Daten in Formularanwendungen eingeben und ändern

Transkript

1 Kapitel 3 SAP R/3 Einführung ISBN Daten in Formularanwendungen eingeben und ändern 3.1 Anwendungsnamen, Transaktionscodes Grundsätzlicher Ablauf von Formularanwendungen Anwendung über Easy Access starten Anwendung mit Transaktionscode starten Formularanwendungen durchführen Grundsätzlicher Ablauf von Formularanwendungen Navigation in Formularen Dateneingabe bzw. -änderung in Formularanwendungen In Formularen mehrfach gleiche Daten eingeben Benutzerparameter als Eingabehilfe definieren Bildschirmfarben für Formulare einstellen Fragen Lösungen

2

3 Daten in Formularanwendungen eingeben und ändern Sämtliche betriebswirtschaftlichen Aufgaben werden in R/3 in den Anwendungen ausgeführt, ob Sie nun Daten eingeben, ändern, anzeigen oder eine Datenauswahl in Form einer Liste anzeigen oder auch nur die Systemeinstellungen einsehen wollen. Als Synonym zu dem Begriff»Anwendung«wird in R/3 auch das Wort»Transaktion«verwendet, mit dem man einen betriebswirtschaftlich abgeschlossenen Vorgang bezeichnet. Nach dem Verwendungszweck werden drei Arten von Anwendungen unterschieden: Formularanwendungen Sie werden zum Eingeben, Ändern und Anzeigen der Daten (Datensätzen) verwendet. Man unterscheidet zwischen: Eingabeanwendungen Änderungsanwendungen Anzeigeanwendungen Die Formularanwendungen werden in diesem Kapitel besprochen. Listenanwendungen Sie werden verwendet, um eine bestimmte Auswahl an Daten aus dem gesamten Datenbestand zu selektieren und in Form einer Liste anzuzeigen und gegebenenfalls auszudrucken. Systemanwendungen Sie werden zum Einstellen und Anzeigen der Systemeinstellungen, wie z.b. Zugangsberechtigungen oder Datumsformate, verwendet. Sie können unter anderem durch Anklicken der Menüfunktion SYSTEM BENUT- ZERVORGABEN EIGENE DATEN eingesehen werden. Der Ablauf bei den 83

4 3 Daten in Formularanwendungen eingeben und ändern Systemanwendungen ist anders als bei den Formular- und Listenanwendungen. 3.1 Anwendungsnamen, Transaktionscodes Jede Anwendung hat einen Namen und einen Transaktionscode. Der Name gibt Aufschluss darüber, was man mit der Anwendung machen kann. Der Transaktionscode ist eine aus vier Zeichen bestehende Abkürzung der Anwendung. Die ersten beiden Zeichen geben normalerweise die Hauptkomponente und das Arbeitsgebiet an, zu dem eine Anwendung gehört. Hierzu einige Beispiele in der folgenden Tabelle: Code Fd01 Fd02 Fd03 Fk01 Fk02 Fk03 Su3 S000 Name der Anwendung/Zweck Debitor anlegen: Einstieg Buchhaltung Eingabe der Stammdaten eines neuen Debitors (Kunden), wie z.b. Adresse oder Bankverbindung Debitor ändern: Einstieg Buchhaltung Ändern der Kundenstammdaten Debitor anzeigen: Einstieg Buchhaltung Anzeige der Kundenstammdaten Kreditor anlegen: Einstieg Buchhaltung Eingabe der Stammdaten eines neuen Kreditors (Lieferanten), wie z.b. Adresse oder Bankverbindung Kreditor ändern: Einstieg Buchhaltung Ändern der Lieferantenstammdaten Kreditor anzeigen: Einstieg Buchhaltung Anzeige der Lieferantenstammdaten Pflege eigener Benutzervorgaben Eingabe von Daten des Benutzers, wie z.b. Adresse, Kostenstelle Rückkehr zum SAP R/3-Startmenü (Hauptmenü, Einstiegsmenü nach Anmeldung) Tabelle 3.1 Transaktionscodes einiger wichtiger Anwendungen 3.2Grundsätzlicher Ablauf von Formularanwendungen Die Anwendungen sind jeweils sogenannten Arbeitsbereichen oder -gebieten zugeordnet. Solche Arbeitsgebiete umfassen in der Regel diejenigen betrieblichen Abteilungen, in denen Anwendungen durchgeführt werden können. Hierzu einige Beispiele aus dem Finanzwesen: 84

