HILFE F1 Allgemeine Feldinformation ANWENDERHILFE SHIFT +F1 spezifische Feld-Hilfe

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1 Kurzanleitung Einleitung: Nachfolgende Dokumentation beschreibt nicht die komplette Anwendung des Programms, sondern nur die relevanten Funktionen und den erhobenen und geschulten Programmablauf. Funktionstasten: Damit die einzelnen Fenster und Anwendungen nicht nur mit der Maus bedient werden können, verfügt das Programm über zahlreiche Funktionstasten, welche ein Eingeben von Daten schnell und einfach ermöglichen. Maus Button Funktionstaste Anmerkung OK ENTER Bestätigungstaste ABBRECHEN ESC SPEICHERN u DRUCKEN F11 HINZUFÜGEN ARTIKEL (FK) F7 ÄNDERN ARTIKEL (FK) F6 HINZUFÜGEN TEXTE F5 Für Texte am Beleg STRG-S Infomenü HILFE F1 Allgemeine Feldinformation ANWENDERHILFE SHIFT +F1 spezifische Feld-Hilfe Symbolleiste: In der Symbolleiste begleitet den Anwender ständig ein Symbol, welches ein blaues I darstellt. Dieses Symbol verzweigt direkt in das Stammdatenmenü, um Kunden und Artikel anzulegen oder in das Informationsmemü, um über die Lagerstände und gelieferten Mengen zu informieren. Dieses Symbol kann auch über die Tastenkombination STRG+S aufgerufen werden und ist immer verfügbar. Beenden von Programmen: Das Programm kann über die standardisierten Windows Symbole beendet werden. Verwenden Sie hierzu entweder die ESC-Taste bis Sie in das Hauptmenü zurückkehren oder klicken Sie mit der Maus auf das X in den Fenstern. Unsachgemäßes Beenden von Programmen: Da es sich beim vorliegenden Produkt um ein Datenbank Programm handelt, kann ein Stromausfall oder ein unvorhergesehner Absturz des Computers zu Fehlern in der Datenbank führen. Hierzu haben wir eine interne Sicherung eingerichtet, welche auch regelmäßig angewendet werden sollte. Im Falle von unsachgemäßer Beendigung der Software lesen Sie die Dokumentation: Verhalten im Fehlerfall Seite 1 von 12

2 Kapitel 1: Eurosoft Hauptmenü In der Standard-Version beinhaltet Eurosoft KOMPAKT Serie4 eine Warenwirtschaft AFL, STAMM und INFO sowie eine Finanzbuchhaltung FIBU. Das Programm UTILS dient ausschließlich dem Eurosoft Wartungspersonal zur Administration der Software. Bild1 Schließen Sie das HAUPTMENÜ immer über den PROGRAMMENDE Button. Kapitel 2: STAMMDATEN erfassen Im Eurosoft Hauptmenü befindet sich ein Button für STAMMDATENPFLEGE (siehe Bild1). Starten Sie dieses Programm, wenn Sie KUNDEN und ARTIKEL anlegen oder ändern wollen. Auch die zugeteilten Rabatte für Ihre KUNDEN sind hier zu warten. Seite 2 von 12

3 Kunde erfassen Im Stammdatenmenü kann der Anwender unter STAMMDATEN den Bereich KUNDEN auswählen. Jedes DROP-DOWN Feld, welches mit einem PFEIL nach RECHTS ausgestattet ist, verzweigt auf ein weiters Untermenü. Wählen Sie dort die Programmpunkte KUNDE ANLEGEN oder KUNDE ÄNDERN. Die einzelnen Felder innerhalb des Kundenstamms sind mit einer aktiven Hilfe versehen. Achten Sie auf den Hilfetext unten links, welcher eingeblendet wird. Erscheit der Hinweis: ACHTUNG Anwenderhilfe, dann kann durch drücken der SHIFT+F1 Taste die KUNDEN-spezifische Hilfe eingeblendet werden. Seite 3 von 12

