Budgetbericht NEU Anleitung zu SAP-Transaktion Y_TU1_ Informationen mit Berücksichtigung des CO-Berichtsumfeldes

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1 Budgetbericht NEU Anleitung zu SAP-Transaktion Y_TU1_ Informationen mit Berücksichtigung des CO-Berichtsumfeldes Vorwort Der neue Budgetbericht ist fertiggestellt und steht Ihnen ab sofort zunächst zu Testzwecken zur Verfügung. Parallel dazu sind auch die alten Berichte weiter verfügbar. Mit dem neuen Budgetbericht ist es gelungen, alle Informationen sei es betreffend Bundesmittel oder 27, seien es Kostenstellen oder Innenaufträge in einem Bericht abzubilden. Weitere Vorteile sind die Möglichkeit zur Vergabe von Budgets auf Kostenstellen und Innenaufträgen sowie künftig die Berücksichtigung eigener Planungen. Die folgende technische Anleitung ist primär an versierte SAP-User gerichtet, zusätzlich wird eine Kurzfassung für schnelle Abfragen (Z.B.: Wieviel Geld habe ich noch?) angeboten. Bitte richten Sie Ihre Fragen bzw. Anregungen an Hrn. Hein (1013) oder Hrn. Svoboda (3305) Seite 1 von 22

2 Inhaltsverzeichnis Seite 1. Einstieg in den Bericht 2 2. Gliederung des Berichts Expandieren und komprimieren Änderungen gegenüber den bisherigen FM-Berichten Allgemein Globalbudget + Exkursionen Auftragsbericht CO-Berichte Kostenstellen Innenaufträge Zusammenfassung Vor- und Nachteile 15 Anlage 1 Globalbudget, Vergleich Budgetüberwachung alt mit Budgetbericht NEU.. 16 Anlage 2 Auftragsbericht Drittmittel 27, Vergleich der Berichte. 18 Anlage 3 Anlage 4 Bundesmittel auf Kostenstellen, Vergleich Budgetbericht NEU mit CO-Bericht 19 Innenaufträge, Vergleich Budgetbericht NEU mit CO-Auftragsbericht 20 Anlage 5 Struktur der Kostenartengruppe EA 21 Anlage 6 Struktur der Kostenartengruppe EA Seite 2 von 22

3 1. Einstieg in die Transaktion Y_TU1_ Budgetbericht Einstiegsbild: Anmerkung Geschäftsjahr: Für 2004 enthält der Bericht (noch) keine Budget-Daten! Die Kostenstellengruppe ist die organisatorische Einheit zur Zusammenfassung von Kostenstellen. In der Regel geben Sie hier Ihre 3-stellige Institutsnummer ein. Hier kann auch die zweistellige Departmentnummer eingegeben werden, die Ausgabe der vollständigen Departmentdaten erfolgt jedoch nur bei entsprechender Berechtigung Seite 3 von 22

4 Eingabe direkt oder mit die Wertehilfe anklicken und daraus wählen. Ausführen Kostenstellengruppe auswählen und mit Doppelklick oder übernehmen Seite 4 von 22

5 Mit ausführen Seite 5 von 22

6 So sieht der neue Budgetbericht aus: Beim Einstieg wird zunächst die höchste Berichtsebene angezeigt Seite 6 von 22

7 2. Gliederung des Berichts Der Bericht ist gegliedert in die Abschnitte Budget Kostenstellen Bundes-Innenaufträge Gesamtsumme Bund Aufträge 27 Summe Budget Bund und 27 In diesen Abschnitten können Sie Budget, Budgetverbrauch sowie Verfügungsrest sehen. Ausgaben Kostenstellen Bundes-Innenaufträge Gesamtsumme Bund Aufträge 27 Summe Ausgaben Bund und 27 In diesen Abschnitten können Sie künftig eigene Planwerte eintragen lassen und somit einen Ist/-Plan-Vergleich machen. 3. Expandieren und komprimieren des Berichtes Beim Einstieg wird zunächst die höchste Berichtsebene angezeigt. Die Symbole am Anfang der Berichtszeilen zeigen die Möglichkeiten zum Wechsel der Berichtsebene: Abschnitt expandieren Abschnitt komprimieren Damit können einzelne Zeilen bzw. Abschnitte expandiert oder komprimiert werden. Expandieren des gesamten Berichts: Auf diesem Wege können Sie den Bericht natürlich auch wieder komprimieren Seite 7 von 22

