Zentralen -Dienst konfigurieren (AdvoluxMailService)

Transkript

1 in Advolux (Stand Oktober 2018 ab Version 4.1) Update von früheren Versionen von Advolux Vor dem Update auf die Version 4.1 beachten Sie bitte Folgendes: Abweichend von früheren Versionen wird der -Empfang und Versand nun zentral auf einer Maschine vorgenommen, standardmäßig auf dem Datenbankrechner. Da es bisher in Advolux so war, dass die Abholung der s lokal auf den jeweiligen Clients erfolgte, befanden sich die -Konten auch auf den lokalen Clients. Advolux sollte vorhandene E- Mail-Konten nach dem Update erkennen und zum Import anbieten. Es kann nach dem Update auf die Version 4.1 in Ausnahmefällen aber notwendig sein, die konten in Advolux einmalig neu einzurichten. Siehe unten -Konto einrichten..mailzip-format abgeschafft und.eml eingeführt Advolux benutzt ab dieser Version 4.1 das.eml-format für s. Bereits vorhandene E- Mails im alten mailzip-format können aber natürlich weiterhin gelesen werden. Zentralen -Dienst konfigurieren (AdvoluxMailService) Das Programm AdvoluxMailService ist neu und wird nach der Installation automatisch auf dem Datenbankrechner gestartet. Der AdvoluxMailService ist zentral für das Abholen und Senden von s zuständig. Bitte sorgen Sie dafür, dass es nicht von einer Firewall blockiert wird. Standardmäßig müssen Sie hier nichts weiter konfigurieren, damit alle Clients abholen und senden können. Es ist aber auch möglich, den AdvoluxMailService auf einer anderen Maschine konfigurieren, dann stoppen Sie diesen bitte zuerst auf dem Datenbankrechner. Wichtig ist, dass im Netzwerk immer nur eine Instanz vom AdvoluxMailService läuft. Konfiguration/Stoppen: Rufen Sie auf dem Rechner, auf dem der -Dienst laufen soll, System/Einstellungen/Weitere Einstellungen auf und dann -Service konfigurieren. Dort müssen Sie den Haken bei -Verbindungsdienst auf diesem Rechner einrichten setzen. Geben Sie bei Advolux-Server-IP-Adresse die IP-Adresse der Maschine ein, auf welcher die Datenbank läuft. Ist dort ein abweichender Port für den Advolux-Server eingerichtet, muss dieser hier bei Advolux-Server-Port angegeben werden. Mit dem Button Testen können Sie überprüfen, ob der Advolux-Server von dieser Maschine erreichbar ist, damit der - Verbindungsdienst seine Arbeit mit Ihrer Datenbank aufnehmen kann. Um den Dienst zu stoppen, entfernen Sie den Haken bei -Verbindungsdienst auf diesem Rechner einrichten. Mit Schließen wird die Konfiguration übernommen. Die aus den früheren Versionen bekannten Programme AdvoluxMailReadService und AdvoluxMailSendService entfallen ab der Version 4.1.