4 Artikel erfassen Ebenso, wie die Kunden angelegt und geändert werden, kann unter Auswahl STAMMDATEN ARTIKEL der Artikelstamm gewartet werden. Durch Drücken der SPEICHERN Taste oder F11 gelangen Sie zu den PREISEN Seite 4 von 12

5 STAMMDATEN: Eingabe der Kunden-Rabatte oder Sonderpreisen Rabatte / Sonderpreise können nach Kundengruppe, Kunde, Artikel und Artikelgruppe eingegeben werden. Anwendung: Geben Sie die Kundengruppe und die Artikelgruppe ein und definieren Sie den Rabattsatz, welcher zutrifft. Sie können auch einen einzelnen Kunden selektieren, welcher auf eine ganze Artikelgruppe Rabatte erhält, oder eine Kundengruppe, welche für bestimmte Artikel seine Rabatte erhält. Alternativ kann statt eines Rabattes nach gleichem Schema auch ein Sonderpreis definiert werden. Seite 5 von 12

6 Kapitel 3: Lagerverwaltung Im Eurosoft Hauptmenü befindet sich ein Button für A F L Auftragsbearbeitung (siehe Bild1). Starten Sie dieses Programm, wenn Sie die Lagerbuchhaltung erfassen oder ändern wollen. Lagerbestand verwalten: (Einbuchen in das Lager) Wählen Sie im Fenster ERFASSEN LFSCH oder RECHNUNGEN erfassen den Lieferanten. Sie auf Tragen Sie im Fenster LAGERZUGANG die LFS/RG Nummer des Lieferanten unter fremder Nr. ein und füllen Sie das aktuelle Datum aus, welches Sie als Eingangsdatum für den Warenbestand vorsehen. Sie befinden sich nun im Warenzugangsmenü. Bild: Lagerzugang: Seite 6 von 12

7 Kapitel 3: Lagerverwaltung Erfassen einer Fahrkarte: Wählen Sie die F7 Taste oder klicken Sie mit der Maus auf den Button Hinzufügen Artikel. Wählen Sie im nachfolgenden Fenster unter SUCHBEGRIFF Ihre gewünschten Artikel und bestätigen Sie mit OK oder <ENTER>. Tragen Sie die gewünschte MENGE ein und bestätigen Sie mit SPEICHERN. Der Artikel wird automatisch in die Lagerzugangsmaske übernommen und das System öffnet automatisch ein neues Fenster, welches auf eine neue Eingabe der nächsten Artikelnummer wartet. Setzen Sie diesen Arbeitsvorgang fort, solange Sie Fahrkarten zubuchen wollen oder beenden Sie mit ESC an dieser Position Ihre Eingabe. Wenn Sie sich wieder im Lagerzugangsmenü (Bild: Lagerzugang) befinden schließen Sie Ihre Eingaben mit SPEICHERN ab oder brechen Sie mit ESC ab, ohne zu speichern. Kehren Sie nun in das AFL Menü zurück. Seite 7 von 12

8 Kapitel 4: Bearbeitungen erfassen: Zum Erfassen von Bearbeitungen wählen Sie bitte im AFL Menü den 1.Punkt BEARBEITEN und wählen Sie im Drop-Down Menü die Auftragsbearbeitung. Wählen Sie ERFASSEN für das Erstellen von neuen Bearbeitungen oder ÄNDERN / DRUCKEN um existente Bearbeitungen zu ändern oder zu drucken. Wählen Sie BEARBEITUNGEN ERFASSEN und selektieren Sie im nachfolgenden Fenster die Bearbeitung (Beispiel: LIEFERSCHEIN Normal) zur Auslieferung von Artikel an Ihre Kunden. Selektieren Sie im nachfolgenden Eingabefenster ob Sie nach Konto-Nummer, Matchcode oder Namen Ihren Kunden suchen wollen. Markieren Sie die Auswahl und bestätigen Sie mit OK oder <ENTER> Nach Eingabe des Suchkriteriums des Kunden gelangen Sie in das AFL ERFASSEN Menü für Lieferscheine. Wenden Sie die gleiche Bedienungsweise an, wie bereits beim Lagerzugang erfassen. Seite 8 von 12

