Arbeit mit der Mappe BuchführungMuster.xls

Transkript

1 Arbeit mit der Mappe BuchführungMuster.xls Die Mappe enthält die Blätter Kontenplan, Journal, Hauptbuch, Kasse und Vormerkungen. Die Arbeitsmappe und alle Blätter sind geschützt. Dies soll in erster Linie verhindern, dass ungewollt Veränderungen vorgenommen werden, die die Funktionalität der Mappe beeinträchtigen könnten. Eine Ausnahme bildet das Blatt Journal, in dem Eintragungen in den freien Zeilen vorgenommen werden können. Hier ist allerdings das Einfügen in Zellen unterbunden. Auch das Einfügen neuer Zeilen oder Spalten ist nicht möglich. Es empfiehlt sich, vor Veränderungen und Einträgen das Original zunächst unter einem neuen Namen zu speichern. 1. Blatt Kontenplan Dieses Blatt enthält eine Übersicht über die vorhandenen Konten auf den verschiedenen Ebenen und wird automatisch aktuell gehalten. In den Auswahlfeldern kann auf jeder Ebene aus den vorhandenen Konten dasjenige ausgewählt werden, das zum gewünschten Konto auf der nächsten Ebene führt. (vergl. auch Punkt 7) 2. Blatt Journal Dies ist das zentrale Blatt, in dem alle Buchungs- und Vormerkungsvorgänge als Datensätze eingetragen werden. Das Übertragen (=Kopieren) in die Kontenblätter erfolgt automatisch beim Buchungsvorgang. Eintragungen Einzutragen ist zunächst das Datum. Hier können Einschränkungen eingestellt werden. (Zellen markieren, dann unter Daten/Gültigkeit/Einstellungen die Kriterien eingeben). So ist es dann z.b. nur noch möglich, ein Datum aus dem laufenden Jahr einzugeben. In der Spalte Vorg.-Nr. wird beim Buchen automatisch eine eindeutig bestimmte Nummer vergeben, damit man sich später einfacher auf einen ganz bestimmten Buchungsvorgang beziehen kann. Weiter können eine vom Benutzer festgelegte Belegnummer sowie ein Buchungsmerkmal, wie Kapitel und Titel oder eine Rechnungsnummer frei eingetragen werden. Eine Bezeichnung des Vorgangs muss ebenso eingegeben werden wie der Betrag. Im Betragsfeld sind nur Zahlenangaben zulässig. Weiter ist je Buchungsvorgang das Lastschrift- ( von Konto ) und/oder das Gutschriftkonto ( an Konto ) auszuwählen bzw. einzutragen. (Zu den Buchungsregeln vergl. Punkt 8.) In diesen Feldern können nur die Bezeichnungen bereits vorhandener Konten bzw. Tabellenblätter (durch Klick auf den Pfeil neben dem Eingabefeld) ausgewählt bzw. eingegeben werden.

2 Buchen Der eigentliche Buchungsvorgang wird ausgelöst durch Rechtsklick auf eine nichtleere Zelle des Datensatzes. Im Kontextmenü erscheint dann an oberster Stelle der Befehl Buchung(en) durchführen. Nach Anklicken werden die Daten in die entsprechenden Konten übertragen und der Vermerk gebucht eingetragen. Fehlt ein unverzichtbarer Eintrag, wird der Datensatz nicht gebucht. Stattdessen erscheint eine Fehlermeldung mit einem Hinweis. Es ist auch möglich, mehrere Zeilen zu markieren und dann alle enthaltenen Buchungsvorgänge automatisch ablaufen zu lassen. Nach dem Abschluss des Buchungsvorgangs (= Kopieren des Datensatzes in die beteiligten Konten) wird der Datensatz im (schreibgeschützten) Blatt Journal gesperrt und kann nachträglich nicht mehr verändert werden. Auch, wenn man versucht, eine so markierte Zeile erneut zu buchen, ist der Befehl deaktiviert, so dass keine Doppelbuchungen auftreten können. 4. Blatt Hauptbuch Dieses Blatt enthält die vorgegebenen Konten Kasse und Vormerkungen und später die weiteren auf der ersten Ebene selbsterstellten Konten und gibt jederzeit Auskunft über deren aktuellen Kontostände und zeigt das Gesamtsaldo. Beim Vormerkkonto wird nur auf der SOLL-Seite wenn vorhanden ein Betrag ausgewiesen. Das ist dann der Fall, wenn im Bereich der Vormerkungen mehr Geld ausgegeben wurde, als eigentlich zur Verfügung stand. Der entsprechende Differenzbetrag wird so vom Gesamtsaldo abgezogen, weil er ja nicht mehr als Ausgabe zur Verfügung steht. Im Beispiel hat die Kasse einen Bestand von 6.661,04 und das Schulgirokonto von ,46. Das Unterkonto direkte Überweisungen ist mit 2.927,41 im SOLL. Der Schlussbestand im Hauptbuch ist also ein Guthaben von , sind als Vormerkungen für den Ganztag bereits abgebucht aber noch nicht ausgegeben. Deshalb steht auf dem Landesgirokonto noch die Summe aus beiden Beträgen zur Verfügung. Würde im Ganztagsbereich ein höherer Betrag als vorgemerkt ausgegeben, würde der übersteigende Betrag unter SOLL bei Vormerkungen im Hauptbuch erscheinen (vergl. auch Punkt 6).

