Organisatorische Fragen und Antworten zur Digitalisierung der Belege per Fax

Transkript

1 Organisatorische Fragen und Antworten zur Digitalisierung der Belege per Fax Frage Sollen die digitalen Belege nach Belegtypen (z.b. Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Kasse, Sonstige) sortiert angezeigt werden? Antwort Digitale Belege werden beim Buchen grundsätzlich in der Reihenfolge angezeigt, in der sie gefaxt wurden. Es ist aber möglich, den Belegen mit Hilfe eines Fax- Deckblatts einen Belegtyp (z.b. Eingangsrechnung, Kassenbeleg) zuzuordnen. Das hat den Vorteil, dass anschließend beim Buchen nach dem Belegtyp gefiltert und so quasi nach Buchungskreisen gebucht werden kann. Vorgehen: Die Fax-Deckblätter können in der Belegverwaltung online unter Stammdaten Belegtyp ausgedruckt werden. Die Belege werden vor dem Faxen nach Belegtyp sortiert. Vor jeden Stapel eines Belegtyps wird das entsprechende Fax-Deckblatt gelegt und ebenfalls gefaxt. Auf diese Weise erhalten alle nachfolgenden Belege hinter dem Fax-Deckblatt automatisch den Belegtyp des Fax- Deckblatts. Die Fax-Deckblätter selbst werden nicht digitalisiert; sie erscheinen nicht im Posteingang. Hinweis: Unter Stammdaten Belegtyp können zusätzlich zu den bereits vorhandenen Belegtypen Rechnungseingang, Rechnungsausgang, Kasse, Sonstige) weitere Belegtypen angelegt werden. Auch für die individuell angelegten Belegtypen können Fax-Deckblätter ausgegeben werden. Sollen alle Seiten und Rückseiten eines Belegs gefaxt werden (z.b. auch Lieferscheine, Geschäftsbedingungen)? Wer übernimmt das Heften bei mehrseitigen Belegen? Die Kanzlei oder der Mandant? Das Faxen von allen Seiten eines Belegs ist zu empfehlen. Ob auch Lieferscheine, Geschäftsbedingungen und Verträge gefaxt werden sollen, sollte zwischen Kanzlei und Mandant im Einzelfall verabredet werden. Dies ist abhängig von der vereinbarten Arbeitsteilung zwischen Kanzlei und Mandant. Für das Heften von Belegen gibt es verschiedene Möglichkeiten: Zusammenfassen des mehrseitigen Beleges während des Faxvorganges Hierzu können Sie in der Belegverwaltung online unter

2 Stammdaten Belegtyp über die Schaltfläche Fax-Trennblatt drucken Fax-Trennblätter ausgeben, die Sie beim Faxen vor und hinter den mehrseitigen Beleg legen. Bei Einsatz des Belegverwaltung online Buchungsassistenten ist diese Möglichkeit zu empfehlen. Wie kann sichergestellt werden, dass alle Belege gefaxt wurden? Wie ist sichergestellt, dass Belege nicht doppelt gefaxt und zum Buchen bereitgestellt werden? Zusammenfassen des mehrseitigen Beleges während der Bearbeitung in Belegverwaltung online oder während des Buchens in Kanzlei- Rechnungswesen pro. Mit dem Mandant wurde beispielsweise tägliches Faxen der Belege vereinbart. Auf einem gesonderten Blatt wird die Beleganzahl des jeweiligen Tages notiert. Dieses Blatt wird ebenfalls gefaxt. Mit dem Protokoll in der Belegverwaltung online unter Protokolle Fax kann eindeutig nachvollzogen werden, wieviele Faxe wann gespeichert wurden. Dies kann man mit dem separat gefaxten Blatt vergleichen. Denkbar wäre beispielsweise, direkt nach dem Faxen einen Vermerk / Stempel auf dem Papierbeleg anzubringen (gefaxt am ). In Kanzlei-Rechnungswesen pro besteht außerdem die Möglichkeit, die Prüfung auf doppelte Buchungen zu aktivieren. Sollte die Prüfung ergeben, dass ein Belegbild doppelt gefaxt wurde, kann das Bild aus dem Posteingang der Belegverwaltung online gelöscht werden. Die Prüfung auf doppelte Buchungssätze aktivieren Sie folgendermaßen: 1. Öffnen Sie in Kanzlei-Rechnungswesen pro den Mandantenbestand und wählen Sie Belege buchen. 2. Öffnen Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü und wählen hier den Punkt Eigenschaften. Wie können Notizen/Mitteilungen des Mandanten, die bisher an den Papierbeleg geheftet wurden, übertragen werden? 3. In der Registerkarte Buchungssatz können Sie die Prüfung auf doppelte Buchungen aktivieren, indem Sie die Kontrollkästchen für Debitoren und Kreditoren aktivieren. In Belegverwaltung online kann der Beleg durch den Mandanten bearbeitet werden, hier besteht die Möglichkeit, eine Notiz zu dem jeweiligen Beleg zu erfassen.

