PLANUNGSSTATUS "ZUSTIMMUNG" (OPTIONAL)

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1 PLANUNGSSTATUS "ZUSTIMMUNG" (OPTIONAL) PRODUKT(E): Vivendi PEP KATEGORIE: Dienstplanung VERSION: ab 2.92 Frage: Bevor unser Sollplan festgelegt und ausgehängt werden kann, muss unser Betriebsrat diesem erst zustimmen. Welche Möglichkeiten bietet mir Vivendi PEP, dieses Procedere einzuhalten und erst dann eine Festlegung des Dienstplans zuzulassen, wenn diesem auch vom Betriebsrat zugestimmt wurde? Antwort: Vivendi PEP unterstützt Sie hierbei mit dem zusätzlichen Planungsstatus Zustimmung, der Ihnen neben Festlegung und Abschluss im Dienstplan optional zur Verfügung steht. Der Planungsstatus Zustimmung sorgt dafür, dass der Dienstplan nur noch dann festgelegt werden kann, wenn die Zustimmung einer prüfenden Instanz (Betriebsrat, MAV ) eingeholt wurde. Sobald der Betriebsrat / die MAV dem Sollplan zugestimmt hat, markiert eine grüne Linie, dass keine Änderungen der Dienste mehr möglich sind. Erst nach dieser Freigabe der Planung durch Betriebsrat oder MAV kann der Dienstplan-Verantwortliche den Dienstplan wie gewohnt festlegen und "seine" blaue Linie ziehen. Die Funktion Zustimmung stellt damit die unterste Planungsstufe für den Dienstplan dar, die durch Benutzerrechte in Vivendi PEP reglementiert werden kann. x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 1

2 Und so könnten Sie den neuen Planungsstatus einsetzen: Ihrem bisherigen Ablauf bis zur Sollplan-Festlegung wird einfach ein weiterer Schritt vorangestellt, wodurch sich Ihr Ablauf wie folgt ändert: 1. Der Dienstplaner erstellt den Sollplan bis zum 10. Tag des Vormonats. (Hilfsmittel in Vivendi PEP: Terminerinnerung über Aktuelles) 2. Der Dienstplaner legt dann dem Betriebsrat / der MAV diesen Sollplan vor. Ab diesem Zeitpunkt darf der Dienstplaner nur in Absprache mit dem Betriebsrat / der MAV Änderungen am Plan vornehmen. 3. Der Betriebsrat / die MAV prüft den Sollplan. Bei Einwänden stimmen sich Betriebsrat / MAV und Dienstplaner ab. 4. Bis zum 15. Tag des Vormonats erteilt der Betriebsrat / die MAV die Zustimmung zum Dienstplan: Dazu führt er die Funktion Zustimmung Zustimmung erteilen (grüne Linie) im Dienstplan-Menü aus. Programmtechnisch ist nun der Dienstplan gesperrt: Es können keine Änderung mehr vorgenommen werden. 5. Die grüne Linie, die nach Zustimmung des Betriebsrats / der MAV im Dienstplan angezeigt wird, ist für den Dienstplan-Verantwortlichen das Zeichen, dass er mit der Sollplan-Festlegung (blaue Linie) fortfahren kann. Fristgemäß hängt der Dienstplan-Verantwortliche den festgelegten und unterzeichneten Sollplan aus. Fazit: Ohne Zustimmung kann keine Festlegung des Dienstplans erfolgen! Details zum Planungsstatus Zustimmung erfahren Sie auf den nächsten Seiten: x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 2

3 INHALT 1. Grundeinstellungen durch den Vivendi PEP-Administrator Rechtevergabe Freischaltung in den Optionen Anwenden des Planungsstatus Zustimmung Zustimmung zurückziehen... 9 x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 3

4 1. Grundeinstellungen durch den Vivendi PEP-Administrator Um Missverständnissen vorzubeugen Bei dem Planungsstatus Zustimmung handelt es sich um eine rein optionale Funktion: Sie können weiter wie bisher ausschließlich mit dem Festlegungs- und Abschluss-Status arbeiten, die Zustimmung ist lediglich ein ergänzendes Feature. Wenn Sie sich in Ihrer Einrichtung dazu entschlossen haben, der Festlegung den Status Zustimmung vorhergehen zu lassen, dann müssen Sie als Vivendi PEP-Administrator zuerst die Benutzerrechte für diese neue Funktion erweitern und dann die (globale!) Option freischalten. 1.1 Rechtevergabe In der Benutzerverwaltung (Datei Zugriffsrechte Benutzerverwaltung) erteilen Sie der Benutzergruppe, die die Zustimmung zum Dienstplan geben soll (grüne Linie), das Schreibrecht Dienstplan Zustimmung erteilen. Die Benutzergruppe, die die Zustimmung in Ausnahmefällen auch wieder aufheben darf (Entfernen der grünen Linie), benötigt das Schreibrecht Dienstplan Zustimmung zurückziehen. In unserem Beispiel darf der Betriebsrat keine Dienste im Dienstplan eintragen, er darf lediglich der Planung zustimmen oder, wenn ein Versehen vorliegen sollte, auch die Zustimmung wieder aufheben. Rechte zur Festlegung des Sollplans selbst besitzt er ebenfalls keine. x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 4