3 5. Blatt Kasse Alle nicht zweckbestimmten Einnahmen/Einzahlungen werden der Kasse gutgeschrieben, die anderen einem entsprechenden Unterkonto. Das Konto Kasse ist kein Abbild des realen Girokontos, sondern umfasst auch die internen Planungsansätze und Vormerkungen. Insofern ist es fiktiv. Man könnte es auch als Bank bezeichnen. Von hier aus werden den weiteren Konten (in der Regel auf der ersten Ebene) die Budgetansätze zugewiesen. Das Gesamtsaldo (= Girokontobestand) ändert sich durch solche internen Umbuchungen nicht. Im Hauptbuch erscheint zwar der Kassenbestand entsprechend niedriger. Dafür entstehen aber auf den Unterkonten auf der Haben-Seite Beträge in gleicher Höhe (vergl. dazu Punkt 4). 6. Vormerkungskonten haben die Funktion einer Haushaltsüberwachungsliste. Nach Eingang einer Zahlungsverpflichtung wird der entsprechende Betrag vom zugehörigen Konto ab- und auf das Vormerkkonto gebucht. Das Gesamtsaldo sinkt um den entsprechenden Betrag als wäre er bereits ausgegeben. Er erscheint dann nur noch auf dem Vormerkkonto als Guthaben. Alle so eingerichteten Vormerkunterkonten (projektbezogen) werden zusammengefasst dargestellt im Blatt Vormerkungen. Dort werden auch die Summen der SOLL- und HABEN- Seiten gebildet. Nach Eingang der Rechnung wird der Betrag dem jeweiligen Vormerkkonto belastet (= abgebucht). Dabei sind Bestellung und Rechnung abzugleichen, da keine automatische Kontrolle auf eine mögliche Überziehung erfolgt. Wenn Rechnungs- und Bestellbetrag gleich sind, ändert sich nichts mehr am Gesamtsaldo. Abweichungen müssen nachträglich durch weitere Buchungen ausgeglichen werden. Tritt eine Überziehung im Bereich der Summe aller Vormerkungen ein, wird dies automatisch ins Gesamtsaldo übernommen (vergl. dazu Punkt 4). 7. Konten Es ist Aufgabe des Nutzers, für seine Zwecke einen Kontenplan zu erstellen und danach die entsprechenden Konten einzurichten. Zu unterscheiden sind dabei die unterschiedlichen Ebenen mit den gegenseitigen Bezügen. Das Hauptbuch ist auf der obersten Ebene 0 und die Kasse auf der Ebene 1 darunter. Zur besseren Orientierung wird in jedem Blatt die Ebene angezeigt. Beispiel: (Hier erstellt mit Einfügen/Objekt/Organigramm; muss als Office-Tool Organigramm ggf. nachinstalliert werden!) Kontenplan Girokonto Land Hauptbuch Kasse Vormerkungen direkte_überweisungen Schulgirokonto Ganztag Fortbildung Reisekosten