3 Wie wird mit nicht bzw. schlecht lesbaren Belegen verfahren? Wie werden Belege gefaxt, die vom DIN A4-Format abweichen, z.b. Tankquittungen? Gibt es Belege, die beim Buchen in digitaler Form schwierig zu bearbeiten sind? Was geschieht mit einer bereits digitalisierten Rechnung, die nicht den Anforderungen des Umsatzsteuergesetzes entspricht? Wie wird vom Mandanten die Information an die Kanzlei weitergeleitet, dass der Rechnungsbetrag bei der Zahlung wegen Nicht- bzw. Teilerfüllung gekürzt wurde? Wie können Belege gebucht werden, für Weiterhin können Notizen auf einem separaten Blatt erfasst und gefaxt werden, das die Kanzlei nach der Bearbeitung und Buchung der Belege wieder aus dem Posteingang der Belegverwaltung online löschen kann. Sollen Kontierungsanweisungen des Mandanten (z.b. Kostenstellen) berücksichtigt werden, so sollten diese auf dem Originalbeleg vor Digitalisierung vermerkt werden. Bei Belegen, die in schlecht lesbarer Qualität vorliegen (z.b. Belege, die auf einem schwachen Nadeldrucker auf farbigem Papier erstellt wurden) sollte am Faxgerät die Auflösung fein bzw. superfein gewählt werden. Nach dem Faxen sollten die Belege in Belegverwaltung online auf Lesbarkeit geprüft werden. Nicht lesbare Belege sollten aus dem Posteingang entfernt und ggf. noch mal mit einer anderen Auflösung gefaxt werden. Eine Lösung kann der Einsatz einer Faxhülle sein, in die man kleinformatige Belege einlegen kann. Faxhüllen sind über DATEV erhältlich (Art.-Nr ). Bestimmte Rechnungen (meist Sammelrechnungen von Großhandel) erfordern eventuell eine besondere Behandlung. Es empfiehlt sich ggf. diese Rechnungen nach der Übermittlung in der Kanzlei zu drucken der Vorteil der Aktualität und Distanzüberbrückung bleibt dennoch gewahrt. Ein farbiger Hintergrund auf Papierbelegen kann zur Beeinträchtigung der Lesbarkeit der digitalen Belege führen. Durch die Digitalisierung der Belege in schwarz/weiß, ist gegebenenfalls der Kontrast zwischen Hintergrund und Schrift zu gering. Dieser Beleg sollte nicht gebucht werden und aus dem Posteingang von Belegverwaltung online entnommen werden. Der Mandant sollte darüber informiert werden. Da die Weitergabe und Bearbeitung der Belege in der Regel schneller als bisher erfolgt, ist eine Verbesserung im Gegensatz zum bisherigen Verfahren erkennbar. Der Beleg sollte vom Mandanten mit der Information über die Rechnungskürzung versehen und erneut digitalisiert werden. In der Kanzlei sollten Belege, für die keine

4 die keine Vorsteuer abgezogen werden kann? Vorsteuer abgezogen werden kann, auf ein entsprechendes Verrechnungskonto gebucht werden. Erst nach Eingang eines richtigen Belegs sollte dieser gebucht werden.

5