Sage (Sage 50) EBPP Einrichtung und Anwendung. Rechnungswesen Version 2013

Transkript

1 Sage (Sage 50) Rechnungswesen Version 2013 EBPP Einrichtung und Anwendung

2 Sage (Sage 50) /19 Einleitung... 3 Einrichtung von Paynet / Yellowbill... 3 Ablage für EBPP einrichten... 7 Einrichtung des Personenkontos Arbeiten mit dem elektronischen Rechnungsempfang (EBPP) OP erstellen (automatisch) OP erstellen (man.) E-Banking Pool öffnen PK öffnen Rechnungen anzeigen EBPP-Rechnungen einlesen Archiv Filter Suchen Anzeigen Signatur prüfen Exportieren Rückgängig Schliessen... 19

3 Sage (Sage 50) /19 Einleitung Mit dem EBPP unterstützen wir den papierlosen Zahlungsverkehr. Sie können somit Rechnungen elektronisch empfangen und diese auch elektronisch weiterleiten. Die Rechnungen werden automatisch archiviert, so dass sie jederzeit aufgerufen werden können. Durch dieses Werkzeug werden Sie sich einiges an Zeit sparen. Einrichtung von Paynet / Yellowbill Damit Sie den elektronischen Rechnungsempfang verwenden können, müssen Sie in den Optionen die Kommunikation einrichten. Sie nehmen die Einstellungen unter Extras / Optionen im Register E-Banking vor. Geben Sie dort die Bezeichnung Ihres PC ein. Sobald der Name des PCs eingegeben wurde, können Sie über den Button Schlüssel/Vertrag einlesen die Kommunikationsparameter einrichten.

4 Sage (Sage 50) /19 Sie wählen einfach die Installationsart ohne Schlüssel an und können dann die gewünschte Einstellung vornehmen (Paynet oder Postfinance (Yellowbill)). In den folgenden Schritten werden noch die Kommunikationsparameter eingestellt. Am Schluss werden Sie gebeten die Informationen von Paynet oder Yellowbill einzugeben. Diese Informationen erhalten Sie, sobald ein Vertrag mit einem der beiden Unternehmen abgeschlossen wurde. Jede ID ist eindeutig und wird anschliessend als Versand- und Empfangs-ID verwendet.

5 Sage (Sage 50) /19 Wenn Sie die Felder korrekt abgefüllt haben, können Sie den SWOX-Assistenten beenden. In den Optionen im Register E-Banking ist nun der Button von Paynet und/oder Yellowbill ersichtlich.

6 Sage (Sage 50) /19 Die Teilnehmernummern für Sender und Empfänger und den Teilnehmernamen entnehmen Sie dem Vertrag. Diese Ids sind eindeutig. Wenn Sie diese Informationen hinterlegt haben, wurde das EBPP vollständig eingerichtet.

7 Sage (Sage 50) /19 Ablage für EBPP einrichten Beim Setup von Sage 50 Rechnungswesen wurde auf dem Installationsrechner auch das Datenbankmanagementsystem Microsoft SQL Server 2005 Express installiert. Bevor Sie elektronische Rechnungen empfangen oder senden können, muss in SQL Server 2005 ein Datenbankobjekt erstellt und dieses mit dem entsprechenden Rechnungswesenmandanten verbunden werden. Starten Sie dazu mit dem Menübefehl Windows-Startmenü.Programme.Sage.Sage50.Verwaltungsprogramme.AblageManager den Dialog Konfiguration Ablage Manager Im Register Eröffnen werden bereits korrekte Server und Instanz sowie als Datenbankname DocuManager angegeben sein. Andernfalls öffnen Sie mit Klick auf die Schaltfläche <Neu> den Dialog Serververbindung.

