CPD (Conto Pro Diverse)

Transkript

1 CPD- und Auslands-EU-Lieferant CPD (Conto Pro Diverse) Für Kreditoren (=Lieferanten), die nur einmal vorkommen, können Sie den Stammsatz für CPD-Konten verwenden. Im Unterschied zu anderen Stammsätzen werden im Stammsatz für CPD-Konten keine lieferantenspezifischen Daten gespeichert, da das Konto für mehrere Lieferanten benutzt wird. Die jeweils für den Kreditor relevanten Daten, wie etwa die Anschrift oder die Bankverbindung, müssen Sie bei der Belegerfassung (Bestellung/Eingangsrechnung) jedes Mal selbstständig eingeben. Dazu gehen Sie im Benutzermenü im Feld Beschaffung auf den Punkt Bestellung anlegen und öffnen diesen mit Doppelklick. Tragen Sie im weißen Lieferantenfeld cpd* (Wichtig: setzen Sie bei jeder Abfrage einen * hinten dran) ein und drücken die ENTER-Taste. Es öffnet sich ein Auswahlfenster, in dem Sie den für Sie passenden CPD-Lieferanten auswählen und durch Doppelklick in das Lieferantenfeld übernehmen. Unterscheiden Sie bitte zu jedem CPD-Kreditor zwischen Inland, dem jeweiligen EU- Land bzw. EWR- und Drittland. Abbildung 1: Bestellung anlegen: Anlegen eines CPD-Kreditors 1

2 Nun ist es bei einem CPD-Kreditor wichtig, die Felder im Reiter Anschrift zu befüllen. Abbildung 2: Bestellung anlegen/reiter: Anschrift Möchten Sie die Lieferantendaten verfeinern, klicken Sie auf das Feld und befüllen Sie die für Sie notwendigen Felder. Beachten Sie bitte, dass das Feld Hausnummer ein eigenes Feld ist und nicht im Feld Straße einzutragen ist. Beenden Sie Ihre Eingaben mit. Abbildung 3: Bestellung anlegen/reiter: Anschrift Details Anschrift 2

3 Wenn Sie mit der Bestellung fertig sind, speichern Sie diese per Klick auf. Nun werden Sie 3 gelbe Fehlermeldungen bekommen, was bei CPD-Bestellungen immer der Fall ist: Abbildung 4: 3 gelbe Fehlermeldungen bei CPD-Bestellung Sie können diese ignorieren und per Klick auf speichern. bestätigen und die Bestellung CPD-EU-Lieferant Zusätzlich zu den gewohnten Pflichtfeldern in der Bestellung müssen bei einem Lieferanten, der aus einem EU-Land stammt, die Importdaten gepflegt werden. Es ist hierbei zwischen Warenlieferungen und Dienstleistungen zu unterscheiden, da die Importdaten auf unterschiedliche Weise gepflegt werden: Bei Dienstleistungen ist sowohl im Kopf als auch im Positionsdetail im Reiter Import das Ausschlusskennzeichen 01 zu setzen (siehe weiter unten). Bei Warenlieferungen ist nicht das Ausschlusskennzeichen zu setzen! Dafür müssen andere Importfelder gepflegt werden, wie Sie der untenstehenden Doku entnehmen können. Einzige Ausnahme: die Beförderungsdaten müssen auf jeden Fall gepflegt werden. Dazu öffnen Sie bitte den Reiter Import und pflegen im Subreiter Beförderung folgende Felder: 3

4 Abbildung 1: Bestellung anlegen/reiter: Import Spezifisch müssen Sie nun die Beförderung Ihrer bestellten Ware (bzw. Dienstleistung) angeben. Verkehrszweig Grenze Klicken Sie an, um das Pulldown-Menü (Verkehrszweig für Außenhandel) zu öffnen und wählen Sie mit Doppelklick die passenden Transportart. Verkehrszweig Inland Gehen Sie wie im Feld Verkehrszweig Grenze vor. Zusätzlich ist hier bei Dienstleistungen im nächsten Subreiter Abschlüsse das Intrastat-Ausschlusskennzeichen 01 zu setzen. Somit wird eine Intrastatmeldung verhindert. Abbildung 2: Reiter Import/Subreiter: Abschlüsse: Ausschlusskennzeichen 01 4

