Offene Posten: Zahlungen an Lieferanten

Transkript

1 Anleitung Mit der Offenen-Posten-Verwaltung von mention haben Sie immer einer Überblick über fällige Zahlungen. Bei der Buchung der Zahlungsausgänge greifen Sie auf die offenen Posten zu. Sie können mit mention Zahlungen an Ihre Lieferanten anhand der Kontoauszüge (unter Bearbeitung / Offene Posten / Zahlungsausgang buchen) oder mit dem Druck von Überweisungen und Schecks bzw. dem Erzeugen von Dateien für den Datenträgeraustausch mit Ihrer Bank (unter Bearbeitung / Offene Posten / Lieferanten) buchen. Achtung: Die Formulare für den Druck von Schecks und Überweisungen sind über mention Formular anzupassen. Am Arbeitsplatz ist die Druckereinstellung vorzunehmen. Ohne Druckerzuordnung wird der Windows-Standarddrucker verwendet. Mit dem folgenden Beispiel erläutern wir Ihnen die Schrittfolge zur Buchung von Zahlungsausgängen im Zusammenhang mit dem Druck der Zahlungsbelege. Der Zahlungsausgang Für alle fälligen offenen Posten (in Mandantenwährung oder Euro), deren Ausgleich per Scheck oder Überweisung erfolgt, werden Zahlungsbelege gedruckt und der Zahlungsausgang gebucht. 1. Öffnen Sie die Übersicht der offenen Posten bei den Lieferanten. Wählen Sie den Menüpunkt Bearbeitung / Offene Posten / Lieferanten. Es öffnet sich das Fenster Offene Posten Lieferanten. Nach Betätigen der Eingabetaste oder einem Mausklick auf die Schaltfläche Anzeigen werden alle offenen Posten bei den Lieferanten, sortiert nach Fälligkeit, aufgelistet. Fällige offene Posten werden blau angezeigt. Abbildung: Die Liste aller offenen Posten, sortiert nach Fälligkeit Im folgenden Beispiel ist ein offener Posten bereits für den Zahlungsausgang vorbereitet: 1

2 Anleitung Abbildung: Zur Zahlung markierte Posten Angegeben ist die Zahlart (Spalte Z mit Ü - Überweisung, S - Scheck), die laufende Nummer der Bankverbindung des Mandanten (Spalte Bank) und der Zahlbetrag mit Währung (Spalten Zahlung und Wäh). Hinweis: Zahlungen, die vom Lieferanten per Lastschrift eingezogen werden, erfassen Sie über Bearbeitung / Offene Posten / Zahlungsausgang buchen (anhand des Kontoauszuges). Die Rechnung des Lieferanten KTL Computer Vertriebs GmbH ist für die Zahlung per Überweisung vorzubereiten. Hinweis: Für den Druck von Überweisungen und den Datenträgeraustausch muss in den Stammdaten des Lieferanten eine Bankverbindung für Überweisungen hinterlegt sein. 2. Bereiten Sie die fällige Rechnung zur Zahlung vor. Abbildung: Der markierte Beleg muss zur Zahlung gekennzeichnet werden Markieren Sie mit der Pfeiltaste den offenen Posten und betätigen die Eingabetaste. Mit der Maus genügt ein Doppelklick auf den Beleg. Damit aktivieren Sie die Schaltfläche Ändern und öffnen das Fenster Zahlkennzeichen. Rechnungsnummer Rechnungsbetrag vorgeschlagener Zahlbetrag Abbildung: Das Fenster Zahlkennzeichen Einige Angaben sind bereits aus dem markierten Beleg übernommen wie Belegnummer und offener Betrag. Vorgeschlagen wird der Zahlbetrag (bei Skontofälligkeit der Skontobetrag). 2

3 Anleitung Der Cursor befindet sich im Feld Zahlart. Mit der Tastenkombination Alt+ oder mit einem Mausklick auf die Schaltfläche öffnen Sie das Listenfeld. Wählen Sie mit der Pfeiltaste 'Überweisung' und betätigen die Eingabetaste. Mit der Maus genügt ein Doppelklick auf den Eintrag. Kennzeichnung zur Überweisung Bankverbindung (Mandantenbank) und abweichende Zahlungsanschrift werden aus der erfassten Lieferantenrechnung übernommen Abbildung: Der Beleg wird zur Überweisung gekennzeichnet Im Beispiel wird der volle Rechnungsbetrag überwiesen. Die Bankverbindung, von der die Zahlung erfolgen soll (= Mandantenbank), und die Zahlungsanschrift des Lieferanten sind bereits aus der erfassten Lieferantenrechnung voreingestellt. Im Textfeld kann ein Text angegeben oder über die Schaltfläche Texte aus hinterlegten Texten zum Zahlungsausgang eingefügt werden, der auf dem Zahlungsbeleg ausgedruckt wird. Mit der Tastenkombination Alt+O oder einem Mausklick auf die Schaltfläche OK übernehmen Sie die Änderungen. Sie kehren in das Fenster Offene Posten Lieferanten zurück. 3. Speichern Sie alle Änderungen. Mit der Tastenkombination Alt+P oder einem Mausklick auf die Schaltfläche Speichern werden alle Änderungen gespeichert. Abbildung: Zahlsumme aller zur Zahlung markierten Posten 3

