1. Mögliche Probleme und Lösungen

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1 FAQ Druck- und Versandservice 1. Mögliche Probleme und Lösungen Auswahl fehlt Arbeitnehmer In der Portalverwaltung werden keine Arbeitnehmer angezeigt. Was kann ich tun? Für den Mandant ist das Portal noch nicht freigeschalten. Klicken Sie auf AKTE CRM Online ADDION OneClick und wechseln Sie dort auf den Reiter Portal-Verwaltung. Aktivieren Sie den Bearbeitungsstatus über das Bleistiftsymbol. Ist dieser aktiviert, stellen Sie sich im dem Mauszeiger auf die Bezeichnung des Mandanten im in der Portalverwaltung und aktivieren Sie das Portal über die Funktion rechte Maustaste Login generieren. Der Portalstatus des Mandanten wird nun auf erstellt geändert. Alle in der ADDISON Lohn- & Gehaltsabrechnung für diesen Mandant angelegten Arbeitnehmer werden angezeigt. ADDISON Konfigura- Registerkarte Druckservice tion fehlt In der Portalverwaltung wird die Registerkarte ADDISON Druckservice Konfiguration nicht angezeigt. Im Benutzerberechtigungssystem (BBS) wurde das Recht Druckservice zulassen für den Anwender nicht freigegeben. Für alle ADDISON Benutzer die den Druckservice nutzen sollen, ist dieses Recht in der Rechtverwaltung ZMiS im Benutzerberechtigungssystem zu aktivieren. Korrespondenzadresse fehlt Auf der Registerkarte ADDISON Druckservice Konfiguration wird zwingend eine Korrespondenzadresse verlangt. Wo muss diese erfasst werden? Die Korrespondenzadresse wird aus den übergeordneten Daten im Mandant Unternehmen herangezogen. Wenn eine andere Adresse als Empfängeradresse verwendet werden soll wählen Sie die Option abweichende Empfängeradresse festlegen und wählen Sie über das Fernglassymbol eine andere gespeicherte Empfängeradresse. Seite 1 von 5

2 Kontrollkästchen Arbeitnehmer entheften Wozu dient das Kontrollkästchen Arbeitnehmer-Dokumente entheften Ist das Kontrollkästchen nicht aktiviert, erfolgt der Versand der selektierten Auswertungen immer an den Mandant. Bei aktiviertem Kontrollkästchen werden Verdienstabrechnungen, LSt- Bescheinigungen und SV-Meldebescheinigungen immer an die einzelnen Arbeitnehmer versendet. Weitere Auswertungen können nicht an Arbeitnehmer versendet werden. In der aktuellsten Version wurde das Kontrollkästchen durch eine Auswahlbox ersetzt, welche selbsterklärend ist. Fehlermeldung kein Druckprofil konfiguriert Was bedeutet die Fehlermeldung kein Druckprofil konfiguriert? Stellen Sie einmalig für den Mandanten die gewünschte Druckservice- Konfiguration unter Firma Stammdaten Online Portal auf der Registerkarte ADDISON Druckservice Konfiguration ein. 2. Weitere Fragen und Antworten Duplexdruck Ist Duplexdruck über den Druckservice möglich? Duplexdruck ist derzeit noch nicht über den Druckservice möglich. Ausländische Adressaten Ist ein Versand an ausländische Adressaten möglich? Sendungen können ab der DVD 3/2015 an die folgenden Länder versandt werden: Rumänien Polen Tschechien Frankreich Österreich Schweiz Belgien Niederlande Luxemburg Dänemark Seite 2 von 5

