Prozesseinheit 2: Buchhaltung (Kasse) Yves Ringger Fidinter AG

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1 : Buchhaltung (Kasse) Fidinter AG

2 Inhaltsverzeichnis Titelblatt Seite 01 Inhaltsverzeichnis Seite 02 Flussdiagramm 1/3 Seite 03 Flussdiagramm 2/3 Seite 04 Flussdiagramm 3/3 Seite 05 Text Seite 06 Text Seite 07 Text Seite 08 Text Seite 09 Text Seite 10 Musterdokumente Seite 11 Musterdokumente Seite 12 Musterdokumente Seite 13 Musterdokumente Seite 14 Vorgehensplan resp. Pendenzenliste Seite 15 Lernjournal Seite 16 Seite 2 von 16

3 Flussdiagramm Start Empfang der Kassarapporte und Belege Kassarapporte + Belege in dazugehörige Kistchen legen. Somit sind sie kontrollund buchungsbereit. Ist der Monat vollständig? Nein Ja Abwarten, bis alle Kassarapporte eingetroffen sind. Ordnen der Belege und Kassarapporte Kontrolle der Belege und Kassarapporte Seite 3 von 16

4 2/3 Buchungsprogramm Sesam aufstarten und bereitmachen, um die Kasse zu buchen. Einzellbeleg oder Sammelbeleg? Einzellbeleg Sammelbeleg Falsch! Man bucht hier mit einem Sammelbeleg. Einzahlung buchen Tageseinnahmen buchen Kreditkarten buchen Seite 4 von 16

5 3/3 Allfällige Barauslagen buchen Jeder Kassarapport mit separater Nr. und Gebucht-Stempel versehen Datum, Name und die dafür gebrauchte Zeit auf dem Kontrollzettel eintragen. Schlussarbeiten ENDE Seite 5 von 16

6 In unserer Treuhandfirma betreuen wir diverse Kunden. Unter anderem führen wir auch Buchhaltungen. In dieser Prozesseinheit werde ich euch erklären, wie ich die Kasse für einen unserer Kunden buche! Der Kunde, um den es sich handelt, hat in der ganzen Schweiz etwa 33 Schuhgeschäfte. Wir erhalten per Post vom Hauptsitz dieses Kunden die Kassarapporte und die Belege. Das sind Blätter auf denen die Tagesumsätze festgehalten sind und die Belege sind die Kassenzettel. Wir haben dann einen Monat Zeit, um die Kasse für alle Filialen zu buchen. Das heisst, ich habe pro Tag für jede Filiale einen Kassarapportzettel und drei verschiedene Kassabelege. Kassarapporte und Belege legen wir in die Kistchen, die wir dafür haben, um Ordnung und Übersicht zu haben. Somit sind alle Belege kontroll- und buchungsbereit. Bevor man einen Monat buchen will, muss man zur Kontrolle noch schauen, ob die Belege von diesem Monat vollständig sind. Wenn noch einige Belege fehlen, muss man abwarten, bis alle Kassarapporte und Belege eingetroffen sind. Die Arbeit beginnt, indem die Belege und Kassarapporte geordnet werden: Erstens werden alle Kassarapporte nach Datum geordnet aufeinandergelegt. Zweitens erstellt man einen Stapel mit allen Z-Streifen-Belege. Drittens kommen die Einzahlungs-Belege auch aufeinander. Viertens werden alle Belege der Filialen aufeinandergelegt. Seite 6 von 16

7 Wenn man das macht, werden auch die Beträge kontrolliert. Die Summen auf den Belegen müssen mit den Beträgen auf dem Kassarapport übereinstimmen. Das ist immer der Fall. Denn wenn es nicht so wäre, hätte jemand in der Filiale, der die Kasse bediente, einen Fehler getippt. Danach startet man das Buchungsprogramm Sesam auf und macht sich bereit zu buchen. Wenn das Sesam aufgestartet ist, drückt man gleichzeitig Ctrl und B, somit erscheint das Buchungsfeld. Als erstes prüfe ich, ob ich in einem Sammelbeleg buche und nicht in einem Einzelbeleg, dann überprüft man die Nr. der Filiale und gibt danach das Datum ein. Man bucht: 1. Einzahlungsbeleg 2. Tippfehler, wenn vorhanden 3. Tageseinnahmen 4. Kreditkarten 5. Allfällige Barauslagen Jeder Kassarapportzettel wird mit einen Gebuchtstempel versehen, nachdem er gebucht worden ist. Man versieht auch jeden Kassarapportzettel mit einem Nummerstempel. Dieser wird benötigt, um die Belege der Reihe nach abzulegen. Wird einmal ein Beleg gesucht, kann man ihn ganz einfach mit der Belegnummer wieder finden. Seite 7 von 16

8 Wenn man einen Monat von einer Filiale gebucht hat, muss man ein Kontrollblatt ausfüllen. Auf diesem Kontrollblatt wird festgehalten, wann diese Belege verbucht worden sind, wer sie verbucht hat und wie viel Zeit man dazu aufwenden musste. Seite 8 von 16

