WISO Kaufmann, WISO Lohn & Gehalt GKV-Monatsmeldung Version / Datum V

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1 Software WISO Kaufmann, WISO Lohn & Gehalt Thema GKV-Monatsmeldung Version / Datum V Allgemeine Informationen Ab dem Meldezeitraum ist der Arbeitgeber verpflichtet beim Tatbestand der versicherungspflichtigen Mehrfachbeschäftigung bei verschiedenen Arbeitgebern eine monatliche GKV- Monatsmeldung abzugeben. Dies resultiert aus den melderechtlichen Vorschriften für den Arbeitgeber nach 28a Abs.1 Nr. 10 SGB IV, welche zum 01. Januar 2012 ergänzt wurden. Die Meldungen sind durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung monatlich an die zuständige Einzugsstelle zu melden. Diese Meldungen enthalten unter anderem Angaben zum monatlichen Entgelt, zu geleisteten Einmalzahlungen und zu Sozialversicherungstagen. GKV-Monatsmeldungen sind durch den Arbeitgeber abzugeben: wenn der Arbeitnehmer bei mehreren Arbeitgebern beschäftigt ist für unständig Beschäftigte wenn der Beschäftigte weitere Einnahmen erzielt, die in der gesetzlichen Krankenversicherung beitragspflichtig sind Nicht zu melden sind: Geringfügig Beschäftigte ausschließlich in der UV Versicherte Arbeitnehmer, die Mitglied einer landwirtschaftlichen Krankenkasse sind Mitteilungen der Einzugsstelle Die Einzugsstelle übermittelt durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung dem Arbeitgeber nach 28h Abs. 2a SGB IV u.a. folgende Informationen: ab welchem Zeitpunkt und mit welchem Verfahren die Beitragsbemessung anzuwenden ist Mehrfachbeschäftigung den Bezug mehrerer beitragspflichtiger Einnahmen des Mitglieds 2 Ansichten und Angaben in den verschiedenen Bereichen In folgenden Bereichen erhalten Sie Angaben und Informationen zum Thema GKV-Monatsmeldung. 2.1 Parameter - Einzugsstellen - Annahmestellen Im Bereich Parameter > Einzugsstellen > Annahmestellen steht Ihnen das Register: Rückm. GKV-Monatsm. zur Verfügung. 1 von 10

2 Hier sind die Nachrichten bezüglich jener Dateien enthalten, die vom Kommunikationsserver. 2.2 Stammdaten - Mitarbeiter - Lohn-Abrechnungsdaten Im Bereich der Lohn-Abrechnungsvorgaben (Stammdaten > Mitarbeiter > Lohn-Abrechnungsdaten) wurde mit Version 13 und aktiviertem Menüband die Ansicht neu gestaltet. Im linken Bereich werden in einer Baumstruktur die Beschäftigungsverhältnisse und die jeweils dazugehörenden Datenbereiche angezeigt. Jedes Beschäftigungsverhältnis gliedert sich in: Grundlagen der Abrechnung: Enthält alle Vorgaben, die für die Abrechnung des Mitarbeiters sind. Dazu zählen: relevant Abrechnungsvorgaben Fehlzeiten KUG Externe Grundlagen: Hier werden elektronisch empfangene Daten, welche bei der Abrechnung zu berücksichtigen sind, gespeichert. Dazu gehören: Nachricht GKV-Monatsmeldung: Es werden hier die Rückmeldungen der Einzugsstellen angezeigt, wenn GKV-Monatsmeldungen einzureichen sind bzw. wenn diese nicht mehr abgegeben werden müssen. 2 von 10

3 Mehrfachbeschäftigung: Es werden die Rückmeldungen der Einzugsstellen über das Gesamtentgelt und über die Einmalzahlungen für einen oder ab einem Abrechnungszeitraum angezeigt. Es handelt sich dabei um das Entgelt aus allen sv-pflichtigen Beschäftigungen, welches für die Abrechnung des Mitarbeiters herangezogen wird. Dieses Entgelt wird im Lohnkonto im Bereich sozialversicherungspflichtige Bruttobezüge unter amtl. lfd. Gesamtentgelt und amtl. EGA gesamt ausgewiesen. Abrechnungsergebnisse: Enthält die Ergebnisse aufgrund der Abrechnungen. Dazu zählen: Abrechnungen Durchschnittsdaten Zu meldende Daten: Enthält alle Daten, welche in elektronischer Form zu melden bzw. zu übertragen sind. Dies sind: SV-Meldungen Versand GKV-Meldungen: Enthält die zu meldenden Datensätze mit dem jeweiligen Entgelt, sofern mehrere sozialversicherungspflichtige Beschäftigungsverhältnisse bestehen. Die Meldepflicht wurde entweder durch die Einzugsstelle bekannt gegeben (Externe Grundlagen -Nachricht GKV-Monatsmeldung) oder die Meldepflicht wurde automatisch durch die Hinterlegung in den Abrechnungsvorgaben unter Hauptbeschäftigung bzw. Nebentätigkeit (Karteireiter: Allgemein) erkannt. Lohnsteuerbescheinigungen 2.3 Stammdaten - Mitarbeiter - Externe Meldungen verarbeiten Beim Abruf der Nachrichten von den Annahmestellen werden bei Mehrfachbeschäftigung Angaben geliefert, die in den Bereich Mitarbeiter > Stammdaten eingepflegt werden. Je nach Sachverhalt hat dies auch Einfluss auf die Abrechnung des jeweiligen Mitarbeiters. Führen Sie zum Einpflegen dieser Daten die Funktion Ext. Meldungen verarbeiten aus. Sie finden diese Funktion unter Stammdaten > Mitarbeiter > Start. 3 von 10

