GS-Verein. SEPA XML-Export. Impressum. Sage GmbH Emil-von-Behring-Str Frankfurt am Main

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1 GS-Verein SEPA XML-Export Impressum Sage GmbH Emil-von-Behring-Str Frankfurt am Main Copyright 2016 Sage GmbH Die Inhalte und Themen in dieser Unterlage wurden mit sehr großer Sorgfalt ausgewählt, erstellt und getestet. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Sage haftet nicht für Fehler in dieser Dokumentation. Die Beschreibungen stellen ausdrücklich keine zugesicherten Eigenschaften im Rechtssinne dar.

2 Inhaltsverzeichnis 1.0 Einführung Voraussetzungen für SEPA-Lastschriften Anleitung für die Konvertierung der Stammdaten durchgeführt Aktuelle Programmversion installiert Gläubiger-ID hinterlegen Bankverbindung hinterlegen Buchungen exportieren Buchungsvorschau / Buchungsübergabe Fertig! 12 GS-Verein Seite 2 von 12

3 1.0 Einführung Diese Anleitung erläutert Ihnen anhand von Beispielen, wie Sie Lastschriften und/oder Überweisungen mit GS-Verein in eine SEPA XML-Datei exportieren können. Diese Dateien können Sie +ä über Ihr Onlinebanking-Programm oder das Onlinebanking- Portal Ihrer Bank zur Durchführung an Ihre Bank übergeben. Dieses Dokument ist gültig für folgende Programme: GS-Verein ab Version 2016 Wichtig: Der SEPA XML-Export steht erst ab der oben angegebenen Programmversion GS-Verein 2016 zur Verfügung. Stellen Sie bitte über DIENSTE > Programmaktualisierung/Info-Center sicher, dass die aktuelle Programmversion im Einsatz ist. GS-Verein Seite 3 von 12

4 2.0 Voraussetzungen für SEPA-Lastschriften 2.1 Anleitung für die Konvertierung der Stammdaten durchgeführt Die Bankdaten Ihrer Vereinsmitglieder, Adressen und Kursleiter müssen im SEPA-Format (IBAN/BIC) eingetragen sein. Sollten die Bankverbindungen nur im Format KTN/BLZ vorliegen wird dringend empfohlen, die Anleitung Konvertierung der Stammdaten in GS- Verein für SEPA vor Durchführung dieser Anleitung zu beachten. 2.2 Aktuelle Programmversion installiert Prüfen Sie über DIENSTE > Programmaktualisierung/Info-Center, ob die aktuelle Programmversion im Einsatz ist. Wird Ihnen hier ein Update angeboten, sollte dies vorab installiert werden. In Programmversionen vor sieht das Menü noch wie folgt aus: GS-Verein Seite 4 von 12

5 2.3 Gläubiger-ID hinterlegen Bitte gehen Sie über OPTIONEN > Stammdaten des Vereins. Wechseln Sie dort in den Reiter Finanzdaten und tragen Sie die Gläubiger-ID ein. Dies ist eine Voraussetzung für den SEPA-Export. GS-Verein Seite 5 von 12

6 2.4 Bankverbindung hinterlegen Wechseln Sie nun auf den Reiter Bankverbindungen und prüfen Sie, ob die Bankverbindung des Vereins korrekt hinterlegt ist. GS-Verein Seite 6 von 12

7 3.0 Buchungen exportieren 3.1 Buchungsvorschau / Buchungsübergabe In GS-Verein finden Sie über das Menü BUCHUNGEN > ZAHLUNGSVERKEHR die Buchungsvorschau und den SEPA XML-Export. GS-Verein Seite 7 von 12

8 Die Buchungsvorschau zeigt Ihnen alle exportierbaren Buchungen an. Beim Export können Sie anschließend die Buchungen der Buchungsvorschau in eine XML-Datei übergeben. Hierzu fragt das Programm zuerst, ob Sie die Übergabe über das Fälligkeitsdatum einschränken möchten. Klicken Sie nach Ihrer Auswahl auf < OK >. Hinweis: Erst- und Folgelastschriften, sowie Lastschriften und Überweisungen können nicht gemeinsam in einer XML-Datei verarbeitet werden. GS-Verein erkennt selbstständig, ob die Buchungen in mehrere Dateien aufgeteilt werden müssen und erstellt automatisch ein bis drei Dateien. GS-Verein Seite 8 von 12

9 Im nächsten Schritt können Sie eine Bankverbindung auswählen, für welche die Übergabe durchgeführt werden soll. Zudem steht eine Option zur Verfügung, mit welcher Sie die Buchungen bereits hier zu einem gewünschten Termin als bezahlt markieren können. Zusätzlich geben Sie hier das Datum an, zu dem die Lastschriften von Ihrer Bank ausgeführt sowie in welcher ZKA-Version die Dateien erstellt werden sollen. Sprechen Sie die Einstellung bitte vorab mit der Bank ab. Wichtig: Bitte beachten Sie, dass Banken zur Bearbeitung von SEPA-Lastschriften eine Vorlauffrist von drei (bei Folgelastschriften) bis sechs Tagen (bei Erstlastschriften) benötigen bzw. erwarten. Das heißt, die XML-Dateien müssen der Bank mindestens drei bzw. sechs Bankarbeitstage vor dem hier angegebenen Datum vorliegen. Die maximale Vorlauffrist beträgt in der Regel 14 Bankarbeitstage. GS-Verein Seite 9 von 12

10 Klicken Sie auf die Schaltfläche < Vorgang starten >, können Sie ein Verzeichnis wählen, in dem die Dateien abgelegt werden sollen. Wenn noch relevante Buchungsinformationen fehlen, erhalten Sie die nachstehende Meldung im Programm. GS-Verein Seite 10 von 12

11 Für die nicht exportierbaren Buchungen erhalten Sie im Anschluss die Möglichkeit, ein Protokoll auszugeben. In diesem Protokoll werden die betroffenen Buchungen mit der Fehlerursache ausgegeben. Die aufgeführten Buchungen müssen vor einer erneuten Übergabe entsprechend korrigiert werden. Nach dem Export finden Sie am zuvor angegebenen Ort bis zu drei XML-Dateien. GS-Verein Seite 11 von 12

12 4.0 Fertig! Die Buchungen sind nun im SEPA XML-Format exportiert und Sie können die Dateien an Ihre Bank zur Bearbeitung weiterreichen. Sollten Sie Fragen zum Programm haben, nutzen Sie bitte an jeder Stelle im Programm durch Druck auf die Taste F1 die in das Programm integrierte Onlinehilfe, welche Ihnen - immer bezogen auf das aktuell geöffnete Fenster - Informationen anzeigt. Weitere Informationen zum Programm finden Sie auch in unserer Wissensdatenbank, welche Sie über die Service Welt abrufen können. Sie erreichen die Wissensdatenbank im Internet unter der nachfolgenden Adresse: GS-Verein Seite 12 von 12