lobodms.com loboreb Rechnungseingangsbuch

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1 lobodms.com loboreb

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Für welche ERP Systeme ist loboreb verfügbar? Vorraussetzungen Allgemeine Einstellungen Benutzer Status Workflow Einscannen der Eingangsrechnung Erfassung Eröffnen des Rechnungsfreigabe Prozesses Kontierung Freigabemechanismus Übergabe an ERP System Seite 2

3 1 Einleitung Das (loboreb) ist ein Zusatzmodul zum Dokumenten Management System lobo-dms. Das ist ein hoch spezialisiertes Workflowmodul. Es dient ausschließlich zur Erfassung und Vorkontierung der Eingangsrechnungen. 2 Für welche ERP Systeme ist loboreb verfügbar? Das loboreb ist grundsätzlich unabhängig vom eingesetzten ERP System. Es ist folglich möglich, unterschiedliche ERP Systeme, wie SAP, Microsoft Dynamics, Axapta, Sage, ProAlpha, um hier nur einige zu nennen, anzubinden. 3 Vorraussetzungen Damit loboreb auf dem Arbeitsplatz verwendet werden kann, ist eine Installation des lobo-dms Basis Paket (ab Version ) Vorraussetzung. 4 Allgemeine Einstellungen Bevor das loboreb beim Kunden installiert wird, wird vorab eine Reihe von Einstellungen am vorgenommen. 4.1 Benutzer Der -Benutzer enthält alle DMS Benutzer, die Mitglied der DMS Gruppe -Benutzer sind. Hier wird der Benutzer oder die Benutzergruppe festgehalten, die die Rechnungen im Rahmen der Vorkontierung bearbeitet dürfen. 4.2 Status Im Laufe des Rechnungseingangs - Workflow können den Rechnungen verschiedene Stati zugewiesen werden. Der Status kann folgende Werte annehmen None 01 gescannt 02 Vorkontierung 03 zur kont. Sachbearbeiter 04 beim Sachbearbeiter 05 Prüf. Freigabe 06 zur Prüfung 07 Freigabe zur Buchung 08 Abgelehnt 09 zu buchen 10 gebucht 11 bezahlt Der Status wird im Rahmen des Workflows automatisch durch das System gesetzt und spielt dabei die entscheidende Rolle, an welcher Stelle sich die Eingangsrechnung im Prozess der Bearbeitung der Vorkontierung befindet Seite 3

4 5 Workflow 5.1 Einscannen der Eingangsrechnung Die Eingangsrechnungen werden auf einem Multifunktionsgerät oder einem dedizierten Scannclient gescannt und an das lobo-dms weitergeleitet. Hierbei können bereits bestehende Multifunktionsgeräte und Scanner eingebunden werden. 5.2 Erfassung Wenn bei der Erfassung der Eingangsrechnung im Feld -Status der Wert 03 zur kont. Sachbearbeiter und zusätzlich im Feld -Benutzer ein Benutzer oder eine Benutzergruppe ausgewählt wird, dann startet der Workflow automatisch. Die Eingangsrechnung wird dann automatisch an den oder die Postkörbe der zuvor ausgewählten Benutzer verschickt. Erfassungsmaske einer Eingangsrechnung 5.3 Eröffnen des Rechnungsfreigabe Prozesses Der -Benutzer kann nun aus seinem Postkorb heraus die Eingangsrechnung mit einem Doppelklick öffnen. Anschließend wird die Buchungsfahne wie folgt erstellt: 1. Der nächste Schritt ist unter den verknüpften Kategorien: Die Rechnungsfreigabe auswählen. Weiterleitung der Eingangsrechnung per Postkorb Seite 4

5 2. Mit Hilfe der Schaltfläche wird anschließend die Rechnungsfahne anleget. 3. Danach startet der lobo-dms Indexierungsassistent. Mit einem Klick auf Weiter wird die Buchungsfahne automatisch angelegt. Dabei wird die Buchungsfahne auch automatisch mit der Eingangsrechnung verknüpft Seite 5

6 5.4 Kontierung Nun können die Kontierungsinformationen der Buchungsfahne eingegeben werden. Wenn die Angaben soweit vollständig sind, kann der Workflow mit Hilfe der Schaltflächen aus dem Modul angestoßen werden. Folgende Workflow Optionen stehen zur Verfügung: Die Angaben werden gespeichert, gleichzeitig wird der -Status der Eingangsrechnung von 03 zur kont. Sachbearbeiter auf 04 beim Sachbearbeiter gesetzt. Beim -Status 03 oder 04 dürfen alle -Benutzer die Kontierungsinformationen verändern. Wenn ein -Benutzer die Kontierungsinformationen nicht vollständig eingeben kann oder will, kann er die Rechnung (mit der blauen Lasche) via Postkorb an weitere -Benutzer schicken. Dabei bleibt der -Status der Eingangsrechnung auf 03 zur kont. Sachbearbeiter. Wenn alle -Benutzer die Kontierungsinformationen eingegeben haben, kann die Rechnung mit der blauen Lasche zur Prüfung an die Buchhaltung geschickt werden. Wenn dieser Button gedrückt wird, wird der -Status der Eingangsrechnung auf 05 Prüf. Freigabe angehoben. In diesem Moment können nicht mehr alle -Benutzer Änderungen in der Buchungsfahne vornehmen, sondern nur noch Benutzer, die Mitglied der DMS Benutzergruppe -freigabeberechtigt sind. Wenn das Dokument zur Prüfung versandt wird, wird seitens des Administrators ein Benutzerkonto oder eine Benutzergruppe definiert, die die Eingangsrechnung via Postkorb zugestellt bekommt. Die Aktion wird abgebrochen und das wird geschlossen. Einzelne Buchungszeilen können gelöscht oder hinzugefügt werden Seite 6