9 Kapitel 4: Lieferschein erfassen: Wählen Sie mit der F7 Taste eine Artikelnummer aus und kontrollieren Sie Preis und Rabatt in vorliegenden Feldern. Tragen Sie beim Feld MENGE die gewünschte Menge ein. Der Artikel wird automatisch in die ERFASSEN FENSTER übernommen und das Programm öffnet automatisch ein neues Fenster, welches auf eine neue Eingabe des nächsten Artikel wartet. Setzen Sie diesen Arbeitsvorgang fort, solange Sie Artikel dem Kunden zubuchen wollen oder beenden Sie mit ESC an dieser Position Ihre Eingabe. Wenn Sie sich wieder im ERFASSEN MENÜ befinden schließen Sie Ihre Eingaben mit SPEICHERN und DRUCKEN /F11 ab oder brechen Sie mit ESC ab, ohne zu speichern. Seite 9 von 12

10 Kapitel 5: Sammelrechnungen erstellen Um die Lieferscheine an die Kunden zu fakturieren gehen Sie nun wie folgt vor: Wählen Sie es erscheint folgende Abfrage: Wählen Sie NACH VORGABEN, wenn Sie die Abrechnungsscheine nach Datum eingrenzen wollen oder ALLE LIEFERSCHEINE, wenn Sie alle derzeit offenen Abrechnungsscheine gesamt in Rechnung stellen wollen. Nach Eingabe von OK werden alle Rechnungen erstellt. Dieser Programmpunkt kann einige Minuten dauern. Nach erfolgreicher Beendigung des Arbeitsschrittes meldet das Programm, wie viele Bearbeitungen erstellt wurden. OPTION: Alle Lieferscheine für <DATUM> Werden alle Positionen des Systems abgerechnet, kann auch der Menüpunk t Alle Lieferscheine für <DATUM> eingeben. Seite 10 von 12

11 Kapitel 6: Rechnungen drucken - Gesamt Um die erfassten Bearbeitungen (Rechnungen) auf Papier zu drucken wählen Sie: Wählen Sie im nächsten Abfrage Fenster erneut PROBE, damit Sie Ihre Belege vorab auf Endlospapier ausdrucken können, um die Abrechnungen zu kontrollieren. Wählen Sie die Anzahl der Ausdrucke aus und bestätigen Sie mit OK. Wählen Sie den eingerichteten Drucker RECHNUNGEN aus und bestätigen Sie mit ENTER. Die Rechnungen werden alle mit Rechnungsnummer 0 = NULL ausgedruckt. Sollten Änderungen bei den Rechnungen erforderlich sein, wählen Sie hierzu AFL Bearbeiten Ändern Status Rechnungen und suchen Sie die Belege nach Kunde. Nach erfolgter Änderung werden die Belege mit der Taste F9 abgespeichert. Wiederholen Sie den Druck der Rechnungen Gesamt und wählen Sie ABLAGE für den endgültigen Ausdruck. Dabei werden die Rechnungen verbucht, mit einer Rechnungsnummer versehen. Rechnungen drucken - Einzel Sollten Sie einzelne Rechnungen nachdrucken wollen, verwenden Sie hierzu die Funktion Auftragsbearbeitung Bearbeitungen drucken / nachdrucken auf PROBE. Suchen Sie erneut nach Kunde! Anmerkung: ABLAGE gedruckte Rechnungen können nicht mehr verändert werden. Seite 11 von 12

12 Kapitel 7: Löschen von Stammdaten Das Löschen von Stammdaten ist nur erlaubt, wenn der angelegte Datensatz noch nicht mit Bearbeitungen versehen ist. Das Programm meldet, ob ein Datensatz gelöscht werden darf. Seite 12 von 12