PC-Kaufmann SEPA-Überweisungen/SEPA Lastschriften

Transkript

1 PC-Kaufmann SEPA-Überweisungen/SEPA Lastschriften Copyright 2014 Sage GmbH Die Inhalte und Themen in dieser Unterlage wurden mit sehr großer Sorgfalt ausgewählt, erstellt und getestet. Fehlerfreiheit können wir jedoch nicht garantieren. Sage haftet nicht für Fehler in dieser Dokumentation. Die Beschreibungen stellen ausdrücklich keine zugesicherten Eigenschaften im Rechtssinne dar.

2 Inhaltsverzeichnis 1.0 Einführung Allgemeine Einstellungen Gläubigeridentifikationsnummer in Mandanteneinstellungen hinterlegen Einstellen der Bankverbindung Bankverbindung des Kunden bzw. Lieferanten korrekt einstellen Mandatsreferenznummernverwaltung Erstellung einer SEPA-konformen Lastschrift Verwendung des Lastschriftverfahrens Lastschriften-Details eingeben Versendung des Lastschriftauftrags per HBCI Erstellung einer SEPA-konforme XML-Datei SEPA Überweisungen Fertig 21 PC-Kaufmann - SEPA-Überweisungen/SEPA Lastschriften Seite 2

3 1.0 Einführung In diesem Dokument wird beschrieben, wie Sie SEPA-Überweisungen und SEPA- Lastschriften an Ihre Bank aus PC-Kaufmann heraus übertragen können. Dieses Dokument ist gültig für folgende Programme: PC-Kaufmann Fibu Pro 2015 (18.xx) PC-Kaufmann Komplettpaket Pro Version 2015 (18.xx) PC-Kaufmann Komplettpaket Version 2015 (18.xx) PC-Kaufmann - SEPA-Überweisungen/SEPA Lastschriften Seite 3

4 2.0 Allgemeine Einstellungen 2.1 Gläubigeridentifikationsnummer in Mandanteneinstellungen hinterlegen Um das SEPA Lastschriftverfahren verwenden zu können, sind einige Vorbereitungen in Ihrem Mandanten vorzunehmen. Beginnen werden wir hier mit den Mandanteneinstellungen. Öffnen Sie dazu im Menü über STAMMDATEN > GRUNDLAGEN die Mandantenverwaltung. Hier muss Ihre Gläubigeridentifikationsnummer hinterlegt werden: PC-Kaufmann - SEPA-Überweisungen/SEPA Lastschriften Seite 4

5 2.1.1 Einstellen der Bankverbindung In Ihren Hausbankverbindungen sind einige Punkt einzustellen um SEPA-Überweisungen und das SEPA-Lastschriftverfahren zu ermöglichen. Begeben Sie sich hierzu bitte zunächst in das Modul Zahlungsverkehr und öffnen über den Menüpunkt STAMMDATEN den Punkt Hausbanken und wählen Ihre Hausbank zur Bearbeitung aus. Die Felder IBAN und BIC sind zwingend für das neue Verfahren notwendig. Ebenfalls muss die Funktion SEPA auf Ja gestellt werden. PC-Kaufmann - SEPA-Überweisungen/SEPA Lastschriften Seite 5

6 Wollen Sie die SEPA Überweisungen und SEPA Lastschriften nicht direkt Online übertragen, sondern eine XML Datei exportieren, z.b. um diese über externe Programme an die Bank zu übertragen, ist die folgende Einstellung im Register Zahlungsarten zwingend notwendig: Die Zahlungsart SEPA Export muss aktiviert werden: Mit der Schaltfläche < OK > können Sie das Bearbeiten der Hausbank wieder schließen. PC-Kaufmann - SEPA-Überweisungen/SEPA Lastschriften Seite 6

7 2.2 Bankverbindung des Kunden bzw. Lieferanten korrekt einstellen Nachdem die Grundlagen geschaffen wurden und die Mandantenbankverbindung für SEPA korrekt hinterlegt wurde, muss die Kunden- bzw. Lieferantenbankverbindung eingestellt werden. Dazu wechseln Sie über den Menüpunkt STAMMDATEN in die Personenkonten und rufen die anzupassenden Konten per Doppelklick zum Bearbeiten auf. Über das Register Bankverbindung kann die der anzupassende Bankkontakt aufgerufen werden. Hier ist ebenfalls die Eingabe der IBAN und BIC als Pflichtfelder zu füllen. Außerdem muss der Haken Unterstützt SEPA gesetzt werden. Die Bankverbindungen der Kunden sind auf dem gleichen Weg zu hinterlegen. PC-Kaufmann - SEPA-Überweisungen/SEPA Lastschriften Seite 7