4 2.4 Übergeben / Auswerten (Beitragsabrechnung) übertragen Das Versenden und Abrufen der Daten erfolgt über den Karteireiter Übergeben/Auswerten > Auswerten & Übertragen > Beitragsabrechnungen übertragen. Nach Eingabe des Kennwortes kann die Art der zu versendenden Daten ausgewählt werden. Bei Auswahl der Option GKV werden die GKV-Meldungen aus dem Bereich Stammdaten > Mitarbeiter > Lohn-Abrechnungsdaten > zu Meldende Daten > Versand GKV-Meldungen versendet. Bei Auswahl der Option Nachrichten der Annahmestelle abrufen werden auch die von den Einzugsstellen bereitgestellten Daten zu GKV-Monatsmeldungen abgerufen. Diese Daten stehen nach Ausführung der Funktion Externe Meldungen verarbeiten in den Stammdaten der Mitarbeiter unter Lohn-Abrechnungsdaten > Externe- Grundlagen zur Verfügung. 2.5 Felder in der Erfassung (im Lohnkonto) Das Lohnkonto (Bereich: Erfassung) enthält im Bereich sozialversicherungspflichtige Bruttobezüge folgende Felder, welche die GKV-Monatsmeldung betreffen: Quelle andere SV-Bruttobezüge Keine Zusammenrechnung in der AV amtl. lfd. Gesamtentgelt amtl. EGA gesamt 4 von 10

5 Quelle anderer SV-Bruttobezüge Diese Information bezieht sich auf die Eintragungen in den Feldern Mehrfachbeschäftigung, amtl. lfd. Gesamtentgelt und amtl. EGA gesamt. Eigene Angaben: Dies bedeutet, dass die Vorgabe Mehrfachbeschäftigung durch Sie selbst eingegeben wurde. 3 Ablauf allgemein Voraussetzung: Programmversion Version: 13.0.xxxx (mit Menüband) Wenn Sie mehrere Mandanten verwalten, sind alle Mandanten, die an der elektronischen Übertragung teilnehmen, vor dem Ersten Nachrichtenabruf einmal neu zu starten. Ansonsten erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis und der Versand wird abgebrochen. 5 von 10

6 3.1 Stammdaten - Versand GKV-Monatsmeldung Sobald Ihre Software den o.a. Stand aufweist, erkennt die Software aufgrund des Personengruppenschlüssels und der Vorgaben zur Haupt- bzw. Nebenbeschäftigung (Stammdaten > Mitarbeiter > Lohn- Abrechnungsdaten > Abrechnungsvorgaben > Allgemein) die sog. Mehrfachbeschäftigung. Damit die GKV-Monatsmeldungen der Entgelte erzeugt werden, haben Sie zwei Möglichkeiten: 1. Mitarbeiterdatensatz einmal öffnen und mit OK wieder schließen oder 2. Nettolohnberechnung für aktuellen Monat durchführen (Register: Übergeben/Auswerten > Abrechnung > nur für aktuellen Monat durchführen ) Im Anschluss stehen die zu versendenden Daten im Bereich Stammdaten > Mitarbeiter > Lohn- Abrechnungsdaten > Zu Meldende Daten > Versand der GKV-Monatsmeldung zur Verfügung. 3.2 Versand bzw. Abruf der Daten Starten Sie in gewohnter Weise den Versand der Daten. 6 von 10