8 4. Änderungen gegenüber den bisherigen FM-Budgetberichten 4.1. Allgemein Die budgeterhöhenden Einnahmen werden nicht mehr unter Budgetänderung dargestellt, sondern sind nun im Ist ausgabenmindernd wirksam. Im neuen Budgetbericht existieren Sie kennen dies bereits aus den im Einsatz befindlichen CO-Berichten keine budgeterhöhenden Einnahmen mehr. Es wird im Ist ein Saldo angezeigt, Einnahmen vermindern die Ausgaben. Im neuen Budgetbericht ist es aus technischen Gründen nicht möglich, bis auf die Ebene Einzelposten bzw. Belege/Buchungszeile durchzuklicken. Bitte verwenden Sie dazu die bekannten CO-Berichte für Kostenstellen bzw. Innenaufträge: : Empfehlung: Zweiten Modus eröffnen und parallel arbeiten! Spalteninhalte NEU Budgetbericht Spaltenname Budget Plan Ist Obligo Ist+Obligo Abw. Ist/Plan Verfügungsrest Inhalt Originalbudget + Budgetänderungen Planwerte Ausgaben, vermindert um die Erlöse Summe der gebuchten Bestellungen Summe Ist + Obligo Abweichung Ist zu Planwert Budget abzüglich Summe Ist + Obligo Seite 8 von 22

9 4.2. Globalbudget plus Exkursionen ALT Spaltenüberschrift Originalbudget Budget-Anderungen Aktualisiertes Budget Rechnung Obligo CO-Istbuchungen Verfügung Verfügungsrest Verfügungsrest NEU Spaltenüberschrift Budget-Sicht Budget Ist Obligo IST+Obligo Verfügungsrest Spaltenüberschrift Ausgaben Plan Ist Obligo Ist+Obligo Abw. Ist/Plan Die Selektion der für das Globalbudget relevanten Kostenarten erfolgt nicht wie bisher über eine eigene Berichtsvariante ( GLOBALBUDGET ), sondern geschieht im neuen Budgetbericht automatisch. Sie müssen sich daher beim Aufrufen des Budgetberichtes nicht mehr um Varianten kümmern. Auszufüllen ist lediglich das Feld Kostenstellengruppe bzw. das Geschäftsjahr (derzeit vorbelegt: 2005). Die Exkursionen werden im neuen Bericht gemeinsam mit dem Globalbudget dargestellt. Hinweis: Beim Vergleich mit dem alten Budgetbericht ZBUDUEB-Budgetüberwachung bitte die Variante GLOBAL+EXKURS. wählen! Ein konkretes Beispiel betreffend Vergleich Budgetüberwachung alt mit Budgetbericht NEU finden Sie in Anlage Seite 9 von 22

10 4.3.Auftragsbericht 27 ALT Spaltenüberschrift Budgetsicht Budget-Übertrag Einnahmen Gesamtbudget Ausgaben Obligo Interne Verrechnung Verfügung Verfügungsrest NEU Spaltenüberschrift Budgetsicht Übertrag Ist Obligo Ist+Obligo Verfügungsrest Spaltenüberschrift Ausgaben Plan Ist Obligo Ist+Obligo Abw. Ist/Plan 5. CO-Berichte In den alten Budgetberichten war die Verzweigung auf Einzelposten von der Summenzeile aus nicht möglich. Deshalb haben viele Anwender die Einzelposten aus den CO-Berichten gezogen. Im neuen Budgetbericht ist ein Durchklicken auf Einzelposten leider auch nicht möglich, weshalb paralleles Arbeiten mit den bekannten CO-Berichten empfohlen wird. NEU: Die Kostenartengruppe dient der Zusammenfassung von Kostenarten und ist inhaltlich analog zur bisherigen Finanzposition zu betrachten. Folgende Kostenartengruppen kommen in den CO-Berichten zur Anwendung: Die Struktur der jeweiligen Kostenartengruppe ist in Anlage 5 und 6 ersichtlich Seite 10 von 22

11 5.1. Kostenstellen Bundesmittel auf Kostenstellen: Die bisher verwendete Berichtsvariante GLOBALBUDGET ist nun hinfällig. Stattdessen Im Kostenstellenbericht bitte immer die Kostenartengruppe EA verwenden! Damit ist sichergestellt, dass nur Buchungen betreffend Globalbudget plus Exkursionen angezeigt werden. NEU: Durch die Wahl der entsprechenden Kostenartengruppe (EA oder EA27) wird exakt die gleiche Sicht hergestellt, welche die alten Budgetberichte bieten Seite 11 von 22

12 Ausführen. expandieren komprimieren Seite 12 von 22

13 5.2. Innenaufträge 27 Im Auftragsbericht Drittmittel 27 bitte immer die Kostenartengruppe EA27 verwenden! Seite 13 von 22

