How to GuV mit PBS NAI Die Erstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung mit PBS NAI

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1 How to GuV mit PBS NAI Die Erstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung mit PBS NAI Seite 1 von 9 Anhand der Ermittlung einer Gewinn- und Verlustrechnung aus FI-Belegen in Echtzeit zeigen wir Ihnen, wie einfach und effektiv Sie PBS NAI in einem SAP ERP-System nutzen können. Um das Beispiel selbst nachzuvollziehen, brauchen Sie das SAP IDES-System und die PBS NAI- und Sybase IQ-Software, die wir Ihnen zu Testzwecken gerne kostenfrei und unverbindlich zur Verfügung stellen. Als Datenbasis dient im IDES-System der Buchungskreis 1000 für das Geschäftsjahr Als Bilanz- /GuV-Struktur wird die Handelsbilanz INT verwendet. Die Salden werden in der spaltenbasierten Datenbank Sybase IQ ermittelt. Zu diesem Zweck werden BSEG-Buchungspositionen in die Datenbank repliziert. Dabei wird sowohl eine ad-hoc Replikation als auch eine periodische Replikation per Delta-Verfahren unterstützt. Da aus den Salden die Einzelposten ableitbar sind, können Sie von den Salden per Drilldown auf die Einzelposten verzweigen und bis auf einen FI-Beleg durchgreifen. Diese Anleitung umfasst die Erstellung einer Gewinn- und Verlustrechnung in Abschnitt 1 sowie die notwendigen Einstellungen wie die Datenübernahme in Abschnitt 2.1 und die Pflege der Berichts- Schnittstelle in Abschnitt 2.2, um aus der GuV in einen FI-Beleg zu verzweigen. 1. Erstellung der Gewinn- und Verlustrechnung: Die Ausführung ist einfach: 1.1. Rufen Sie die Transaktion /n/pbs/nai_guv auf Übernehmen Sie in der Gewinn- und Verlust-Rechnung INT für Bilanz/GuV-Struktur INT als vorgeschlagenen Wert sowie den Buchungskreis und das Geschäftsjahr wie vorgegeben, oder überschreiben Sie Buchungskreis oder Geschäftsjahr, siehe Abbildung 1. Abbildung 1: GuV mit PBS NAI: Selektionsbild 1.3. Führen Sie den Bericht aus Sie erhalten das Ergebnis der GuV in Abbildung 2 für eine dreistufige Ausgabe:

2 Seite 2 von 9 Abbildung 2: Darstellung einer GuV in Kurzform. Die Ausgabe erfolgt hier für drei Stufen. Über die Funktionsleiste ausblenden. können Sie weitere Ebenen ein- oder 1.5. Ein Drilldown auf der Zeile Umsatzerlöse liefert Ihnen die Auflistung der Einzelposten, siehe Abbildung 3: Abbildung 3: Auflistung der Einzelposten für die Umsatzerlöse

3 Seite 3 von Über können Sie von einem Einzelposten in den Ursprungsbeleg verzweigen. Wie Abschnitt 2.2 veranschaulicht, haben Sie die Auswahl zwischen zwei Anzeigen: die FI- Beleganzeige FB03 und die Add-on Variante der FI-Beleganzeige /PBS/FB03, siehe Abbildung 4. Abbildung 4: Dialog zur Auswahl der gewünschten Beleganzeige Im Anschluss erhalten Sie den Ursprungsbeleg, siehe Abbildung 5: Abbildung 5: Anzeige des FI-Ursprungsbeleges

4 Seite 4 von 9 2. Einstellungen / Customizing: Die Einstellungen erfolgen im NAI-Bereichsmenü, siehe Abbildung 6. Geben Sie dazu bitte die Transaktion /N/PBS/NAI im SAP Easy Access Menü ein. Abbildung 6: Das Bereichsmenü für PBS NAI 2.1. Datenreplikation Ein Datentransfer von SAP ERP nach Sybase IQ kann auf zwei Arten erfolgen: als ad-hoc Replikation einmalig als periodische Replikation, die per Job aktualisiert wird Ad-hoc Datenübernahme durchführen Die ad-hoc Replikation ist sehr einfach und wird daher insbesondere zu Testzwecken eingesetzt. Wählen Sie unter NAI-Funktionen -> Administration -> Tabelle anlegen. Wählen Sie unter NAI-Verbindung -> CBWIQ_100. Geben Sie unter SAP Datenbanktabelle die zu replizierende SAP-Tabelle BSEG ein, siehe Abbildung 7: Abbildung 7: Tabelle anlegen: NAI-Verbindung und SAP-Tabelle auswählen

