Fortsetzungen - Bestellung und Inventarisierung

Transkript

1 Fortsetzungen - Bestellung und Inventarisierung Mehrbändige Werke Bestellung und Inventarisierung (bei Serien wird analog verfahren) Im CBS wird am c-satz des mehrbändigen Werkes die Kategorie 70XY mit da[bibliothekskennung] z.b.: 7002 da005 erfasst danach erfolgt der Wechsel in den Internetexplorer zu ACQ4 (Tastenkombination <Alt> + <TAB>) Um eine Bestellung anzulegen, wählt man den Menüpunkt Bestellung/Anlegen. Es öffnet sich der leere Bestellbildschirm. Klickt man mit dem Cursor ins Feld EPN und klickt mit der rechten Maustaste, öffnet sich die Recherchemaske Alternativ: Übertragen des ausgewählten Titels direkt aus dem CBS in die Bestellmaske in ACQ4 durch Anklicken des Symbols Titel bestellen im CBS (Achtung: die Bestellung wird immer an den letzten Exemplardatensatz gehängt) Suche des Titels über den Menüpunkt Bestellung-Suchen Recherchieren Sie den zu bestellenden Titel. Mit Doppelklick auf den gewünschten Exemplardatensatz oder Markierung mit dem Cursor und Enter werden die Daten in den Bestellbildschirm übernommen. Den Bestellbildschirm wie gewohnt ausfüllen. Ist das mehrbändige Werk bereits komplett erschienen und wird auch der Eingang komplett erwartet, erhält die Bestellung den Bestelltyp a (=Kauf/Einzelbestellung), Schätzpreis ist der Preis des gesamten Werkes Werden die einzelnen Bände des Werkes nacheinander erscheinen, so ist i.d.r. der Bestelltyp c (=Kauf zur Fortsetzung) zu wählen, Schätzpreis ist der Preis des ersten erwarteten Bandes [Ausnahmen beachten!] Weitere Informationen zur Bestellung können auf den Registerkarten im unteren Bereich des Bestellbildschirms eingetragen werden.

2 Die Registerkarte Bemerk enthält vier Felder: Interne Bemerkungen Bemerkungen für den Lieferanten, Text auf Bestellschein und Umlauftext Im Feld interne Bemerkungen sollten alle wichtigen Information zur Bestellung, einschl. Besonderheiten bei Budget, Rechnungsbearbeitung etc., vermerkt werden Wird der Bestellzetteldruck oder die funktion von ACQ4 verwendet, sollte dem Lieferanten im Feld Bemerkungen für den Lieferanten noch einmal explizit mitgeteilt werden, was genau bestellt wird. Das komplette Werk oder nur Teile? Der Inhalt der Felder wird in allen Bildschirmen über den Notizzettel oben rechts angezeigt (entweder durch Darüberfahren mit dem Cursor oder dauerhaft durch das Anklicken der Option Notizzettel bleibt angezeigt im Menüpunkt Admin/Benutzer pflegen/benutzer Voreinstellungen ) Die Bestellung durch Anklicken des Symbols Speichern oder durch Tastenkombination STRG+S abspeichern Solange keine Lieferung eingegangen ist, bleibt das Bestellstadium auf e (=bestellt). Lieferung des kompletten Werkes: Treffen alle erwarteten Bände eines mehrbändigen Werkes gleichzeitig ein, kann das komplette Werk inventarisiert werden. Nach Aufrufen der Bestellung ist zunächst der Statistikbildschirm auszufüllen (Registerkarte Statistik) Achtung: veränderter Arbeitsablauf in ACQ4! Beim Eintrag Physische Einheiten wird die Gesamtzahl der eingetroffen Bände vermerkt. Die Inventarnummern werden in der Form Inv.-Nr. ; Inv.-Nr. ; Inv.-Nr. eingegeben. Publikationsform: mb (=mehrbändiges Werk) Durch Anklicken des Menüpunktes Bestellung/Lieferung inventarisieren wird die gesamte Bestellung inventarisiert (Bestellstadium wechselt von e (=bestellt) zu y (=inventarisiert) Lieferung von w (=erwartet) zu f (=fakturiert) Lieferungseingang Teillieferung Trifft nur ein Teil oder ein Band des mehrbändigen Werkes ein, darf nicht inventarisiert werden. Das Inventarisieren schließt eine Bestellung ab, eine Fortsetzungsbestellung muss jedoch offen bleiben. Der Eingang der nächsten erwarteten Lieferung soll ja überwacht werden Dies geschieht mit Hilfe der beiden Registerkarten Lieferung (Lfg) und Lieferung/Übersicht (Lfg/Ü) Solange noch keine Lieferung eingegangen ist, zeigt die Registerkarte Lieferung die Vollanzeige der ersten von ACQ4 angelegten erwarteten Lieferung

