Hinweise zur Bedienung der Schnittstelle BG-QSEH in ADSYS Ausbildungsverwaltung

Transkript

1 Hinweise zur Bedienung der Schnittstelle BG-QSEH in ADSYS Ausbildungsverwaltung Bearbeiter : Jens Fürstenberg Datum : DSE Software-Entwicklung DSE Software-Entwicklung Tel: /

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Vorbereitung Benutzerdaten hinterlegen Pflege Lehrgangsorte in Lehrgangsdaten Zuweisung von Lehrgangsarten Durchführung Übertragung neuer Lehrgänge Übertragung geänderter Lehrgänge Übertragung gelöschter Lehrgänge / Stornierung Speicherung der BG-Registriernummer... 3 DSE Software-Entwicklung Tel: /

3 1 Einführung Die Schnittstelle BG-QSEH dient dazu, das aktuelle Lehrgangsangebot an die Qualitätssicherungsstelle Erste Hilfe (VBG) zu übertragen und im gleichen Schritt die von der VBG vergebenen BG- Registriernummern abzurufen und in den Lehrgangsstammdaten der betroffenen Lehrgänge zu hinterlegen. 2 Vorbereitung Um die Schnittstelle nutzen zu können, müssen allerdings einige Einstellungen getroffen werden, welche in den folgenden Punkten beschrieben sind. 2.1 Benutzerdaten hinterlegen Um die Lehrgangsdaten auf der Seite der VBG einpflegen zu können, müssen Sie sich vorher mit Ihren von der VBG ausgestellten Benutzerdaten anmelden. Diese Benutzerdaten bestehen aus der Nummer für ihre berechtigte Stelle sowie einem Passwort. Diese Benutzerdaten sind auch für die automatische Schnittstelle erforderlich und müssen einmalig in der Parameter-Datei SOAPSchnittstelleBGQSEH.dat eingetragen werden. Um die Parameter-Datei anpassen zu können, wählen Sie den Menüpunkt System => Editor für Parameter-Dateien. In der darauf folgenden Dateiliste müssen Sie auf das kleine Kreuz am Listenpunkt SOAP-Schnittstellen klicken und die dort hinterlegte Datei SOAPSchnittstelleBGQSEH.dat auswählen. Mit einem Klick auf den Button Datei bearbeiten, öffnet sich dann das eigentliche Editorfenster. Die Parameter-Datei SOAPSchnittstelleBGQSEH.dat hat folgenden Aufbau: [WEBSERVICE] [BENUTZER] [PASSWORT]... In den ersten, in eckigen Klammern geschriebenen, Zeilen stehen die Beschreibung und der Aufbau der Parameter-Datei. Im unteren Bereich ist dann die eigentliche Anpassung vorzunehmen. Bitte tragen Sie in die dafür vorgesehenen Zeilen Ihren Benutzername sowie Ihr Passwort ein. Achten Sie darauf, dass keine andere Zeile angepasst werden darf, da sonst die Schnittstelle nicht funktionieren kann. Über den Button Beenden werden alle Ihre Änderungen nach einer Abfrage Die Datei wurde geändert. Änderungen speichern? mit einer Bestätigung über den Button Ja gespeichert und Sie können den Editor verlassen. DSE Software-Entwicklung Tel: / Seite 1 von 3

4 2.2 Pflege Lehrgangsorte in Lehrgangsdaten Damit die Lehrgangsdaten zur VBG übermittelt werden können, muss in allen Lehrgängen, die übertragen werden sollen, ein Lehrgangsort hinterlegt und bis auf die Felder Name1 Name3 vollständig ausgefüllt werden. Die Erfassung der Lehrgangsorte erfolgt über den Menüpunkt Datenpflege => Lehrgangsorte. Hier können neue Lehrgangsorte erfasst oder bestehende geändert werden. Die Lehrgangsorte bestehen aus vollständigen Adressdaten sowie einer Raumangabe. In den Lehrgangs-Stammdaten auf Seite 2 kann dann über das Feld Lehrgangsort: Schlüssel dem Lehrgang ein Lehrgangsort zugewiesen werden. Der Veranstaltungsort auf Seite 1 der Lehrgangs-Stammdaten hat für die Schnittstelle zur VBG keine Bedeutung. 2.3 Zuweisung von Lehrgangsarten Die letzte vorbereitende Arbeit, die noch erledigt werden muss, ist die Zuweisung Ihrer im System hinterlegten Lehrgangsarten zu den Lehrgangsarten der VBG. Diese Zuweisung erfolgt über die von Ihnen gewohnte Textschlüsseleingabe, welche Sie über den Menüpunkt Datenpflege => Lehrgangsdaten => Textschlüssel => Lehrgangsart finden können. Die Textschlüssel-Tabelle für die Lehrgangsarten wurde um die 2 zusätzlichen Spalten Schlüssel DRK-DLDB und Schlüssel BG-QSEH ergänzt. In dieser Anleitung ist aber nur die Verwendung der neuen Schlüsselspalte Schlüssel BG-QSEH beschrieben. In der neuen Spalte kann pro Lehrgangsart eine Zuweisung der von der Schnittstelle BG-QSEH verwendeten Lehrgangsarten erfolgen. Klicken Sie dazu einfach auf das entsprechende Feld und wählen Sie in der sich daraufhin öffnenden Listenauswahl mit einem Doppelklick die gewünschte Lehrgangsart der VBG aus. DSE Software-Entwicklung Tel: / Seite 2 von 3

5 3 Durchführung Wurde bei den entsprechenden Lehrgängen ein Lehrgangsort hinterlegt, eine Lehrgangsart ausgewählt und die zugehörige Lehrgangsart einer Lehrgangsart der VBG zugewiesen, kann mit einem Klick unter System => Schnittstelle BG-QSEH die Übertragung der Lehrgangsdaten an die VBG gestartet werden. 3.1 Übertragung neuer Lehrgänge Jeder Lehrgang, welcher den o. a. Kriterien entspricht, noch keine BG-Registriernummer in den Stammdaten auf Seite 3 eingetragen hat und mit dem Beginn-Datum in der Zukunft liegt, wird an die VBG übermittelt. 3.2 Übertragung geänderter Lehrgänge Hat ein Lehrgang in den Stammdaten auf Seite 3 eine BG-Registriernummer hinterlegt und haben sich an den Stammdaten des Lehrgangs oder des Lehrgangsortes Änderungen ergeben, wird dieser Lehrgang bei der VBG mit den neuen Informationen aktualisiert. Die Änderung des Beginn-Termins eines Lehrganges ist allerdings nicht zulässig. Sollte sich der Beginn-Termin eines Lehrgangs ändern, so wird dieser Lehrgang bei der VBG storniert und neu angelegt. In diesem Zug erhält der Lehrgang dann eine neue BG-Registriernummer. 3.3 Übertragung gelöschter Lehrgänge / Stornierung Wird ein Lehrgang aus dem Programmsystem gelöscht, wird er automatisch beim nächsten Upload storniert. 3.4 Speicherung der BG-Registriernummer Mit jeder Übertragung wird allen bei der VBG neu eingepflegten Lehrgängen die BG- Registriernummer in den Lehrgangs-Stammdaten auf Seite 3 eingetragen. DSE Software-Entwicklung Tel: / Seite 3 von 3