Ampelkonten: Über-/Unterschreitung von Kontengrenzen

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1 Ampelkonten: Über-/Unterschreitung von Kontengrenzen PRODUKT(E): KATEGORIE: Vivendi PEP Dienstplan Frage: Ich möchte Kontenüber- und -unterschreitungen im Dienstplan und in der Kontenverwaltung direkt angezeigt bekommen. Wie setze ich das in Vivendi PEP um? Antwort: Als Vivendi PEP-Administrator haben Sie in den Kontoarten die Möglichkeit, Grenzwerte zu definieren. Diese sorgen dann durch die farbliche Hinterlegung der Summenfelder der Konten im Dienstplan und der Kontenverwaltung für eine bessere Übersichtlichkeit. Eine Überschreitung des Maximal- oder Unterschreitung des Minimalwerts wird in der Kontenverwaltung und im Dienstplan beim Mitarbeiterkonto rot dargestellt. Eine Überschreitung des Maximal- oder Unterschreitung des Minimalwerts Warnung wird gelb abgebildet. x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 1

2 Inhalt 1. Einrichtung der Ampelkonten: Kontengrenzen festsetzen Anpassung der Formate im Dienstplan... 9 x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 2

3 1. Einrichtung der Ampelkonten: Kontengrenzen festsetzen Das Hinterlegen wird in diesem Beispiel an der Kontenart ARBEITSZEITKONTO veranschaulicht: 1 Klicken Sie auf Stammdaten Weitere Stammdaten Kontenarten. 2 Auf der Karteikarte 'Kontoarten' öffnen Sie mittels Doppelklick die Kontoart, für die Sie Kontengrenzen setzen möchten. 3 Wechseln Sie anschließend zur Karteikarte 'Details'. 4 Klicken Sie auf die Plus-Schaltfläche, um weitere Eigenschaften hinzuzufügen. 5 Sie gelangen in den Dialog 'Detail erstellen'. Um so genannte Ampelkonten abzubilden, öffnen Sie per Klick auf das Dreieck vor der Rubrik Grenzen die Unterpunkte. x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 3

4 6 Markieren Sie die Grenze, die Sie definieren möchten: den Maximalwert, den Minimalwert, den Maximalwert Warnung oder den Minimalwert Warnung. Bitte beachten Sie, dass die hier hinterlegten Grenzen u. U. auch Auswirkungen auf Umbuchungsregeln haben können! Die Anlage/Änderung von Kontoarten besonders in den unter 'Sonstiges' aufgeführten Punkten (Karteikarte 'Details') hat erhebliche Auswirkungen auf die Lohnbuchhaltungsübergabe! Falls Sie eine Modifizierung oder Neuanlage einer Kontoart wünschen, kontaktieren Sie bitte den Vivendi-Support, der dann in Absprache mit Ihrem Projektverantwortlichen die gewünschten Einstellungen vornimmt. Folgende Parameter können Sie jeweils bei den Grenzen setzen: Parameter Name Wert Erläuterung Möglichst aussagekräftige Benennung dieser Kontogrenze. Setzen Sie den gewünschten Wert, also bspw. die maximal erlaubte wöchentliche Arbeitszeit in Stunden, ein. Achten Sie bei negativen Werten darauf, dass Sie auch das entsprechende Vorzeichen haben. Wenn Sie z.b. ab einem Minimalwert von unter 0 gewarnt werden wollen, dann müssen Sie "-1" eingeben. Stelle von Definieren Sie, für welche(n) Stellenanteil(e) die Grenzen gelten sollen z. B. für Stellenanteile 0,75 bis 1,00. Hier geben Sie den unteren Stellenanteil ein, ab dem die Regelung gelten soll; bezogen auf das vorherige Beispiel also 0,75. Stelle bis Arbeitsvertrag Anteiliger Grenzwert Statistikgruppe Hier geben Sie den oberen Wert für den Stellenanteil ein: Tragen Sie ein, bis zu welchem Stellenanteil die definierten Grenzen gültig sind, z. B. für Stellenanteile bis 1,00. Wenn Sie eine Abhängigkeit dieser Regelung vom Arbeitsvertrag (gemeint ist hier der Standardarbeitsvertrag) wünschen, dann wählen Sie den entsprechenden Vertrag aus der Dropdownliste aus. Die eingerichtete Grenze ist dann nur für Mitarbeiter gültig, denen der ausgewählte Arbeitsvertrag unter Stammdaten Mitarbeiter Arbeitsdaten zugeordnet ist. Ist keine solche Abhängigkeit gewünscht, wählen Sie bitte "Alle Verträge". Zusätzlich können Sie noch einen anteiligen Grenzwert berechnen lassen: Ja: Es gilt der angegebene Grenzwert für die Mitarbeiter, deren Stelle (Stammdaten Mitarbeiter Regelungen) gleich dem Parameter Stelle bis ist. Falls der Stellenanteil im Bereich zwischen Stelle ab und Stelle bis liegt, wird der Grenzwert anteilig zur oben beschriebenen Obergrenze ermittelt. Nein: Es gilt der Grenzwert wie im Parameter Wert festgelegt. Um eine feinere Filterung bei der Zuweisung dieser Eigenschaft zu ermöglichen, können Sie die Prüfung dieser Grenzen auch auf bestimmte Statistikgruppen eingrenzen. x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 4

