Avamboo GmbH Avamboo Encrypt. SICHERE MIT Avamboo Encrypt. für Outlook 2010 / 2013 / Handbuch

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1 SICHERE MIT Avamboo Encrypt für Outlook 2010 / 2013 / 2016 Handbuch

2 Inhaltsverzeichnis Avamboo GmbH Avamboo Encrypt Installation 3 verschlüsseln 4 Verschlüsselt antworten Link 5 Passwortverwaltung 5 Bei gespeicherten Empfängern automatisch verschlüsseln 7 Immer ans Verschlüsseln erinnern 7 Gespeicherte Passwörter ohne Nachfrage verwenden 7 Online-Portal 8 Passwörter an Empfänger im Online Portal bereitstellen 8 Vorlagenordner öffnen 8 Betreff 8 Verschlüsselten Empfang über Portal aktivieren 9 Lizenz 9 Als Vorlage übernehmen 10 Entschlüsseln Avamboo GmbH

3 Installation Beenden Sie vor der Installation alle Instanzen von Microsoft Outlook. Starten Sie die AvambooEncrypt.exe. Zur Installation müssen Sie den Nutzungsbedingungen zustimmen. Klicken Sie hier auf Installieren um die Installation der Erweiterung abzuschließen. Danach steht Ihnen die Funktionalität in Outlook zur Verfügung. Sie können nun Microsoft Outlook wieder starten Avamboo GmbH 3

4 verschlüsseln Avamboo Encrypt befindet sich nun in jedem eigenständigen Fenster zum Verfassen einer neuen . In neuen Outlook Versionen wird beim Antworten und Weiterleiten von s kein neues Fenster geöffnet. Hier wird die Avamboo Encrypt Toolbar dann nicht angezeigt. Um diese anzuzeigen, klicken Sie n diesem Fall oben auf Abdocken. Dann öffnet sich die in einem eigenständigen Fenster. Schreiben Sie nun wie gewohnt eine . Fügen Sie den oder die Empfänger ein, geben Sie einen Betreff ein, fügen Sie ggf. Anhänge ein und schreiben Sie Ihre . Um die zu verschlüsseln, muss nun die Symbolleiste Avamboo Encrypt aktiviert werden (siehe Abbildung oben). Dann auf den Button Verschlüsseln klicken, es erscheint eine Dialogbox zum Auswählen eines Passwortes. Mit diesem Passwort wird der gesamte Inhalt der verschlüsselt. Wählen Sie daher ein sicheres bzw. starkes Passwort. Wir empfehlen die Verwendung von zufälligen Kombinationen, mindestens zwanzig Zeichen und einen Mix aus verschiedenen Ziffernarten (Groß-, Kleinbuchstaben, Zahlen, Sonderzeichen). Nicht geeignet sind Namen, Datumsangaben oder eine Art von Zeichen (z.b. nur Zahlen). Durch automatisierte Tools lassen sich solche einfachen Kombinationen schnell durchprobieren. Mit OK wird die Verschlüsselung gestartet. Nach wenigen Augenblicken wurde der gesamte Inhalt verschlüsselt und als PDF Anhang an die angefügt. Die Verschlüsselung erfolgt mit AES-256. Im Betreff steht nun Eine verschlüsselte für Sie. Dieser Satz kann in den Optionen beliebig geändert werden. Weiterhin wurde Text gegen eine neutrale Nachricht ausgetauscht. Auch diese kann beliebig angepasst werden (siehe Abschnitt: Verschlüssele anpassen). Die kann nun versendet werden. Der Empänger benötigt zum Entschlüsseln bzw. Öffnen das Kennwort und den kostenlosen Adobe Reader Avamboo GmbH

5 Übermitteln SIe dem Empfänger das Kennwort auf einem anderen Kommunikationsweg als , z.b. Persönlich, telefonisch oder per Brief. Verschlüsselt antworten Link Mit dem Button Verschlüsselt antworten Link einfügen wird der Link in den Nachrichtentext eingefügt. Dieser Link ermöglicht es dem Absender ohne eine bestimmte Software Ihnen eine verschlüsselte Nachricht zu schreiben. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Optionen unter Verschlüsselten Empfang über Portal aktivieren. Damit der Link funktioniert, wird ein gültiges Abonnement vorausgesetzt. Passwortverwaltung 2018 Avamboo GmbH 5

6 Der Passwortmanager ermöglicht das Speichern von Passwörtern für Empfänger und Empfängergruppen. Wird eine an einen oder mehrere Empfänger verschlüsselt, speichert der Passwortmanager für diese Empfängerkombination das Verschlüsselungspasswort. Eine Empfängerkombination kann aus einer Adresse, z.b. oder auch mehreren Adressen z.b. bestehen. Dabei spielt die Reihenfolge der Adressen keine Rolle. Für jedes dieser Kombinationen wird ein eigenes Passwort gespeichert. Aktiviert wird der Passwortmanager durch Aktivierung der Kontrollbox Passwortdatenbank aktivieren gefolgt von einem Klick auf Speichern. Es öffnet sich das Fenster Passwortmanager aktivieren. Hier können Sie ein Kennwort für die Passwortmanager-Datenbank vergeben. Wird hier ein Passwort vergeben, uss dieses bei jedem Start von Outlook eingegeben werden, damit der Passwortmanager genutzt werden kann. Soll die Datenbank im Netzwerk genutzt werden, muss an jedem Arbeitsplatz das gleiche Passwort gesetzt werden und die Datenbank in einen gemeinsamen Ordner gespeichert werden. Den Speicherort der Datenbank kann im Reiter Passwortdatenbank geändert werden. Mit einem Klick auf die Kontrollbox Passwörter anzeigen wird die Spalte Passwort im Reiter Passwörter eingeblendet. Die Kennwörter werden im Klartext angezeigt. Hier können sowohl die Empfängerkombinationen, als auch die hinterlegten Kennwörter bearbeitet werden. Ist für eine Empfängerkombination ein Kennwort hinterlegt, werden beim Verschlüsseln die Eingabefelder mit diesem Passwort bereits ausgefüllt. Soll die direkt mit dem hinterlegten Kennwort ohne Nachfrage verschlüsselt werden, muss die Opti Avamboo GmbH

