Wie kann der Prozess der Inventarisierung organisatorisch effizient gestaltet werden? Modell A

Transkript

1 Wie kann der Prozess der Inventarisierung organisatorisch effizient gestaltet werden? Modell A Modell A ( Alles in einer Hand = 1 Person) Bestandsbuchhalter* = Aktivierer Gerät wird von Selbstbucher in SAP-AA bei Kreditorenrechnung buchen angelegt. Der Web-User bucht die Zahlung der Anlage direkt mit Kontierung der Anlagennummer (=Bestandsbuchhalter = Web- Bucher). Der bringt der Selbstbucher Inventarisierungskennzeichen an, Gerät wird mit Etikett markiert Bestandsbuchhalter = Aktivierer Bebuchen eines Stammsatzes bisher Kreditorenrechnung erfolgt durch eine Person, die Bucher ist. *Der Bestandsbuchhalter sollte in Personalunion zur SAP-Web-Bucherin stehen Martina Müller-Amthor - No. 1 / Anlagestamm wird gleichzeitig angelegt

2 Wie kann der Prozess der Inventarisierung organisatorisch effizient gestaltet werden? Modell B Modell B (= 2 oder mehrere Personen) Bestandsbuchhalter und Aktivierer Gerät wird von einem wiss. Mitarbeiter oder Techn. Angestellten (TA) in SAP AA angelegt (hier sind die Gerätedaten bekannt). Mitarbeiter bringt das Inventarisierungskennzeichen an. Bebuchen eines bestehenden Anlagenstammsatz Mitarbeiter schreibt Anlagennummer neben Rechnungsposition Der Web-Bucher bucht die Zahlung der Anlage direkt mit Kontierung der Anlagennummer (=Bestandsbuchhalter und Web-Bucher). Anlegen eines Stammsatzes erfolgt durch eine Person, die nicht Bucher sein wird. Martina Müller-Amthor - No. 2 / 01-08

3 REGEL-basierte WEB-Erfassung auf Anlage MODELL B MODELL A Martina Müller-Amthor - No. 3 / 01-08

4 MODELL B Anlegen von Anlagen bestehende Anlage deinventarisieren Martina Müller-Amthor - No. 4 / 01-08

5 Anlagenstammsatz erfassen Neue Anlage anlegen Martina Müller-Amthor - No. 5 / 01-08

6 Anlagenstammsatz Spalte kopieren Martina Müller-Amthor - No. 6 / 01-08

7 Nettowert Gesamtanlage bestimmen Inventarisierungsrechner Gesamtanlage bzw. Preis aus Positionsbetrag Preis aus Positionsbetrag Martina Müller-Amthor - No. 7 / 01-08

8 Inventarisierungsrechner Preis aus Positionsbetrag <= 410 GWG Anlagenklasse Anlagenklasse konkretes GWG aus Finanzstelle ableiten Und neue Anlagenunternummer anlegen 410 Anlagenklasse aussuchen lassen Martina Müller-Amthor - No. 8 / 01-08

9 Nettowert Gesamtanlage bestimmen Martina Müller-Amthor - No. 9 / 01-08

10 Berechnung Gesamtanlage keine Anlage, kein GWG sondern Verbrauch Sachkonto 6xxxxxx Erfassen einer normalen Kreditorenrechnung Martina Müller-Amthor - No. 10 / 01-08

11 Berechnung Gesamtanlage GWG 410,01 Martina Müller-Amthor - No. 11 / 01-08

12 Berechnung Gesamtanlage Anlage 410,01 Martina Müller-Amthor - No. 12 / 01-08

13 Anlagenhauptnummer KANN -eingabe Anlagenunternummer MUSS -eingabe z.b. Zentrifuge mit Zubehör Zentrifuge Sedimentograph, DFG Trenndüsen-Einrichtung, DFG Wie gehe mit Zubehörteilen um? Diese müssen der Anlage zugeordnet werden Zubuchen zur Anlagenstammsatznummer z.b oder Anlegen einer Anlagenunternummer z.b etc. Martina Müller-Amthor - No. 13 / 01-08