5 1. Im Arbeitsgebiet»Debitoren«(Kundenbuchhaltung) können Sie Kundenrechnungen verbuchen, periodische Arbeiten erledigen, wie zum Beispiel Mahnungen schreiben, sowie Stammdaten von Kunden pflegen. 2. Im Arbeitsgebiet»Kreditoren«(Lieferantenbuchhaltung) können Sie Lieferantenrechnungen verbuchen, periodische Arbeiten vornehmen, wie zum Beispiel Zahlungsläufe starten oder Stammdaten von Lieferanten pflegen. 3. Im Arbeitsgebiet»Hauptbuch«(Hauptbuchhaltung) können Sie auf Sachkonten buchen, den Kontenplan pflegen und Abschlüsse, wie Bilanzen oder Gewinn- und Verlustrechnungen, erstellen. 4. Im Arbeitsgebiet»Anlagen«(Anlagenbuchhaltung) können Sie Anlagewerte, wie Gebäude oder Kraftfahrzeuge, buchhalterisch verwalten und Abschreibungen vornehmen. Aufruf von Anwendungen Für den Aufruf einer Anwendung gibt es zwei Möglichkeiten: Üblicherweise werden Anwendungen im Easy Access aufgerufen (vgl. Abbildung 3.1). Abbildung 3.1 Arbeitsgebiet»Debitoren«mit geöffnetem Menü ( SAP AG) Die Eingabe des Transaktionscodes führt direkt in das Einstiegsbild einer Anwendung. 3.2 Grundsätzlicher Ablauf von Formularanwendungen 85

6 3 Daten in Formularanwendungen eingeben und ändern Einstiegsbild Die Formularanwendungen bestehen aus den Bildschirmformularen. In diese Bildschirmformularen geben Sie Ihre Daten ein, dort ändern Sie bereits eingegebene Daten oder werden die Daten einfach nur angezeigt. Die Bildschirmformulare werden in der SAP -Terminologie auch als Dynpros bezeichnet. Die Bildschirmformulare bestehen normalerweise aus mehreren Bildschirmseiten. Die erste Bildschirmseite einer Formularanwendung nennt man Einstiegsbild. Das Einstiegsbild wird normalerweise nach dem Start einer Anwendung angezeigt. Im Einstiegsbild legen Sie fest, welche Daten Sie in einem Bildschirmformular anzeigen oder ändern wollen welche Daten Sie als Liste anzeigen oder ausdrucken wollen Die im Einstiegsbild angebotenen Felder zur Eingabe der Selektionskriterien für die Datenauswahl sind je nach Anwendung unterschiedlich. Wenn Sie dann die Selektionskriterien für die Datenauswahl festgelegt und mit ( ) bestätigt haben, wird die Datenauswahl in den Detailbildern angezeigt, um dort gelesen oder auch bearbeitet werden zu können. Im Gegensatz zu den Formular- und Listenanwendungen wird bei den Systemanwendungen, wie z.b. SYSTEM BENUTZERVORGABEN EIGENE DATEN, normalerweise kein Einstiegsbild angezeigt. Anwendung im Einstiegsbild beenden Sie haben meistens folgende Möglichkeiten, eine Anwendung im Einstiegsbild zu beenden und zum Arbeitsgebiet zurückzukehren: Symbol Taste Symbolbezeichnung Funktion (F3) Zurück Zurück zum vorhergehenden Fenster (F12) Abbrechen Abbrechen, ohne zu speichern (ª)+(F3) Beenden Beenden einer Anwendung Tabelle 3.2 Symbole und Tasten, um im Einstiegsbild zum Arbeitsgebiet zurückzukehren Sie können eine Anwendung im Einstiegsbild aber auch beenden, indem Sie die Menüfunktion BEENDEN aufrufen, die sich in der Regel im ersten Menü des Einstiegsbilds befindet. Sie kehren damit ebenfalls in das Menü des Arbeitsgebiets zurück. 86

