NEUE ANLAGE IN EINER BESTELLUNG ANLEGEN

Transkript

1 NEUE ANLAGE IN EINER BESTELLUNG ANLEGEN Es werden in dieser Doku folgende Vorgänge beschrieben: Eine Anlage anlegen Seite 1 Mehrere Anlagen anlegen Seite 8 Zwei Anlagen anlegen Seite 13 Richtige Kontierung im Reiter Zeitabhängig Seite 5 Richtige Kontierung im Reiter Herkunft Seite 6 Zusammenfassung der Kontierungen bei Anlagen Seite 7 Verschiedene Raumnummern bei mehreren Anlagen Seite 14 Transaktion für Bestellung: ME21N Eine Anlage anlegen: Kontierungstyp Kurztext Warengruppe Der Kontierungstyp ist mit A für Anlage anzugeben. Bezeichnung der Anlage laut Rechnung. Es ist die Warengruppe 535 für Anlagen auszuwählen. Erstellt von Bettina Schmidhofer V Seite 1

2 Lieferant, Einkäufergruppe, Bestellmenge, Bestellmengeneinheit, Nettopreis, Währung, etc. sind zu befüllen. Bei ausländischen Kreditoren sind auch noch Intrastatdaten, Materialdaten, Mengen/Gewichte etc. auszufüllen. Wenn die Meldung Bitte Anlage eingeben am linken unteren Bildrand erscheint ist das Feld anzuklicken. Nicht das Feld Anlage ausfüllen oder die Matchcodeauswahl anwählen. Mit Klick auf gelangt man in die Maske Auf Anlagen verteilen : Erstellt von Bettina Schmidhofer V Seite 2

3 Mussfelder: Anlagenklasse Bezeichnung Standort Die Anlage muss einer Anlagenklasse zugeordnet werden. Eine Aufstellung der Anlagenklassen findet man auf der Homepage der Quästur unter Anlagenklasse.xls siehe Link: xls Bezeichnung des Gegenstandes laut Rechnung (wird vom Kurztext übernommen).bitte eine sprechende Bezeichnung eingeben! Der richtige Standort ist zu wählen (Mussfeld). In dieser Maske sind keine weiteren Felder zu befüllen!! Mit Klick auf gelangt man in die nächste Maske: Erstellt von Bettina Schmidhofer V Seite 3

4 Anlage anlegen: Reiter "Allgemein" Hier kann das Feld Bezeichnung noch geändert bzw.ergänzt werden,der Bestelltext wird dadurch nicht verändert!! Der nächste: Reiter "Zeitabhängig" ist anzuklicken: Erstellt von Bettina Schmidhofer V Seite 4

5 Kostenstelle oder Innenauftrag Standort Raum Hier ist entweder bei Finanzierung aus dem Globalbudget die Kostenstelle, bei Finanzierung aus Drittmittel 27 der Innenauftrag einzugeben (D,S, SAM, etc.) bei Berufungszusagen ist der Innenauftrag mit BER auszufüllen, bei Innovativen Projekten oder Uniinfrastruktur ist der Innenauftrag mit GEV., GIN, GIP.,etc. auszufüllen Der Standort wird von der Maske Auf Anlage verteilen übernommen Die Raumnummer ist hier einzutragen (Mussfeld). n_als_mussfeld_in_sap.pdf Beispiele für die richtigen Kontierungen im Reiter Zeitabhängig: Bezahlung erfolgt aus: 1. Globalbudget: Reiter: Zeitabhängig: Feld Kosten- bzw.subkostenstelle : Innenauftrag für Uni-Infrastrukturprojekt, etc. imglobalbudget: Reiter: Zeitabhängig: Feld Innenauftrag : GIN165NANMAT 3. Drittmitttel 27: Reiter: Zeitabhängig: Feld Innenauftrag : D Berufungszusage: Reiter: Zeitabhängig: Feld Innenauftrag : BER Erstellt von Bettina Schmidhofer V Seite 5