4 Anleitung 4. Drucken Sie den Scheck. Mit der Tastenkombination Alt+A oder einem Mausklick auf die Schaltfläche Zahlung öffnen Sie das Fenster Zahlung. markierte Zahlung Mit aktivierter Option Belege anzeigen werden in der zweiten Liste die Belege zur oben markierten Zahlung angezeigt. Schaltfläche zum Scheckdruck Abbildung: Das Fenster Zahlung Der Kunde 'Richter Datentechnik' erhält einen Scheck, mit dem die Rechnung beglichen wird. Mit der Tastenkombination Alt+S oder dem Betätigen der Schaltfläche Scheck drucken Sie den Scheck. Hinweis: Zum Nachvollziehen des Beispieles können Sie die folgende Systemfrage Scheck drucken? mit 'Nein' beantworten oder drucken auf A4-Papier mit Ihrem Standarddrucker (falls keine anderen Druckereinstellungen vorgenommen wurden). 5. Buchen Sie den Zahlungsausgang. Nach dem Druck des Zahlungsbeleges kann für die Rechnung sofort der Zahlungsausgang gebucht werden. Im Beispiel ist der gedruckte Zahlungsbeleg bereits markiert. Andernfalls ist die Zahlung, die gebucht werden soll, mit den Pfeiltasten oder zu markieren. 4

5 Anleitung Nach dem Druck des Zahlungsbeleges steht in der Spalte Gedruckt das Druckdatum. Bemerkung zur Buchung des Zahlungsausganges (Pflichtangabe) Abbildung: Die Buchung des Zahlungsausganges für die Scheckzahlung Geben Sie im Feld Bemerkung zur Buchung einen Text ein (zum Beispiel 'Scheck'). Mit der Tastenkombination Alt+B oder einem Mausklick auf die Schaltfläche Buchen wird der Zahlungsausgang für die markierte Zahlung gebucht. Achtung: Mit der Buchung der Zahlung wird der Beleg von der Liste der offenen Posten gelöscht. Der Druck des Zahlungsbeleges muss deshalb vor dem Buchen erfolgen. 6. Drucken Sie die Überweisung. Nach dem Buchen des Zahlungsausganges für die Zahlung per Scheck verbleiben Sie im Fenster Zahlung. Der gebuchte Zahlungsausgang wird nicht mehr aufgelistet. Im Beispiel ist die Überweisung an den Lieferanten KTL Computer Vertriebs GmbH zu drucken. Hinweis: Zum Druck und Buchen aller Belege aktivieren Sie die Option Alle. 5

6 Anleitung Abbildung: Das Fenster Zahlung zum Druck des Überweisungsbeleges Mit der Tastenkombination Alt+Ü oder einem Mausklick auf die Schaltfläche Überweisung lösen Sie den Druck der Überweisung aus. Die Zahlungen werden in der Spalte Gedruckt mit dem Druckdatum gekennzeichnet. 7. Buchen Sie den Zahlungsausgang. Im Feld Bemerkung ist ein Text anzugeben (zum Beispiel 'Überweisung'), der im Zahlungsbeleg gespeichert wird. Bemerkung zum Zahlungsausgang Buchen der Zahlung Abbildung: Die zu buchenden Zahlungen Mit der Tastenkombination Alt+B oder einem Mausklick auf die Schaltfläche Buchen werden alle markierten Zahlungen gebucht. Die Systemfrage bestätigen Sie mit Ja. 6

7 Anleitung Rückfrage vor dem Buchen der Zahlung Abbildung: Das Buchen der Zahlungen ist zu bestätigen Mit der Buchung aller Zahlungen kehren Sie automatisch in das Fenster Offene Posten Lieferanten zurück. Die gebuchten Zahlungen werden nicht mehr als offene Posten geführt. Wurden nicht alle Zahlungen gebucht, kehren Sie mit der Esc-Taste oder einen Mausklick auf die Schaltfläche Ende in das Ausgangsfenster zurück. Abbildung: Das Fenster Offene Posten Lieferanten nach dem Buchen der Zahlungen 8. Beenden Sie die Buchung des Zahlungsausganges. Das Fenster Offene Posten Lieferanten verlassen Sie mit der Esc-Taste oder einen Mausklick auf die Schaltfläche Ende. 7

8 Anleitung Alle gebuchten Zahlungsbelege können Sie unter Bearbeitung / Offene Posten / Zahlungsausgang buchen über die Funktion Suchen Zahlungsausgangsbeleg einsehen und ggf. stornieren. 8