Allevo: Budgetierung 2019

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Nadja Meyer
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Schritt 1: Makro-Einstellungen überprüfen Bitte stellen Sie sicher, dass Sie im Excel in Ihrer Citrix-Umgebung zuvor die Makros aktiviert haben ( Excel Datei Optionen Sicherheitscenter Einstellungen

Schritt 2: Login über das Citrix-Umfeld Es ist sehr wichtig, dass Sie das Login über die Desktop-Production vornehmen, weil sonst Allevo nicht geöffnet werden kann.

1 Schritt 1: Makro-Einstellungen überprüfen Bitte stellen Sie sicher, dass Sie im Excel in Ihrer Citrix-Umgebung zuvor die Makros aktiviert haben ( Excel Datei Optionen Sicherheitscenter Einstellungen für das Sicherheitscenter Einstellungen für Makros alle Makros aktivieren ). Da Allevo mit VBA-Markos arbeitet, können die Eingabedateien ansonsten nicht korrekt angezeigt werden. Schritt 2: Login über das Citrix-Umfeld Es ist sehr wichtig, dass Sie das Login über die Desktop-Production vornehmen, weil sonst Allevo nicht geöffnet werden kann. Falls die Desktop-Production bei Ihnen nicht automatisch geöffnet ist, können Sie die Anwendung mit dem Plus am linken Rand einblenden und mit dem grünen Haken aktivieren. Schritt 3: Planungseinstieg über die eigene Agenda: Controlling CO Planung Allevo : Aufruf Online-Planung (Grob- und Detailbudget) -> Benutzerhandbuch Kap. 3 und 4

Schritt 4: Markieren Sie in der Agenda die gewünschte Zeile und öffnen Sie die Excel-Eingabedatei durch Anklicken des Buttons Allevo (direkt) : Layouts Grobbudget, Ablauf (nur Fakultäten): Layout 20

2 Schritt 4: Markieren Sie in der Agenda die gewünschte Zeile und öffnen Sie die Excel-Eingabedatei durch Anklicken des Buttons Allevo (direkt) : Layouts Grobbudget, Ablauf (nur Fakultäten): Layout 20 (fakultativ): GB-Vorgabe vom Dekan: Falls die Institute/Einheiten innerhalb des Grobbudgetprozesses involviert sind, kann in einem ersten Schritt durch die Fakultät die Vorgabe auf Stufe Institut/Einheit erfasst werden. Layout 30 (fakultativ): Antrag vom Institut: Planung durch das Institut/Einheit Layout 40 (zwingend): Antrag vom Dekan: Planung auf Stufe Fakultät. Falls nur auf dieser Stufe geplant wird, kann direkt mit diesem Layout eingestiegen werden. Layouts Detailbudget, Ablauf: Layout 120 (zwingend; Fakultäten und einzelne ZDU-Einheiten; siehe unten): Verteilung der Vorgabe: In einem ersten Schritt ist die Vorgabe auf die Profitcenter zu verteilen. Layout 121(zwingend): Antrag vom Planungsverantwortlichen: In einem zweiten Schritt wird das Budget auf die einzelnen Elemente (Kostenstelle und PSP-Elemente) verteilt. Beispiel Agenda: In Ihrer Allevo Agenda werden automatisch nur die Objekte angezeigt, für deren Budgetierung Sie zuständig sind. Achtung: Bei den Fakultäten sowie bei den Abteilungen Personal, Finanzen, Bauprojekte, Zentrale Informatik, Recht und Datenschutz und FINF muss die Budgetvorgabe innerhalb des Detailbudgetprozesses zuerst von der Profitcenter-Gruppe auf die einzelnen Profitcenter verteilt werden, bevor die Kostenstellen und PSP-Elemente bebucht werden können. Bearbeiten Sie daher bitte zuerst die Positionen in Ihrer Agenda mit dem Layout 0120 DB Verteilung Vorgabe und anschliessend die Positionen mit dem Layout 0121 DB Antrag vom Planungsverantwortlichen.