6 Der nächste: Reiter "Herkunft" ist anzuklicken: Lieferant Interne Angaben ab Hersteller Investitionsauftrag Der Lieferant wird aus der Bestellmaske übernommen Die Felder sind nicht zu befüllen Hier ist der Investitionsauftag bei Finanzierung aus dem Globalbugdet mit INV und der Kostenstelle (z.b. INV165010) oder bei Finanzierung aus Drittmittel 27 mit dem Innenauftrag zu befüllen (Mussfeld). Beispiele für die richtigen Kontierungen im Reiter Herkunft: Bezahlung erfolgt aus: 1. Globalbudget: Reiter: Herkunft: Feld Investitionsauftrag : INV Innenauftrag für Uni-Infrastrukturprojekt imglobalbudget: Reiter: Herkunft: Feld Investitionsauftrag : GIN165NANMAT 3. Drittmitttel 27: Reiter: Herkunft: Feld Investitionsauftrag : D Berufungszusage: Reiter: Herkunft: Feld Investitionsauftrag : BER Erstellt von Bettina Schmidhofer V Seite 6

7 Zusammenfassend die richtigen Kontierungen in den Reitern Zeitabhängig und Herkunft: Bezahlung erfolgt aus: 1. Globalbudget: Reiter: Zeitabhängig: Feld Kosten- bzw. Subkostenstelle : Reiter: Herkunft: Feld Investitionsauftrag : INV Innenauftrag für Uni-Infrastrukturprojekt imglobalbudget: Reiter: Zeitabhängig: Feld Innenauftrag : GIN165NANMAT Reiter: Herkunft: Feld Investitionsauftrag : GIN165NANMAT 3. Drittmitttel 27: Reiter: Zeitabhängig: Feld Innenauftrag : D Reiter: Herkunft: Feld Investitionsauftrag : D Berufungszusage: Reiter: Zeitabhängig: Feld Innenauftrag : BER Reiter: Herkunft: Feld Investitionsauftrag : BER Mit Zurück (F3) gelangt man wieder in die Maske Auf Anlage verteilen, Durch anklicken von (Verteilen Enter) ist die Anlage angelegt: Der Vorgang Anlage anlegen ist somit abgeschlossen. Erst beim Sichern der Bestellung wird die Anlagennummer vergeben, vorher ist diese immer mit z.b. INTERN angegeben. Erstellt von Bettina Schmidhofer V Seite 7

8 Mehrere Anlagen anlegen: Beispiel: Es werden 10 PCs in einer Position zusammengefasst: Kontierungstyp Kurztext Warengruppe Der Kontierungstyp ist mit A für Anlage anzugeben. Bezeichnung der Anlage laut Rechnung. Es ist die Warengruppe ist 535 für Anlagen auszuwählen. Lieferant, Einkäufergruppe, Bestellmenge, Bestellmengeneinheit, Nettopreis, Währung, etc. sind zu befüllen. Bei Bestellmenge werden in diesem Beispiel 10 Stück eingegeben. Bei ausländischen Kreditoren sind auch noch Intrastatdaten, Materialdaten, Mengen/Gewichte etc. auszufüllen. Erstellt von Bettina Schmidhofer V Seite 8

9 Zum Thema Bestellmenge: Es gibt hier 2 Möglichkeiten der Eingabe: Entweder man gibt im Feld pro die Menge 10 also die Gesamtmenge ein, dann muss beim Nettopreis der Gesamtpreis aller 10 Stück eingegeben werden. Oder man gibt die Menge 1 ein, dann muss man den Nettopreis für 1 Stück eingeben. Wenn die Meldung Bitte Anlage eingeben am linken unteren Bildrand erscheint, bitte nachfolgende Schritte genau einhalten: Im Reiter Kontierung das Feld Verteilung von Einfachkontierung auf Mengenmäßige Verteilung umstellen. Die Fehlermeldung kann ignoriert werden!!! In der ersten Zeile die Menge von 10,000 auf 1 ausbessern. Ebenso die zweite Zeile mit Menge 1 befüllen und anschließend ENTER drücken (siehe Screenshot nächste Seite): Erstellt von Bettina Schmidhofer V Seite 9