5 Geben Sie nun in der Positionsübersicht die Daten Ihrer Bestellung wie gewohnt ein und bestätigen diese mit ENTER. Anschließend müssen Sie im Positionsdetail die Pflichtfelder wie gewohnt befüllen. Dazu zählen die Kostenstelle bzw. Innenauftragsnummer und das jeweilige Steuerkennzeichen. Bei Dienstleistungen (z.b. Tagungs-, Seminar-, oder Kongressgebühren, Mitgliedsbeiträgen, Leistungen, welche im Ausland erbracht wurden, wie Hotelrechnungen, Bus- und Bahnkarten) im EU-Raum fällt keine Erwerbssteuer an. Daher wird das Steuerkennzeichen N0 (0%) verwendet. Bei Warenlieferungen aus dem EU-Raum (Innergemeinschaftliche Lieferung) wird auf der Rechnung keine landesspezifische MWSt verrechnet, sondern es müssen die UID- Nummern angeführt sein. Sowohl jener der TU als auch die vom Lieferanten. Das Steuerkennzeichen ist nun spezifisch zur Ware auszuwählen: E3 (10%) bei Büchern, oder E4 (20%) bei allen anderen Waren. Weiters müssen Sie auch unten im Positionsdetail die Importdaten pflegen. Wählen Sie dazu den Reiter Import. Hier gibt es weitere Reiter in denen Daten einzutragen sind: Abbildung 3: Bestellung anlegen/positionsdetail: Reiter: Import, Subreiter: Gesetzliche Kategorisierung 5

6 Subreiter: Gesetzliche Kategorisierung WarenNr/Imp.CodeNr Wählen Sie mit eine entsprechende Warengruppe aus und übernehmen diese mit Doppelklick. (Bei Dienstleistungen muss dieser Subreiter nicht befüllt werden!) Abbildung 4: Bestellung anlegen/positionsdetail: Reiter: Import, Subreiter: Ursprung/Bestimmung/Geschäft Subreiter: Ursprung/Bestimmung/Geschäft Ursprungsland Wählen Sie mit das entsprechende Ursprungsland aus und übernehmen diese mit Doppelklick. Importverfahren Wählen Sie mit den innergemeinschaftlicher Erwerb aus und übernehmen diesen mit Doppelklick. (Bei Dienstleistungen muss dieser Subreiter nicht befüllt werden!) Bei Dienstleistungen müssen Sie im Subreiter Abschlüsse/Werte im Feld Ausschluß/Einschluß das Ausschlusskennzeichen 01 eintragen oder über die Vorschlagsliste unter auswählen (Abbildung 9). Abbildung 5: Positionsdetail: Reiter Abschlüsse/Werte Bleibt die Ampel links rot, ist es sinnvoll, eine Unvollständigkeitsprüfung durchzuführen. Klicken Sie dazu auf das Icon. Es erscheint ein neues Feld, in dem alle noch zu befüllenden Felder angezeigt werden. 6

7 Abbildung 6: Unvollständigkeitsprüfung Mit Doppelklick in die jeweilige Zeile, gelangt man zu jenem Feld, welches noch zu befüllen ist (Feld ist dann weiß hinterlegt). Drücken Sie nach dem Befüllen des Feldes die ENTER-Taste. So gelangen Sie wieder in das Fenster der Unvollständigkeitsprüfung zurück und können mit dem Befüllen der noch fehlenden Felder auf die gleiche Art weiter verfahren. Bei einer grünen Ampel (links) sind alle Felder vollständig gepflegt. Hinweis: Bei einer Dienstleistung wird die Ampel im Positionsdetail ignoriert und es können auch bei einer roten Ampel die Daten abgespeichert werden (aber nur bei gesetztem Ausschlusskennzeichen - siehe Abbildung 2 und 5). Zusätzlich müssen noch im Positionsdetailreiter Mengen/Gewichte (nicht im Reiter Import) die Felder des Nettogewichts und die Mengeneinheit befüllt werden. Abbildung 7: Positionsdetail: Reiter: Mengen/Gewichte Wenn Sie alle notwendigen Daten eingegeben haben, werden diese anschließend mit zusammen mit der Bestellung gespeichert und Sie erhalten eine Bestellnummer. Mögliche Fehlermeldungen: Falls Sie die Importdaten nicht gleich richtig gepflegt haben, könnten folgende 2 Fehlermeldungen auftreten: 1.) Incoterms betreffend: Gehen Sie im Kopf in den Reiter Lieferung/Rechnung und geben Sie im Feld Incoterms FH ein. 7

