anonym Gemeindeverwaltung Laufenburg 4. Dezember Januar 2007

Transkript

1 Prozessschritte: - Belegverkehr - Kassenbuchführung - Kassenkontrolle / Kassensturz - Belege vorbereiten zur weiteren Verarbeitung (bis zur Erfassung in der Buchhaltung) Gemeindeverwaltung Laufenburg anonym Gemeindeverwaltung Laufenburg 4. Dezember Januar Prozesseinheit anonym 1

2 2. Inhaltsverzeichnis 1. Titelblatt 1 Seite 2. Inhaltsverzeichnis 2 3. Planungsblatt 3 4. Flussdiagramm Kurzbericht Einleitung 5.2 Prozessbeschreibung 5.3 Schlusswort 6. Auswertungsbogen 9 7. Anhang Prozesseinheit anonym 2

3 3. Planungsblatt Ziele - Eine grafische gute, übersichtliche Prozesseinheit abgeben - Alle vereinbarte Leistungsziele zu erfüllen - Die Termine und Zeitvorschriften einhalten Arbeitsschritte - Planung erstellen - Informationen sammeln über das Thema - Informationen zusammentragen - Prozessabläufe darstellen - Überarbeitung der Prozesseinheit Termine - Besprechung der Prozesseinheit: 04. Dezember Erstellung: 15. Dezember Januar Abgabetermin: 22. Januar Beurteilungsgespräch: 29. Januar 2007 Prioritäten - Alle Angaben sind korrekt - Alle Angaben sind vervollständigt - Die Angaben sind sinnvoll dargestellt - Die Prozesseinheit als Ganzes interessantes und übersichtliches Zeiteinteilung Tätigkeit geplante Zeit benötigte Zeit Planung erstellen 50 Minuten 60 Minuten Lernjournal ausfüllen 15 Minuten 15 Minuten Titelblatt erstellen 40 Minuten 40 Minuten Inhaltsverzeichnis erstellen 20 Minuten 30 Minuten Prozess erstellen 180 Minuten 190 Minuten Lernjournal ausfüllen 15 Minuten 15 Minuten Kurzbericht 120 Minuten 120 Minuten Lernjournal ausfüllen 15 Minuten 15 Minuten Anhang erstellen 60 Minuten 50 Minuten Prozesseinheit überarbeiten 180 Minuten 180 Minuten Lernjournal auswerten 45 Minuten 45 Minuten Prozesseinheit 30 Minuten 20 Minuten abschliessen Total 770 Minuten 780 Minuten = 13 Stunden 1. Prozesseinheit anonym 3

4 4. Flussdiagramm Start 1 Schaltertätigkeit 2 Ist es eine Einnahme? 3 Ja Geld einnehmen und in die Kasse legen 5 Nein Geld dem Einwohner/in ausbezahlen 4 Bei Einnahmen oder Ausgaben Kassenbeleg ausstellen 6 Im Kassabuch die Einnahmen und Ausgaben eintragen 7 Alle Einnahmen vom Kassabuch zusammenzählen, alle Ausgaben zusammenzählen, danach den Saldo ziehen 8 Das Geld in der Kasse zählen 9 Am PC das Kontrollblatt öffnen, zusammengezählte Einnahmen und Ausgaben vom Kassabuch auf den Kontrollblatt eintragen Prozesseinheit anonym 4

5 1 Gezähltes Geld auf dem Kontrollblatt festhalten 11 Stimmt der Kassenbestand mit dem Kassabuch überein? 12 Nein Geld nachzählen, nach Fehlern suchen 13 Ja Kontrollblatt ausdrucken, in einer Sichtmappe im Tresor ablegen 14 Einnahme- und Ausgabebeleg trennen 15 Beleg zu den Einwohnerkontrollgebühren und zu den Tageskarten erstellen, ausdrucken und zu den Einnahmebelegen klammern 16 Kopie vom Kassabuch, Einwohnerkontrollgebührenbelege und die dazugehörigen Belege in einer Mappe ablegen, danach auf die Ablage legen Prozesseinheit anonym 5

