WEITERE ANSCHRIFTEN FÜR KUNDEN EINRICHTEN

Transkript

1 WEITERE ANSCHRIFTEN FÜR KUNDEN EINRICHTEN Inhalt 1 Einführung Weitere Adressen anlegen Die Auswahl der weiteren Adressen im Vorgang Andere Adresse im Angebot wählen Andere Adresse im Auftrag wählen Andere Adresse in Lieferschein oder Rechnung wählen Andere Adresse im Brief wählen Andere Adresse im Serienbrief wählen Einführung orgamax erlaubt es Ihnen, verschiedene Adressen für die Angebots-, Auftrags-, Lieferschein-, Rechnungs-, Brief- und Serienbrieferstellung im Kunden anzulegen. Diese sind dann automatisch bei der Vorgangserstellung vorausgewählt und können aber noch frei in jedem Vorgang von Ihnen geändert werden. 1

2 2 Weitere Adressen anlegen Öffnen Sie einen bestehenden oder neuen Kunden: Dies ist die Standard-Kundenanschrift. Ist keine abweichende Adresse ausgewählt, wird diese Adresse für jeden Vorgang mit dem Kunden verwendet. 2

3 Klicken Sie nun auf die Karteikarte Anschriften: In diesem Fall sind noch keine weiteren Adressen eingetragen. Als Standard-Adresse im unteren Bereich des Fensters ist demnach für alle Vorgänge die Hauptadresse hinterlegt. 3

4 Klicken Sie jetzt auf Neu : In diesem Fenster kann nun eine abweichende Adresse eingetragen werden. Die Eingabe im Feld Bezeichnung erscheint nachher in der Auswahl der weiteren Adressen. Vergeben Sie also eine eindeutige Bezeichnung. Die Verwendung rechts oben gibt nur an, in welchen Vorgangsarten die abweichende Adresse nachher verwendet werden kann. Schließlich ist es nicht zwingend nötig, eine abweichende Lieferadresse auch als Rechnungsadresse auswählen zu können. Tragen Sie die Adresse ein und bestätigen die Eingabe mit OK. Sie landen nun wieder in der Auswahl der weiteren Adressen. 4

5 Nun geht es daran, die Standard-Adressen für neue Vorgänge festzulegen. Die hier ausgewählte Adresse ist dann später bei der Neuerstellung eines Vorgangs vorausgewählt. Sind mehrere abweichende Liefer- oder Rechnungsadressen neben der Hauptadresse hinterlegt, können Sie diese im Vorgang noch frei auswählen. 5

6 3 Die Auswahl der weiteren Adressen im Vorgang 3.1 Andere Adresse im Angebot wählen Während im Auftrag auch die Liefer- und Rechnungsadresse ausgewählt werden kann, kann im Angebot ausschließlich die Adresse für das Angebot gewählt werden. Klicken Sie dazu auf die Anschrift des Kunden in der Druckansicht des Angebots: Sind mehrere abweichende Adressen im Kunden hinterlegt, bei denen der Haken für Angebot unter Verwendung gesetzt ist, stehen diese hier zur Verfügung: 6

7 3.2 Andere Adresse im Auftrag wählen Wählen Sie wie gewohnt den Kunden im Auftrag aus. Durch Klick auf Weitere Adressen können Sie nun festlegen, welche Adresse im Auftrag und bei der anschließenden Lieferschein- und Rechnungserstellung dargestellt wird: Im Standard wird die Adresse verwendet, die im Kunden im Reiter Anschriften als Standard-Adresse ausgewählt ist. Wird hier eine bestimmte Adresse nicht mit zur Auswahl gestellt, prüfen Sie direkt im Kunden durch Klick auf weitere Daten, dass in der weiteren Adresse der Haken für die Verwendung in der jeweiligen Vorgangsart gesetzt ist. Ist eine falsche Adresse vorausgewählt, prüfen Sie die vorausgewählte Standard-Adresse im Kunden. 7

8 3.3 Andere Adresse in Lieferschein oder Rechnung wählen Möchten Sie direkt im Lieferschein oder der Rechnung eine andere Adresse wählen, ist auch dies möglich. Öffnen Sie beispielsweise eine Rechnung und klicken auf die Kundenadresse. Hier können Sie die Rechnungsadresse auswählen (im Lieferschein befindet sich die Auswahl der Lieferadresse an gleicher Stelle). Diese Auswahl gilt nur für den jeweiligen Vorgang, in dem Sie die andere Adresse wählen. 8

9 3.4 Andere Adresse im Brief wählen Im Brief lässt sich die Adresse ebenfalls durch Klick auf den Kunden in der Druckansicht ändern: 9

10 3.5 Andere Adresse im Serienbrief wählen Bei der Serienbrieferstellung im Marketing unterscheidet sich das Vorgehen etwas. Im Normalfall wird für den Versand von Serienbriefen immer die Hauptadresse des Kunden verwendet. Sofern aber für einen bestimmten Kunden eine abweichende Adresse für Serienbriefe gelten soll, muss diese Adresse vor der Serienbrieferstellung bereits als Standard-Adresse für Serienbriefe ausgewählt sein: Beachten Sie bitte zusätzlich, dass diese Funktion nur beim dynamischen Filter und nicht dem Adresscontainer greift. Bei der Serienbrieferstellung über einen Adresscontainer wird weiterhin die Hauptadresse verwendet. 10