LOHN- UND GEHALTSDOKUMENTE ONLINE (LGO)

Transkript

1 LOHN- UND GEHALTSDOKUMENTE ONLINE (LGO) Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Voraussetzung 3. Vorgehensweise 3.1. Informationsbrief an Arbeitnehmer aushändigen 3.2. Arbeitnehmer aktivieren 3.3. Auswertungen an Arbeitnehmer versenden 3.4. Druck der restlichen Auswertungen 4. Details 4.1. Arbeitnehmer will seine -Adresse (LGO-Login) ändern 4.2. Ausgeschiedene Arbeitnehmer 4.3. LGO deaktivieren

2 Seite 2 1. Ziel Mit Agenda LOHN- UND GEHALTSDOKUMENTE ONLINE (LGO) stellen Sie Gehaltsdokumente an Ihre Arbeitnehmer online zur Verfügung. Der Arbeitnehmer kann seine laufenden Lohnabrechnungen, Sozialversicherungsmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen auf jedem mobilen Endgerät (PC mit Internetanschluss, Smartphone, Tablet) einsehen oder ausdrucken. Somit entfallen vielfältige Verwaltungsaufgaben und -kosten. Ansicht für Arbeitnehmer am PC Ansicht für Arbeitnehmer an mobilen Endgeräten Alle teilnehmenden Arbeitnehmer erhalten im Agenda-Rechenzentrum einen eigenen Zugang mit E- Mail-Adresse und Passwort. Die Sicherheit der Datenübertragung ist absolut gewährleistet. 2. Voraussetzung Um LOHN- UND GEHALTSDOKUMENTE ONLINE nutzen zu können, muss die Zentrale Datenübermittlung (ZDÜ) an Ihrem Arbeitsplatz aktiviert sein.»arbeitsplatz: Optionen Einstellungen System Register ZDÜ Zentrale Datenübermittlung (ZDÜ) aktivieren«. Nr Zentrale Datenübermittlung

3 Seite Vorgehensweise Informationsbrief an Arbeitnehmer aushändigen Informationsbrief an Arbeitnehmer aushändigen Händigen Sie jedem Arbeitnehmer einen Informationsbrief für die Teilnahme an LOHN- UND GEHALTSDOKUMENTE ONLINE aus:»auswertungen LGO-Formular«. Am Briefende befindet sich eine Einverständniserklärung, die der Arbeitnehmer ausgefüllt und unterschrieben an Sie zurückgibt. Setzen Sie Ihren Arbeitnehmern eine Frist zur Abgabe der Einverständniserklärung. So können Sie das Verfahren zu einem festen Termin vor Beginn einer Abrechnungsperiode starten.

4 Seite Arbeitnehmer aktivieren 1. Aktivierung in Agenda LOHN 1.»LOHN: Stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: Versand Auswertungen«: -Adresse des Arbeitnehmers eintragen. <Arbeitnehmer aktivieren>. 2. Eine Verbindung mit dem Agenda-Rechenzentrum wird aufgebaut. Erfassen Sie Ihre - Adresse und Ihr Kennwort. Der Arbeitnehmer wird im Rechenzentrum aktiviert. 3. Im Anschluss öffnet sich der Aktivierungsbrief, der die -Adresse und den Aktivierungscode für den Zugang enthält. Händigen Sie einen Ausdruck des Aktivierungsbriefs Ihrem Arbeitnehmer aus.

5 Seite 5 2. Aktivierung durch Ihren Arbeitnehmer 1. Nachdem Sie den Arbeitnehmer aktiviert haben, bekommt der Arbeitnehmer automatisch eine mit einem Aktivierungslink. 2. Mit den Zugangsdaten im Aktivierungsbrief kann er sich im Agenda-Portal für LOHN- UND GEHALTSDOKUMENTE ONLINE einloggen. Ihr Arbeitnehmer erhält eine , sobald Sie neue Auswertungen an LGO übergeben haben.

6 Seite Auswertungen an Arbeitnehmer versenden Der Versand der Auswertungen an Ihre Arbeitnehmer erfolgt in Agenda LOHN im Hauptmenü über»auswertungen Stapeldruck«. Sie starten die Übergabe durch Klicken auf die Schaltfläche <Übergabe an LGO>. Die Auswertungen für die Übertragung sind nicht selektierbar. Standardmäßig werden immer folgende Auswertungen übertragen: Abrechnung Lohnsteuerbescheinigung (inklusive Jahreslohnsteuerbescheinigung) Meldungen. Um Dokumente nach einer korrigierten Abrechnung erneut zu versenden, wählen Sie die gewünschte Personalnummer und übergeben die Abrechnung erneut.

7 Seite Druck der restlichen Auswertungen Der Ausdruck der restlichen Auswertungen erfolgt über den Stapeldruck. Hierbei ist Folgendes zu beachten: Standardmäßig werden die Originale der Auswertungen im Stapeldruck nicht mehr berücksichtigt, die bereits an den Arbeitnehmer über LGO versendet wurden. Wenn Sie Originale trotzdem ausdrucken möchten, haken Sie das Kontrollkästchen <Die Originale der aufgeführten Auswertungen sollen trotzdem gedruckt werden> an. Passen Sie die Anzahl der Exemplare der Arbeitnehmer-Auswertungen im Stapeldruck an, wenn Sie LGO nutzen.

8 Seite Details Arbeitnehmer will seine -Adresse (LGO-Login) ändern Beispiel Wenn ein Arbeitnehmer die -Adresse für den LGO-Login und -Benachrichtigung ändern möchte, muss er seine -Adresse im LGO-Portal selbst ändern. Sie müssen in der Anwendung LOHN keine Änderung vornehmen. Die dort gespeicherte - Adresse des Arbeitnehmers ist nur für die erstmalige Aktivierung relevant. Vorgehensweise 1. Website öffnen: 2. Login mit aktueller -Adresse. 3. Funktion:»Benutzer -Adresse ändern«. 4. Neue -Adresse eingeben und auf <OK> klicken. Der Arbeitnehmer erhält eine Bestätigungs- an seine neue -Adresse. 5. Bestätigungs-Link in der anklicken. 6. Aktuelles Passwort eingeben und auf <OK> klicken. Das LGO-Login wurde geändert. Der Arbeitnehmer erhält künftig auch alle -Benachrichtigungen an die neue -Adresse.

9 Seite Ausgeschiedene Arbeitnehmer Nach dem Austritt erhält der Arbeitnehmer keine neuen Dokumente mehr. Der Zugriff auf die alten Dokumente ist für den Zeitraum von drei Jahren möglich LGO deaktivieren Aktivierte Arbeitnehmer eines Mandanten müssen in den Personaldaten einzeln deaktiviert werden. Achtung Sobald LGO deaktiviert wurde, werden alle bereitgestellten Dokumente des Arbeitnehmers gelöscht! 1.»LOHN: Stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: Versand Auswertungen«2. Auf <Arbeitnehmer deaktivieren> klicken. 3. <LOHN- UND GEHALTSDOKUMENTE ONLINE deaktivieren und alle online bereitgestellten Abrechnungen löschen> wählen. 4. Auf <OK> klicken. 5. Login. Sie benötigen Ihre Zugangsdaten ( -Adresse und Passwort) und Zugriff auf das Agenda Online-Zertifikat (AOZ).