5 In diesem Fall hat nur die Benutzergruppe 'Betriebsrat' Zustimmungs-Rechte eingeräumt bekommen. Dies hat folgende Konsequenz: Die Sollplan-Festlegung, kann nur dann erfolgen, wenn jemand aus der Benutzergruppe 'Betriebsrat' dem Dienstplan zugestimmt hat und dadurch dem Dienstplan-Verantwortlichen "grünes Licht" zur Genehmigung des Sollplans erteilt hat. Hinweis: Wenn ein Benutzer sowohl das Recht für Zustimmung erteilen als auch für Dienstplan festlegen hat, dann kann dieser Mitarbeiter die Festlegung des Sollplans auch ohne Zustimmung durchführen. Es erfolgt lediglich eine Hinweismeldung und es wird in der Dienstplanhistorie dokumentiert: Diese Konstellation hebelt demnach das Zustimmungs-Konzept aus! 1.2 Freischaltung in den Optionen Um die Zustimmungs-Funktion nutzen zu können, setzen Sie bitte unter Extras Optionen Dienstplan Einstellungen einen Haken vor der Option Planungsstatus "Zustimmung" vor Festlegung verwenden. x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 5

6 Im Dienstplan haben Sie, als Mitglied von Betriebsrat / MAV, nun auch die "grüne Flagge" zur Verfügung, mit deren Hilfe Sie dann die Zustimmung zum Dienstplan geben bzw. zurückziehen können entsprechende Benutzerrechte vorausgesetzt. 2. Anwenden des Planungsstatus Zustimmung Wenn der Dienstplaner den Sollplan soweit fertiggestellt hat, informiert er den Betriebsrat / die MAV. Dieser prüft nun den Dienstplan und gibt, sofern er keine Einwände hat, die Zustimmung zum Sollplan. (Selbstverständlich darf während dieser Prüfzeit keine weitere Arbeit/ Änderung an der Sollplanung erfolgen. Hierzu sollten im Vorfeld genaue Absprachen zwischen Dienstplaner und der zustimmenden Instanz getroffen werden!) Als "Zustimmer", also Betriebsrat- oder Mitarbeiter-Vertreter, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Nach der Prüfung der bisherigen Sollplanung klicken Sie im Dienstplan-Menü auf das Symbol. x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 6

7 Sie gelangen dadurch in den Dialog 'Zustimmung erteilen': 2. Hier wählen Sie das Datum, den Bereich, ggf. die Statistikgruppe und die Mitarbeiter aus, für die die Planung festgelegt werden soll. Über die Checkbox Nur Stamm- Mitarbeiter werden Ihnen die Mitarbeiter angehakt, die Stamm- Mitarbeiter des gewählten Bereichs sind. 3. Klicken Sie anschließend auf OK. 4. Falls Mitarbeiter in weiteren Bereichen als dem aktuellen zugeordnet sind, erfolgt noch ein spezielle Abfrage, ob dem Dienstplan für diesen Mitarbeiter auch in den anderen Bereichen zugestimmt werden soll: Mit der Zustimmung wird zum einen die erste Zeile der ausgewählten Mitarbeiter im Dienstplan grün unterstrichen. x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 7

8 Die grüne Linie visualisiert, dass dem Dienstplan dieses Mitarbeiters (durch Betriebsrat / MAV) zugestimmt wurde. Dies bedeutet, dass an den Diensten im Sollplan keine Änderungen mehr erfolgen können und auch nicht an den Diensten im Istplan! Die Zustimmung "sperrt" den kompletten Dienstplan: die Dienstdetails, Zeitbuchungen, Urlaubsverwaltung, Fortbildungen Wenn man dennoch einen Dienst eingeben möchte, erhält man folgende o. ä. Meldung: x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 8

9 Zum anderen wird die Zustimmung zum Dienstplan auch in der Dienstplanhistorie dokumentiert. Erst nachdem dem Dienstplan zugestimmt wurde (grüne Linie), ist die Festlegung des Sollplans (blaue Linie) durch den Dienstplan-Verantwortlichen möglich. 2.1 Zustimmung zurückziehen Wenn es doch einmal zu Änderungen im Solldienstplan kommen sollte, nachdem diesem bereits zugestimmt wurde, dann sind die nächsten Schritte in Abstimmung mit der "Zustimmungs-Instanz", also Betriebsrat oder MAV, durchzuführen: Die "bewilligende Stelle" kann die Zustimmung wieder zurückziehen, so dass der Dienstplaner die Änderungen eintragen kann. Anschließend ist dem Dienstplan erneut zuzustimmen, wie in Kap. 2 beschrieben. Um die Zustimmung (grüne Linie) aufzuheben, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Öffnen Sie den gewünschten Dienstplan. 2. Klicken Sie auf die kleine schwarze Pfeilspitze neben dem Planungssymbol und klicken Sie dann auf den Befehl Zustimmung zurückziehen. x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 9

10 3. Wie bei der Zustimmung zum Dienstplan wählen Sie auch beim Zurückziehen Ihrer Zustimmung zuerst das Datum aus, bis zu dem die Zustimmung wieder rückgängig gemacht werden soll. 4. Anschließend wählen Sie Bereich, ggf. Statistikgruppe und den/ die gewünschten Mitarbeiter aus, für die die Zustimmung zurückgezogen werden soll. Über die Checkbox Nur Stamm-Mitarbeiter werden Ihnen die Mitarbeiter angehakt, die Stamm-Mitarbeiter des gewählten Bereichs sind. Nachdem die Zustimmung zurückgezogen wurde, verschwindet die grüne Markierungslinie im Dienstplan: x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 10

11 Selbstverständlich wird auch das Zurückziehen der Zustimmung in der Dienstplanhistorie dokumentiert: 1. Sie können nun die gewünschten Änderungen am Dienstplan natürlich in Absprache mit Ihren Kollegen von Betriebsrat/ MAV vornehmen. 2. Anschließend ist dann eine erneute Zustimmung (s. Kap. Anwenden des Planungsstatus Zustimmung) des Betriebsrats/ der MAV erforderlich, bevor der Sollplan festgelegt werden kann. x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 11