6 2 Alle Belege kontieren, nummerieren und mit dem Datenstempel wann bezahlt versehen 18 Belege im Programm Abacus buchen 19 Stimmt der Saldo mit dem Kassabuch überein? 20 Nein Nach Fehlern suchen und eventuell im Abacus buchen 21 Ja Alle Belege sortiert ablegen 22 Ende Prozesseinheit anonym 6

7 5. Kurzbericht 5.1 Einleitung Seit Beginn meiner Lehrzeit verrichte ich meine Arbeit auf der Finanzverwaltung und auf dem Steueramt. Dort besteht meine Aufgabe darin, Rechnungen zu schreiben, Kreditabrechungen zu erstellen, zu telefonieren, Tätigkeit am Schalter, Steuern zu archivieren und die Kasse zu führen. Deshalb ein passendes Thema für meine erste Prozesseinheit. 5.2 Prozessschritte Der Schalter ist für die Einwohner/innen von Montag bis Freitag jeweils am Morgen von Uhr bis Uhr und am Nachmittag von bis Uhr geöffnet, ausser am Dienstag, da ist der Schalter bis Uhr geöffnet. Start 1 Tätigkeit 2 Auf der Finanzverwaltung bin ich oft am Schalter tätig, deshalb habe ich auch Kontakt zur Kasse. Entscheidung 3 Je nachdem was die Einwohner/innen wollen, nehme ich Geld ein oder bezahle Geld aus. Tätigkeit 4 Wenn es eine Ausgabe ist, nimmt man das Geld aus der Kasse und bezahlt es aus. Tätigkeit 5 Hingegen, wenn es eine Einnahme ist, legt man das Geld in die Kasse. Tätigkeit 6 Wenn man den Beleg ausgedruckt hat, trägt man die Einnahmen oder Ausgaben im Kassabuch ein. Tätigkeit 7 Danach stellt man einen Einnahme- oder Ausgabebeleg auf dem PC aus. Auf einem Beleg müssen der eingenommene oder ausbezahlte Betrag, das heutige Datum und die Adresse des Einwohners stehen. Anschliessend druckt man den Beleg aus. Die Belege legt man unter die Kasse. Bei einem Ausgabebeleg muss der Betreffende den Beleg unterschreiben. Solange die Unterschrift nicht vorhanden ist, darf man kein Geld auszahlen. Eine Ausgabe könnte beispielsweise sein: wenn einer der Mitarbeiter etwas bereits mit seinem Geld bezahlt hat und es nun zurückerstattet haben möchte. Tätigkeit 8 Jeden Morgen, bevor der Schalter geöffnet wird, rechnet man die Kasse vom Vortag ab. Man nimmt das Kassabuch, rechnet alle Einnahmen zusammen und danach alle Ausgaben, dann zieht man den Saldo. Tätigkeit 9 Anschliessend nimmt man ein Blatt zur Hand und zählt das Geld, das in der Kasse ist, nebenbei notiert man die gezählten Beträge auf dem Blatt. Tätigkeit 10 Nachdem begibt man sich an den PC und öffnet das Kontrollblatt. Wenn man das Dokument geöffnet hat, trägt man die zusammengezählten Einnahmen und Ausgaben vom Kassabuch auf dem Kontrollblatt ein. Danach rechnet die Excel Tabelle den Saldo automatisch aus, da die Formeln bereits festgelegt sind Tätigkeit 11 Das gezählte Geld von der Kasse hält man auf dem Kontrollblatt ebenfalls fest. Entscheidung 12 Die Excel Tabelle rechnet alles aus, dann macht man die Kontrolle und schaut, ob es eine Differenz gibt, da der Kassenbestand mit dem Kassabuch übereinstimmen muss. 1. Prozesseinheit anonym 7