8 Abbildung 8: Incoterms-Fehlermeldung 2.) GRWR (Grenzübergangswert) betreffend: Gehen Sie im Positionsdetail in den Reiter Konditionen und scrollen Sie in der Tabelle so lange hinunter bis Sie die erste freie Zeile sehen. Hier klicken Sie in das Feld in der ersten Spalte Abbildung 9: GRWR-Fehlermeldung Eingangsrechnung erfassen für CPD- und CPD-Auslands-EU-Lieferant Nachdem Sie eine Bestellung angelegt haben, und diese freigegeben worden ist, können Sie die Eingangsrechnung erfassen. Gehen Sie auf Eingangsrechnung Eingangsrechnung erfassen und geben Sie wie gewohnt das Rechnungsdatum, die Referenz, den Betrag (brutto), das Hakerl bei Steuer rechnen und die Bestellnummer ein. Durch Drücken der ENTER-Taste werden die Daten aus der Bestellung übernommen. Wenn nun der Saldo 0,00EUR anzeigt und die Ampel auf grün ist, können die Bankdaten wie folgt eingegeben werden: Drücken Sie auf die Schaltfläche und ein neues Fenster öffnet sich. 8

9 Abbildung 5: CPD-Bankdaten pflegen in Eingangsrechnung Abbildung 6: CPD-Eingangsrechnung: Sprache und Bankdaten Geben Sie rechts oben die Sprache ein (DE od. EN) und gehen Sie ganz unten rechts auf IBAN. [Falls kein IBAN notwendig ist (nur bei Drittländern wie USA, China, usw.), können Sie die Felder Bankschlüssel (= Bankleitzahl) und Bankkonto direkt befüllen und ENTER drücken.] 9

10 Abbildung 7: IBAN eingeben Geben Sie den IBAN Code ein und drücken Sie anschließend auf. Falls die Eingabe falsch ist, kommt zwar keine Fehlermeldung, aber es werden Ihre Eingaben gelöscht und keine Bankdaten generiert (Kontonummer und Bankleitzahl in die betreffenden Felder geschrieben). Falls die Bank als solche von der Quästur noch nicht in SAP angelegt ist (kann vorkommen bei exotischen Banken), dann fordern Sie bitte unter Angabe der Bankdaten (mindestens Name, Land, SWIFT Code, ev. IBAN) mittels folgenden Formulars per unter die Anlage der Bank an. In diesem Fall müssen Sie die Eingabe abbrechen. Ob die Bank schon angelegt ist oder nicht, können Sie auch feststellen, indem Sie im unteren Bereich auf den Button Bank klicken und nach Ihrer Bank suchen. Abbildung 8: Bank suchen 10

11 Abbildung 9: Anschrift und Bankdaten pflegen Auch in diese Maske wurden nun die Bankdaten übertragen. Hinweis: Bei CPD-Lieferanten aus einem EU-Land ist die UID-Nr. des Lieferanten in diesem Fenster im Feld USt-Id.Nr. einzugeben! Wenn alle Daten vorhanden sind, bestätigen Sie mit Damit kommen Sie zurück in die Hauptmaske. links unten. Nun wie gewohnt mit dem Diskettensymbol die Eingangsrechnung sichern, und den Barcode eingeben. Links unten erscheint die Belegnummer, die Sie bitte auf der Rechnung (Kontierungsstempel) vermerken. 11