10 Auch diese Fehlermeldung kann ignoriert werden!!! Die zweite Zeile links markieren (Zeile wird orange hinterlegt) und am unteren Rand das Feld KONTIERUNGSPOSITION KOPIEREN anklicken. Es erscheint nun daneben ein weiteres Feld und ein schwarzer Pfeil nach rechts: Bitte den schwarzen Pfeil anklicken, damit ein weiterer Icon KONTIERUNGSPOSITION EINSETZEN erscheint: Das Feld KONTIERUNGSPOSITION EINSETZEN anklicken, es erscheint ein Pulldown-Menü, bitte mehrfach einsetzen auswählen. Es erscheint ein Popup-Fenster Kontierungspositionen mehrfach einsetzen. Erstellt von Bettina Schmidhofer V Seite 10

11 In diesem Fenster (Kontierungspositionen mehrfach einsetzen) ist die noch verbleibende Anzahl, in diesem Fall sind noch 8 Stück anzulegen,2 Stück sind bereits angegeben einzutragen. Mit EINSETZEN ist die Zahl zu bestätigen (nicht mit ENTER!!!!). Die Bestellmaske sieht nun folgendermaßen aus: Es müssen jetzt 10 Zeilen mit je 1 Stück im Feld Menge vorhanden sein, welche je nach Bildschirmgröße jedoch nicht immer sichtbar sind. In diesem Fall sind es nur 6 Zeilen. Alle Positionen sind jetzt mit dem Button ALLE MARKIEREN auszuwählen. es müssen alle orange hinterlegt sein, auch die nicht sichtbaren - geschieht automatisch: Erstellt von Bettina Schmidhofer V Seite 11

12 Anschließend den Button ANLAGEN erscheint das Popup-Fenster Auf Anlagen verteilen : anklicken, es Im Feld Anzahl gleichartiger Anlagen muss nun die Bestellmenge, also 10 Stück bereits eingetragen sein nur dann wird für jede Anlage eine eigene Nummer vergeben. Die weitere Vorgangsweise ist ab ab Seite 2 beschrieben. Am Ende der Eingabe der Stammdaten erscheint ein weiteres Popup-Fenster: Mit dem Button bestätigen.man gelangt wieder in die Maske Auf Anlagen verteilen, hier ist ein letztes Mal mit ENTER zu bestätigen. Erstellt von Bettina Schmidhofer V Seite 12

13 Zwei Anlagen anlegen: Beim Anlegen von 2 Anlagen (Eingabe von 2 Stück im Feld Bestellmenge) ist in den Positionsdaten im Reiter Kontierung in der ersten Zeile die Menge von 2,000 auf 1 auszubessern. Ebenso die zweite Zeile ist mit Menge 1 zu befüllen und anschließend mit ENTER zu bestätigen. Diese Fehlermeldung kann ignoriert werden!!! Es wird automatisch die Verteilung auf mengenmäßige Verteilung umgestellt. beide Positionen sind mit dem Button ALLE MARKIEREN auszuwählen (es müssen beide orange hinterlegt sein). Anschließend den Button Maske. anklicken, es erscheint die auf der nächsten Seite abgebildete Im Feld Anzahl gleichartiger Anlagen muss nun die Bestellmenge, also 2 Stück bereits eingetragen sein: Erstellt von Bettina Schmidhofer V Seite 13

14 Die weitere Vorgangsweise ist ab ab Seite 2 beschrieben. Am Ende der Eingabe der Stammdaten erscheint ein weiteres Popup-Fenster: Mit dem Button bestätigen.man gelangt wieder in die Maske Auf Anlagen verteilen, hier ist ein letztes Mal mit ENTER zu bestätigen. Verschiedene Raumnummern bei mehreren Anlagen Die Raumnummern sind nachträglich zu pflegen, da bei den Stammdaten nur 1x der Raum für alle Anlagen eingegeben wird. Bitte übermitteln Sie eine Liste der neuen Raumnummern über das Ticketsystem anlagen@quaestur.tuwien.ac.at an die Anlagenbuchhaltung zur Korrektur. Erstellt von Bettina Schmidhofer V Seite 14