3 In den Feldern 1. Teilb.-Zählg. / 2.Teilb.-Zählg. wird die interne Sortierung der Lieferungen festgelegt. Der erste Teil des Feldes erlaubt die Eingabe von 4 alphanumerischen Zeichen, der zweite Teil von 3 alphanumerischen Zeichen. Bitte hier keine Umlaute eingeben. Im Feld Beschreibung wird die Vorlageform der Zählung eingetragen. Bsp.: Eingetroffen ist Band 5, Halbband 2 1.Teilb-Zählg / 2.Teilb-Zählg. 002 Beschreibung: Bd. 5, Halbbd. 2 Die Registerkarte Lieferung/Übersicht listet später alle fakturierten und erwarteten Lieferungen zur Fortsetzungsbestellung auf Beim Eintreffen des erwarteten Bandes einer Fortsetzungsbestellung erfasst man zunächst wieder die Statistikdaten durch Ausfüllen der Registerkarte Statistik Achtung: veränderter Arbeitsablauf in ACQ4! Danach wird der Menüpunkt Bestellung/Teillieferung inventarisieren angeklickt (= ein Teil ist eingetroffen, weitere werden erwartet) Das Anklicken des Menüpunktes Bestellung/Teillieferung inventarisieren bewirkt Folgendes: Bestellung wechselt von Bestellstadium e (=bestellt) zu j (=Teillieferung) (beim Inventarisieren des 1., erwarteten Teiles) Die Lieferung wechselt von Lieferstadium w (=erwartet) zu f (=fakturiert). Als Eingangsdatum setzt das System automatisch das Tagesdatum Es wird ein leerer Lieferungsbildschirm für den nächsten erwarteten Band angeboten Bestell- und Lieferungsdaten werden für die spätere Rechnungsbearbeitung im Clipboard gespeichert Teillieferung noch erwarteter Teil Nach Abspeichern der eingegangenen Lieferung bietet das System unter der Reiterkarte Lieferung einen leeren Lieferungsbildschirm für die nächste erwartete Lieferung an. Dieser wird nun ausgefüllt. In den Feldern 1.Teilb-Zählg/2.Teilbd.-Zählg und Beschreibung werden die Angaben zum erwarteten Teil eingegeben. Weiß man nicht genau, welcher Band als nächstes geliefert wird, kann man sowohl in der Zählung als auch in der Beschreibung ein Fragezeichen eingeben Im Feld Bestellpreis wird der Schätzpreis des nächsten erwarteten Bandes eingetragen In das Feld Liefertermin schreibt das System das Tagesdatum, hierauf setzt die Mahnung auf, d.h. das Feld muss in den meisten Fällen angepasst werden

4 Die neue Lieferung wird mit dem Symbol Speichern oder Strg+S abgespeichert Auf der Registerkarte Lieferung/Übersicht (Lfg/Ü) sind nun alle fakturierten und erwarteten Lieferungen zu sehen. Beim Eintreffen der nächsten erwarteten Lieferung erfolgt die Bearbeitung wie oben beschrieben. Wichtig ist, dass die zu bearbeitende Lieferung vor dem Erfassen der Statistikdaten und aller weiteren Bearbeitungsschritte immer durch Doppelklick aus dem Übersichtsbildschirm in die Vollanzeige der Registerkarte Lieferung geholt wird. Die angebotenen Spalten der Kurzübersicht können alle durch Anklicken auf- oder absteigend sortiert werden. Rechnungsbearbeitung: Zuletzt muss noch die Rechnung zum eingetroffen Band erfasst werden. Dazu den Menüpunkt Bestellung/Rechnung eingeben anklicken. Es öffnet sich der Rechnungsbildschirm Im oberen Teil werden Rechnungsnr. und Rechnungsdatum eingegeben. Die Angaben zur Lieferung sind im Clipboard gespeichert und können durch Anklicken des Symbols oder durch Strg+F10 übertragen werden (fügt sich in der Registerkarte Zeilen ein) Das Erläuterungsfeld und das Feld Berichtszeitraum befinden sich auf der Registerkarte Zeile, hier muss angegeben werden, welche Lieferung berechnet wurde Die Rechnung zum Abschluss der Inventarisierung durch Klicken des Symbols Speichern oder durch Strg+S abspeichern

5 Auf der Registerkarte Lieferung/Überblick (Lfg/Ü) zeigt ein Stern hinter dem Betrag, dass es für diese Lieferung eine Rechnung gibt. Diese kann durch Anklicken des Sternes angezeigt werden Alle Rechnungen zum Werk erhält man durch Anklicken des Menüpunktes Bestellung/Rechnungen zeigen Serien werden analog behandelt. Im Statistikbildschirm ist bei den Teilen einer Kaufserie die Publikationsform s=schriftenreihe einzutragen