7 3.3 Anwendung über Easy Access starten Abbildung 3.2 Menüaufruf der Anzeige von Bankstammdaten ( SAP AG) Klicken Sie sich bis zur gewünschten Aktion durch die Baumstruktur des Easy Access durch. z.b. RECHNUNGSWESEN FINANZWESEN DEBITOREN STAMMDATEN BANK ANZEIGEN 3.4 Anwendung mit Transaktionscode starten Für jede Anwendung gibt es einen speziellen vierstelligen Transaktionscode. Mit diesem Code gelangen Sie direkt und ohne Umwege über Baumhierarchien in die Anwendungen. Diese Methode wird besonders bei häufig gebrauchten Anwendungen benutzt. Ausgangspunkt Beliebige Stelle 1. Sichern Sie gegebenenfalls die Daten der aktiven Anwendung. Das Öffnen einer neuen Transaktion beendet nämlich die aktuelle Transaktion, ohne dass auf einen möglichen Datenverlust hingewiesen wird. 2. Klicken Sie in das Befehlsfeld in der Symbolleiste oder drücken Sie die Tastenkombination (Strg)+(ÿ_). Der Cursor steht nun im Befehlsfeld. 3. Geben Sie in das Befehlsfeld in der Symbolleiste»/n«ein. 3.3 Anwendung über Easy Access starten 87

8 3 Daten in Formularanwendungen eingeben und ändern Hinweis Damit teilen Sie R/3 mit, dass die vier folgenden Zeichen ein Transaktionscode für eine neue Anwendung sind, durch die die jeweils aktive Anwendung ersetzt werden soll. 4. Tippen Sie hinter /n den vierstelligen Transaktionscode ein (vgl. Abb. 3.3). 5. Drücken Sie die Taste ( ) oder klicken Sie auf das Symbol. Das erste Fenster der neuen Anwendung (Einstiegsbild) erscheint; die bisherige Anwendung wurde geschlossen. Abbildung 3.3 Aufruf von Debitoren anzeigen mittels Transaktionscode ( SAP AG) Zuletzt benutzte Anwendung erneut starten In einer sogenannten»historienliste«merkt sich R/3 die Transaktionscodes der zuletzt durchgeführten Anwendungen. Wenn Sie eine dieser Anwendungen erneut starten wollen, können Sie die Historienliste aufrufen und dort auf den gewünschten Transaktionscode klicken. Ausgangspunkt Beliebige Stelle 1. Sichern Sie gegebenenfalls die Daten der aktiven Anwendung. 2. Klicken Sie auf das Symbol im Befehlsfeld. 3. Eine Liste mit den Transaktionscodes der zuletzt benutzten Anwendungen erscheint. 4. Klicken Sie in der Liste auf den Code, dessen Anwendung Sie starten wollen (vgl. Abb. 3.4). Die Anwendung wird gestartet. 88

9 Abbildung 3.4 Anwendung aus der Historienliste starten ( SAP AG) Transaktionscode der aktuellen Anwendung Wenn Sie sich für den Code einer Transaktion interessieren, können Sie sich mit der Menüfunktion SYSTEM STATUS... den Code anzeigen lassen (vgl. Abb. 3.5). Abbildung 3.5 Transaktionscode zur Statusanzeige ( SAP AG) Ausgangspunkt Beliebige Stelle 1. Wählen Sie die Menüfunktion für die Anwendung, deren Transaktionscode Sie ermitteln wollen. 2. Wählen Sie die Menüfunktion SYSTEM STATUS... Im Feld»Transaktion«können Sie den betreffenden Transaktionscode ablesen. Sie ermitteln mit diesem Verfahren nur Transaktionscodes von aktiven Anwendungen. 3.4 Anwendung mit Transaktionscode starten 89

