Dienstreiserechnung im Inland

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1 Dienstreiserechnung im Inland (PE) Abb. 1 Dienst Staatssekretariat für Wirtschaft, SECO Effingerstrasse Bern eingereicht bei: Erika Hurst, Praxisausbildnerin SECO Abgabetermin Betrieb: 30. November 2006 Abb. 2 Reise Abgabetermin EPA: 04. Dezember 2006 vorgelegt von: Thileepan Sivanesarajah Lehrjahr: 3. Lehrjahr, E-Profil Abb. 3 Rechnung Bern, 23. November 2006

2 Inhaltsverzeichnis 1. Vorgehensplan Einleitung Flussdiagramm Erklärung zum Flussdiagramm Beispiele Schlusswort Auswertungsbogen Anhang Dienstreiserechnung Übermittlungszettel Unterschriftskartei...13 Thileepan Sivanesarajah Seite 2 von 13

3 1. Vorgehensplan Datum Ereignis Ziele Einführungsgespräch mit Pino Salvatore (Sachbearbeiter Finanzen) Ich weiss, was von mir erwartet wird Thema und Vorgehensweise der PE wird festgelegt (Aufgabenstellung) Die Aufgabenstellung ist mir klar Arbeit an der PE (Vorgehensplan und Ich kenne den Ablauf der Flussdiagramm erstellen) Dienstreiserechnung im Inland Arbeit an der PE (Erklärungen zum Flussdiagramm) Ich kann den Ablauf erklären Lernjournal Arbeit an der PE (Flussdiagramm und Ich kann das Flussdiagramm Erklärungen) darstellen und erklären Lernjournal Arbeit an der PE (Beschreibung der Die Dienstreiserechnung kann ich Dienstreise-Abrechnungen) beschreiben Arbeit an der PE (Titelseite, Kopf und In der Einleitung erkläre ich das Fusszeile sowie Einleitung) Thema Arbeit an der PE (Schlusswort) Das Schlusswort erstellen Lernjournal Arbeit an der PE (Inhaltsverzeichnis Das Inhaltsverzeichnis anhand der und sonstige Verbesserungen) Themen (Überschriften) erstellen Lernjournal Auswertungsbogen Der Auswertungsbogen wird durch die Lernjournale abgeschlossen Abgabe der PE an Erika Hurst Ich gebe die PE zum vereinbarten (Praxisausbildnerin) Termin vollständig ab Bewertung der PE Schlussgespräch mit Erika Hurst Ich kenne meine Punktzahl Abgabetermin Prozesseinheit an EPA Ich sende meine dritte Prozesseinheit pünktlich ab. Thileepan Sivanesarajah Seite 3 von 13

4 2. Einleitung Die Mitarbeitenden im Staatssekretariat für Wirtschaft, SECO, haben bei einigen Tätigkeiten die Pflicht sich auf Dienstreisen zu begeben. Die Spesen werden vom SECO vergütet. Die Dienstreiserechnung wird vom Rechnungssteller nach der Reise ausgefüllt und dem Ressort Finanzen zugeschickt. Von nun an beginnt die eigentliche Arbeit eines Mitarbeitenden im Ressort Finanzen des Staatssekretariats für Wirtschaft, der sich mit Dienstreiserechnungen beschäftigt. Bei den Dienstreisen wird zwischen In- und Ausland unterschieden. Die Unterschiede liegen bei den Währungen, Pauschalen Auszahlungen für Mahlzeiten und Hotelübernachtungen, sowie bei der Verbuchung auf den jeweiligen Kredit. Die Reisekosten werden nur in seltenen Fällen über die Dienstreiserechnung bezahlt, weil die Bahn- und Flugspesen über andere Kredite laufen. Die grössten Kostenanteile entfallen auf die Hotelkosten, sowie die Mahlzeiten. Zusätzlich werden Spesen für Taxi, Hotel oder sonstiges geltend gemacht, welche natürlich im Rahmen der gängigen Regelungen vom Ressort Finanzen (OAFI) bezahlt werden müssen. Damit die Dienstreiserechnung den Regelungen entspricht, muss diese korrekt mit den nötigen Angaben über den Ziel und Zweck und der Daten der Reise ausgefüllt sein. Zudem ist stets die Unterschrift einer berechtigten Person auf dem Formular zu vermerken. Erst jetzt kann das Ressort Finanzen die Rechnung entgegen nehmen und weiter verarbeiten. Thileepan Sivanesarajah Seite 4 von 13

