SONDERKONTIERUNGEN BEI ANLAGEN

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1 SONDERKONTIERUNGEN BEI ANLAGEN 1. WANN KANN DIE HAUPTANLAGENNUMMER BEBUCHT WERDEN und WIE.. Seite 2 2. WANN MUSS EINE UNTERNUMMER ANGELEGT WERDEN. Seite 3 WER LEGT EINE UNTERNUMMER AN. Seite 3 WIE TRAGE ICH DIESE UNTERNUMMER IN DER BESTELLUNG EIN Seite 3 3. WANN MUSS EINE ANLAGE IM BAU ANGELEGT WERDEN (RATENZAHLUNG) und WIE.... Seite 5 4. EINE ANLAGE WIRD AUS ZWEI ODER MEHREREN BUDGETGELDERN BEZAHLT (MISCHFINANZIERUNG), WIE MUSS ICH VORGEHEN... Seite 9 5. WIE ERKENNE ICH AUF DER ANLAGENETIKETTE DIE ANLAGENHAUPTNUMMER UND DIE UNTER- NUMMER?.. Seite WAS DARF NACH DEM ANLEGEN EINER ANLAGE IM ANLAGENSTAMM NOCH GEÄNDERT WERDEN? Seite 15 Ansprechpersonen: Bettina Schmidhofer Vertretung: Anlagenbuchhaltung Stefanie Glaser Tel.: 58801/DW Tel.: 58801/DW FAX: 58801/ FAX: 58801/ bettina.schmidhofer@tuwien.ac.at stefanie.glaser@tuwien.ac.at Erstellt von Bettina Schmidhofer V Seite 1

2 1. Wann kann die Anlagenhauptnummer bebucht werden? Im selben und im folgenden Wirtschaftsjahr bei gleicher Investitionskontierung (Kostenstelle, Innenauftrag) immer dann wenn es sich um einen Einbau in das Hauptgerät handelt wenn es sich um Zusatzkosten wie Transportkosten, Zoll, Steuern, Versicherung, Montage, Schulungskosten handelt Skontoverluste werden automatisch durch den GuV-Lauf auf der Anlagenhauptnummer verbucht. Wie wird die Anlagenhauptnummer bebucht? Legen Sie zunächst, wie gewohnt, eine Bestellung an - alle für eine Bestellung relevanten Daten, Einkäufergruppe, Lieferant, etc. sind zu befüllen. Kontierungstyp Kurztext Warengruppe Der Kontierungstyp ist mit A für Anlage anzugeben. Hier ist eine genaue Bezeichnung des Gegenstandes (nicht nur generelle Beschreibungen, Artikelnummern, etc.) einzutragen. Es ist die Warengruppe 535 für Anlagen auszuwählen. Sobald alle Daten eingegeben wurden und am unteren linken Rand die Meldung erscheint, tragen Sie die 8-stellige Anlagennummer in den Positionsdaten im Reiter Kontierung in das Feld Anlage ein und bestätigen mit Enter. Mehr ist hier die Anlage betreffend nicht mehr zu tun. Erstellt von Bettina Schmidhofer V Seite 2

3 2. Wann muss eine Unternummer angelegt werden? Mischfinanzierung: Wenn die Anlage aus zwei oder mehreren Investitionskontierungen (Drittmittel, Globalbudget, Berufung etc.) egal ob im gleichen oder in anderen Wirtschaftsjahren bezahlt wird. Wenn es sich um Erweiterungen, welche auch bei anderen Geräten verwendet werden können, handelt (kein Ratenkauf siehe Punkt 3 Anlage im Bau). Wenn die Erweiterung ab dem 2. auf die Anschaffung folgenden Wirtschaftsjahr getätigt wird, egal ob es sich um einen Einbau oder um einen eigenständigen Gegenstand handelt. Wer legt eine Unternummer an? Eine Anlagenunternummer wird ausschließlich in der Quästur /Anlagenbuchhaltung angelegt. Folgende Daten werden dafür benötigt: 1. Anlagenhauptnummer (8-stellige Anlagennummer) 2. Bezeichnung der Erweiterung 3. Neue Kostenstelle oder neuer Innenauftrag 4. ev.neuer Standort oder Raumnummer Wie trage ich diese Unternummer in der Bestellung ein? Die Unternummer ist lediglich eine Erweiterung der Anlagenhauptnummer um eine Stelle. Wenn Sie die Unternummer erhalten haben, ist in der Bestellung wie folgt vorzugehen: Legen Sie zunächst, wie gewohnt, eine Bestellung an - alle für eine Bestellung relevanten Daten, Einkäufergruppe, Lieferant, etc. sind zu befüllen. Kontierungstyp Kurztext Warengruppe Der Kontierungstyp ist mit A für Anlage anzugeben. Hier ist eine genaue Bezeichnung des Gegenstandes (nicht nur generelle Beschreibungen, Artikelnummern, etc.) einzutragen. Es ist die Warengruppe ist 535 für Anlagen auszuwählen. Sobald alle Daten eingegeben wurden und am unteren linken Rand die Meldung erscheint, tragen Sie die 8-stellige Anlagennummer in den Positionsdaten im Reiter Kontierung in das Feld Anlage ein und die Unternummer in das nebenstehende Feld UNr. (siehe nächste Seite). Bestätigen Sie mit Enter. Erstellt von Bettina Schmidhofer V Seite 3