7 5.5 Freigabemechanismus Sobald ein -Benutzer die Rechnung mit hat, ist der Freigabemechanismus eingeleitet. verschickt Je nachdem welches Benutzerkonto oder welche Benutzergruppe definiert worden ist, erhalten diese eine Verknüpfung der fertig kontierten Eingangsrechnung in den Posteingangskorb. Von dort kann die Rechnung nun mit einem Doppelklick geöffnet werden. Unter den verknüpften Kategorien unter Rechnungsfreigabe sind die Buchungsfahnen aufgelistet. Um die Einträge in der Buchungsfahne anzusehen, zu überprüfen und ggf. zu bearbeiten, muss die Buchungsfahne zur Bearbeitung geöffnet werden. Sofort startet der Editor und die Buchungsfahne kann bearbeitet werden Seite 7

8 Nachdem der Status der Eingangsrechnung nun auf 05 Prüf. Freigabe gesetzt ist, stehen dem Benutzer jetzt weitere Schaltflächen zur Verfügung. Die Schaltflächen sind dabei immer kontextbezogen und richten sich nach dem jeweiligen Status der aktuellen Eingangrechnung. Es stehen folgende Funktionalitäten zur Verfügung: Die Angaben werden gespeichert, gleichzeitig wird der -Status der Eingangsrechnung von 05 Prüf. Freigabe auf 06 zur Prüfung gesetzt. Beim -Status 05 oder 06 dürfen nur freigegebene -Benutzer die Kontierungsinformationen verändern. Sind die Buchungsangaben vollständig geprüft, kann die Eingangsrechnung freigegeben werden. Dabei wird der -Status der Eingangsrechnung von 05 Prüf. Freigabe auf 07 Freigabe zur Buchung gesetzt und alle -Benutzer haben nur noch lesenden Zugriff auf die Buchungsfahne. Sind die Buchungsangaben falsch oder handelt es sich um ein Storno, kann die Eingangsrechnung die Zahlung abgelehnt werden. Dabei wird der -Status der Eingangsrechnung von 05 Prüf. Freigabe auf 08 Abgelehnt gesetzt und alle -Benutzer haben nur noch lesenden Zugriff auf die Buchungsfahne Seite 8

9 Wenn die Angaben Mängel aufweisen, kann die Eingangsrechnung zusammen mit der Buchungsfahne wieder zurück an einen Sachbearbeiter geschickt werden. Dabei wird der -Status der Eingangsrechung von 05 Prüf. Freigabe auf 03 zur kont. Sachbearbeiter zurückgesetzt und der entsprechende Empfänger erhält eine Nachricht in seinen Postkorb. Wenn ein -Benutzer die Kontierungsinformationen nicht überprüfen kann oder will, kann er die Rechnung zusammen mit der Buchungsfahne via Postkorb an weitere freigegebene -Benutzer schicken. Dabei bleibt der -Status der Eingangsrechnung auf 05 Prüf. Freigabe. Die Aktion wird abgebrochen und das wird geschlossen. Einzelne Buchungszeilen können gelöscht oder hinzugefügt werden. 6 Übergabe an ERP System Danach ist die Bearbeitung der Eingangsrechnung abgeschlossen. Die Daten der Kontierung werden über eine XML- Schnittstelle an das ERP übergeben. Gleichzeitig können alle aus der Kontierung gewonnenen Informationen zusätzlich als Metadaten zur Verschlagwortung zur Eingangsrechnung abgelegt werden. Und die Eingangsrechnung? Das Image der Eingangsrechnung wurde bereits direkt nach dem Scannen revisionssicher im Archiv abgelegt Seite 9

10 DM Dokumenten Management GmbH ist der Spezialist für Dokumenten Management Systeme. Zusammen mit seinen Kunden entwickelt das Unternehmen seit über 15 Jahren erfolgreich effiziente Lösungen für Dokumenten Management und revisionssichere Archivierung. Mit lobo-dms verschmilzt diese langjährige Erfahrung mit modernster Technologie zu einem unschlagbaren Produkt. DM Dokumenten Management GmbH Dornierstr. 4 D Puchheim Tel.: Fax: info@lobodms.com DM Dokumenten Management GmbH Alle Inhalte, Layouts und Graphiken dieses Dokuments sind urheberrechtlich geschützt. DM Dokumenten Management GmbH 2007 behält sich alle Rechte bezüglich der Vervielfältigung, Verbreitung, Veränderung vor. Geschäftsführer: Andreas Hairer HRB (Amtsgericht München) Ust-ID-Nr. DE Seite 10