5 3. Flussdiagramm Start Eingang Dienstreiserechnung Zur Korrektur oder Vervollständigung zurücksenden Unterschrift des Vorgesetzten vorhanden? Nein Ja Originalunterlagen vorhanden? Nein Ja Angaben korrekt und vollständig? Nein Ja Berechnen, kontieren und stempeln Im SAP buchen Belegnummer aufschreiben Thileepan Sivanesarajah Seite 5 von 13

6 Kontierungsstempel visieren und datieren Beträge der Belege zusammenzählen Übereinstimmung SAP und Buchungsanzeige? Nein Korrigieren und Kontrollieren Ja Zahlungsauftrag an Finanz- und Rechnungswesen senden Kopie des Belegs an die Reisenden zustellen Rechnung ablegen Ende Thileepan Sivanesarajah Seite 6 von 13

7 4. Erklärung zum Flussdiagramm Eingang Dienstreiserechnung Wie in der Einleitung erwähnt, senden die Mitarbeitenden ihre ausgefüllten Dienstreiserechnungen an das Ressort Finanzen OAFI. Unterschrift des Vorgesetzten vorhanden? Im SECO besteht eine strenge Unterschriftenregelung. Die Rechnungen dürfen nur vom Unterschriftsberechtigten visiert werden. Im Falle einer Dienstreiserechnung kann jedoch nur eine vorgesetzte Person unterschreiben. Zur Kontrolle werden die Unterschriften, welche in einer Kartei geführt werden, strikte geprüft. Originalunterlagen vorhanden? Die Mitarbeitenden haben die Pflicht, Originalbelege den Dienstreiserechnungen beizulegen. Nur mit diesen Unterlagen kann eine Vergütung geltend gemacht werden. Angaben korrekt und vollständig? Die Rechnungen werden auf Korrektheit und Vollständigkeit überprüft. Zur Korrektur oder Vervollständigung zurücksenden Sobald eine der oben stehenden Bedingungen nicht erfüllt wird, muss die Dienstreiserechnung dem Mitarbeitenden zurückgesandt werden, damit allfällige Unkorrektheiten behoben bzw. fehlende Angaben oder Belege hinzugefügt werden können. Berechnen, kontieren und stempeln Nachdem die Unterlagen für vollständig und korrekt befunden worden sind, erfolgt die Berechnung der zu vergütenden Spesen durch die zuständige Person im OAFI. Auf der Dienstreiserechnung wird der Kontierungsstempel angebracht. Der Stempel wird mit dem zu belastenden Konto, der Finanzstelle und der Kostenstelle ausgefüllt. Diesen Vorgang nennt man auch Kontieren. Im SAP buchen SAP (Systeme, Anwendungen, Produkte in der Datenverarbeitung) ist das offizielle Buchhaltungsprogramm der Bundesverwaltung. Die Dienstreiserechnungen werden laut Kontierungsstempel entsprechend gebucht bzw. im SAP-System erfasst. Thileepan Sivanesarajah Seite 7 von 13

8 Belegnummer aufschreiben Nach dem Erfassen, erscheint im SAP eine fortlaufende Belegnummer. Die Belegnummer wird in der oberen, rechten Ecke der Dienstreiserechnung aufgeschrieben, um beim Suchen einen schnellen Zugriff zu gewähren. Kontierungsstempel visieren und datieren Damit die Buchung der Dienstreiserechnungen vollständig abgeschlossen ist, muss vom zuständigem Sachbearbeiter im Kontierungsstempel das Visum und das Datum notiert werden. Beträge der Belege zusammenzählen Die Totalbeträge der gebuchten Belegen werden nun zusammengezählt und mit dem SAP- System abgeglichen. Übereinstimmung SAP und Buchungsanzeige? Es wird die Summe aller Beträge kontrolliert, damit der Saldo im SAP-System mit der Zentralbuchhaltung des Bundes übereinstimmt. Korrigieren und Kontrollieren Falls keine Übereinstimmung besteht, muss der falsch gebuchte Betrag identifiziert und eventuell durch eine Stornobuchung korrigiert werden. Danach müssen die Belege nochmals zusammengezählt und kontrolliert werden. Zahlungsauftrag an Finanz- und Rechnungswesen senden Über Nacht wird der Zahlungsauftrag via elektronische Schnittstelle an das Finanz- und Rechnungswesen übermittelt. Die Finanzverwaltung benötigt diese Angaben, um unsere Buchungen effektiv zu überweisen und in der Staatsrechnung auszuweisen. Kopie des Belegs an die Reisenden zustellen Damit die Mitarbeitenden die Höhe der Vergütung nachvollziehen können, wird ihnen eine Kopie der Dienstreiserechnung zugestellt. Rechnung ablegen Ab diesem Zeitpunkt kann die Dienstreiserechnung im Ordner abgelegt werden. Die Dokumenten müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. Thileepan Sivanesarajah Seite 8 von 13