8 Sage (Sage 50) /19 In dessen ersten Listenauswahlfeld sind korrekter Server und Instanz auszuwählen, im nachfolgenden Listenauswahlfeld als Authentifikation Sesam Authentication sowie im folgenden Eingabefeld Datenbanken ein Datenbankname bspw. DocuManager anzugeben. Bei Auswahl von Sesam Authenticationbleiben Benutzername und Passworteingabefeld schreibegeschützt, andernfalls sind die korrekten Bezeichner anzugeben und die Angaben mit <OK> zu bestätigen. Wechseln Sie danach ins Register Bearbeiten, um Mandanten- und Ablagewahl hinzuzufügen. Klick auf die Schaltfläche <Hinzufügen> startet einen Öffnen-Dialog. Aktivieren Sie in dessen Dateityp-Auswahlfeld den Wert Sesam Rechnungswesen (sfbini.dat), suchen Sie das Verzeichnis des zu verbindenden Mandanten und Doppelklicken Sie auf die Datei sfbini.dat. In einem Folgedialog sind erneut korrekte Angaben zu Server/Instanz und Authentifikation zu machen, bevor in einem weiteren Folgedialog Server und Instanz sowie die definierte Datenbank angezeigt wird.

9 Sage (Sage 50) /19 Schliessen Sie den Dialog mit <Ok>. Im Dialog Konfiguration Ablage werden nun der ausgewählte Mandantenverzeichnispfad sowie Server/Instanz mit Datenbankname mit einem grünen Kreissymbol angezeigt. Klicken Sie erst auf <Speichern> und danach auf <Schliessen>

10 Sage (Sage 50) /19 Einrichtung des Personenkontos Damit der Empfang der Rechnungen korrekt erfolgen kann, muss auf jedem Personenkonto die Teilnehmernummer eingegeben werden. Jeder Kunde / Lieferant hat eine eindeutige Nummer. Welche Nummer ist einzugeben? Personenkonto-Kreditoren: Teilnehmernummer Sender Personenkonto-Debitoren: Teillnehmernummer Empfänger

11 Sage (Sage 50) /19 Arbeiten mit dem elektronischen Rechnungsempfang (EBPP) Wenn Sie die Verbindung in den Optionen vorgenommen wurden und die Datenbank eingerichtet ist, kann mit dem Empfang / Versand der elektronischen Rechnungen begonnen werden. Sie finden die Funktion im Menü Zahlungsverkehr / Elektronischer Rechnungsempfang (EBPP). Im Register Globalansicht sind alle Rechnungen ersichtlich, die Sie empfangen haben. Der Empfang der Rechnungen läuft über das Menü Zahlungsverkehr / E-Banking. Dort klicken Sie auf Empfangen, um die Daten von Paynet / Yellowbill herunterzuladen. Die Infos werden anschliessend im Fenster Elektronischer Rechnungsempfang (EBPP) direkt angezeigt. Im Register Rechnungswesen werden sämtliche Rechnungen angezeigt, die noch nicht verarbeitet wurden und im unteren Teil sind die Rechnungen ersichtlich, die bereits in der Fibu verbucht wurden.

12 Sage (Sage 50) /19 OP erstellen (automatisch) Die elektronischen Rechnungen können in einem Schritt verbucht werden. Sie können sämtliche Rechnungen die im Register Globalansicht angezeigt sind markieren und mittels Klick auf den Button OP erstellen (autom.) verbuchen lassen. Es wird keine Buchungsmaske angezeigt. Das Programm greift auf die Einstellungen des PKs zu. Die Kontierung die dort hinterlegt wurde, wird für die Verbuchung verwendet. Die Rechnungen werden nun normal in die Kreditorenbuchhaltung übergeben. Sie können über den Menübefehl Nebenbücher / Offene Posten Kreditoren aufgerufen werden.

13 Sage (Sage 50) /19 OP erstellen (man.) Damit die Buchung vor dem Speichern noch bearbeitet werden kann, besteht die Möglichkeit über den Button OP erstellen (man.) die offenen Posten einzeln anzuwählen und diese zu verbuchen. Es muss einfach eine Rechnung markiert sein, dann kann diese gebucht werden. Die Buchungsmaske öffnet sich und die Buchung ist bereits um gespeichert zu werden. Wenn die Dten noch ergänzt oder abgeändert werden sollen, kann die Buchung mittels Doppelklick einfach aktiviert und geändert werden. E-Banking Pool öffnen Damit die aktuellesten Rechnungen gleich wieder im Fenster Elektronischer Rechnungsempfang (EBPP) angezeigt werden, besteht die Möglichkeit den E-Banking Pool zu öffnen. Man wählt einfach den Button E- Banking Pool öffnen. Somit erscheint ein Fenster und man kann auf Empfangen klicken.