10 3 Daten in Formularanwendungen eingeben und ändern 3.5 Formularanwendungen durchführen Grundsätzlicher Ablauf von Formularanwendungen Der Abläufe von Formularanwendungen sind immer ähnlich. Beispiele für solche Anwendungen sind die Anzeige, Änderung oder Eingabe neuer Bankverbindungen, Kunden, Lieferanten, Aufträge, Mitarbeiter, Materialien usw. in Bildschirmformularen (Dynpros). Prägen Sie sich am Beispiel Debitoren den folgenden Musterablauf ein, damit Sie als R/3-Einsteiger die Übersicht über die vielen R/3-Fenster behalten. Der Musterablauf entspricht einer Formularanwendung zur Datenänderung. Er gilt sowohl bei einer Formularanwendung zur Anzeige als auch zur Eingabe von Daten. Ausgangspunkt Beliebige Stelle 1. Starten Sie die gewünschte Anwendung. Das erste Bild normalerweise das sogenannte»einstiegsbild«erscheint. 2. Geben Sie Ihre Vorgaben in die Felder des Einstiegsbilds ein. Hinweis Mit den Eingaben ins Einstiegsbild werden die Daten ausgewählt, die im Formular angezeigt oder geändert werden sollen, wie zum Beispiel eine Kreditorennummer (Nummer eines Lieferanten). 3. Drücken Sie die Taste ( ) oder. Das nächste Bild der Anwendung die erste Registerkarte erscheint. Hinweis In der Registerkarte werden die Detailinformationen gemäß der Vorgabe angezeigt. Für den ausgewählten Kreditor wird zum Beispiel die Adresse angezeigt. Hinweis Wählen Sie andere Daten durch klicken einer entsprechenden Drucktaste in der Drucktastenleiste. 4. Ändern Sie nach Bedarf die Inhalte in den jeweiligen Feldern der ersten Registerkarte (z.b. die Lieferantenadresse). 5. Drücken Sie das Symbol oder direkt auf den Karteireiter, um in eine andere Registerkarte zu gelangen. 6. Wiederholen Sie die beiden vorhergehenden Schritte, bis Sie alle Registerkarten bearbeitet haben. Drücken Sie das Symbol um die Daten zu sichern. Ein Dialogfenster erscheint, in dem Sie die endgültige Datensicherung vornehmen können. 7. Klicken Sie in diesem Dialogfenster 90

11 R/3 prüft die eingegebenen Daten und speichert sie im Datenbanksystem. Wieder erscheint das erste Bild der gleichen Anwendung (Einstiegsbild). 8. Klicken Sie auf das Symbol, wenn Sie die Anwendung verlassen und zum Einstieg zurück gelangen wollen Navigation in Formularen Die Navigationsfunktionen dienen zum beliebigen Wechseln zwischen verschiedenen Bildern innerhalb einer Anwendung. Sie können mit den Navigationsfunktionen bei mehrseitigen Formularen wahlweise zu einer schon bearbeiteten Formularseite zurückspringen oder nicht benötigte Formularseiten überspringen. Symbol Taste(n) Symbolbezeichnung Funktion ( ) Enter Bestätigung eines Einstiegs zur ersten Registerkarte (F3) Zurück in der Registerkarte: zurück zum Einstiegsbild (F12) Abbrechen in der Registerkarte: zurück zum Einstiegsbild (F12) Abbrechen im Einstiegsbild: zurück zum Easy Access (ª)+(F3) Beenden in der Registerkarte: zurück zum Easy Access (F7) VORIGES BILD Nur in der Registerkarte eines mehrseitigen Formulars: vorhergehende Formularseite (F8) NÄCHSTES BILD Nur in der Registerkarte eines mehrseitigen Formulars: nächste Formularseite (F5) ANZEIGEN ändern (ª)+(F5) Anderes Objekt Auswählen in der Registerkarte: Wechsel in den Änderungsmodus, um Korrekturen an Feldern durchführen zu können in der Registerkarte: Wechsel in ein anderes Objekt (z.b. anderer Debitor) (F8) Ändern im Einstiegsbild: nachträglicher Wechsel in den Ändern-Modus (F9) Anzeigen im Einstiegsbild: nachträglicher Wechsel in den Anzeige-Modus (F7) Anlegen im Einstiegsbild: nachträglicher Wechsel zur Neuanlage Tabelle 3.3 Navigationssymbole in Einstiegs- bzw. Registerkarten bei Debitoren (Symbole, Tasten) 3.5 Formularanwendungen durchführen 91

