MISCHFINANZIERUNGEN BEI ANLAGEN. Eine Anlage wird aus zwei oder mehreren Budgettöpfen bezahlt (Mischfinanzierung), wie muss ich vorgehen?

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Richard Berg
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1 MISCHFINANZIERUNGEN BEI ANLAGEN Eine Anlage wird aus zwei oder mehreren Budgettöpfen bezahlt (Mischfinanzierung), wie muss ich vorgehen? Eine Anlage kann aus mehreren Budgettöpfen bezahlt werden, dabei ist es möglich, Globalbudet und Drittmittel, aber auch Berufungsgelder, GIN und GIP s zu mischen. Folgende Punkte sind zu beachten: Es darf in einer Bestellung das Globalbudget und das Drittmittelbudget gemischt werden. Die Rechnung muss jedoch getrennt gebucht werden: Rechnungseingang: Nach Einlangen der Eingangsrechnung auf der Originalrechnung vermerken, welcher Betrag je Girokonto bzw. Profitcenter überwiesen werden soll. Anschließend die Originalrechnung kopieren und das Original und die Kopie mit dem Kontierungsstempel und einem Barcode versehen. Beide Stempel unter-fertigen. Rechnungsbuchung: Die Teilbeträge werden getrennt als eigenständige Rechnungen erfasst. Bei Erfassung der ersten Teilrechnung ist wichtig, dass die nicht verrechnete Position gelöscht wird (Dokumentation: siehe Homepage der Quästur Zahlungsverkehr Dokumentationen mehrere Rechnungen zu einer Bestellung Variante 1). Andernfalls wird die zweite Teilrechnung nach der Buchung automatisch von SAP gesperrt und muss von der Quästur freigegeben werden. Vorgehensweise, wenn der Gesamtbetrag in einer Rechnungsbuchung erfasst wurde: Schicken Sie eine an zahlungsverkehr@tuwien.ac.at mit Angabe der Belegnummer, damit die Girokonten richtiggestellt werden. Es muss zuerst eine Anlagenhauptnummer mit der Bestellung angelegt werden. Der Anlagenhauptnummer muss einem Investitionsauftrag der Mischfinanzierung zugeordnet werden. Nachdem die Bestellung abgeschlossen und gespeichert wurde, wird die vom System vergebene 8-stellige Anlagennummer (Transaktion ME23N - Bestellung anzeigen) notiert: Jetzt benötigen Sie zu dieser Anlagennummer für alle weiteren Kontierungen der Mischfinanzierung eine Unternummer. Diese wird ausschließlich in der Quästur /Anlagenbuchhaltung angelegt. Folgende Daten werden dafür benötigt: Erstellt von Bettina Schmidhofer V Seite 1

2 Anlagenhauptnummer (8-stellige Anlagennummer) Bezeichnung der Erweiterung Neue Kostenstelle oder neuer Innenauftrag ev.neuer Standort oder Raumnummer Sobald Sie die Unternummer(n) haben, können die weiteren Positionen der Mischfinanzierung eingetragen werden: Mit der Transaktion ME22N (Bestellung ändern) rufen Sie sich die Bestellung zur Änderung auf und befüllen die 2.Positionszeile in den Kopfdaten und bestätigen mit ENTER: Erstellt von Bettina Schmidhofer V Seite 2

3 Nachdem mit Enter bestätigt wurde, erscheint folgende Meldung am linken unteren Bildrand:. Die Anzeige ist jetzt in den Positionsdaten in die 2.Position gesprungen, der Cursor blinkt im Feld Anlage : Jetzt wird in den Positionsdatem im Feld Anlage die 8-stellige Anlagennummer eingetragen und im Feld Unternummer (neben dem Feld Anlage ) die von der Quästur angelegte(n) Unternummer und mit ENTER bestätigt. Danach muss die Bestellung gesichert werden. Für jeden Innenauftrag ist die Bestellung wieder neu aufzurufen, die neue Positionszeile in den Kopfdaten und die nächste Anlagennummer und Unternummer in den Positionsdaten einzutragen. Die Bestellung sieht dann wie folgt aus: Erstellt von Bettina Schmidhofer V Seite 3

Positionsdaten ist jetzt mit den Mischfinanzierungen befüllt: Position 1 mit der

4 Hier können Sie auch zwischen den Positionen, die in den Kopfdaten untereinander erscheinen, scrollen oder Sie klappen die Positionen auf und wählen aus: Jede der drei Positionsdaten ist jetzt mit den Mischfinanzierungen befüllt: Position 1 mit der Hauptnummer (bei der Hauptnummer ist Unr. Immer Null): Erstellt von Bettina Schmidhofer V Seite 4

5 Position 2 mit der 1. Unternummer: Position 3 mit der 2. Unternummer: In der Druckvorschau der Bestellung sehen Sie dann die Gesamtsumme und die auf den jeweiligen Innenauftrag entfallenden Teilbeträge: Erstellt von Bettina Schmidhofer V Seite 5

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