7 on Gespeicherte Passwörter ohne Nachfrage verwenden in den Optionen aktiviert werden. Optionen Bei gespeicherten Empfängern ans Verschlüsseln erinnern Ist eine Empfängerkombination im Passwortmanager vorhanden und es wird eine an diese unverschlüsselt versendet, wird beim Versenden nachgefragt, ob die verschlüsselt werden soll. Bei gespeicherten Empfängern automatisch verschlüsseln Die Verschlüsselung wird automatisch ausgelöst, sobald beim Versenden die Empfängerkombination in der Passwortdatenbank gefunden wird. Immer ans Verschlüsseln erinnern Es wird immer ein Hinweis angezeigt, wenn eine unverschlüsselt versendet wird. Gespeicherte Passwörter ohne Nachfrage verwenden 2018 Avamboo GmbH 7

8 Beim Verschlüsseln wird automatisch das gespeicherte Passwort verwendet. Es wird keine Passwortabfrage angezeigt. Beim Senden nachfragen, wenn eine verschlüsselte geändert wurde Wird eine nach dem Verschlüsseln verändert, z.b. Änderung des Textinhaltes oder der Anhänge und danach versendet, wird eine Warnung angezeigt. Online-Portal Das Online-Portal ist ein Zusatzfeature und eine alternative Möglichkeit, an einen oder mehrere Empfänger das Kennwort sicher zu übertragen. Beim Verschlüsseln wird das Kennwort verschlüsselt an unseren Server übertragen. Ein Link zum Abrufen des Kennwortes für den Empfänger wird in die eingefügt. Der Empfänger kann das Kennwort dann mit Hilfe des Links abrufen. Dazu muss sich dieser im Portal mit seiner Adresse anmelden, um die Inhaberschaft seiner adresse nachzuweisen. Das Passwort wird zu uns verschlüsselt übertragen und kann nur mit dem Link aus der abgerufen werden. Es gibt keinen anderen Weg, das Passwort wiederherzustellen. Auch wir haben keinen Zugriff auf das Passwort. Die Nutzung des Portals setzt ein gültiges Abonnement voraus. Passwörter an Empfänger im Online Portal bereitstellen Ist diese Option aktiv, wird das Passwort für den Empfänger zum Entschlüsseln in unser Online Portal übertragen. Diese Option konfiguriert das Standardverhalten für neue s. Das Verhalten kann für einzelne s in der Avamboo Encrypt Leiste manuell mit der Kontrollbox Passwort im Portal bereitstellen angepasst werden. Vorlagenordner öffnen Öffnen das Explorer-Fenster mit dem Ordner der vorlage für eine verschlüsselte . Die Datei mailbody.html enthält den HTML-Code, welcher nach dem Verschlüsseln als Text verwendet wird. Dies ist nur für fortgeschrittene Benutzer. Sie können eine Vorlage auch direkt im neuen Fenster Avamboo GmbH

9 von Outlook erstellen und dann mit dem Button Als Vorlage übernehmen in die Vorlagendatei speichern. Betreff Hier wird der Betreff eingegeben, welcher nach dem Verschlüsseln in die übernommen wird. Verschlüsselten Empfang über Portal aktivieren Hier kann für eine Adresse eine Bestätigungsmail angefordert werden. Es können auch für verschiedenen Adressen hintereinander Bestätigungsmails angefordert werden. Durch den Klick auf den in der Bestätigungsmail enthaltenen Link, wird ein öffentlicher Schlüssel, welcher lokal und nur für die aktuelle Installation generiert wurde, an unser Onlineportal übertragen. Dadurch kann über unser Portal, an die überprüften Adressen, verschlüsselt s gesendet werden. Ein Nutzer kann über die Adresse online eine mit Anhang verschlüsselt an die vorher überprüfte Adresse senden. Bei der Nutzung dieser Funktion wird die inklusive Anhang direkt im Browser des Nutzers verschlüsselt. Wir erhalten zu keiner Zeit Zugriff auf den Inhalt der Nachricht und Anhang. Der private Schlüssel ist nur auf dem Computer hinterlegt, welcher die prüfung vorgenommen hat. Nur dieser Computer kann die Nachricht wieder entschlüsseln. Im Portal muss der Absender seine Adresse eintragen, diese wird auch verschlüsselt in die gespeichert. Es findet keine Prüfung der Absender Adresse statt. Im Zweifel den Absender kontaktieren, ob die wirklich von ihm versendet wurde, es könnte sich auch um SPAM handeln. Zur Nutzung dieser Option benötigen Sie ein gültiges Abonnement. Lizenz 2018 Avamboo GmbH 9

10 Hier kann das Programm aktiviert werden. In der kostenlosen Version lässt sich pro Tag nur eine verschlüsseln. Als Vorlage übernehmen Mit dem Button Als Vorlage übernehmen kann der aktuelle Inhalt des körpers als Vorlage gespeichert werden. Diese Vorlage wird automatisch nach dem Verschlüsseln in die Eingefügt. Damit kann z.b. die eigene Signatur oder Hinweis verwendet werden. Entschlüsseln Der Button Entschlüsseln steht im Lesefenster einer Empfangenen bereit. Damit lässt sich eine , welche über das Onlineportal verschlüsselt und gesendet wurde, wieder entschlüsseln Avamboo GmbH

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