GS-Verein. Zahlungsverkehrsmodul. Impressum. Sage GmbH Emil-von-Behring-Str Frankfurt am Main

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1 GS-Verein Zahlungsverkehrsmodul Impressum Sage GmbH Emil-von-Behring-Str Frankfurt am Main Copyright 2016 Sage GmbH Die Inhalte und Themen in dieser Unterlage wurden mit sehr großer Sorgfalt ausgewählt, erstellt und getestet. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Sage haftet nicht für Fehler in dieser Dokumentation. Die Beschreibungen stellen ausdrücklich keine zugesicherten Eigenschaften im Rechtssinne dar.

2 Inhaltsverzeichnis 1.0 Einführung Voraussetzungen für SEPA-Lastschriften Anleitung für die Konvertierung der Stammdaten durchgeführt Aktuelle Programmversion installiert Gläubiger-ID hinterlegen Bankverbindung hinterlegen Zahlungsverkehrsmodul (ZVK) Download und erster Aufruf Import der Daten aus GS-Verein Kontrolle der übernommenen Daten GS-Verein: Daten an das ZVK übergeben Voraussetzungen für übergabefähige Buchungen Buchungsvorschau / Buchungsübergabe Zahlungsaufträge im ZVK verarbeiten Import der Buchungen aus GS-Verein Verarbeitung der Zahlungsaufträge Fertig! 20 GS-Verein Seite 2 von 20

3 1.0 Einführung Diese Anleitung erläutert Ihnen anhand von Beispielen, wie Sie Lastschriften und/oder Überweisungen mit dem Zahlungsverkehrsmodul verarbeiten können. Dieses Dokument ist gültig für folgende Programme: GS-Verein ab Version 2016 Wichtig: Stellen Sie bitte über DIENSTE > Programmaktualisierung/Info-Center sicher, dass die aktuelle Programmversion im Einsatz ist. GS-Verein Seite 3 von 20

4 2.0 Voraussetzungen für SEPA-Lastschriften 2.1 Anleitung für die Konvertierung der Stammdaten durchgeführt Für die Konvertierung der Bankdaten der Vereinsmitglieder, Adressen und Kursleiter wird dringend empfohlen, die Anleitung Konvertierung der Stammdaten in GS-Verein für SEPA vor Durchführung dieser Anleitung zu beachten. 2.2 Aktuelle Programmversion installiert Prüfen Sie über DIENSTE > Programmaktualisierung/Info-Center, ob die aktuelle Programmversion im Einsatz ist. Wird Ihnen hier ein Update angeboten, sollte dies vorab installiert werden. In Programmversionen vor sieht das Menü noch wie folgt aus: GS-Verein Seite 4 von 20

5 2.3 Gläubiger-ID hinterlegen Bitte gehen Sie über OPTIONEN > Stammdaten des Vereins. Wechseln Sie dort in den Reiter Finanzdaten und tragen Sie die Gläubiger-ID ein. Dies ist für das Zahlungsverkehrsmodul eine Voraussetzung. GS-Verein Seite 5 von 20

6 2.4 Bankverbindung hinterlegen Wechseln Sie nun auf den Reiter Bankverbindungen und prüfen Sie, ob die Bankverbindung des Vereins korrekt hinterlegt ist. GS-Verein Seite 6 von 20

7 3.0 Zahlungsverkehrsmodul (ZVK) 3.1 Download und erster Aufruf Wenn Sie das Zahlungsverkehrsmodul noch nicht verwendet haben können Sie die Installation über den Punkt BUCHUNGEN > ZAHLUNGSVERKEHR > Zahlungsverkehr öffnen anstoßen. GS-Verein Seite 7 von 20

8 Es öffnet sich nun die Information, dass noch kein Zahlungsverkehrsmodul gefunden wurde. Über die Schaltfläche < Ja > können Sie den Download beginnen. Nach dem erfolgreichen Download des Setup wird dieses automatisch installiert. GS-Verein Seite 8 von 20

9 Rufen Sie nach der Installation den Menüpunkt BUCHUNGEN > ZAHLUNGSVERKEHR > Zahlungsverkehr öffnen bitte erneut auf. Bei diesem Schritt wird nun der Mandant eingerichtet, der vom Zahlungsverkehrsmodul benötigt wird. GS-Verein Seite 9 von 20

