische Freigabe Bei der automatischen Freigabe prüft das System für jeden Sperrgrund, ob er hinfällig geworden ist. Ist das der Fall, so wird der Sperrgrund gelöscht. Werden in einer Rechnung alle Sperrgründe gelöscht, so wird die Rechnung freigegeben. Der Sperrgrund Preisabweichung konnte bisher nur hinfällig werden, wenn der Bestellpreis geändert wurde. Jetzt werden bei der Prüfung auch nachträgliche Entlastungen berücksichtigt. Die automatische Freigabe kann im Hintergrund ausgeführt werden Manuelle Freigabe Bei der manuellen Freigabe erhält man eine Liste der gesperrten Rechnungen. In dieser Liste sind hinfällig gewordene Sperrgründe farbig gekennzeichnet. Der Anwender kann einzelne Sperrgründe löschen oder Rechnungen markieren, die freigegeben werden sollen. Seite 96

97 ABBILDUNG 96: GESPERRTE RECHNUNGEN FREIGEBEN EINSTIEGSMASKE Selektionskriterien ausfüllen: Zum Beispiel: Auswahl der gesperrten Rechnungen Buchungskreis Buchungskreisnummer Lieferant Lieferantennummer Verarbeitung Manuell freigeben Regelt, dass die gesperrten Rechnungen, die den im Gruppenrahmen Auswahl der gesperrten Rechnungen eingegebenen Kriterien genügen, in einer Liste angezeigt werden. Automatisch freigeben Regelt, dass aus den ausgewählten Rechnungen die Sperrgründe Menge, Preis, Termin und Qualität automatisch gelöscht werden, falls sie nicht mehr zutreffen. Rechnungen, in denen dabei alle Sperrgründe gelöscht werden, werden automatisch freigegeben. Skontotage verschieben Legt fest, dass beim freigeben in den Rechnungen die Skontotage in der Kreditorenzeile des Buchhaltungsbelegs verschoben werden. Seite 97

98 Sperrverfahren Gesperrt wegen Abweichungen Legt fest, dass in der Liste der gesperrten Rechnungen nur die angezeigt werden, die in einzelnen Positionen wegen Abweichungen gesperrt wurden. Manuelle Zahlsperre Legt fest, dass in der Liste der gesperrten Rechnungen nur solche angezeigt werden, die manuell durch das Setzen einer Zahlsperre im Belegkopf gesperrt wurden. Stochastisch gesperrt Legt fest, dass in der Liste der gesperrten Rechnungen nur solche angezeigt werden, die durch das stochastische Sperren gesperrt wurden. Mit Betätigen des Buttons gelangen Sie zu folgendem Übersichtsbild der gesperrten Rechnungen, welche den Selektionskriterien entsprechen. ABBILDUNG 97: GESPERRTE RECHUNGEN FREIGEBEN ÜBERSICHT Die Darstellung dieser Liste kann sich der User nach seinen Bedürfnissen einrichten. Im folgenden Bild sehen wir jenen Ausschnitt der Liste, welcher die Sperrgründe zu den einzelnen Belegen zeigt. Seite 98

99 ABBILDUNG 98: GESPERRTE RECHUNGEN FREIGEBEN ÜBERSICHT: SPERRGRÜNDE Markieren Sie den Sperrgrund, welchen Sie aufheben möchten und betätigen Sie den Button. Sollten Sie sämtliche Sperrgründe eines Beleges aufheben wollen, dann markieren Sie die Zeile des gewünschten Beleges und betätigen. Mit sicheren Sie Ihre Eingaben. Sind alle Sperrgründe eines Rechnungsbeleges aufgehoben, ist der Rechnungsbeleg zur Zahlung freigegeben. Seite 99