von SAP R/3 Release ERP 2005

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1 Seite 1 von 13 Benutzerhandbuch von SAP R/3 Release ERP 2005 Erstellt von: Mathias Girlich Kai Vollmar Überarbeitet von: Julia Waldschmidt SAP-ZUGANG@admin.uni-giessen.de Seite 1 von 13

2 Seite 2 von 13 Inhaltsverzeichnis 1. Aufruf des s gesamt... 3 a) Aufruf des " gesamt"... 3 b) Selektionsbild zum " gesamt" Selektionsblock Einschränkungen... 6 a) Projekt... 6 b) Profit Center Ausführungsparameter im CO-basierten... 9 a) Planwert... 9 b) Ausgabe c) Sortierung / Aufbereitung Ausführungsparameter im FM-basierten a) Budget b) Ausgabe c) Sortierung / Aufbereitung aufrufen Mögliche SAP-Meldungen Vorwort Dieses Handbuch soll Ihnen den Aufruf des s ausführlich beschreiben. Falls Sie bereits Erfahrungen mit dem SAP besitzen, können Sie auch die Kurzanleitung verwenden. Seite 2 von 13

3 Seite 3 von Aufruf des s Bevor Sie den aufrufen, möchten wir Sie darauf hinweisen, dass ein Berichtsmonat erst am 10. des übernächsten Monats geschlossen wird. Solange kann dieser Monat noch bebucht werden. In dem Monat Januar können also noch bis zum Buchungen erfolgen. Sie können den " gesamt" oder eine der drei Varianten, bei denen einige Felder bereits vorbelegt sind, aufrufen. - Transaktion ZK2 - gesamt - Transaktion ZK2FM3 - Drittmittelprojekte (FM) - Transaktion ZK2CO4 - Projekte (CO) - Transaktion ZK2CO5 - Profit Center 1 (CO) Wir empfehlen Ihnen jedoch die Varianten (ZK2FM3, ZK2CO4 und ZK2CO5) zu verwenden. Da wir dort bereits Einstellungen vorgenommen haben, minimieren Sie die Möglichkeit der Fehleingabe erheblich. Wenn Sie z.b. Ihren Profit Center Bericht über den ZK2 aufrufen möchten müssen Sie mehr Eingaben tätigen, als dies bei Verwendung der Variante ZK2CO5 der Fall ist. 2. gesamt a) Aufruf des " gesamt" Sie können den direkt aufrufen, indem Sie den Transaktionscode ZK2 in das Befehlsfeld eintragen (1.) und ihre Eingabe mit der ENTERTASTE Ihrer Tastatur bestätigen. Abbildung 1: Eingabe des Transaktionscode für den gesamt Alternativ können Sie den auch über den Menübaum aufrufen, indem Sie mit der Maus auf (1., 2.) und anschließend doppelt auf (3.) klicken (Abbildung 2). 1 Ein Profit Center beinhaltet die Kostenstelle mit allen dazugehörigen Landesmittelprojekten Seite 3 von 13

4 Seite 4 von 13 Abbildung 2:Auswahl über den Menübaum Nachdem Sie mit DOPPELKLICK bestätigt haben, erscheint folgendes Feld, indem Sie angeben müssen, welche Auswertung sie durchführen möchten. Abbildung 3:Auswahl der Version Wählen Sie CO-BASIERT, wenn Sie Ihr Profit-Center, Ihre Kostenstelle oder Ihre Landesmittelprojekte auswerten möchten. Wählen Sie FM-BASIERT für die Auswertung von Drittmittelprojekten. Anmerkung: Sie können dieses Auswahlfenster umgehen, indem Sie an der Stelle der Transaktion ZK2 sogleich eine der Transaktionen ZK2CO (startet die CO-Version des s) oder ZK2FM (startet die FM-Version des s) verwenden. b) Selektionsbild zum " gesamt" Das Selektionsbild besteht bei CO-BASIERT und bei FM-BASIERT aus zwei Blöcken: (1) Einschränkungen (2) Ausführungsparameter Seite 4 von 13

5 Seite 5 von 13 Abbildung 4: Selektionsbild des CO-basierten s Abbildung 5: Selektionsbild des FM-basierten s Seite 5 von 13

6 Seite 6 von Selektionsblock Einschränkungen Durch Auswahl der Karteireiter "KOSTENSTELLE", "PROJEKT" und "PROFIT CENTER" können Sie angeben welche Daten ausgewertet werden sollen. (Bitte beachten: Der Reiter PROFIT- CENTER steht nur im CO-BASIERTEN zur Verfügung.) Anstatt Kostenstelle sollten Sie eine Auswertung über das Profit Center bevorzugen, da Sie bei Auswertung der Kostenstelle keine Auswertung der dazugehörigen Aufträge erhalten. Abbildung 6: Einschränkungen a) Projekt Wenn Sie ein Landesmittelfinanziertes Projekt auswerten wollen, müssen Sie die Berichtsart CO-BASIERT auswählen. Wenn Sie ein Drittmittelprojekt auswerten möchten, müssen Sie als Berichtsart "FM-BASIERT" auswählen. Um Fehler zu vermeiden, sollten Sie jedoch mit den Varianten für Drittmittelprojekte (ZK2FM3) und Projekte (ZK2CO4) arbeiten. Die folgenden Hinweise sind für alle Auswertungen gültig. Abbildung 7: Einschränkungen für Projekt Der Haken für Einzelauszug (2.) sollte immer gesetzt sein, damit bei der Auswertung mehrerer Projekte die Daten je Projekt und nicht nur gesamt angezeigt werden. Sie erhalten weitere Selektionsmöglichkeiten, indem Sie auf klicken. Seite 6 von 13

