ScanClient ÜBERSICHT SCANCLIENT UND ETIKETTENDRUCKER Allgemein Extras ABLAUF SCANCLIENT... 4

Transkript

1 Visumskontrolle

2 Inhaltsverzeichnis ScanClient ÜBERSICHT SCANCLIENT UND ETIKETTENDRUCKER Allgemein Extras ABLAUF SCANCLIENT... 4 Modul Visumskontrolle ÜBERSICHT MODUL Allgemein Auswertung Extras ABLAUF MODUL Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 2 von 14

3 ScanClient 1. Übersicht ScanClient und Etikettendrucker Der Client ist ein zusätzliches Feature zum eigentlichen Visumskontrollen Modul. Der Client ersetzt den bisherigen PayPen, er erkennt die Rechnungsinformationen (ESR, Teilnehmernummer usw). automatisch und überträgt diese ins Sorba. Um die Belegtrennung sicherzustellen wird ein Etikettendrucker benötigt. Dieser druckt Etiketten, welche zur Seitenerkennung dienen. Hierzu muss auf jedem Beleg eine Etikette aufgeklebt werden. Der Aufbau des Clients basiert auf zwei Registern, Allgemein und Extras. 2.1 Allgemein 1. Barcode drucken Als Erstes werden die Etiketten ausgedruckt. 2. Belege scannen Dies kann direkt aus dem Client (druckerspezifisch) oder über den Scanner auf einen Pfad gemacht werden. 3. Belege analysieren Alle Rechnungsinformationen werden ausgelesen. 4. Belege übernehmen Übertragung ins Sorba. 2.2 Extras 1. Einstellungen Hier werden alle Einstellungen für die Installation getätigt Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 3 von 14

4 2. Ablauf ScanClient 1. Die Etikette oder auch Barcode immer auf die erste Seite des Beleges kleben. Wichtig ist hier, dass die Etiketten immer in der gleichen Region aufgeklebt werden (Bsp. nicht einmal oben mittig und beim nächsten Beleg links unten) 2. Belege scannen 3. Belege analysieren Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 4 von 14

5 4. Belege übernehmen Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 5 von 14

6 Modul Visumskontrolle 3. Übersicht Modul Visumskontrolle Mit der Visumskontrolle können Rechnungen mobil visiert werden. Rechnungen werden zentral eingescannt und den entsprechenden Baustellen zugewiesen. Die verantwortliche Person kann anschliessend mit dem ipad von überall her die Rechnung visieren und kommentieren. Visierte Rechnungen werden in der Schlusskontrolle zur Zahlung im nächsten Zahlungslauf freigegeben. Der Aufbau der Visumskontrolle basiert auf Listen. Jede einzelne Liste ist ein Filter und verschafft dem Benutzer einen geordneten Überblick seiner Belege. Je nach Berechtigung (Kredi aktiv, JA/NEIN) wird dem User entsprechend die volle oder vereinfachte Ansicht dargestellt: 6.1 Allgemein Jede Maske in der Visumskontrolle ist identisch aufgebaut. In der oberen Hälfte sind alle eigenen offenen Belege, unten links sind alle Benutzer welche in diesem Visierungsprozess involviert sind aufgeführt. Auf der rechten Seite sind alle Fragen aufgeführt, welche zu diesem Beleg gestellt wurden. Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 6 von 14

7 Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 7 von 14

8 Ansicht Kredi aktiv I 1. Belege zuordnen Über diese Funktion werden Belege kontiert 2. Belege visieren Visierungsansicht mit den 3 Optionen zur Visierung wird geöffnet (weitere Infos Ablauf) 3. Beleg freigeben Diese Funktion bewirkt eine Übersteuerung des Systems. Hier ein Bsp.:Ein Beleg wird von einem Visierer als nicht OK visiert, dieser Beleg müsste nun storniert und neu erfasst werden. Mit dieser Option kann der Beleg jedoch trotz Visum nicht OK von der Buchhaltung umgebucht statt neu erfasst werden Bemerkungen bearbeiten Erfasste Bemerkungen überarbeiten Visierer ändern Hier kann jederzeit der Visierungsprozess geändert werden Beleg stornieren Löschen ist, sobald ein Beleg in der Visumskontrolle erfasst wurde, nicht mehr möglich. Ein Beleg kann nur storniert werden. Der Beleg wird aus der Visumskontrolle entfernt. Im Kredijournal und Fibujournal wird eine Storno Buchung erstellt. Beleg suchen Nach einem Zahlungslauf wird die Liste Alle visierten Belege geleert. Über die Funktion Belege suchen werden alle archivierten und offenen Belege angezeigt 4. Eigene Belege ToDo Hier sind alle an die entsprechende Person zugewiesenen Belege drin. Die Liste signalisiert dem User, dass er noch Belege zu visieren hat 5. Visum nicht OK Alle Belege welche von Bauführern als nicht OK visiert wurden, sind hier aufgeführt 6. Visum fehlt: Alle Dieser Filter zeigt alle Belege auf, die noch in Bearbeitung sind und nicht fertig visiert wurden 7. Alle visierten Belege Hier sind alle visierten Beleg drin. Sobald ein Zahlungslauf erstellt wird, wird die Liste geleert und die Belege archiviert Hier die Übersicht eines Bauführers: Ansicht Kredi nicht aktiv I Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 8 von 14