5 Grenzwert Konsequenz Festlegungsassistent Konsequenz Abschlussassistent Hier geben Sie an, ob sich der hinterlegte Wert auf den Saldo, den Umsatz oder das tägliche Plus/Minus bezieht. Standard: Der hinterlegte Grenzwert bezieht sich auf den Saldo des Kontos. Umsatz Woche: Falls im Dienstplan das Summenfeld Umsatz angezeigt wird, werden die hinterlegten Grenzwerte zum Umsatz der Woche geprüft und bei Überschreitung der Grenzen werden die zugehörigen Summenfelder rot oder gelb für Warnungen eingefärbt. Umsatz Monat: Falls im Dienstplan das Summenfeld Umsatz angezeigt wird, werden die hinterlegten Grenzwerte für den Umsatz des Monats geprüft und bei Überschreitung der Grenzen werden die zugehörigen Summenfelder rot oder gelb für Warnungen eingefärbt. Umsatz Jahr: Falls im Dienstplan das Summenfeld Umsatz angezeigt wird, so werden die hinterlegten Grenzwerte zum Umsatz des Jahres geprüft. Bei Überschreitung der Grenzen werden die zugehörigen Summenfelder rot oder gelb für Warnungen eingefärbt. Umsatz gesamt: Falls im Dienstplan das Summenfeld Umsatz angezeigt wird, dann werden die hinterlegten Grenzwerte zum Gesamtumsatz geprüft und bei Überschreitung der Grenzen werden die zugehörigen Summenfelder rot oder gelb für Warnungen eingefärbt. PlusMinus: Wenn im Dienstplan-Format die Inhalt-je-Tag-Felder Plus- MinusStunden- oder PlusMinusDauer hinterlegt sind, dann werden hierfür die hinterlegten Grenzwerte geprüft und bei Überschreitung der Grenzen werden die zugehörigen Summenfelder rot oder gelb für Warnungen eingefärbt. Grenzen bei Kontoarten mit Grenzwert "Standard" für die Prüfung des Kontosaldos können Sie so definieren, dass sie bei Festlegung des Dienstplans geprüft werden. Wenn der Prüfassistent eine Regelverletzung beim Festlegen des Dienstplans registriert, dann hat das folgende Konsequenz: Keine: Es erfolgt keine Konsequenz bei Regelverstoß. Abbruch: Der Dienstplan kann so lange nicht festgelegt werden, bis die aufgeführte Regelverletzung beseitigt ist. Warnung: Es gibt eine detaillierte Warnmeldung, der Dienstplan kann aber ohne Einschränkung festgelegt werden. Grenzen bei Kontoarten mit Grenzwert "Standard" für die Prüfung des Kontosaldos können Sie so definieren, dass sie bei Abschluss des Dienstplans geprüft werden. Wenn der Prüfassistent eine Regelverletzung beim Dienstplanabschluss registriert, dann hat das folgende Konsequenz: Keine: Es erfolgt keine Konsequenz bei Regelverstoß. Abbruch: Der Dienstplan kann so lange nicht abgeschlossen werden, bis die aufgeführte Regelverletzung beseitigt ist. x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 5