7 Seite 7 von 13 Abbildung 8: Aufruf der Selektionsmaske In dem nun erscheinenden Selektionsbildschirm (Abbildung 9) können Sie mehrere Aufträge/Projekte und/oder mehrere Intervalle eintragen (1.) und mit übernehmen und speichern (2.). Sie gelangen dann zurück in den und können die Auswertung starten oder weitere Einschränkungen vornehmen. Anschließend sollten Sie die Daten der Mehrfachselektion löschen, da diese ansonsten in der nächsten Selektion erneut übernommen werden. Abbildung 9: Mehrfachselektion Wenn Sie nur ein Projekt auswerten möchten, können Sie die Projektnummer direkt in das vorgesehene Feld eintragen (Abbildung 10 Punkt 1.). Im unteren Teil des Blockes "Einschränkungen" kann der Auswertungs- und Anzeigezeitraum über Periode/Geschäftsjahr eingegrenzt werden (2.). Bitte beachten Sie, dass es neben den 12 Monaten auch noch weitere so genannte Sonderperioden gibt, von denen insbesondere die Periode 13 (in Einzelfällen auch noch die Periode 14) bebucht sein können. Auswertungen über ein volles Jahr empfehlen sich also immer mit der Auswahl von Periode 1 bis 14 des jeweiligen Jahres (Abbildung 10). Seite 7 von 13

8 Seite 8 von 13 Abbildung 10: Auswertungszeitraum Bei Drittmittelprojekten (nur FM-BASIERTER!) sollte der Auswertungszeitraum stets die gesamte Projektlaufzeit umfassen bzw. ab dem beginnen, damit alle Daten selektiert werden. Bei einem CO-BASIERTEN (Profit Center, Kostenstelle, Landesmittelprojekt) dürfen keine jahresübergreifenden Zeiträume eingetragen werden! Der Anzeigezeitraum für Einzelpostenliste kann dann individuell eingeschränkt werden. b) Profit Center Auszüge für die Landesmittel sind grundsätzlich als Profit Center Auszüge zu erstellen. Hierzu wird CO-BASIERT ausgewählt. Das Profit Center, in dem die Landesmittel verbucht werden, setzt sich aus der Nummer der jeweiligen Kostenstelle mit einem vorangestellten "L" (ohne Leerzeichen) zusammen, also z.b. L Durch diese Auswahl wird ein erstellt, der die Budgets und Ausgaben der Kostenstelle sowie aller dazugehörigen Projekte/Aufträge darstellt und somit einen Überblick über die finanzielle Situation des jeweiligen Profit Centers bietet (Abbildung 11). Abbildung 11: Profit-Center Daneben kann jeweils ein separater Auszug für die Kostenstelle (mit Eingabe der Kostenstelle) oder für ein Landesmittelprojekt (mit Eingabe der Projektnummer) erstellt werden. Da- Seite 8 von 13

9 Seite 9 von 13 durch ist eine getrennte Darstellung der Kosten und Erlöse der Kostenstelle bzw. der Landesmittelprojekte möglich. Diese Einzelauszüge liefern jedoch keine Gesamtübersicht über die aktuelle finanzielle Situation des jeweiligen Profit Centers, da die Auswertung sich immer nur auf das/die ausgewählte/n Objekt/e bezieht. 4. Ausführungsparameter im CO-basierten Der Block Ausführungsparameter beinhaltet die drei Reiter: - Planwert - Ausgabe - Sortierung/Aufbereitung a) Planwert In diesem Block wird festgelegt, welcher Planwert maßgeblich ist. (Abbildung 12). Abbildung 12: Selektionsmaske Planwert Da im Bereich der Landesmittel noch nicht alle Kostenarten budgetiert sind, sollte die Auswahl grundsätzlich auf NUR BUDGETIERTE KONTEN eingeschränkt sein, da ansonsten das Budget nicht mit den angezeigten Kosten korrespondiert. Nur wenn Sie einem Pilotbereich mit vollständig budgetierten Personalkosten angehören und berechtigt sind, diese auch einzusehen (z. B. Dekanat) ist die Auswahl ALLE KONTEN zur Überwachung des Personalbudgets notwendig. (Anmerkung: An dieser Stelle findet im Hintergrund eine systemtechnische Berechtigungsprüfung statt, die verhindert, dass Sie durch die versehentliche Auswahl von ALLE KONTEN Personalkosten angezeigt bekommen, sofern Sie nicht ausdrücklich zum berechtigten Personalkreis gehören.) Im Feld (Plan-) Version muss hier immer der Wert "0" stehen. Seite 9 von 13