10 Nach Aufruf des Zahlungsverkehrsmoduls wird vom Programm geprüft, ob für die übernommenen Bankverbindungen schon Online-Banking eingerichtet wurde. Ist dies nicht der Fall, kann der Assistent für die Einrichtung geöffnet und durchgegangen werden. Sie können auch die Option Diesen Dialog nicht mehr anzeigen aktivieren, wenn Sie Online-Banking nicht verwenden möchten, sondern ausschließlich mit dem SEPA-Export im XML-Format arbeiten. Über die Schaltfläche < Schließen > wird dieser Assistent zunächst geschlossen. Ist die Option nicht aktiviert, erscheint der Assistent zu Erinnerung bei jedem Start des Zahlungsverkehrsmoduls. GS-Verein Seite 10 von 20

11 3.2 Import der Daten aus GS-Verein Es startet nun der Assistent für die Übernahme der Personenstammdaten, SEPA- Mandate und Buchungen aus GS-Verein. Hinweis: Beim ersten Öffnen des Zahlungsverkehrsmoduls werden nur Stammdaten aus GS-Verein übernommen, falls noch keine Buchungsübergabe in GS-Verein durchgeführt wurde. Dies wird ab Punkt 4.0 erklärt. Klicken Sie auf < Weiter >. GS-Verein Seite 11 von 20

12 3.3 Kontrolle der übernommenen Daten Klicken Sie nun im Navigator auf den Button Einstellungen. Prüfen Sie hier die Reiter Mandantenanschrift und Bankverbindung auf Vollständigkeit. Wenn Sie z.b. die Pre-Notifikation per versenden möchten, können Sie hier auch die Einstellungen dafür vornehmen. GS-Verein Seite 12 von 20

13 4.0 GS-Verein: Daten an das ZVK übergeben 4.1 Voraussetzungen für übergabefähige Buchungen Die Buchungen in GS-Verein müssen vollständig sein, damit diese an das Zahlungsverkehrsmodul übergeben werden können. Anders als z.b. bei einer DTA- Buchung muss auch die Anschrift des Mitglieds hinterlegt sein. Ansonsten erhalten Sie bei der Übergabe der Daten eine Meldung auf unvollständige Buchungen. 4.2 Buchungsvorschau / Buchungsübergabe In GS-Verein finden Sie über das Menü BUCHUNGEN > ZAHLUNGSVERKEHR die Buchungsvorschau und die Buchungsübergabe für das Zahlungsverkehrsmodul. GS-Verein Seite 13 von 20

14 Die Buchungsvorschau zeigt Ihnen alle übergabefähigen Buchungen an. Bei der Buchungsübergabe können Sie anschließend die Buchungen der Buchungsvorschau an das Zahlungsverkehrsmodul übergeben. Hierzu fragt das Programm zuerst, ob Sie die Übergabe über das Fälligkeitsdatum einschränken möchten. Klicken Sie nach Ihrer Auswahl auf < Ok >. GS-Verein Seite 14 von 20

15 Im nächsten Schritt können Sie eine Bankverbindung auswählen, für welche die Übergabe durchgeführt werden soll und es steht eine Option zur Verfügung, mit welcher Sie die Buchungen in GS-Verein bereits zu einem gewünschten Termin als bezahlt markieren können. Zusätzlich können Sie hier ein einheitliches Datum für alle zu übergebenden Buchungen angeben, zu dem die Lastschriften von Ihrer Bank ausgeführt werden sollen. Wichtig: Bitte beachten Sie, dass Banken zur Bearbeitung von SEPA-Lastschriften eine Vorlauffrist von drei (bei Folgelastschriften) bis sechs Tagen (bei Erstlastschriften) benötigen bzw. erwarten. Das heißt, die XML-Dateien müssen der Bank mindestens drei bzw. sechs Bankarbeitstage vor dem hier angegebenen Datum vorliegen. Die maximale Vorlauffrist beträgt in der Regel 14 Bankarbeitstage. GS-Verein Seite 15 von 20