14 Ausführen. Ergebnis (Ausschnitt): expandieren komprimieren Seite 14 von 22

15 6. Vor- und Nachteile des neuen Budgetberichtes: Alle Informationen sei es Bundesmittel oder 27, seien es Kostenstellen oder Innenaufträge - in einem Bericht Eigene Planungen können berücksichtigt werden Auswahl der Varianten nicht mehr notwendig (Globabudget, Exkursionen, ) Keine Möglichkeit zum Durchklicken auf Einzelposten Lösung: Paralleles Arbeiten mit den CO-Berichten Relativ viele Abschnitte Geänderte Darstellung der budgeterhöhenden Einnahmen Budgets können auf Kostenstellen und Innenaufträgen vergeben werden Beim Einstieg muss lediglich die Institutsnummer bzw. Departmentnummer und das Jahr eingegeben werden Anmerkung: Sollten beim Globalbudget geringe Differenzen zwischen dem alten und dem neuen Bericht auffallen, dann ist schuld, dass Kostenart DGB Soz.Vers. Freie Dienstverträge bis August 2005 irrtümlich der Finanzposition 68-DGB (nicht im Globalbudget enthalten!) zugeordnet war. Siehe dazu auch das Beispiel in Anlage 1. Diese Differenzen werden bereinigt! Seite 15 von 22

16 Anlage 1 Globalbudget, Vergleich FM-Budgetüberwachung alt mit Budgetbericht NEU anhand eines Beispiels: Budgetüberwachung ALT Beim Vergleich müssen auch die Exkursionen berücksichtigt werden: Aktuelles Budget inkl. Exkursionen ,66 Abzüglich budgeterhöhende Einnahmen ,66 Abzüglich budgeterhöhende Einnahmen Exkursionen ,-- Summe Budget Bund ,-- Verfügungsrest Globalbudget exkl. Exkursionen ,03 Verfügungsrest Exkursionen 1.741,60 Abzüglich Differenz durch Kostenart *) - 57,58 Summe Verfügungsrest , Seite 16 von 22

17 Diese Budgetbeträge finden Sie im Budgetbericht NEU: Die budgeterhöhenden Einnahmen (Erlöse) sind nun im IST enthalten und vermindern die Ausgaben: Verfügung Globalbudget ,63 Verfügung Exkursionen ,40 Summe Verfügung ,03 Abzüglich budgeterhöhende Einnahmen ,66 Abzüglich budgeterhöhende Einnahmen Exkursionen 1.020,-- Abzüglich Differenz durch Kostenart *) 57,58 Summe IST im Budgetbericht NEU: ,95 *) Beim Globalbudget können geringe Differenzen auftreten, verursacht durch falsche Zuordnung der Kostenart DGB Soz.Vers. Freie Dienstverträge zu Finanzposition 68-DGB (nicht im Globalbudget enthalten!) Davon betroffen ist der Zeitraum bis Periode 08/2005. Diese Differenzen werden bereinigt! Seite 17 von 22

18 Anlage 2 FM-Auftragsbericht Drittmittel 27, Vergleich der Berichte anhand eines Beispiels: Die budgeterhöhenden Einnahmen (Erlöse) sind nun im IST enthalten und vermindern die Ausgaben: Verfügung lt. Auftragsbericht ,11 Abzüglich budgeterhöhende Einnahmen 9.710,53 Saldo IST im Budgetbericht NEU: 3.686,42 In diesem Beispiel sind im Jahr 2005 die Einnahmen höher als die Ausgaben, daher zeigt die Summe IST einen positiven Betrag und der Verfügungsrest (Guthaben) erhöht sich gegenüber dem Budgetübertrag aus dem Vorjahr um 3.686,42 auf , Seite 18 von 22

19 Anlage 3 Bundesmittel auf Kostenstellen Vergleich Budgetbericht NEU mit CO-Bericht anhand eines Beispiels: NEU Die Kostenartengruppe 75-MAT wurde hier beispielsweise expandiert, die einzelnen zugehörigen Kostenarten werden angezeigt. Bitte im CO-Bericht diese Variante auswählen: Anstatt der Variante können Sie auch die Kostenartengruppe EA direkt eingeben. Damit ist gewährleistet, dass nur die für das Globalbudget + Exkursionen relevanten Kostenarten im Bericht berücksichtigt werden. Ergebnis (Auszug): Die Summe der Kosten stimmt überein Seite 19 von 22

20 Anlage 4 Innenaufträge Vergleich Budgetbericht NEU mit CO-Auftragsbericht anhand eines Beispiels: NEU Bitte im CO-Bericht eine dieser Varianten auswählen: Innenauftrag Bund Innenauftrag 27 Oder im Feld Kostenartengruppe EA (Bund) oder EA27 ( 27) eingeben. Damit ist gewährleistet, dass die jeweils relevanten Kostenarten im Bericht berücksichtigt werden. Die Summe der Kosten stimmt überein Seite 20 von 22

21 Anlage 5 Struktur der Kostenartengruppe EA Beispiel: In der Kostenartengruppe 76-REI -Reisekosten sind diese Kostenarten enthalten Seite 21 von 22

22 Anlage 6 Struktur der Kostenartengruppe EA Seite 22 von 22