2 AdvoluxMailViewerService Der AdvoluxMailViewerService ist ebenfalls neu und wird beim Programmstart von Advolux lokal auf jedem Client gestartet. Er ist für das Betrachten und Schreiben von in Advolux zuständig und wird mit dem Programmstart von Advolux gestartet. Sollte der AdvoluxMailViewer einmal nicht wie erwartet funktionieren, können Sie diesen neu starten, indem Sie oben rechts in das Eingabefeld in der Toolbar Neustart MailViewer eingeben und anklicken. -Konto einrichten Ein -Konto können Sie von jedem Client aus einrichten. Dieses wird in der Datenbank gespeichert und ist dann zentral für alle Clients verfügbar. Gehen Sie bitte auf System/Einstellungen/ -Anbindung und wählen dann den Button Neues Konto. Wie bisher auch haben Sie die Möglichkeit, ein Konto für den Posteingang (das ist der allgemeine Posteingang der Kanzlei) zu konfigurieren oder für einen der Benutzer in der Datenbank, dann werden die s im Posteingang des Benutzers angezeigt. Weiterhin können Sie hier seit dieser Version ein -Konto für einen Postworkflow eines Bearbeiters konfigurieren. In der Registerkarte Allgemeine Einstellungen bei Zuordnung des -Kontos können Sie zwischen einer der oben erwähnten drei Möglichkeiten wählen. Posteingang Die s dieses Kontos werden in den allgemeinen Posteingang abgerufen. Benutzername (persönlich) Die s werden in den privaten Posteingang des Benutzers abgerufen. Benutzername (Posteingang) Die s werden in den Posteingang des Workflows des Benutzers abgerufen und werden nur den Mitarbeitern dargestellt, die für die s dieses Workflows eingestellt wurden. Die Konfiguration hierzu können unter System/Einstellungen/Mitarbeiter- und Rechteverwaltung vornehmen. Wählen sie einen Bearbeiter und Bearbeiten. Dann wechseln Sie in den Reiter bea und klicken den Button Zuständigkeiten. Links ganz unten finden Sie Eingang. Nun können Sie auf der rechten Seite definieren, welche Bearbeiter für den -Eingang dieses Postworkflows zuständig sein sollen. Unten können Sie noch die Vertretungen hierzu konfigurieren. Letztes Abholdatum Neu ist in der Registerkarte Allgemeine Einstellungen das Feld Letztes Abholdatum. Dieses ist für das erstmalige Abholen von s gedacht. Standardmäßig steht es auf einen Tag in der Vergangenheit. Der Sinn dieses Feldes ist: Haben Sie bereits mit Advolux und -Anbindung gearbeitet, ist es so, dass Advolux weiß, welche s Sie bereits vor dem Update importiert hatten. Durch die Umstellung weiß Advolux aber nicht, welche s Sie bereits im Posteingang hatten, aber noch nicht zugeordnet. Wenn Sie also z. B. wissen, Sie haben seit ca. zwei Wochen s im Posteingang, die noch nicht zugeordnet waren, können Sie das Datum hier auf drei Wochen in der Vergangenheit stellen, dann holt Advolux einmalig alle s seit diesem Zeitpunkt bis heute ab, welche noch nicht in der Datenbank zugeordnet waren.

3 Viele s auf Ihrem Mailserver Arbeiten Sie erstmalig mit in Advolux, und haben Sie auf Ihrem -Konto auf dem Mailserver die s der letzten Jahre, würde Advolux diese alle abholen (müssen). Mit diesem Datum können Sie z. B. einstellen, dass nur alle s ab dem abgeholt werden sollen. Haben Sie bereits in der Vergangenheit mit in Advolux gearbeitet, weiß Ihre Datenbank zwar, welche s bereits abgeholt und zugeordnet waren, müsste aber auch hier alle z. B s durchgehen, um die bereits abgeholten zu identifizieren, daher wird die Abfrage somit erheblich beschleunigt. Nach dem einmaligen Abholen der s setzt Advolux das Datum dann wieder auf einen Tag vorher. -Vorlagen Alle vorlagen in der Version 4.1 sind neu, da es nun ein neues Format gibt. Hatten Sie eigene vorlagen definiert, ist es notwendig, die Änderungen einmalig neu zu machen. Ihre alten Vorlagen wurden beim Update in luxwork/vorlagen gesichert (wenn Sie z. B. eigene Scripte definiert hatten, können Sie die Vorlagen importieren und die Scripte dann rauskopieren). In den neuen Vorlagen ist es möglich, Bilder zu hinterlegen und Formatierungen (fett etc.) vorzunehmen. s empfangen Posteingang Neu im Posteingang ist, dass Sie beim Zuordnen von s in eine Akte einen bereits vorhandenen Unterordner auswählen können oder Sie können einen neuen Unterordner erstellen, in den die zugeordnet wird. Weiterhin können Sie der eine farbliche Markierung mitgeben, mit welcher diese in der Akte dargestellt wird. s in der Akte s schreiben Im Assistenten zum Erstellen einer können Sie nun auf der letzten Seite bei Markierung dem Dokument eine farbliche Markierung mitgeben, mit welcher es in der Akte dargestellt wird. Ist die zu schreibende geöffnet, können Sie weitere Empfänger hinzufügen, indem Sie mit rechter Maustaste hinter den ersten Empfänger klicken und Kontakt hinzufügen wählen. Mit dem kleinen schwarzen Pfeil können Sie zwischen To, CC und BCC wechseln. In der Akte vorhandene Absender der in die Datenbank übernehmen Haben Sie eine in eine Akte zugeordnet und die Absender- adresse ist noch nicht in der Datenbank bekannt, wird die adresse in der geöffneten grau dargestellt. Mit rechter Maustaste können Sie den Kontakt übernehmen. Es öffnet sich ein

