Warum wird der Jahresurlaubsanspruch nicht automatisch berechnet?

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1 Warum wird der Jahresurlaubsanspruch nicht automatisch berechnet? PRODUKT(E): KATEGORIE: VERSION: Vivendi PEP Urlaub/Kontenverwaltung alle Frage: Wir haben einen neuen Vollzeit-/Teilzeitmitarbeiter in unserer Einrichtung, den ich neu in Vivendi PEP angelegt habe. Wenn ich jetzt in der Kontenverwaltung den Jahresurlaubsanspruch automatisch berechnen und auf das Urlaubskonto buchen lassen möchte, berechnet das Programm keinen Jahresurlaubsanspruch für diesen Mitarbeiter. Was ist hierfür der Grund? Antwort: Wenn der Jahresurlaubsanspruch bei einem Mitarbeiter nicht automatisch in der Kontenverwaltung berechnet wird, sollten Sie folgende Punkte überprüfen: Inhalt 1. Ist das Geburtsdatum des Mitarbeiters in den Stammdaten hinterlegt? Ist der richtige Arbeitsvertrag mit der entsprechenden Gültigkeit hinterlegt? Ist die Regelarbeitszeit vollständig hinterlegt, aktiv und entsprechend zeitlich gültig? Das Urlaubskonto muss eröffnet und auch laufend gültig sein. Ist dieses der Fall? Jahresurlaub buchen... 5 x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 1

2 1. Ist das Geburtsdatum des Mitarbeiters in den Stammdaten hinterlegt? Bei den Vollzeit-/Teilzeitkräften gibt es meistens abhängig vom Alter eine bestimmte Anzahl an Urlaubstagen pro Jahr. Dies ist in den Regelungen des Tarifwerks hinterlegt. Damit das Programm weiß, wie alt ein Mitarbeiter ist, muss in den Stammdaten des Mitarbeiters im Datenbereich 'Personendetails' (standardmäßig auf der Karteikarte Personendaten ) das Geburtsdatum hinterlegt sein: In diesem Beispiel ist die Mitarbeiterin Stefanie König 33 Jahre alt. Somit hat sie einen Jahresurlaubsanspruch von insgesamt 29 Tagen bei einer 5 Tagewoche vorausgesetzt sie hat die Beschäftigung zum in der Einrichtung aufgenommen. Sollte dieses nicht der Fall sein, sprich sie hat zum Beispiel zum angefangen, dann wird der Urlaubsanspruch bei der Berechnung automatisch entsprechend korrigiert in diesem Fall reduziert. x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 2

3 2. Ist der richtige Arbeitsvertrag mit der entsprechenden Gültigkeit hinterlegt? Auf der Karteikarte Arbeitsdaten wird der Arbeitsvertrag hinterlegt, der für den Mitarbeiter gültig ist. Des Weiteren ist es ganz wichtig ein Beginn-Datum zu hinterlegen, ab dem der Arbeitsvertrag gilt. Bitte überprüfen Sie, ob dieses jeweils der Fall ist: 3. Ist die Regelarbeitszeit vollständig hinterlegt, aktiv und entsprechend zeitlich gültig? Damit der Jahresurlaubsanspruch automatisch vom Programm berechnet werden kann, muss die bei dem Mitarbeiter auf der Karteikarte Regelungen hinterlegte Regelarbeitszeit vollständig hinterlegt sein. Für die Jahresurlaubsberechnung ist die Hinterlegung der entsprechenden Tagewoche des Mitarbeiters äußerst wichtig! Die Regelarbeitszeit muss aktiv sein (Haken in der Spalte Aktiv) und entsprechend zeitlich gültig: x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 3

4 4. Das Urlaubskonto muss eröffnet und auch laufend gültig sein. Ist dieses der Fall? Bei dem Mitarbeiter muss das Urlaubskonto eröffnet sein. Gehen Sie in den Mitarbeiterstammdaten bitte auf die Karteikarte Konten : Wenn das Urlaubskonto vorhanden ist, klicken Sie dieses bitte per Doppelklick an. Es öffnet sich der Dialog Kontoeigenschaften: Das Urlaubskonto darf nicht zeitlich eingeschränkt sein. Sollte bei Ihnen ein gültig ab- oder ein gültig bis- Datum hinterlegt sein, so nehmen Sie dieses unbedingt heraus. Vivendi PEP berechnet den Urlaubsanspruch zunächst immer für das ganze Jahr, auch wenn der Mitarbeiter erst im Laufe des Jahres begonnen hat zu arbeiten. Diese Berechnung kann nicht stattfinden, wenn das Urlaubskonto zeitlich begrenzt ist. x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 4

5 5. Jahresurlaub buchen Da bei der Jahresurlaubsbuchung von Vivendi PEP geprüft wird, welche Buchungen für die einzelnen Mitarbeiter bereits vorgenommen wurden, kann es nie zu einer versehentlichen doppelten Buchung des Urlaubsanspruches kommen. Bei der Ausführung des Vorgangs Jahresurlaub buchen werden folgende Urlaubsarten in einem Schritt gebucht: Erholungsurlaub Zusatzurlaub (z. B. Zusatzurlaub Behinderung) Arbeitszeitverkürzungstag (wenn dieser tariflich vorgesehen ist) Wir empfehlen, monatlich, nach erfolgter Erstellung der Datei zur Lohnbuchhaltungsübergabe, in Vivendi PEP die Urlaubskonten der Mitarbeiter wieder auf den neuesten Stand zu bringen. Grund: Änderungen (AU, Regelarbeitszeit ) an den Stammdaten werden berücksichtigt und die Dienstplaner sehen immer die aktuellen Vorträge der Urlaubskonten im Dienstplan. Der Zusatzurlaub für Nacht- und Schichtarbeit wird jeweils über einen eigenen Vorgang in der Kontenverwaltung gebucht. Wenn Sie alle vorhergehenden Schritte überprüft und die Hinterlegungen entsprechend vorgenommen haben, können Sie nun über den Menüpunkt Aufgaben in die Kontenverwaltung gehen. Klicken Sie dann auf Vorgänge Jahresurlaub buchen. In dem sich öffnenden Dialog wählen Sie die entsprechenden Mitarbeiter aus, für die Sie den Jahresurlaubsanspruch automatisch berechnen und aufbuchen lassen möchten. Anschließend klicken Sie auf Weiter. Daraufhin wird der Jahresurlaubsanspruch für die ausgewählten Mitarbeiter berechnet und entsprechend angezeigt: Wenn Sie diesen Jahresurlaubsanspruch nun auf das Urlaubskonto aufbuchen lassen möchten, klicken Sie auf Fertig. x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 5

6 In unserem Beispiel weist das Urlaubskonto der Mitarbeiterin Stefanie König nach der Fertigstellung der Buchung einen Saldo von 29 Tagen auf: x-tention Informationstechnologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 6