8 Hinweis: Es gibt keine Möglichkeit der Massenkonvertierung der SEPA- Bankverbindungen. Die IBAN und BIC müssen, sofern noch nicht hinterlegt, manuell erfasst werden. PC-Kaufmann - SEPA-Überweisungen/SEPA Lastschriften Seite 8

9 2.3 Mandatsreferenznummernverwaltung Eine Mandatsreferenznummernverwaltung ist in der PC-Kaufmann Software nicht vorgesehen. Die Mandate müssen extern verwaltet werden und die Mandatsreferenznummern müssen bei der Erstellung einer Lastschrift manuell hinterlegt werden. Hinweis: Wollen Sie die Vorteile einer programminternen Mandatsreferenznummernverwaltung in Anspruch nehmen, empfehlen wir Ihnen einen Umstieg auf die GS-Office Produkte. PC-Kaufmann - SEPA-Überweisungen/SEPA Lastschriften Seite 9

10 3.0 Erstellung einer SEPA-konformen Lastschrift 3.1 Verwendung des Lastschriftverfahrens Um bei einem Kunden SEPA-Lastschriften erstellen zu können, muss dieser zunächst als Lastschriftkunde deklariert werden. Öffnen Sie hierzu den Kunden im Kundenstamm und begeben sich in den Reiter Zahlungskonditionen. Hier muss nun die Funktion Lastschrift auf die mit dem Kunden vereinbarte Lastschriftmethode eingestellt werden: PC-Kaufmann - SEPA-Überweisungen/SEPA Lastschriften Seite 10

11 Offene Posten, welche nun auf diesen Kunden erstellt werden, können Sie nun im Modul Zahlungsverkehr in die Lastschriftenliste übernehmen. Nutzen Sie hierzu über das Menü Bearbeiten die Funktion Vorschläge erstellen. Hinweis: Erst mit der Verbuchung der Rechnung wird ein entsprechender Lastschrift- Auftrag in dem Modul Zahlungsverkehr angelegt. PC-Kaufmann - SEPA-Überweisungen/SEPA Lastschriften Seite 11

12 3.2 Lastschriften-Details eingeben Bei Lastschriften erscheint nun rechts neben jeden Debitoren ein <? > Über die Schaltfläche <? > können Sie nun die Details des Lastschriftauftrags bzw. die für SEPA-Lastschriften erforderlichen Informationen hinterlegen: Lastschriftart: Handelt es sich um einen Endkunden (Basislastschrift) oder Geschäftskunden (Firmenlastschrift) Mandatstyp: Handelt es sich um eine einmalige, oder eine wiederkehrende Lastschrift Ausstellungsdatum: Datum der Erstellung Mandatsreferenznummer: Tragen Sie hier bitte die Mandatsreferenznummer, welche Sie dem Kunden zugeordnet haben, manuell ein. Über die Schaltfläche < * > wird eine Mandatsreferenznummer automatisch erzeugt. Ende-zu-Ende-Referenz: Hierbei handelt es sich um eine Referenznummer, welche dem Kunden über den Verwendungszweck mitgeteilt wird. Diese dient der eindeutigen Identifizierung bei Rückfragen. Belastung am: Hier geben Sie das Datum an, an welchem das Kundenkonto belastet werden soll. Wichtig: Das Fälligkeitsdatum muss vordatiert werden, da SEPA Lastschriften vorangekündigt werden müssen. Steht ein zu frühes Datum in Belastung, wird Ihnen dies beim Verlassen des Formulars angezeigt und kann angepasst werden. PC-Kaufmann - SEPA-Überweisungen/SEPA Lastschriften Seite 12

13 3.3 Versendung des Lastschriftauftrags per HBCI Sind nun alle Voreinstellungen getroffen, können Sie über die Schaltfläche < Ausführen > in der Lastschriftenliste die Lastschriftsaufträge an die Bank weiterleiten. Wählen Sie hier die Zahlungsart Online, um die Lastschriften direkt über die HBCI Kontaktverwaltung an die Bank zu versenden. Nachdem Sie die Lastschriften ausgeführt haben, werden in den Onlinebankingaufträgen zwischengespeichert. Die Onlinebankingaufträge können Sie über Bearbeiten/Aufträge versenden einsehen und über die Schaltfläche < Ausführen > endgültig der Bank übergeben. PC-Kaufmann - SEPA-Überweisungen/SEPA Lastschriften Seite 13