8 Tätigkeit 13 Stimmt der Kassenbestand nicht mit dem Kassabuch überein, muss man nach Fehlern suchen. Tätigkeit 14 Stimmt der Kassenbestand mit dem Kassabuch überein, druckt man das Kontrollblatt aus und legt es unter der Kasse im Tresor ab. Tätigkeit 15 Man holt die Belege die unter der Kasse sind und trennt die Einnahmenbelege von den Ausgabenbelege. Die Einnahmenbelege werden nochmals separat getrennt, die verkauften Tageskarten gehören zusammen und die Einwohnergebühren gehören zusammen. Tätigkeit 16 Man erstellt am PC einen Beleg zu den Einwohnerkontrollgebühren und einen Beleg zu den Tageskarten. Dort werden auf dem einen Beleg alle verkauften Tageskarten aufgelistet und auf dem zweiten Blatt alle Einwohnerkontrollgebühren, dort gehören beispielsweise die verkauften Identitätskarten dazu. Man druckt das Blatt aus und klammert es vor die dazugehörigen Belege. Tätigkeit 17 Damit alles abgelegt werden kann, muss man noch eine Kopie vom Kassabuch machen. Alle Belege und die Kopie vom Kassabuch legt man in einer Mappe ab. Danach nimmt man das Datum und steckt es vorne hinein. Die Mappe legt man nach dem Datum geordnet auf die Ablage. Tätigkeit 18 Dann kontiert und nummeriert man die Belege und versieht sie mit dem Datenstempel, wann die Beträge bezahlt worden sind. Die Ausgabenbelege werden alle kontiert, bei den Einwohner- und Tageskartengebühren kontiert man nur die Einwohnerkontrollgebührenbelege, die dazugehörigen Belege kann man vernichten. Tätigkeit 19 Man begibt sich an den PC und öffnet das Programm Abacus, dort werden alle Beträge die auf den Belegen stehen verbucht. Die Ausgaben werden immer vor den Einnahmen verbucht. Entscheidung 20 Anschliessend kontrolliert man ob der Saldo im Abacus mit der Kopie vom Kassabuch übereinstimmt. Tätigkeit 21 Stimmt der Saldo nicht überein, muss man nach Fehlern suchen. Tätigkeit 22 Alle Belege sortiert ablegen. Ende Schlusswort Ich habe aus dieser Prozesseinheit viel gelernt. Es hat mir auch Spass bereitet diesen Prozess zu bearbeiten. Sicher gab es manchmal Schwierigkeiten, doch auch diese konnte ich schliesslich überwinden. Ich bin mit meiner Arbeit zufrieden und hoffe, dass meine Prozesseinheit für alle Leser/innen verständlich ist und dass neue in diesem Bereich unerfahrene Mitarbeiter von meiner Dokumentation Gebrauch machen können. 1. Prozesseinheit anonym 8

9 6. Auswertungsbogen Während meiner Prozesseinheit füllte ich insgesamt viermal ein Lernjournal aus. Hier ist nun die Auswertung. Während der Prozesseinheit war meine Motivation insgesamt tief hoch weil es meine erste Prozesseinheit war, wollte ich ein gutes Resultat erzielen, deshalb war meine Motivation hoch. Es war auch etwas Neues und Interessantes für mich. Das Erlernen des Prozesses war für mich schwierig einfach Beim Kassensturz hatte ich keine Mühe, denn es war für mich eine alltägliche Routine, aber weil ich nicht so viel Übung mit dem Buchen hatte, war ich mir bei der Erstellung des Prozesses ein wenig unsicher. Mit dem Ergebnis meiner Arbeit bin ich unzufriede n sehr zufrieden weil ich mich bemüht habe, ein gutes Resultat zu erzielen. Ich stand auch nie unter Zeitdruck. Wenn ich mit dem Ergebnis nicht zufrieden wäre, würde ich mein Resultat noch verbessern. Bei der nächsten Bearbeitung eines Prozesses berücksichtige ich von meinen Erfahrungen nichts alles weil ich aus meinen Erfahrungen gelernt habe, würde ich mich beim nächsten Mal früher über das gesamte Thema informieren, dieses Mal konnte ich mich nicht früher informieren, da ich erst vor kurzem das Buchen erlernt habe. 1. Prozesseinheit anonym 9

10 Kassabuch Ausgabebeleg Einnahmebeleg Einwohnerkontrollgebührenblatt Gebühreneinnahmen Einwohnerkontrollgebührenblatt Tageskarten Kontrollblatt 1. Prozesseinheit anonym 10