Antwort: Entsprechend Ihrer Einrichtungsstruktur und Aufgabenverteilung sind verschiedene Punkte beim Jahreswechsel

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1 JAHRESWECHSEL PRODUKT(E): KATEGORIE: Vivendi PEP Allgemein VERSION: 6.32 Frage: Welche Arbeitsabläufe sollten zum Jahreswechsel durchgeführt werden? Antwort: Entsprechend Ihrer Einrichtungsstruktur und Aufgabenverteilung sind verschiedene Punkte beim Jahreswechsel zu prüfen. x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 1

2 INHALT 1. Feiertage kontrollieren Ferien und Ereignisse eintragen Rahmendienste übernehmen Jahresurlaub buchen Relevante Auswertungen zum Jahresende V_RueckstellungFuerBilanz.rpt (unter Abrechnung) V_MitarbeiterStundenUndResturlaub.rpt (unter Abrechnung) V_GeleisteteTagewoche.rpt (unter Mitarbeiterdaten) V_GeleisteteTAZ.rpt (unter Mitarbeiterdaten) V_Ausfallstatistik.rpt (unter Dienstplandaten) Bitte beachten Sie, dass wir in unseren bebilderten Beispielen vom Jahreswechsel 2013/2014 ausgehen das heißt das alte Jahr ist 2013 und das neue, bevorstehende Jahr ist x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 2

3 1. Feiertage kontrollieren Über den Menüpunkt Stammdaten Weitere Stammdaten Feier- und Sondertage gelangen Sie in den Dialog, in dem die Feiertage hinterlegt werden. Wenn Sie diese Funktion zum ersten Mal aufrufen, dann sind hier standardmäßig die Feiertage für Nordrhein-Westfalen eingetragen. In den Folgejahren werden die Feiertage, die auch im Vorjahr verwendet wurden, als Standard genutzt. Durch die Schaltfläche Importieren werden diese Feiertage automatisch im Programm hinterlegt, so lange es noch keine manuellen Eintragungen gibt. Wählen Sie das neue Jahr (in unserem Beispiel ist das kommende Jahr 2014) und kontrollieren Sie die eingetragenen Daten der Feiertage. Deaktivieren Sie hier bitte die Feier-/ Sondertage, die für das Bundesland Ihrer Einrichtung nicht gelten, indem Sie das Häkchen in der Spalte Übernehmen entfernen. Auch können Sie hier ggf. Feiertage auf Bereiche und Konfessionen eingrenzen x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 3

4 Im Dialog 'Feier- und Sondertage' ist über die Schaltfläche Neu eine Zuordnung von Sondertag (z. B. Reformationstag) und Datum möglich. Hinterlegen Sie den entsprechenden noch fehlenden Sondertag, das Datum und ggf. den Bereich, für den dieser Feiertag gilt. Durch die Bereichseinstellung können Sie die Feiertage mehrerer Bundesländer parallel im System einpflegen. Allgemeingültige Feiertage gelten für alle Bereiche. Verlassen Sie anschließend den Dialog über OK. Die hier hinterlegten Feier- und Sondertage werden Ihnen im Dienstplan farbig markiert angezeigt. Falls Sie die gewünschte Bezeichnung des Feiertags nicht in der Dropdownliste finden, müssen Sie diese unter Stammdaten Beziehungen Feier-/Sondertage hinterlegen. x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 4

5 2. Ferien und Ereignisse eintragen Auch bereichsbezogene Ereignisse und Schulferien können Sie im Dienstplan anzeigen lassen. Diese werden dann grün dargestellt. Um Ferien und Ereignisse zu hinterlegen, gehen Sie auf Stammdaten Weitere Stammdaten Ferien und Ereignisse: 1 Stellen Sie das gewünschte Jahr ein. 2 Klicken Sie in die freie Zeile in der Auflistung der Ferien/Ereignisse. 3 Wählen Sie nun die Bezeichnung aus der Dropdownliste aus. 4 Geben Sie anschließend den Zeitraum an und 5 Wählen Sie den gewünschten Bereich aus. 6 Speichern Sie die Eingaben mit einem Klick auf OK. Falls Sie die gewünschte Bezeichnung nicht in der Dropdownliste finden, dann können Sie diese unter Beziehungen Ferien-/Ereignisse hinterlegen. x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 5