14 3.4 Erstellung einer SEPA-konforme XML-Datei Wollen Sie die Bankaufträge nicht direkt über die HBCI Kontaktverwaltung versenden, sondern eine SEPA-konforme XML-Datei erstellen, gehen Sie bitte folgendermaßen vor: Stoßen Sie zunächst über die Schaltfläche < Ausführen > in der Lastschriftenliste die Lastschriftsaufträge an. Wählen Sie hier die Zahlungsart SEPA Export, um eine XML Datei zu den Lastschriften zu erstellen. PC-Kaufmann - SEPA-Überweisungen/SEPA Lastschriften Seite 14

15 Nachdem Sie auf den Button Ausführen klicken, können Sie die Spezifikation und den Speicherort der XML Datei angeben Spezifikation: Verschiedene Banken bzw. deren Bankingprogramme nutzen verschiedene Spezifikationen. Hier muss vorab über die Hausbank oder Ihr separates Zahlungsverkehrsprogramm in Erfahrung gebracht werden, welcher Spezifikationtypen jeweils unterstützt wird. Dateinname: Hier geben Sie den gewünschten Speicherort der XML Datei an. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche < Durchsuchen >. PC-Kaufmann - SEPA-Überweisungen/SEPA Lastschriften Seite 15

16 Es wird gemäß der ausgewählten Spezifikation ein Dateiname vorgegeben. Der Speicherort kann entsprechend ausgewählt werden. Über die Schaltfläche < Speichern > wird der Speicherpfad und der Dateiname übernommen. Durch Klicken auf < OK > wird der Zahlungsvorgang weitergeführt. PC-Kaufmann - SEPA-Überweisungen/SEPA Lastschriften Seite 16

17 Wenn die übertragenden Daten plausiblel sind, kann der Bankensammler angedruckt werden. Durch Klicken auf die Schaltfläche < Starten > wird die Druckvorschau des Bankensammlers angezeigt. Nach endgültigem Druck über das Drucksysmbol wird der Bankensammler ausgegenen. PC-Kaufmann - SEPA-Überweisungen/SEPA Lastschriften Seite 17

18 Danach erfolgt eine Abfrage, ob die Buchung durchgeführt werden soll. Durch Bestätigen über die Schaltfläche < Buchen > und im anschließendem Klicken auf < Beenden > im Folgefenster gelangen Sie zurück in die Hauptansicht des Moduls Zahlungsverkehr PC-Kaufmann - SEPA-Überweisungen/SEPA Lastschriften Seite 18

19 PC-Kaufmann - SEPA-Überweisungen/SEPA Lastschriften Seite 19

20 4.0 SEPA Überweisungen Wollen Sie SEPA Überweisung tätigen begeben Sie sich bitte in die Zahlungsliste, statt der Lastschriftenliste: Im Bereich der Überweisungen ist es nicht notwendig erweiterte Details anzugeben, aus diesem Grund steht die in Punkt 3.2 Lastschrift Details beschriebene Schaltfläche <? > in diesem Bereich nicht zur Verfügung. Die übrigen Schritte zur Versendung der Onlineaufträge beziehungsweise zur Erstellung der XML-Datei, sind identisch zu den notwendigen Schritten der Lastschriften. PC-Kaufmann - SEPA-Überweisungen/SEPA Lastschriften Seite 20

21 5.0 Fertig Sollten Sie noch Fragen zum Programm haben, nutzen Sie bitte an jeder Stelle im Programm durch Druck auf die Taste F1 die in das Programm integrierte Onlinehilfe, welche Ihnen - immer bezogen auf das aktuell geöffnete Fenster - Informationen anzeigt. Weitere Informationen zum Programm finden Sie auch in unserer Wissensdatenbank, welche Sie über die Service Welt abrufen können. Sie erreichen die Wissensdatenbank im Internet unter der nachfolgenden Adresse: PC-Kaufmann - SEPA-Überweisungen/SEPA Lastschriften Seite 21

22 Sage GmbH Emil-von-Behring-Straße Frankfurt am Main T F info@sage.de Sage GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Sage, das Sage Logo sowie hier genannte Sage Produktnamen sind eingetragene Markennamen der Sage GmbH. Alle anderen Markennamen sind Eigentum der jeweiligen Rechteinhaber. Technische, formale und druckgrafische Änderungen vorbehalten. Stand Juli 2014