7 Nach Eingabe des Kennwortes können folgende Daten gewählt werden: Bei Auswahl der Option GKV werden die GKV-Meldungen aus dem Bereich Stammdaten > Mitarbeiter > Lohn-Abrechnungsdaten > zu Meldende Daten > Versand GKV-Meldungen versendet. Bei Auswahl der Option Nachrichten der Annahmestelle abrufen werden auch die von den Einzugsstellen bereitgestellten Daten zu GKV-Monatsmeldungen abgerufen. Folgenden Informationen / Daten werden ggfs. von den Einzugsstellen zur Verfügung gestellt: Information, ob für einen Mitarbeiter künftig eine GKV-Monatsmeldung abgegeben werden muss bzw. nicht mehr erstellt werden muss. Meldung des laufenden Gesamtentgelts, welches der Abrechnung zu Grunde gelegt werden muss. Diese Daten stehen nach Ausführung der Funktion Externe Meldungen verarbeiten in den Stammdaten der Mitarbeiter unter Lohn-Abrechnungsdaten > Externe-Grundlagen zur Verfügung. Je nach aktivierten Optionen wird der Versand und/oder Abruf ausgeführt. Werden Daten versendet und auch abgerufen, erhalten Sie zwei Protokolle: WISO Kaufmann / WISO Lohn & Gehalt > Versenden von Daten im Bereich der Sozialversicherung Empfangen von Daten im Bereich der Sozialversicherung Wurden durch die Annahmestellen Angaben zur GKV-Monatsmeldung bereitgestellt, erhalten Sie eine Benutzernachricht. Die eingegangenen Daten können Sie in den Parametern der Annahmestelle einsehen. 3.3 Verarbeitung der eingegangenen Nachrichten Das Verarbeiten der Daten können Sie direkt über die Benutzernachrichten ausführen. Öffnen Sie dazu die Nachricht und wählen Sie im folgenden Fenster die Schaltfläche Jetzt: Ext. Meldungen Verarbeiten. 7 von 10

8 Alternativ haben Sie die Möglichkeit, die Verarbeitung der Daten auch in den Mitarbeiter-Stammdaten durchführen. Unter Stammdaten > Mitarbeiter > Start steht Ihnen in der Schnellauswahl die Funktion Ext. Meldungen verarbeiten zur Verfügung. Ein Assistent führt Sie durch die Bearbeitung. Im Fenster Bereichsauswahl ist die Option GKV-Monatsmeldung zu aktivieren. Liegen Rückmeldungen von Sozialversicherungsnummern für Mitarbeiter vor, können diese mit der Option SV-Nummer in die Mitarbeiter-Stammdaten eingelesen werden. 8 von 10

9 In der abschließenden Zusammenfassung wird die Anzahl der Datensätze aufgeführt. Nach dem Fertigstellen erhalten Sie ein ausführliches Protokoll zur Verarbeitung von externen Meldungen. Dieses Protokoll kann auch zu einem späteren Zeitpunkt erneut eingesehen werden (Übergeben/Auswerten > Protokolle). Prüfung der verarbeiteten Daten Unter Stammdaten > Mitarbeiter > Lohn-Abrechnungsdaten > Externe Grundlagen können die übernommen Daten geprüft werden. Nachricht GKV-Monatsmeldung Hier erhalten Sie eine Mitteilung, falls für einen Mitarbeiter künftig eine GKV-Monatsmeldung abgegeben werden muss oder umgekehrt künftig keine mehr abgegeben werden muss. Mehrfachbeschäftigung In diesem Bereich werden die von der Einzugsstelle gemeldeten Gesamtentgelte und Einmalzahlungen zu oder ab einem Abrechnungszeitraum eingetragen. Dieses Gesamtentgelt wird zur Abrechnung des Mitarbeiters herangezogen und im Lohnkonto - Bereich: sozialversicherungspflichtige Bruttobezüge unter amtl. lfd. Gesamtentgelt und amtl. EGA gesamt ausgewiesen. 3.4 Auswirkung Durch die gemeldeten Gesamtentgelte werden i.d.r. Korrekturen ausgelöst. Dies passiert, da zwischen der Meldung durch den Arbeitgeber und der Rückmeldung durch die Einzugsstelle eine zeitliche Verzögerung liegt. Beispiel: Einer Ihrer Mitarbeiter beginnt im Januar eine zweite sozialversicherungspflichtige Beschäftigung. Der Mitarbeiter teilt Ihnen dieses zusätzliche Entgelt nicht mit. Sie haben daher nur die Möglichkeit in der Software die zweite Beschäftigung unter Hauptbeschäftigung bzw. Nebentätigkeit zu hinterlegen. Dadurch erkennt die Software die Mehrfachbeschäftigung und es kann eine GKV-Monatsmeldung versendet werden. Zum Monatsende nehmen Sie die Abrechnung des Mitarbeiters vor. Da Ihnen keine Informationen über das Entgelt der Nebenbeschäftigung vorliegt, führen Sie die Abrechnung ohne weitere Vorgaben aus. Der Arbeitgeber der zweiten Beschäftigung erstellt seine Abrechnungen generell erst zum 5. des Monats, sodass die Mitteilung über sein Entgelt an die Einzugsstelle erst zum 10. des Monats gemeldet wird. Zu diesem Zeitpunkt haben Sie bereits die Lohn- und Gehaltsforderung beglichen, den Monatsabschluss ausgeführt und befinden sich im Abrechnungsmonat Februar. Führen Sie nun einen Nachrichten-Abruf aus, kann der Kommunikationsserver eine Meldung zur Mehrfachbeschäftigung mit dem Gesamtentgelt für bzw. ab Januar beinhalten. Dies führt bei der Verarbeitung der Externen Meldungen zu einer Korrektur für den Januar. 9 von 10

10 Empfehlung: Rufen Sie vor der Abrechnung die Nachrichten ab. Stehen Daten zur Verfügung, können diese noch verarbeitet werden. 10 von 10