5 Seite 5 von 9 Wählen Sie. Die Tabelle BSEG wird in der Sybase IQ Datenbank angelegt. Über den Reiter Daten hinzufügen gelangen Sie zur Eingabemaske, siehe Abbildung 8: Abbildung 8: Daten hinzufügen: Tabelle und Obergrenze für Datensätze Die zuvor eingegebene SAP-Tabelle wird übernommen. Für die Datenübernahme können Sie eine Obergrenze von Datensätzen angegeben. Nach Auswahl von erhalten Sie ein Selektionsbild, um die zu übernehmenden Daten z.b. auf einen Buchungskreis und ein Geschäftsjahr einzuschränken, siehe Abbildung 9. Abbildung 9: Selektionsbild zur Datenübernahme (Ausschnitt): Beschränkung der Selektion auf Buchungskreis 1000 und Geschäftsjahr 2006 (optional) Die Datenübernahme startet direkt nach Auswahl Datenselektion. Diese sollten Sie jedoch nur verwenden, wenn Sie eine Obergrenze für die Anzahl der Datensätze eingegeben haben. Sie erhalten ein Protokoll der Datenübernahme. Mit Auswahl Daten selektieren im Hintergrund wird ein Job für die Datenübernahme erstellt. In der Jobübersicht (Menü System -> Eigene Jobs) können Sie verfolgen, wann die Datenübernahme erfolgt ist.

6 Seite 6 von Periodische Datenübernahme einrichten und starten Richten Sie eine periodische Datenübernahme ein, wenn Sie eine regelmäßige Aktualisierung der Daten benötigen. Die Daten werden dann in einem Delta-Verfahren aktualisiert. Dazu gehen Sie wie folgt vor: Geben Sie die Transaktion /PBS/NAI_DJS ein. Sie gelangen über periodische Datenübernahme zum NAI - Database Job Scheduler, siehe Abbildung 10. Abbildung 10: Start der ad-hoc Replikation Geben Sie als NAI-Applikation REPL und als Tabelle BSEG ein Pflegen Sie die Übertragungsregeln über Menü Einstellungen -> Übertragungsregeln. Übernehmen Sie für ein Update im Deltaverfahren die Einträge aus Abbildung 11: Abbildung 11: Pflege der Übertragungsregeln

7 Seite 7 von Über zwei Mal zurück wählen Sie im Menü Einstellungen -> Übertragungsprozess wählen. Für die gewünschte NAI-Applikation REPL und den InfoProvider BSEG übernehmen Sie die Einstellungen aus Abbildung 12 und aktivieren Sie den Übertragungsprozess: Abbildung 12: Pflege des Übertragungsprozesses Gehen Sie einmal zurück zu periodische Datenübernahme. Der Übertragungsprozess ist aktiv, siehe Abbildung 13: Abbildung 13: Database Job Scheduler für periodische Datenübertragung (Ausschnitt). Über können Sie einen periodischen Job einplanen. Geben Sie die gewünschte Periode und den Starttermin ein, siehe Abbildung 14: Abbildung 14: Die periodische Datenübertragung per Job einplanen.

8 Seite 8 von 9 Beenden Sie die Jobeinplanung mit Sichern Sie haben nun die Möglichkeit, die Ladeläufe zu verfolgen. Zur Aktualisierung der aufgelisteten Ladeläufe wählen Sie Auffrischen. Sie erhalten eine Liste, siehe Abbildung 15: Abbildung 15: Übersicht der Ladeläufe für einen Delta-Update mit Informationen zur Anzahl der übertragenen Datensätze Berichts-Schnittstelle pflegen Sie haben die Möglichkeit, sowohl über die Transaktion FB03 als auch über /PBS/FBO3 aus den Einzelposten auf die FI-Ursprungsbelege zu verzweigen. Dazu muss die Berichts-Schnittstelle für die NAI-Applikation REPL und die Tabelle BSEG gepflegt sein. Dies erfolgt mit der Transaktion /PBS/NAI_QUERY Nach dem Start der NAI-Query, geben Sie bitte die NAI-Replikation REPL und Tabelle BSEG ein, siehe Abbildung 16: Abbildung 16: Ausschnitt des Start-Dynpros der NAI-Query mit NAI-Applikation und Tabelle

9 Seite 9 von Wählen Sie über das Menü Zusätze -> Berichts-Schnittstelle pflegen. Sie erhalten folgendes Pop-up, siehe Abbildung 17: Abbildung 17: Start-Dialog zur Zuordnung von Berichten für die Berichts- Schnittstelle Über Zeile einfügen können Sie in einem weiteren Dialog die gewünschten Transaktionen einfügen, siehe Abbildung 18: Abbildung 18: Einfügen einer Transaktion oder über einen Berichtstyp wie z.b. SAP Query oder Recherche auswählen. Nachdem Sie den Transaktionscode FB03 und in einem weiteren Schritt /PBS/FB03 eingegeben haben, erhalten Sie folgendes Ergebnis. Bitte ändern Sie dazu die Bezeichnung für /PBS/FB03 auf Beleg anzeigen (PBS), siehe Abbildung 19: Abbildung 19: Ergebnis der Pflege der Berichts-Schnittstelle für die NAI GuV