3 Umschläge für Arbeitnehmer bündeln Können Gehaltsabrechnungen über den Druckservice gedruckt, kuvertiert und die Umschläge gebündelt z.b. an den Mandanten oder Standort versandt werden? Die an den Mandant/Standort versandten Umschläge müssten dort wiederum manuell verteilt werden. Bei partieller Abwesenheit von Mitarbeitern müssten erfahrungsgemäß sogar mehrere Durchgänge gemacht werden. Deshalb und aufgrund des günstigen Preises empfehlen wir einen Direktversand der Abrechnungen an die Empfänger. Seitenanzahl Was passiert wenn mehr als 9 Blätter bei Vorauswahl eines DIN lang Umschlags versendet werden? Das System schwenkt dann automatisch auf einen C4-Umschlag und informiert dementsprechend. Max. Seitenanzahl pro Umschlag Wie viele Seiten können maximal in die Umschlagsarten gepackt werden? 1-3 Blätter Standardbrief im DIN lang Umschlag 4-9 Blätter Kompaktbrief im DIN lang Umschlag Blätter Großbrief im C4 Umschlag Bei mehr als 97 Seiten werden mehrere C4 Sendungen erzeugt. Der Inhalt wird entsprechend der einzelnen Dokumente im Listenmanager gestückelt. Bei weniger als 10 Blättern kann explizit ein C4 Umschlag beauftragt werden, wenn z.b. ein Falzen des Inhalts ausdrücklich nicht gewünscht ist. Was kann gesendet werden? Welche Dokumente können über den Druckservice versandt werden? Es können grundsätzlich alle Auswertungen, die im Listenmanager einem Mandanten zugeordnet sind, über den Druckservice versandt werden. Dies teilt sich derzeit in 3 Gruppen auf: Lohn- und Gehaltsabrechnungen, SV-Meldungen, Lohnsteuerbescheinigungen Mahnungen Sonstige Auswertungen z.b. Summen- und Saldenliste Da bei den letztgenannten i.d.r. kein Adressfenster auf der ersten zu Seite 3 von 5

4 druckenden Seite vorgesehen ist, wird diesen Auswertungen ein Deckblatt vorangestellt. Senden an Mandant und Arbeitnehmer Können Gehaltsabrechnungen sowohl an die Arbeitnehmer direkt, als auch an den Mandanten versandt werden? Dies ist möglich, in dem zuerst der Versandauftrag vollständig an die Arbeitnehmer durchgeführt wird ( Arbeitnehmer-Dokumente entheften muss angeklickt sein). Danach muss der Druckauftrag nochmals gestartet werden, ohne das Klicken von Arbeitnehmer-Dokumente entheften. Werden Dokumente, die bereits über den Druckservice versandt wurden, nochmal für einen Druckauftrag aufgerufen, so erfolgt ein dementsprechender Hinweis. Dieser muss in diesem Fall übergangen werden. Honorarschreibung Wann werden die Daten zur Honorarschreibung zur Verfügung gestellt? Die Daten werden immer zum 1. eines Monats für den Vormonat zur Verfügung gestellt. Nutzung bei nicht aktiviertem ADDISON One- Click Kann der Service auch bei nicht aktiviertem ADDISON OneClick genutzt werden? Ja dieser Service ist auch bei nicht aktiviertem ADDISON OneClick nutzbar. Beim erstmaligen Aufruf eines Druckauftrags wird die Akzeptanz der Bedingungen abgefragt. Danach ist der Service auch ohne ADDISON OneClick nutzbar. Sendung von Gehaltsabrechnungen an den Mandanten Wird beim Versand aller Lohnabrechnungen an den Mandanten (im Stapel) jede einzelne Abrechnung berechnet? Nein der Versand erfolgt dann, abhängig von der Anzahl der zu druckenden Seiten, i.d.r. in Form eines Kompakt- oder Großbriefs. Es wird dann nur dieser Kompakt- oder Großbrief inkl. der zu druckenden Seiten berechnet und nicht jede darin enthaltene Abrechnung. Druckaufträge stornieren Können bereits gesendete Druckaufträge storniert werden? Seite 4 von 5

5 Gesendete Druckaufträge werden unmittelbar in der Druckaufbereitung und nachfolgend in der Produktion bearbeitet. Somit können diese nach dem Absenden des Druckauftrags nicht mehr storniert werden. Absender der Druckaufträge Wer erscheint bei den Druckaufträgen als Absender? Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Mahnungen Es wird die Absenderadresse verwendet, die auch auf den gedruckten Dokumenten erscheint. Auswertungen Es wird bei Auswertungen auf dem vorangestellten Deckblatt immer die derzeit aktive Kanzlei als Absender der Sendung eingesetzt. Seite 5 von 5