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5 3. Wann muss eine Anlage im Bau angelegt werden und wie? Wenn es sich um Ratenzahlungen bzw.teilzahlungen handelt, egal ob in einem oder über mehrere Wirtschaftsjahre, muss unbedingt eine Anlage im Bau angelegt werden. Eine Erfassung aller Raten/Teilzahlungen sollte sofort erfolgen, entweder in einer Bestellung mit je einer Position pro Rate/Teilzahlung oder mehreren Bestellungen (z.b.bei verschiedenen Lieferanten), damit das Obligo aufgebaut wird und der gesamte Anschaffungswert der Anlage bekannt ist. Bitte bei Anlagen keinen Rechnungsplan anlegen (hier gibt es bei eventuellen Korrekturen Probleme), sondern immer pro Zahlung eine Positionszeile ausfüllen. Vorgangseise: Legen Sie zunächst, wie gewohnt, eine Bestellung an - alle für eine Bestellung relevanten Daten, Einkäufergruppe, Lieferant, etc. sind zu befüllen. Kontierungstyp Kurztext Warengruppe Der Kontierungstyp ist mit A für Anlage anzugeben. Hier ist eine genaue Bezeichnung des Gegenstandes (nicht nur generelle Beschreibungen, Artikelnummern, etc.) einzutragen. Es ist die Warengruppe 535 für Anlagen auszuwählen. Sobald alle Daten eingegeben wurden und am unteren linken Rand die Meldung erscheint, legen Sie mit dem Button eine neue Anlage mit der Anlagenklasse (Anlage im Bau) an: Erstellt von Bettina Schmidhofer V Seite 5

6 Der weitere Vorgang Anlage anlegen ist auf der Homepage der Quästur zu finden unter: Dienstleister Quästur und Rechnungswesen SAP-Themen Anlegen von Anlagen, oder über den Link: Nachdem die erste Position der Bestelllung (= Anzahlung) abgeschlossen und die Bestellung gespeichert wurde, wird die vom System vergebene 8-stellige Anlagennummer (Trankaktion ME23N - Bestellung anzeigen) in der Bestellung angezeigt (in den Positionsdaten im Reiter Kontierung ) und ist für alle weiteren Positionen zu verwenden. Erstellt von Bettina Schmidhofer V Seite 6

7 Mit der Transaktion ME22N (Bestellung ändern) rufen Sie sich die Bestellung zur Änderung auf und befüllen die 2.Positionszeile in den Kopfdaten und bestätigen mit ENTER, es erscheint folgende Meldung am linken unteren Bildrand:. Die Anzeige ist jetzt in den Positionsdaten in die 2.Position gesprungen, der Cursor blinkt im Feld Anlage : Erstellt von Bettina Schmidhofer V Seite 7

8 Jetzt ist in den Positionsdaten im Feld Anlage die 8-stellige Anlagennummer einzutragen und die Änderung der Bestellung zu speichern. Nachdem alle Raten/Teilzahlungen eingegeben wurden, sollte die Bestellung wie folgt aussehen: Alle Teilzahlungen sind erfasst, der Gesamtwert entspricht dem Gesamtkaufpreis der Anlage, alle Liefer- bzw.zahlungstermine sind erfasst. Sollten sich noch nachträglich Änderungen bei der Rechnungslegung ergeben, so kann jederzeit vor der Eingabe der Rechnung in SAP die Bestellposition hinsichtlich Betrag, Liefertermin, etc. geändert werden. Erstellt von Bettina Schmidhofer V Seite 8