9 6.2 Auswertung Alle Visierer sind hier mit den visierten Belegen und Beträgen aufgelistet Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 9 von 14

10 6.3 Extras 1. Einstellungen Hier werden alle Einstellungen für die Installation getätigt 2. Übersicht keine Visumspflicht Lieferantenbelege welche nicht visiert werden müssen, können vorläufig hier in der Liste Übersicht keine Visumspflicht erfasst werden. Alle Lieferanten die sich in dieser Liste befinden überspringen den Visierungsprozess und werden im Kredijournal direkt freigegeben 3. Visierermatix Der Schlussvisierer wird hier festgelegt. Auch kann hier eine Abstufung nach Beträgen vorgenommen werden. Für jeden Betrag kann ein anderer Visierer festgelegt werden. 4. Kontierstempel neu Nach einer Umbuchung des Beleges muss der Kontierstempel neu generiert werden, damit die angepasste Buchung neu auf das PDF gedruckt wird (diese Funktion wird nur benötigt, wenn der Kontierstempel aktiviert wurde) Hier kann auch wenn nötig direkt mit Bestätigung Ja der Visierungsprozess neu angestossen werden: Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 10 von 14

11 4. Ablauf Modul Visumskontrolle 1. Sobald der rote Hinweis nicht kontierte Belege vorhanden ersichtlich ist, kann eine Kontierung Belege vorgenommen werden 2. Belege zuordnen 3. Eine direkte Erfassung der Belege mit allen nötigen Angaben wird über Kredibeleg erfassen getätigt 4. Falls Angaben zur vollständigen Erfassung fehlen ( z.b. Auftragsnummer ) kann über Frage stellen zuerst alles nötige angefragt werden. Die Frage kann an jeden User gestellt werden, welcher die Visumskontrolle aktiv hat. Eine Fragestellung wird in der Todo Liste dargestellt und kann über Antwort geben beantwortet werden. 5. Auf jedem Beleg können Markierungen bei Fragestellungen oder beim Kedibeleg erfassen hinterlegt werden. Die Markierungen werden dann auf dem PDF übernommen und auch so im Projektquick abgelegt 6. Sobald der Beleg verbucht wird, wird die Visiermaske aufgezeigt 7. Die aktiven Visierer (linke Spalte) werden anhand der abgelegten Informationen aus der Projektmaske herausgelesen. Der Beleg wird nach Bestätigung mit OK dem jeweiligen VIsierer inkl. Schlussvisierer zugewiesen. Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 11 von 14

12 8. Die Maske kann durch die Auswahl in der rechten Spalte beliebig gesteuert werden, indem einzelne Personen ausgewählt werden 9. Keine Visumspflicht erforderlich, kann pro Beleg oder für den ganzen Lieferanten abgelegt werden. Somit wird der ganze Workflow übersprungen und der Beleg wird direkt im Kredijournal für den Übertrag in die Fibu freigeschaltet Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 12 von 14

13 10. Der Beleg wird dem Bauführer in die Todo Liste eingetragen. Über Belege visieren kann der Beleg bearbeitet werden. 11. Der Visierer hat drei Optionen einen Beleg zu bearbeiten: OK, nicht OK, nicht für mich 12. Visum OK: Beleg wird zur nächsten Visierstufe gesendet (Schlussvisierer). Falls keine weitere Stufe erfasst ist, wird der Beleg im Kredi für die Übertragung ins Fibujournal freigegeben. Visum nicht OK: Beleg wird dem Belegerfasser wieder zurückgeschickt, damit die nötigen Anpassungen vorgenommen werden können. Nicht für mich: Beleg wird auch hier an den Belegerfasser zurückgesendet. Über Visierer ändern kann der Bauführer angepasst werden. Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 13 von 14

14 13. Sobald der Schlussvisierer das letzte Visum erteilt hat, wird im Kredijournal der Haken Visum erteilt gesetzt. Sobald dieser letzte Haken gesetzt ist, ist der Visierungslauf abgeschlossen. Der Beleg kann über Verbuchung Kreditorenrechnungen ins Fibujournal übertragen werden Sorba EDV AG Schochengasse St. Gallen Tel Seite 14 von 14