9 Jetzt stehen uns nur noch die Schlussarbeiten bevor. Diese könnt ihr euch so vorstellen: Es hat für einen Monat eine Liste pro Filiale, auf welcher man jeden Punkt, den man bearbeitet hat, unterzeichnen und das Datum eintragen muss. Die Schlussarbeiten bestehen aus 13 Punkten: 1. Kontrolle der Kassen (Kontonummern ): Saldo überprüfen; stimmen die Kasseneingänge und -ausgänge überein; anhand des Textes richtige Verbuchung prüfen; verwendete Belegnummern dieses Monats aufschreiben. 2. Kontrolle der Banken- und Postkonti ( ): Saldo überprüfen mit Bank- und Postauszügen; verwendete Belegnummern dieses Monats aufschreiben. 3. Kontrolle des Debitorenkontos 1105 anhand des Textes. 4. Kontrolle der Debitoren Kreditkarten (Kontonummern ) anhand des Textes. 5. Kontrolle des Kontos 1120: Bei Einlösung von Gutscheinen folgende Verbuchung: z.b. Gutschein-Einlösung 50 % von Fr : 1047/... Fr : /1120 Fr : 6000/ Fr (Skonto) 6. Kontrolle des Kontos Flüssige Mittel 2210: Abstimmen der Ein- und Ausgänge. 7. Kontrolle der Konten 2211, 2215, 2220, 2221, 2222, 2223, 2225 anhand des Textes. Seite 9 von 16

10 8. Kontrolle des Kontos Mieten 4100 und 4110: Text und Mehrwertsteuercode überprüfen. 9. Kontrolle der Aufwandkonti ab 4120 sowie Konto 3102 (Schuhmacher) anhand des Textes. 10. Kontrolle der Ertragskonti ab 6000 anhand des Textes (Konti darf es keine Buchungen haben!). 11. Umbuchung Konti 6110 (ohne KST) auf das Konti 6111 (KST 920). 12. Z-Streifenliste nachführen bzw. Kontrolle, ob Z-Streifenliste vollständig nachgeführt ist. 13. Wenn alles in Ordnung ist, die terminierte Bilanz ausdrucken und ablegen. Ich habe diesen Prozess unzählige Male durchgeführt. Leider macht das jetzt unser Kunde selber, um uns Arbeit abzunehmen und eine kleinere Rechnung zu erhalten. Ich hoffe, ich konnte euch mit meiner Prozesseinheit das Buchen dieser speziellen Kasse etwas weitergeben. Danke für eure Aufmerksamkeit Seite 10 von 16

11 Seite 11 von 16

12 Seite 12 von 16

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14 Gebucht - Stempel Buchungsnummerstempel Seite 14 von 16

15 Vorgehensplan resp. Pendenzenliste Ich arbeitete von Anfang Oktober bis Ende Dezember 2004 an meiner Prozesseinheit über die Verbuchung der Kasse im Programm sage sesam. Diese Prozesseinheit ist etwas grösser als die erste Prozesseinheit und deshalb dachte ich, ich könnte meinen Prozess über das Verbuchen der Kasse machen. Denn ich habe diesen Prozess schon mehrere Male ausgeführt und war mir ziemlich sicher bei dieser Arbeit. Ebenfalls fand ich es gut, denn ich kann bei dieser Gelegenheit auch noch das Programm sage sesam in meiner Präsentation verwenden. Ich wusste auch schon am Anfang der Arbeit, welche Musterdokumente ich verwenden werde. Musterdokumente sind für mich sehr wichtig, denn sie gestalten den Vortrag etwas farbenfroher. Seite 15 von 16

16 Auswertungsbogen Lernjournal zur Prozesseinheit Beschreibung des analysierten Arbeitschrittes Überlegen Sie sich einen Arbeitsschritt, den Sie mit diesem Lernjournal reflektieren. Zeichnen Sie zuerst auf dem Pfeil ein, wo Sie den entsprechenden Aspekt einschätzen. Danach müssen Sie ihn in zwei oder drei Sätzen begründen. Diese Begründung steht im Vordergrund. Es ist wichtig, dass Sie sie bei jedem Aspekt formulieren. Im soeben erledigten Arbeitsschritt war meine Motivation tief hoch weil ich einmal Buchhalter werden will und Buchhaltung mir Spass macht. Deshalb war meine Motivation sehr gross. Den Arbeitschritt empfand ich einfach schwierig weil man mir diesen Arbeitsschritt gut erklärt hat und ich mich, bevor ich begann, die Kasse zu buchen, erkundigte, wie dies funktioniert. Meine Fortschritte bei diesem Arbeitsschritt waren klein gross weil ich am Anfang kaum wusste, was Buchhaltung ist. Jetzt arbeite ich mit zwei verschiedenen Buchhaltungsprogrammen. Die Beeinflussung durch Störfaktoren war gross klein weil es eine Arbeit ist, bei der man sich beim Anfang noch nicht sehr fest konzentrieren muss. Aber beim zweiten Teil konnte ich besser arbeiten, wenn nicht zu viel Lärm war. Beim nächsten Mal, wenn ich diesen Arbeitsschritt bearbeite, verbessere ich alles nichts das heisst, ich werde mich noch besser konzentrieren, um kleine Flüchtigkeitsfehler zu vermeiden. Seite 16 von 16

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