9 5. Beispiele Formular-Beschreibung Kontoangaben Tag, Monat, Jahr Ziel und Zweck der Reise Ankunfts- und Abfahrtszeit Fahrzeug Benutzung in Kilometer Visum Vorgesetzter Abb. 4 Dienstreiserechnungsformular 6. Schlusswort Die Arbeit hat mir viel Spass gemacht. Natürlich gab es manchmal Momente, welche mir Mühe bereiteten. Auf jeden Fall habe ich beim Erstellen des dritten Prozesses viel gelernt. Bevor ich beim SECO die Lehre antrat, habe ich mir keine Gedanken über verschiedene Prozesse gemacht. Doch jetzt kann ich Prozesse mit Flussdiagramm und Auswertungsbogen selbstständig aufzeichnen und erklären. Der Arbeitsablauf, vom Eingang der Dienstreiserechnung bis zum Ablegen der Rechnung, ist sehr interessant und nachvollziehbar. Ich hoffe, dass neue und in diesem Bereich unerfahrene Mitarbeitende von meiner Dokumentation Gebrauch machen können. Ich danke allen Mitarbeitenden, Praxisausbildenden sowie Berufsausbildenden für Ihre Unterstützung. Abb. 5 Clip-Art Thileepan Sivanesarajah Seite 9 von 13

10 7. Auswertungsbogen Zusammenfassung der Lernjournale zur Prozesseinheit Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch weil ich den Ablauf des Prozesses kannte und die Dienstreise-Abrechnung im Inland zu meinem wöchentlichen Aufgabenbereich gehörte. Daher fiel mir das Formulieren des Ablaufes und das Erstellen der Dokumentation nicht allzu schwierig. Die Dienstreise- Abrechnung ist spannend, weil man mit verschiedenen Antragsstellenden vom Staatsekretariat für Wirtschaft, SECO, in Kontakt steht. Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig einfach weil ich am Anfang den Prozess noch nicht so gut kannte, musste ich zuerst eingearbeitet werden. Anfänglich benötigte ich für diesen Arbeitsablauf mehr Zeit. Je mehr Formulare ich überarbeitete desto besser und schneller konnte ich die Arbeit erledigen. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich unzufrieden sehr zufrieden Da das Erfassen und Versenden der Formulare ein wichtiger Teil des Prozesses ist, habe ich mir von Beginn weg Mühe gegeben. Zudem hatte ich einige gute Ideen, die Dokumentation anspruchsvoll zu gestalten. Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen nichts alles weil es meine dritte Prozesseinheit ist, gibt es wenige Punkte, die ich verbessern könnte. Beim Ablauf und bei der Dokumentation musste ich immer wieder Verbesserungen vornehmen, was für mich ziemlich zeitaufwendig war. Aber gesamthaft bin ich zufrieden mit der Arbeit und meiner Leistung. Thileepan Sivanesarajah Seite 10 von 13

11 8. Anhang Thileepan Sivanesarajah Seite 11 von 13

12 8.1 Dienstreiserechnung Thileepan Sivanesarajah Seite 12 von 13

13 Dienstreiseabrechnung im Inland 8.2 Übermittlungszettel Falls etwas fehlt, wird die Dienstreisrechnung mit folgendem Übermittlungszettel zurückgeschickt: 8.3 Unterschriftskartei Thileepan Sivanesarajah Seite 13 von 13