12 3 Daten in Formularanwendungen eingeben und ändern Standardmenüs zum Navigieren in Formularen Nur in den Registerkarten mit Symbolen zum Navigieren stehen Ihnen standardmäßig folgende Menüs zur Verfügung: 1. Standardmenü SPRINGEN Mit dem Standardmenü SPRINGEN können Sie direkt auf die einzelnen Bilder einer mehrseitigen Anwendung springen, ohne die Bilder einzeln»durchzublättern«. Jedes Detailbild der Anwendung wird hier mit seiner Bezeichnung einzeln aufgeführt. Abbildung 3.6 Menü SPRINGEN mit Übersicht über verfügbare Bilder ( SAP AG) 2. Standardmenü ZUSÄTZE Manche Informationen werden nur sehr selten eingegeben oder geändert. Im Menü ZUSÄTZE können Sie zu solchen aus der Formularfolge»ausgelagerten Zusatzinformationen«gelangen und diese, je nach Wunsch, anzeigen oder pflegen. Diese Informationen sind Bestandteil der jeweiligen Anwendung. Der Menübefehl VERWALTUNGSDATEN... zeigt Ihnen den ursprünglichen Erfasser sowie das erste Eingabedatum. Standardmenü UMFELD Das Menü UMFELD enthält andere Anwendungen, die mit der konkret durchgeführten Anwendung inhaltlich zusammenhängen. Über UMFELD können Sie in diese»verwandten«anwendungen wechseln, die auch aus anderen Arbeitsgebieten stammen können. Hier finden Sie auch standardmäßig Befehle mit Bezeichnungen wie FELDÄNDERUNGEN oder ÄNDERUNGS- BELEGE, aus denen Sie z.b. entnehmen, wer wann welche Änderungen im vorliegenden Formular vorgenommen hat. 92

13 Abbildung 3.7 Menü ZUSÄTZE mit Aufrufmöglichkeit von Zusatzinformationen ( SAP AG) Abbildung 3.8 Menü UMFELD mit Aufrufmöglichkeit von Anwendungen ( SAP AG) 3.5 Formularanwendungen durchführen 93

14 3 Daten in Formularanwendungen eingeben und ändern Dateneingabe bzw. -änderung in Formularanwendungen Formulardaten sichern Folgende Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung, um während des Ablaufs einer Anwendung zur Datenänderung oder -eingabe die Daten zu sichern: 1. Funktionstaste (F11) 2. Symbol in der Symbolleiste 3. Menübefehl SICHERN im linken Menü, das für jedes Arbeitsgebiet einen anderen Begriff zeigt Bearbeitung von Formulardaten mit Standardmenüs Die Menüs in den Arbeitsgebieten weisen identische Strukturen auf. Sie verringern Ihren Arbeits- und Zeitaufwand bei der Suche nach Funktionen, wenn Sie folgende Grundregeln zum Menüaufbau berücksichtigen: Standardmenü links in der Menüleiste Je nach Arbeitsgebiet hat das Standardmenü unterschiedliche Namen. Der Menüname ganz links zeigt Funktionen, die sich auf das jeweilige Informationsobjekt beziehen, zum Beispiel auf einen Kreditor. Im KREDITOR-Menü des Arbeitsgebiets»Kreditoren«können Sie: Abbildung 3.9 Anwendung»Kreditor ändern«mit geöffnetem Menü KREDITOR ( SAP AG) 94

15 1. mit dem Menübefehl ANDERER KREDITOR über das Einstiegsbild einen anderen Kreditor aufrufen und damit den bislang bearbeiteten Kreditor verlassen 2. mit dem Menübefehl ANZEIGEN ÄNDERN die Formularseiten zu Änderungen freigeben 3. mit dem Menübefehl SICHERN alle Formularseiten speichern 4. mit dem Menübefehl BEENDEN die Anwendung schließen Standardmenü bearbeiten Mit dem zweiten Menü, BEARBEITEN, können Sie Teile des Informationsobjekts bearbeiten. In der Anwendung KREDITOR ÄNDERN können für das Informationsobjekt»Kreditor«zum Beispiel mit einer Aktion alle Felder der Bankverbindung gelöscht werden. Abbildung 3.10 Anwendung DEBITORENRECHNUNG ERFASSEN mit Menü BEARBEITEN ( SAP AG) 3.5 Formularanwendungen durchführen 95