10 Seite 10 von 13 b) Ausgabe Sie können in dieser Maske festlegen, ob der Auszug als Bildschirmausgabe oder als Ausdruck auf Papier (SAPscript-Ausgabe) gewünscht wird und in welcher Aufbereitung dies erfolgen soll (Einzelpostenliste, Summenliste u. a.). Bei der Auswahl der Ausgabe muss immer auch der dazugehörige oberste Button geklickt werden (Bildschirm oder SAPscript). Abbildung 13: Selektionsmaske Ausgabe Bei der Bildschirmausgabe ist es empfehlenswert die Auswahl "ALS INTERAKTIVE STRUKTUR" in Verbindung mit der Einzelpostenliste zu verwenden. Dadurch ist es möglich, durch Doppelklick auf den Einzelposten auch die Buchungsbelege anzusehen (Abbildung 14). Wird das Häkchen ALS INTERAKTIVE STRUKTUR nicht gesetzt, wird der mit Hilfe des ABAP-LIST-VIEWERS (ALV) angezeigt. Diese Excel-ähnliche Darstellung ermöglicht die Durchführung eigener Sortierungen und erleichtert den Download und die Weiterverarbeitung des s. c) Sortierung / Aufbereitung Hier wird festgelegt, in welcher Sortierung die Einzelpostenliste/Saldenliste angezeigt werden soll, welche Druckversion gewünscht wird und ob der Auszug ein- oder zweizeilig aufbereitet werden soll. 2 (Abbildung 15). Abbildung 15: Selektionsmaske Sortierung / Aufbereitung 2 Verwenden Sie für die Bildschirmversion als Zeilenanzahl zweizeilig, da bei der einzeiligen Zeilenanzahl Texte nicht oder nur teilweise angezeigt werden. Seite 10 von 13

11 Seite 11 von 13 In der Auswahl "JOURNAL" werden die Einzelposten unabhängig vom jeweiligen Sachkonto allein nach Buchungsdatum sortiert; der kann in diesem Fall als "BUCHUNGS- JOURNAL" verwendet werden. Die Sortierung nach Sachkonto ist möglich in der Auswahl "KONTO"; innerhalb des Sachkontos wird ebenfalls nach Buchungsdatum sortiert. Bei Nutzung der Option "KONTO MIT ZWISCHENSUMME" werden je bebuchtem Sachkonto noch die Summen angezeigt. Wählen Sie als Druckformular immer die Version B. Die einzeilige Aufbereitung ist für den Excel download optimaler, die zweizeilige für die Bildschirmdarstellung. 5. Ausführungsparameter im FM-basierten Der Block Ausführungsparameter beinhaltet die drei Reiter: - Budget - Ausgabe - Sortierung/Aufbereitung a) Budget Abbildung 16: Selektionsmaske Budget An der JLU wird im Bereich FM (Drittmittelprojekte, Zentral- und Fremdkapitel-Projekte) nur Gesamtbudget verbucht, Jahresbudget darf hier nicht ausgewählt werden, da dies zu falschen Auswertungen führt. Das Auswahlfeld "inkl. Budgeterhöh. Einn." Sollte grundsätzlich ausgewählt werden und als (Budget-) Version ist immer der Wert "0" einzutragen. Seite 11 von 13

12 Seite 12 von 13 b) Ausgabe Der Reiter AUSGABE ist identisch mit 3 b. c) Sortierung / Aufbereitung Der Reiter SORTIERUNG / AUFBEREITUNG ist identisch mit 3 c. 6. aufrufen Nach dem Sie alle Einstellungen wie beschrieben vorgenommen haben, müssen Sie nur noch auf klicken um den auszuführen. Abbildung 17: Selektionsmaske Seite 12 von 13

13 Seite 13 von Mögliche SAP-Meldungen Sollten Sie ein Profit Center, eine Kostenstelle oder einen Auftrag/Projekt eintragen, wofür Sie keine Berechtigung haben, erhalten Sie die Meldung: Abbildung 18: Fehlermeldung fehlende Berechtigung Sollte die Meldung zu fehlender Berechtigung für ein Objekt (Profit Center, Kostenstelle, Auftrag/Projekt) erscheinen, für das Sie eine Infoberechtigung beantragt haben, informieren Sie uns bitte. In diesem Fall muss Ihre Berechtigung überprüft werden. Diese Meldung können Sie durch KLICK auf den grünen Haken bestätigen und die Auswertung des s für ein anderes Profit-Center, Kostenstelle, Projekt erneut durchführen. Abbildung 19: Beispielkontoauszug in interaktiver Struktur Weitere Informationen können Sie im Benutzerhandbuch "GRUNDLAGEN" nachlesen. Wenn Sie zukünftig einen schnellen Überblick zum benötigen, können Sie die Kurzanleitungen zu den Varianten verwenden. Seite 13 von 13