16 Über die Schaltfläche < Vorgang starten > werden die Daten für das Zahlungsverkehrsmodul bereitgestellt. Wenn noch relevante Buchungsinformationen fehlen, erhalten Sie die nachstehende Meldung im Programm. Für die nicht exportierbaren Buchungen erhalten Sie im Anschluss die Möglichkeit, ein Protokoll auszugeben. GS-Verein Seite 16 von 20

17 In diesem Protokoll werden die betroffenen Buchungen mit der Fehlerursache ausgegeben. Die aufgeführten Buchungen müssen in GS-Verein vor einer erneuten Übergabe entsprechend korrigiert werden. Nach erfolgreichem Export bietet GS-Verein die Möglichkeit, das Zahlungsverkehrsmodul zu starten. GS-Verein Seite 17 von 20

18 5.0 Zahlungsaufträge im ZVK verarbeiten 5.1 Import der Buchungen aus GS-Verein Beim Start des Zahlungsverkehrsmoduls startet automatisch der Assistent zum Import der Daten aus GS-Verein. Hinweis: Sollten Informationen in einem Zahlungsauftrag nicht korrekt sein, werden diese am Ende des Imports in einem Protokoll angezeigt. 5.2 Verarbeitung der Zahlungsaufträge Nach dem Import werden Ihnen die übernommenen Zahlungsaufträge angezeigt. Hier entscheiden Sie, was mit den Zahlungsaufträgen nun passieren soll. Bei eingerichteter HBCI-Schnittstelle können Sie die Zahlungsaufträge nun über die Schaltfläche < Verarbeiten > direkt an das Banksystem weiterleiten. Wird < Verarbeiten > gewählt, kommt die PIN/TAN-Abfrage für Ihr Bankverfahren. Danach sind die Lastschriften an die Bank übergeben und werden beim Mitglied eingezogen. GS-Verein Seite 18 von 20

19 Über die Schaltfläche < SEPA-Export > können die Daten im XML-Format exportiert werden, um diese mit Drittprogrammen zu bearbeiten oder auf einem Datenträger, bzw. Webportal an die Bank weiterzuleiten. Wichtig: Bitte beachten Sie, dass nur der aktuell angeklickte Zahlungsauftrag verarbeitet/exportiert wird. Sollen mehrere Zahlungsaufträge als Sammler verarbeitet oder exportiert werden, markieren Sie die Datensätze einzeln mit der <Leertaste> oder alle mit der Tastenkombination über <STRG +A>. Beim SEPA-Export muss nun das korrekte Format ausgewählt werden, mit dem Ihre Bank arbeitet. Sprechen Sie die Einstellung bitte vorab mit der Bank ab. Zusätzlich wählen Sie hier das Verzeichnis, in welchem die Datei abgelegt werden soll. Hinweis: Buchungen mit der gleichen Ausführungsart Erstmalig und Laufend müssen separat als Sammler an die Bank übermittelt werden. Um einen Sammler zu erstellen müssen die gewünschten Buchungen mit der <Leertaste> markiert werden. Haben Sie nur Buchungen einer Ausführungsart können Sie über <STRG>-<A> alle Datensätze in der Liste markieren. GS-Verein Seite 19 von 20

20 6.0 Fertig! Die Beitragsbuchungen sind nun per SEPA-Lastschrift entweder über das Zahlungsverkehrsmodul verarbeitet und bereits bei Ihrer Bank, oder werden im SEPA XML-Format exportiert. Haben Sie eine XML-Datei erstellt, können Sie diese über Ihr Onlinebanking-Programm oder das Onlinebanking-Portal Ihrer Bank zur Durchführung an Ihre Bank übergeben. Sollten Sie Fragen zum Programm haben, nutzen Sie bitte an jeder Stelle im Programm durch Druck auf die Taste F1 die in das Programm integrierte Onlinehilfe, welche Ihnen - immer bezogen auf das aktuell geöffnete Fenster - Informationen anzeigt. Weitere Informationen zum Programm finden Sie auch in unserer Wissensdatenbank, welche Sie über die Service Welt abrufen können. Sie erreichen die Wissensdatenbank im Internet unter der nachfolgenden Adresse: GS-Verein Seite 20 von 20