4 Assistent, Sie können wählen, die Person neu anzulegen oder die adresse einer in der Datenbank vorhandenen Person zuzuordnen. Ist die Person, der Sie die adresse gerade zugeordnet haben (egal, ob die Person eben von Ihnen neu angelegt wurde oder bereits in der Datenbank vorhanden war) noch nicht an der Akte beteiligt, können Sie am Ende des Assistenten die Person an der Akte beteiligen oder als Unterbeteiligten eines an der Akte Beteiligten übernehmen. Möchten Sie die Person nicht beteiligen, wählen Sie bitte Keine Beteiligung. Mit Übernehmen werden die Änderungen übernommen. Wird der Absender grün dargestellt, ist der Absender in Ihrer Datenbank bereits bekannt. Dem Absender antworten Klicken Sie oben auf den einfachen Pfeil nach links, es öffnet sich der -Editor mit der Antwort- . Hier sind Empfänger (Absender der ursprünglichen ) und Absender (Ihr Konto, mit dem Sie die empfangen hatten) voreingestellt. Allen antworten Klicken Sie oben auf den doppelten Pfeil nach links, es öffnet sich der -Editor mit der Antwort- . Hier sind die Empfänger (der Absender der ursprünglichen sowie alle weiteren Empfänger der ursprünglichen ) und Absender (Ihr Konto, mit dem Sie die E- Mail empfangen hatten) voreingestellt. weiterleiten Klicken Sie oben auf den grünen Pfeil nach rechts, es öffnet sich der -Editor mit der weiterzuleitenden . Eine in der Akte vorhandene selbstgeschriebene als neu bearbeiten Öffnen Sie die mit Doppelklick. Klicken Sie oben im Menü auf /Mail als neu. Es wird eine neue auf Basis der vorigen in der Akte erstellt und geöffnet, so dass Sie diese versenden können. Die neu erstellte erhält den Namen der alten und es wird ein (neu erstellt) an den Namen angehängt. Anhänge einer empfangenen Der Anhang / die Anhänge einer empfangenen , welche einer Akte zugeordnet wurde, bleiben weiterhin als Anhang Bestandteil dieser . Wenn Sie diese in der Akte geöffnet haben, ist es nun möglich, den Anhang/ die Anhänge separat in der Akte zu speichern. Klicken Sie mit rechter Maustaste auf den Anhang und wählen Anhang in Akte übernehmen bzw. Alle Anhänge in Akte übernehmen. Sie sehen nun, dass die Anhänge in der mit einem grünen Punkt markiert sind. Dieser sagt aus, dass der Anhang sich als separates Dokument in der Akte befindet. In der Akte sind nun die einzelnen Anhänge als Dokumente vorhanden, dem Namen ist Mailanhang: vorangestellt. drucken Es gibt neue Druckfunktionen für die s in Advolux. Möchten Sie eine ausdrucken, öffnen Sie diese und klicken oben auf das Drucker-Symbol.

5 Protokollordner -Versand und -Empfang Es wird automatisch für jeden neuen Monat ein Protokollordner -Protokoll Monat Jahr erstellt. Diesen finden Sie z. B. mit Büroordner/Ordner öffnen. Dort unter Dokumente werden für jeden Tag sowohl ein Dokument -Eingang als auch ein Dokument -Ausgang angelegt. Im Dokument -Eingang werden die abgeholten s einzeln aufgeführt und Fehler protokolliert. Im Dokument - Ausgang werden die gesendeten s mit Ihrem Status (z. B. erfolgreich gesendet ) aufgeführt sowie evtl. Fehler protokoliert. Änderungen an einem -Konto werden im Protokollordner System Jahr im der jeweiligen Datei Protokolldatei System Monat Jahr protokolliert. Terminalserver für mit Advolux konfigurieren Falls Sie Advolux auf einem Terminalserver betreiben, müssen Sie einmalig für jeden Client einen Namen vergeben, damit der -Verbindungsdienst beim Senden und Empfangen den richtigen Client ansprechen kann. Gehen Sie bitte in System/Einstellungen/Weitere Einstellungen und dann auf Terminalserver-Clientname. Setzen Sie den Haken bei Terminalserver- Clienteinstellungen. Nun können Sie bei Terminalserver-Clientname den Namen (ohne Sonderzeichen) für diesen Client vergeben (z. B. CLIENT1). Bitte achten Sie darauf, dass der Name nur auf diesem Client vergeben wird und nicht auf anderen Clients. Mit Schließen beenden Sie die Konfiguration. Advolux ist nun auf dem Terminalserver in der Lage, beim Senden und Empfangen von die Clients korrekt zu unterscheiden.