6 3. Rahmendienste übernehmen Wenn den Mitarbeitern Dienstfolgen zugeordnet sind, so wird die Sollplanung für das nächste Jahr dadurch erleichtert, dass Sie diese Rahmendienste für das komplette kommende Jahr übernehmen. Falls Sie bereits den Urlaub der Mitarbeiter für das kommende Jahr im Dienstplan eingetragen haben und nun nachträglich die Rahmendienste "darunterlegen" möchten, beachten Sie bitte Folgendes: Damit die Urlaubstage nicht vom Rahmendienst überschrieben werden, muss in den Stammdaten des Urlaubsdienstes und ggf. auch anderer Dienste, die nicht überschrieben werden sollen, auf der Karteikarte 'Speziell' der Haken vor dem Punkt Dienst durch Rahmenplan nicht überschreiben gesetzt sein. Bereits eingetragene Urlaubsdienste müssen nicht erneut eingetragen werden. Zur Übernahme der Rahmendienste gehen Sie im geöffneten Sollplan auf den Menüpunkt Dienstplan Rahmen übernehmen Rahmendienste übernehmen. Übernehmen Sie die Rahmendienste vom bis des Folgejahres. Damit haben Sie und Ihre Mitarbeiter die Möglichkeit der langfristigen Planung, z. B. das Berücksichtigen von Feiertagen und dienstfreien Wochenenden bei der Urlaubsplanung. Beachten Sie, dass es abhängig von der Größe des gewählten Bereiches einige Zeit dauern kann, bis die Dienstpläne gefüllt werden! Deshalb ist es sinnvoll, kleinere Bereiche auszuwählen oder die Rahmendienste nicht für alle Mitarbeiter auf einmal zu übernehmen. x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 6

7 4. Jahresurlaub buchen Der Erholungsurlaub der Mitarbeiter wird auf Grundlage des hinterlegten Arbeitsvertrages, des Alters (Geburtsdatum) bzw. des Einstellungs- oder Beschäftigungsdatums und der in der Regelarbeitszeit angegebenen Tagewoche berechnet. Zusammen mit dem Erholungsurlaub werden auch der Zusatzurlaub für Behinderung, individuelle Urlaubsregelungen (z.b. Jubiläumsurlaub) und die Arbeitszeitverkürzung (AZV-Tag) gebucht, sofern die entsprechenden Regelungen im Vertrag hinterlegt sind. Gehen Sie über Aufgaben in die Kontenverwaltung und buchen Sie den Jahresurlaub über den Menüpunkt Vorgänge Urlaubsbuchungen Jahresurlaub buchen. Wählen Sie das kommende Jahr, den entsprechenden Bereich und alle Mitarbeiter aus. Für Mitarbeiter ohne Urlaubsanspruch (z.b. Praktikanten), wird kein Urlaub gebucht, sofern in den vertraglichen Regelungen kein Urlaubsanspruch hinterlegt ist. Anschließend klicken Sie auf Weiter. Die zu buchenden Beträge werden Ihnen im nächsten Schritt noch einmal aufgelistet. x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 7

8 Kontrollieren Sie hier die Angaben in der Spalte Umsatz und bestätigen Sie dann die Buchungen, indem Sie auf die Schaltfläche Fertig klicken. Regelungen, die auf dasselbe Konto buchen, werden hier zusammengefasst.' Beispiel: Bach, Elisabeth: Die Buchung enthält sowohl den Erholungsurlaub als auch den Zusatzurlaub für Behinderung. Wie Sie die einzelnen Buchungen sehen, wird unten erklärt. Die errechneten Urlaubstage werden automatisch auf das Urlaubskonto bzw. das Arbeitszeitverkürzungskonto gebucht. Diese Buchung kann auch schon im laufenden Jahr für das Folgejahr durchgeführt werden. Auf dem Karteireiter Vorgänge unter Urlaubsverbuchung sowie unter dem Karteireiter Konten und dem entsprechenden Konto listet Vivendi PEP Ihnen auf, wie viele Tage gebucht wurden. Außerdem können Sie in der Spalte Bemerkung erkennen, durch welche Regelung für welchen Zeitraum und auf Basis welcher Tagewoche der Urlaub gebucht wurde. Karteireiter Vorgänge > Urlaubsverbuchung: Karteireiter Konten > Urlaubskonto: x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 8