4 7.1 Anlegen von Konten Zu vorhandenen Konten können Unterkonten angelegt werden. Sie dienen lediglich der Erhöhung der Übersichtlichkeit im übergeordneten Konto, weil Teilbereiche im übergeordneten Konto zusammengefasst erscheinen (z.b. Ganztag) und die Details im Unterordner zu finden sind. Die oberste Ebene 0 wird durch das Hauptbuch gebildet. Das hier beschriebene Verfahren zum Anlegen von Unterkonten gilt analog für die weiteren selbst angelegten Konten: Nach Rechtsklick erscheinen im Zellenkontextmenü die Befehle Unterkonto erstellen und Vormerkkonto als Unterkonto. Bei einem Unterkonto erscheint eine Maske zum Eintragen der Kontobezeichnung. Nach Klick auf OK wird das neue Blatt angelegt und der Bezug zum Konto automatisch im Hauptbuch eingetragen. Zu den so angelegten Konten können nach dem gleichen Verfahren jeweils Unterkonten angelegt werden. Diese erscheinen nicht im Hauptbuch. Vielmehr werden deren Salden als Bezug im zugehörigen übergeordneten Konto geführt. Angelegt werden sie im Blatt des jeweils übergeordneten Kontos. Umbuchungen zwischen solchen Konten führen zu keinen Änderungen des Gesamtsaldos. Es wird lediglich die Zuordnung eines Betrages zu einer Kategorie verändert. Anders ist es, wenn ein Vormerkkonto angelegt wird (vergl. dazu Punkt 6). Nach Anklicken des Befehls Vormerkkonto als Unterkonto auf der Ebene des aktiven Kontos wird ein Vormerkkonto als Unterkonto angelegt. Der Name wird automatisch vergeben und hat die Form Vormerkungen_Name des aufrufenden Kontos. Ein Vormerkkonto hat die Funktion einer Haushaltsüberwachungsliste. Beträge, die auf ein Vormerkkonto gebucht werden, werden wie bereits ausgegeben behandelt, also vom Gesamtsaldo abgezogen. Zu einem Vormerkkonto können keine Unterkonten angelegt werden. Hinweis: Es empfiehlt sich, eine fertig mit den Konten ausgestattete Mappe ohne Einträge als Muster abzuspeichern, das dann jeweils zu Jahresbeginn als Vorlage für die neue Buchführungsdatei verwendet werden kann. 7.3 Navigieren zwischen Kontenblättern Das Navigieren bei einer großen Zahl von Kontenblättern ist auf zweierlei Weise möglich: - Nach Rechtsklick auf den Bereich mit den Registerlaufpfeilen unten links erscheint eine Liste der vorhanden Blätter, in denen das gewünschte durch Anklicken aktiviert werden kann. - Befindet man sich in einem Kontoblatt, kann man durch Doppelklick auf das Feld mit der Kontenbezeichnung in das dort bezeichnete Blatt wechseln und ggf. analog von dort auch wieder zurück. 7.4 Löschen von Kontenblättern Dies ist nur möglich mit noch leeren Blättern und gedacht als Korrekturmöglichkeit bei Fehleingaben der Kontobezeichnung. Nach Rechtsklick erscheint als dritte Option Blatt löschen. Nach Anklicken werden das aktuelle Blatt (Konto) und die zugehörigen Einträge (Bezüge) im übergeordneten Konto wieder gelöscht.

5 8. Buchungen durchführen 8.1 Gutschriften bzw. Einzahlungen Dies sind alle Gutschriften, die auf dem Girokonto erfolgt sind. Infrage kommen eigentlich nur Einzahlungen vom Land, vom Schulträger oder Spenden mit der Kasse als Gutschriftkonto oder bei Zweckbindung einer Spende auch auf einem Konto oder Unterkonto. 8.2 Auszahlungen Das sind alle Abbuchungen von einem Konto oder Unterkonto. 8.3 Umbuchungen von einem der Konten auf ein anderes Buchungen dieser Form sind: a) Eintragen der Budgetansätze gemäß Haushaltsplan (Beschluss des Schulvorstandes) als Anfangsbestände von der Kasse als Lastschriftkonto an das betreffende Konto und von dort ggf. auf ein Unterkonto ohne Änderung des Gesamtsaldos. b) Vormerkungen oder Bestellungen als Abbuchung vom betreffenden Konto und Gutschrift auf dem Vormerkungskonto bei einer entsprechenden Abnahme des Gesamtsaldos. (vergl. Punkt 6). 8.4 Buchungen verfolgen Nach Rechtsklick auf einen gebuchten Datensatz im Journal wird im Kontextmenü der Wechsel zum Konto angeboten, auf dem die Buchung erfolgt ist. Die entsprechende Zeile wird dann dort markiert. Umgekehrt wird nach Rechtsklick auf einen Datensatz in einem Unterkonto der Wechsel zum entsprechenden Datensatz im Journal angeboten. (Hier ein Konto, das bereits ein Vormerkkonto als Unterkonto besitzt.)