14 Anlagenhauptnummer Anlagenunternummer Für Altanlagen gilt Zentrifuge mit Zubehör Der Nummernkreis beginnt mit 72000xxxxxxx Es gibt nur die Anlagen-Unternummer 0000 Für Neuanlagen gilt Zentrifuge mit Zubehör Zentrifuge Der Nummernkreis beginnt mit 72008xxxxxxx Es gibt die Anlagen-Unternummer 0000 und 0001 Martina Müller-Amthor - No. 14 / 01-08

15 Menge mit Basismengeneinheit MUSS -eingabe Wichtig für die Berechnung der GWG-Grenze Mengeneinheit ST Martina Müller-Amthor - No. 15 / 01-08

16 Serien- Serialnummer Typenbezeichnung KANN -eingabe Wichtig für die Wartung bzw. Garantie Evtl. wichtig für die Wartung bzw. Garantie Martina Müller-Amthor - No. 16 / 01-08

17 Inventarnummer KANN -eingabe Wurde durch Altdatenübernahme gefüllt. Es wird nach dieser Inventarnummer der Bestand vor im SAP gesucht. Martina Müller-Amthor - No. 17 / 01-08

18 Kostenstelle MUSS -eingabe Kostenstelle MUSS -eingabe abgeleitet aus Finanzstelle KANN -eingabe z.b. Fuhrpark für ZV-PKW Abnutzung = Abschreibung wird an Kostenstelle des Anlagenstammes automatisch durch Abschreibungslauf gebucht, die die Anlage nutzt Martina Müller-Amthor - No. 18 / 01-08

19 Standort KANN -eingabe Martina Müller-Amthor - No. 19 / 01-08

20 Raum KANN -eingabe Hier sollte der Raum standardisiert eingegeben werden mit folgender Systematik: Plus 1 minus dreistellige Raumnummer, OG 1: z. B EG dreistellige Raumnummer, z B. 001 UG 1 Minus 1 minus dreistellige Raumnummer, z. B Anlagen, die ständig den Raum wechseln nutzen Anlagen, die sich zuhause beim Nutzer befinden Martina Müller-Amthor - No. 20 / 01-08

21 Fonds KANN -eingabe Kann eingeben werden, Wird in jedem Fall beim Buchen eingetragen bzw. unveränderbar überschrieben Für die Änderung ist eine UMBUCHUNG durch Formular für Umbuchungen quer_amthor.docx Martina Müller-Amthor - No. 21 / 01-08

22 DFG-Schlüssel aussuchen Bitte wählen Sie jetzt den passenden DFG-Schlüssel aus: Möglichkeit über Suchbegriff (Text auf Rechnung) Seite DFG oder CSV-Datei (Schlüssel + ND) Aufbau 1-4. Stelle DFG Schlüssel Aufbau Stelle Nutzungsdauer Aufbau Stelle fortlaufende Nummer zur Erfassung der *generischen* Suche nach Text bei hoher Trefferquote Nach alter Rechtschreibung suchen weiter Martina Müller-Amthor - No. 22 / 01-08

23 DFG-Schlüssel finden Spezielle physikalische Geräte Instumentelle Analytik und Geräte der präparativen Chemie Spezielle Geräte der Ingenieurwissenschaften Spezielle medizinische Geräte Spezielle Geräte anderer Fachrichtungen und spezielle Labortechnik Optik, Elektronenoptik Mess- und Regelungstechnik, elektronische Geräte * Datenverarbeitung Druck, Temperatur, Länge, Zeit, Masse * Immobilien, Geschäftausstattung, diverse Ausrüstungsgegenstände Martina Müller-Amthor - No. 23 / 01-08

24 Anlagenstammsatz erfassen gefülltes Bild der WEB-Oberfläche Martina Müller-Amthor - No. 24 / 01-08