9 Karteireiter Konten > Arbeitszeitverkürzungskonto: Zusatzurlaub für Nachtarbeit bzw. Zusatzurlaub für Schichtarbeit werden jeweils über einen eigenen Vorgang in der Kontenverwaltung gebucht. Der Zusatzurlaub für Nachtarbeit (nur bei Anspruch: Laufendes_Jahr) und der Zusatzurlaub für Schichtarbeit werden nach jeder Bewertung monatlich durchgeführt. 5. Relevante Auswertungen zum Jahresende Abschließend stellen wir Ihnen einige Berichte vor, die sich für die Auswertung des vergangenen Jahres besonders eignen. Selbstverständlich können Sie diese Berichte auch zu anderen Zeitpunkten auswerten. Klicken Sie dazu auf Extras Berichte und wählen Sie den gewünschten Report aus. Anbei finden Sie die Angabe des Ordners, in dem der Bericht zu finden ist. 5.1 V_RueckstellungFuerBilanz.rpt (unter Abrechnung) Dieser Bericht zeigt Ihnen an, welche Überträge auf dem Arbeitszeit- bzw. Urlaubskonto noch vorhanden sind und wie viele Rückstellungen für diese in Euro zu bilden sind. Um verbindliche Werte zur Weiterleitung an die Buchhaltung zu erhalten, rufen Sie den Bericht erst nach der Übergabe an die Lohnbuchhaltung Dezember auf. Davor erhalten Sie lediglich eine Hochrechnung, die sich jedoch durch Veränderungen im Dienstplan bzw. Buchungen auf den Konten noch verändern kann. x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 9

10 Damit im Bericht die Eurobeträge berechnet und angezeigt werden können, muss in den Mitarbeiterstammdaten auf der Karteikarte 'Personalabteilung' der Stundensatz ( ) gefüllt sein. Stellen Sie über die Rechtesteuerung sicher, dass nur berechtigte Benutzer auf diese Informationen Zugriff haben! 5.2 V_MitarbeiterStundenUndResturlaub.rpt (unter Abrechnung) Dieser Bericht liefert Ihnen eine Übersicht über die Plus- bzw. Minusstunden der Mitarbeiter und den Resturlaubsanspruch zum gewählten Zeitpunkt (hier: ). x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 10

11 5.3 V_GeleisteteTagewoche.rpt (unter Mitarbeiterdaten) Gerade für GfB-Kräfte und Aushilfen ist es aufgrund des sehr flexiblen Einsatzes schwierig, die durchschnittliche Tagewoche in der Regelarbeitszeit festzulegen. Mit diesem Bericht können Sie rückblickend prüfen, ob die Tagewoche der Mitarbeiter in den Stammdaten dem tatsächlichen Einsatz der Mitarbeiter entspricht. Voreingestellt sind 3 Monate, Sie können den Zeitraum jedoch individuell anpassen (z. B. das komplette zurückliegende Jahr). Die Dienstplan-Woche beginnt immer am Montag und endet am Sonntag. Liegen Beginn- und Ende-Datum nicht auf einem Montag bzw. einem Sonntag, so erweitert der Bericht den Zeitraum auf komplette Wochen. x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 11

12 Wenn Sie nur die GfB-Kräfte auswerten möchten, arbeiten Sie mit Statistikgruppen! Die Statistikgruppe kann dann als Filter für den Berichtsaufruf dienen. Für Mitarbeiter, die innerhalb des gewählten Zeitraums neu angefangen oder gewechselt haben, steht der abweichende Zeitraum auf dem Bericht. Hat sich die Tagewoche innerhalb des Zeitraums in den Stammdaten geändert, zeigt Vivendi PEP immer den ersten gefundenen Wert an. Beispiel: Ein Mitarbeiter hat zu Beginn des Jahres eine 5-Tagewoche, wechselt später in eine 3-Tagewoche, so zeigt der Bericht als Vergleichswert eine 5-Tagewoche an. Wählen Sie ggf. einen kürzeren Zeitraum aus. 5.4 V_GeleisteteTAZ.rpt (unter Mitarbeiterdaten) Hier können Sie prüfen, ob die durchschnittliche tägliche Regelarbeitszeit aus den Stammdaten mit dem tatsächlichen durchschnittlichen täglichen Einsatz übereinstimmt, oder ob Sie ggf. eine Anpassung vornehmen wollen. Wenn sich die Regelarbeitszeit innerhalb des Zeitraums in den Stammdaten geändert hat, dann zeigt Vivendi PEP auch hier den ersten gefundenen Wert an. x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 12

13 5.5 V_Ausfallstatistik.rpt (unter Dienstplandaten) Wählen Sie die gewünschten Parameter (Dienste, Zeitraum, Einheit, etc.) aus, um z.b. festzustellen wie viele Diensttage ein Mitarbeiter abwesend war. Der Bericht wertet die gewählten Dienste über den gewünschten Zeitraum je Dienst aus. x-tention Informationstechonologie GmbH, Römerstraße 80A, 4600 Wels Seite 13