14 Sage (Sage 50) /19 PK öffnen Damit man vor der Verbuchung der Rechnungen der Einstellungen und die offenen OP s überprüfen kann, besteht die Möglichkeit, das Personenkonto zu öffnen. Dies öffne sich, indem man auf den Button PK öffnen klickt. Es erscheint dann das selbe Fenster wie wenn man über das Menü Nebenbücher / Personenkonto Kreditoren geht.

15 Sage (Sage 50) /19 Rechnungen anzeigen Über den Button Rechnungen anzeigen können Sie die ganze Rechnung in elektronischer Form ansehen. Somit verschaffen Sie sich einen Überblick welche Positionen in dieser Rechnung drin sind. In der Ansicht können Sie die Rechnungen ausdrucken, speichern oder nach einer Postion suchen. EBPP-Rechnungen einlesen Genau gleich über den E-Banking Pool können Sie über den Button EBPP-Rechnungen einlesen neue Rechnungen importieren. Es sind dann sämtliche Rechnungen in den Übersicht anschaubar.

16 Sage (Sage 50) /19 Archiv Die verbuchten Daten werden automatisch ins Archiv gelesen, wo man jederzeit auf die alten Rechnungen zurückgreifen kann. Somit ist gewährleistet, das die Dokumente auch über die gesetzlichen 10 Jahre aufbewahrt werden. Das Archiv lässt sich über den Button Archiv öffnen.

17 Sage (Sage 50) /19 Filter Im Teil Suchen können Sie nach archivierten Rechnungen suchen. Es besteht die Möglichkeit die Suchkriterien zu kombinieren, dass Sie genau die Rechnung erhalten, die auch gesucht wird. Folgende Kritieren stehen zur Auswahl: Beleg-Nr Buchungsjahr Enddatum Verarbeitung GF-Nr. / OP. Nr. PK-Name / PK-Nr. Rechnungs-Nr. Startdatum Verarbeitung Valuta Datum Beim Feld Ausdruck können weitere Kriterien eingegeben werden, z.b. Sage Test Customer beim PK-Namen. Somit sucht das Archiv nur die Rechnungen, die auf das Personenkonto Sage Test Customer laufen. Sobald beim Suchfilter eine Angabe angewählt wurde, kann auf der folgenden Zeile ein weiteres Suchkriterium angewählt werden. Suchen Wenn die Suchkriterien definiert wurden, kann mittels Klick auf den Button Suchen die Suche gestartet werden. Im unteren Teil des Archives werden sämtliche Rechnungen angezeigt, die den Suchkriterien entsprechen. Die Suchkriterien können nachträglich geändert werden und mit Klick auf den Button Suchen werden die neuen Kriterien dargestellt.

18 Sage (Sage 50) /19 Anzeigen Damit die Rechnungen jederzeit wieder angesehen werden können auch wenn sie nicht auf Papier gedruckt wurden, kann im Archiv die Rechnung angezeigt werden. Um die Funktion zu starten klickt man einfach auf den Button Anzeigen. Die Rechnung wird am Bildschirm angezeigt. Signatur prüfen Diese Funktion überprüft ob die Rechnung gültig ist. Die Prüfung wird durch Paynet / Yellowbill vorgenommen.

19 Sage (Sage 50) /19 Exportieren Damit Sie die Rechnung auch per Mail weiterleiten können, besteht die Möglichkeit die Daten zu exportieren. Diese rufen Sie auf, wenn Sie den Button Exportieren klicken. Sie können individuell den Pfad eingeben, wo die Dateien erstellt werden sollen. Rückgängig Eine verbuchte Rechnung kann aus dem Archiv wieder zurückgeholt werden. Die Buchung wird automatisch storniert. Dies ist auf dem OP ersichtlich. Es muss einfach die entsprechende Rechnung angewählt sein und dann kann über den Button Rückgängig die Rechnung wiederhergestellt werden. Schliessen Mit dem Button Schliessen wird das Archiv über das Fenster Elektronischer Rechnungsempfang EBPP geschlossen.