Schritt 3: Erfassen Sie Ihre Budgeteingabe in den gelben Feldern und speichern (Funktion Plandaten übernehmen ) Sie diese in SAP: Ansicht Grobbudget Ansicht Detailbudget Achtung: Eingaben auf dem

Beim Detailbudget wird die Planung der Plankostenarten zudem mit einem orangen Feld angezeigt. Bemerkungen beim Detailbudget sind fakultativ.

3 Schritt 3: Erfassen Sie Ihre Budgeteingabe in den gelben Feldern und speichern (Funktion Plandaten übernehmen ) Sie diese in SAP: Ansicht Grobbudget Ansicht Detailbudget Achtung: Eingaben auf dem Totalblatt sind nicht möglich. Das Totalblatt dient lediglich als eine Gesamtübersicht. Die Eingaben sind jeweils in den gelben Feldern vorgesehen. Beim Detailbudget wird die Planung der Plankostenarten zudem mit einem orangen Feld angezeigt. Bemerkungen beim Detailbudget sind fakultativ. Achtung: Wenn Sie Allevo verlassen, ohne den Button Plandaten übernehmen zu aktivieren, gehen Ihre Eingaben verloren. Bis Sie die Planung abgeschlossen haben, können Sie die Plandaten beliebig oft überschreiben. Achtung: Wenn Sie eine Zahl löschen möchten, muss der Wert mit einer Null überschrieben werden. Wenn Sie den Wert nur löschen übernimmt das System automatisch den alten, gelöschten Wert. Achtung: Solange ein Eingabefeld aktiviert ist können die Plandaten nicht übernommen werden, es erscheint eine Fehlermeldung. Bitte zuerst auf "Enter" klicken und dann die Plandaten übernehmen.

Bei Bedarf kann die Datei wie folgt ausgedruckt werden: Bei Bedarf kann eine lokale Kopie der Excel-Datei auf dem

Rufen Sie hierfür die Eingabedatei via Allevo: Agenda auf und verlassen Sie diese wieder (grüner Pfeil).

Schritt 4: Beenden Sie Ihre Planung, sofern keine Änderungen mehr erfolgen sollen, indem Sie Planung abschliessen

4 Bei Bedarf kann die Datei wie folgt ausgedruckt werden: Bei Bedarf kann eine lokale Kopie der Excel-Datei auf dem Laufwerk abgespeichert werden. Rufen Sie hierfür die Eingabedatei via Allevo: Agenda auf und verlassen Sie diese wieder (grüner Pfeil). Bestätigen Sie die Meldung Daten speichern? mit Ja und wählen Sie den Speicherort auf dem Laufwerk aus. Schritt 4: Beenden Sie Ihre Planung, sofern keine Änderungen mehr erfolgen sollen, indem Sie Planung abschliessen anklicken: Bitte überprüfen Sie vor dem Abschluss der Planung im Totalblatt ob Sie Ihre Budgetvorgabe eingehalten haben. Falls Sie die Planung versehentlich zu früh abgeschlossen haben, kontaktieren Sie bitte Ihren Ansprechpartner im Betrieblichen Rechnungswesen (siehe Support & Kontakt), damit der Status wieder zurückgesetzt werden kann. Nach Ablauf der Frist für die Budgeteingabe setzt das Betriebliche Rechnungswesen den Status für alle Einheiten auf abgeschossen.

5 Support & Kontakt Das ausführliche Benutzerhandbuch kann bei Bedarf auf der FI-Homepage ( unter Planung und Reporting Finanzbudget heruntergeladen werden. Die folgenden Personen stehen Ihnen bei Fragen rund um das Budget 2019 gerne zur Verfügung: Zuständigkeit / Themen Ansprechpartner Tel. Fachliche Ansprechperson Fakultäten Prisca Meier prisca.meier@fi.uzh.ch Fachliche Ansprechperson ZDU Eva Baggenstos eva.baggenstos@fi.uzh.ch Fachlicher Ansprechpartner Berechtigungen und Stammdaten Erwin Iten erwin.iten@fi.uzh.ch

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