6 Warnung: Es gibt eine detaillierte Warnmeldung, der Dienstplan kann aber ohne Einschränkung abgeschlossen werden. Beachten Sie bitte auch die hilfreichen Erläuterungen der einzelnen Parameter im Programm: Je nach dem, welchen Parameter Sie in dem Dialog markieren, erhalten Sie im Feld darunter eine Beschreibung dieses Parameters. (Ggf. müssen Sie den Dialog etwas größer ziehen, um den Text vollständig angezeigt zu bekommen.) 7 Sie können nun noch den Gültigkeitszeitraum angeben, in dem die Regelung wirksam sein soll. 8 Des Weiteren können Sie auch eine Bemerkung zur Regelung hinterlegen, die diese ggf. genauer beschreibt. x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 6

7 Beispiel: Dieser Grenzwert wurde so definiert, dass das Arbeitszeitkonto rot angezeigt wird, sobald ein Mitarbeiter im Zeitraum einer Woche mehr als 9 Stunden Mehrarbeit leistet. Dieser Wert wird entsprechend des Stellenanteils automatisch anteilig ermittelt. 9 Mit Klick auf OK speichern Sie Ihre Angaben und gelangen zurück auf die Details-Karteikarte. Hier werden Ihnen die zugewiesenen Eigenschaften angezeigt. Wenn Sie mit dem Mauszeiger über das Parameter-Feld fahren, erhalten Sie auch einen Tooltip mit den Eingaben. Zur Definition weiterer Grenzen wiederholen Sie bitte die beschriebenen Schritte 4-9 für den jeweiligen Grenzwert und klicken Sie abschließend auf OK auf der Details-Karteikarte. x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 7

8 In diesem Beispiel sind die Werte wie folgt hinterlegt: Maximalwert (rot Grenze nach oben) = 9 Maximalwert Warnung (gelb Grenze nach oben) = 5 Minimalwert Warnung (gelb Grenze nach unten) = -5 Minimalwert (rot Grenze nach unten) = -9 x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 8

9 2. Anpassung der Formate im Dienstplan 1 Klicken Sie auf das Menüband Dienstplan und wählen Sie aus der Dropdownliste Format den letzten Eintrag Formate definieren. 2 Im Feld Aktuelles Format wählen Sie das Format aus, in welchem die Kontengrenzen angezeigt werden sollen. 3 Wechseln Sie auf die Karteikarte 'Inhalte je Mitarbeiter'. Klicken Sie in ein beliebiges Leer-Feld der Summenspalten und wählen Sie den Eintrag Umsatz. 4 Im unteren Bereich erscheinen dann einige Felder, die Sie bitte entsprechend Ihren Vorstellungen füllen. x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 9

10 Beispiel: Die hier gezeigten Einstellungen sorgen dafür, dass in der gewünschten Zelle der Summenspalte die durchschnittliche Mehrarbeit pro Woche des Mitarbeiters bezogen auf 4 Wochen ermittelt und angezeigt wird immer gerechnet vom letzten im Dienstplan angezeigten Tag. Sinnvoll ist daher die Auswahl des 4-Wochen-Bezuges bei Dienstplänen, die auch in der 4-Wochen- Ansicht dargestellt werden. Bei dieser Berechnung werden die Fehlzeiten-Tage einbezogen. Diese verfälschen genau genommen den Durchschnittswert. Um dies zu umgehen, müsste in den Stammdaten ein neuer Diensttyp angelegt werden, dem die entsprechenden Abwesenheiten zugeordnet werden. Diesen Diensttyp könnten Sie dann im Feld Ausschlussdiensttyp hinterlegen. 5 Speichern Sie die Änderungen über einen Klick auf die Schaltfläche OK. x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 10

11 Die in der Kontoart hinterlegten Grenzen färben nun im Dienstplan den jeweiligen Wert ein immer gemessen an den zutreffenden Grenzen des Mitarbeiters. Wenn Sie mit dem Mauszeiger auf diesem Wert verharren, erscheint ein Tooltip, der sowohl die Grenzwerte als auch die Einstellung aus dem Umsatzfeld wiedergibt. x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 11