9 4. Eine Anlage wird aus zwei oder mehreren Budgettöpfen bezahlt (Mischfinanzierung), wie muss ich vorgehen? Eine Anlage kann aus mehreren Budgettöpfen bezahlt werden, dabei ist es möglich, Globalbudet und Drittmittel, aber auch Berufungsgelder, GIN und GIP s zu mischen. Folgende Punkte sind zu beachten: Es darf in einer Bestellung das Globalbudget und das Drittmittelbudget gemischt werden. Die Rechnung muss jedoch getrennt gebucht werden: Rechnungseingang: Nach Einlangen der Eingangsrechnung auf der Originalrechnung vermerken, welcher Betrag je Girokonto bzw. Profitcenter überwiesen werden soll. Anschließend die Originalrechnung kopieren und das Original und die Kopie mit dem Kontierungsstempel und einem Barcode versehen. Beide Stempel unter-fertigen. Rechnungsbuchung: Die Teilbeträge werden getrennt als eigenständige Rechnungen erfasst. Bei Erfassung der ersten Teilrechnung ist wichtig, dass die nicht verrechnete Position gelöscht wird (Dokumentation: siehe Homepage der Quästur Zahlungsverkehr Dokumentationen mehrere Rechnungen zu einer Bestellung Variante 1). Andernfalls wird die zweite Teilrechnung nach der Buchung automatisch von SAP gesperrt und muss von der Quästur freigegeben werden. Vorgehensweise, wenn der Gesamtbetrag in einer Rechnungsbuchung erfasst wurde: Schicken Sie eine an zahlungsverkehr@tuwien.ac.at mit Angabe der Belegnummer, damit die Girokonten richtiggestellt werden. Es muss zuerst eine Anlagenhauptnummer mit der Bestellung angelegt werden. Der Anlagenhauptnummer muss einem Investitionsauftrag der Mischfinanzierung zugeordnet werden. Nachdem die Bestellung abgeschlossen und gespeichert wurde, wird die vom System vergebene 8-stellige Anlagennummer (Transaktion ME23N - Bestellung anzeigen) notiert: Jetzt benötigen Sie zu dieser Anlagennummer für alle weiteren Kontierungen der Mischfinanzierung eine Unternummer. Diese wird ausschließlich in der Quästur /Anlagenbuchhaltung angelegt. Folgende Daten werden dafür benötigt: Erstellt von Bettina Schmidhofer V Seite 9

10 Anlagenhauptnummer (8-stellige Anlagennummer) Bezeichnung der Erweiterung Neue Kostenstelle oder neuer Innenauftrag ev.neuer Standort oder Raumnummer Sobald Sie die Unternummer(n) haben, können die weiteren Positionen der Mischfinanzierung eingetragen werden: Mit der Transaktion ME22N (Bestellung ändern) rufen Sie sich die Bestellung zur Änderung auf und befüllen die 2.Positionszeile in den Kopfdaten und bestätigen mit ENTER: Erstellt von Bettina Schmidhofer V Seite 10

11 Nachdem mit Enter bestätigt wurde, erscheint folgende Meldung am linken unteren Bildrand:. Die Anzeige ist jetzt in den Positionsdaten in die 2.Position gesprungen, der Cursor blinkt im Feld Anlage : Jetzt wird in den Positionsdatem im Feld Anlage die 8-stellige Anlagennummer eingetragen und im Feld Unternummer (neben dem Feld Anlage ) die von der Quästur angelegte(n) Unternummer und mit ENTER bestätigt. Danach muss die Bestellung gesichert werden. Für jeden Innenauftrag ist die Bestellung wieder neu aufzurufen, die neue Positionszeile in den Kopfdaten und die nächste Anlagennummer und Unternummer in den Positionsdaten einzutragen. Die Bestellung sieht dann wie folgt aus: Erstellt von Bettina Schmidhofer V Seite 11

12 Hier können Sie auch zwischen den Positionen, die in den Kopfdaten untereinander erscheinen, scrollen oder Sie klappen die Positionen auf und wählen aus: Jede der drei Positionsdaten ist jetzt mit den Mischfinanzierungen befüllt: Position 1 mit der Hauptnummer (bei der Hauptnummer ist Unr. Immer Null): Erstellt von Bettina Schmidhofer V Seite 12

13 Position 2 mit der 1. Unternummer: Position 3 mit der 2. Unternummer: In der Druckvorschau der Bestellung sehen Sie dann die Gesamtsumme und die auf den jeweiligen Innenauftrag entfallenden Teilbeträge: Erstellt von Bettina Schmidhofer V Seite 13

14 5. Wie erkenne ich auf der Anlagenetikette die Anlagenhauptnummer und die Unternummer? Unter der Bezeichnung des Gegenstandes (hier werden 35 Zeichen aus dem Feld Bezeichnung im Anlagenstamm ausgedruckt) ist die Kostenstelle ersichtlich. Unterhalb der Kostenstelle steht die 8-stellige Anlagennummer, welche sich aus den ersten beiden Zahlen der Anlagenklasse und allen weiteren Zahlen der laufenden Nummer in SAP zusammensetzt. Unterhalb der Anlagennummer stehen vier Zahlen. Handelt es sich um vier Nullen so ist es die Anlagenhauptnummer. Steht unterhalb der Anlagennummer eine 1,2,3, usw. so handelt es sich hier um die fortlaufende Unternummer der Anlage. Erstellt von Bettina Schmidhofer V Seite 14

15 6. Was darf nach dem Anlegen einer Anlage im Anlagenstamm noch geändert werden? Wenn eine Anlage bereits angelegt wurde, dürfen außer der Bezeichnung, dem Gebäudestandort und der Raumnummer keine Daten mehr verändert werden. Würden Sie Änderungen bezüglich Investitionsauftrag oder Kostenstelle (Abschreibung) brauchen, bitte der Quästur/Anlagenbuchhaltung bekanntgeben. Diesbezügliche Korrekturen sind nur mehr mit einer Innerbetrieblichen Leistungsverrechnung (Formular) möglich. Erstellt von Bettina Schmidhofer V Seite 15