Outlook-Synchronisation

Transkript

1 Outlook-Synchronisation

2 Inhalt Inhalt 2 1.Voreinstellungen 3 2. Erstabgleich 6 3.Kontaktabgleich / Ansprechpartner 9 4. Terminabgleich Allgemeine Einschränkungen 17

3 1. Voreinstellungen

4 Option Beschreibung Outlookanbindung verwenden Fremdtermine mit Outlook abgleichen Terminabgleich bei Programmstart Protokoll anzeigen Outlook Terminkonflikte im HWP Abgleichart Kontakte Wird dieser Haken gesetzt / nicht gesetzt, so ist die Anbindung komplett aktiviert / deaktiviert. Als Fremdtermine werden die Termine bezeichnet, die auf einem anderen Rechner mit Outlook synchronisiert wurden. Wenn diese Option aktiviert ist, werden Termine, die aus fremden *.pst Dateien nach HWP importiert wurden, in die eigene *.pst Datei übertragen. Die Aktivierung dieser Option führt einen automatischen Terminabgleich nach dem Login durch. Nach dem Termin-Abgleich und der HWP wird ein Protokoll angezeigt, falls die Option aktiviert wurde. Umschaltung zwischen bei Konflikt einfügen und bei Konflikt überspringen. Wenn beim Terminabgleich Outlooktermine auf HWP- Termine treffen (gleicher Terminbeginn), wird versucht den Termin in der betreffenden Minute Trotzdem unterzubringen, falls bei Konflikt einfügen gewählt wurde. - HWP Ansprechpartner Es werden nur HWP Ansprechpartner abgeglichen. - Outlook Kontakte Es werden nur Outlook Kontakte abgeglichen. - bidirektional Es wird in beide Richtungen abgeglichen. Kriterien Kontaktvergleich (Adressen) - Telefon 1 Achtung: Termine und E Mails, also Bewegungsdaten werden immer bidirektional abgeglichen. Diese Kriterien legen fest, welche Felder im HWP in Abhängigkeit zur Adresse mit den definierten Feldern in Outlook abgeglichen werden. - Telefax - Telefon 2 - Straße

5 Kriterien Kontaktvergleich (Ansprechpartner) - Telefon Diese Kriterien legen fest, welche Felder im HWP in Abhängigkeit zum Ansprechpartner mit den definierten Feldern in Outlook abgeglichen werden Handy - Telefax Allgemein Terminabgleich bei Programmstart Kontaktabgleich bei Programmstart - Outlook - Löschmeldungen anzeigen Wird dieser Haken gesetzt, so erfolgt bei Programmstart eine Abfrage, ob eine Synchronisation bzw. Bereinigung stattfinden soll. Wird dieser Haken gesetzt, so erfolgt bei Programmstart eine Abfrage, ob eine Synchronisation bzw. Bereinigung stattfinden soll. Zeigt bei Aktivierung eine Hinweismeldung nach dem Löschen im Outlook an. Diese Meldung erscheint nur, wenn die folgenden Kriterien zutreffen: - Option ist aktiviert - Outlook läuft

6 2. Erstabgleich Um ein sauberes Arbeiten mit beiden Systemen zu gewährleisten ist ein Erstabgleich absolut unumgänglich. D.h. vor dem ersten Abgleich, wird keine der hier beschriebenen Funktionen in der gewünschten Weise funktionieren. In den relevanten HWP Masken wird vor dem Erstabgleich darauf hingewiesen, dass noch kein Abgleich stattgefunden hat. Die Maske zur Konfiguration des Datenabgleichs ist unter dem Pfad System/Systempflege/Outlook Datenabgleich abgelegt. Dieses neue Register dient zum erstmaligem Abgleich der Outlook Kontakte mit den HWP Ansprechpartnern. Konnten bei dem Erstabgleich Kontakte nicht abgeglichen werden, so besteht die Möglichkeit Kontakte explizit zuzuweisen bzw. zu entscheiden, ob der Kontakt als neue Adresse (Kunde, Lieferant, Mitarbeiter, Sonstige Adresse) inkl. Ansprechpartner angelegt oder vom Abgleich ausgeschlossen werden soll. Ausnahme an dieser Stelle bilden die Mitarbeiter, da hier keine zusätzlichen Ansprechpartner erfasst werden können. Hier ist zu beachten (genau wie an allen anderen Stellen), dass bei den drei anderen Arten, explizit die einzelnen Ansprechpartner mit zusätzlichen Informationen aus der Hauptadresse abgeglichen werden.

7 Der Erstabgleich führt einen Abgleich der im HWP vorhandenen Ansprechpartner mit den in Outlook vorhandenen Kontakten in Abhängigkeit mit den Einstellungen aus den Voreinstellungen des HWP durch. Hierbei ist besonders die Einstellung der Richtung in welcher abgeglichen werden soll zu beachten, da nur bei der Einstellung bidirektional wirklich in beide Richtungen (HWP vs. Outlook) geschaut wird. Wird die Checkbox Synchronisation mit Outlook zurücksetzen angeklickt, so wird die bisherige Synchronisation komplett für den aktuellen Benutzer im aktuellen Mandant an der aktuellen Maschine zurückgesetzt. Übersicht aller bereits abgeglichen HWP Ansprechpartner und Mitarbeiter:

8 Übersicht aller Outlook Kontakte, welche noch nicht mit Outlook abgeglichen wurden: Hier besteht die Möglichkeit für jeden Kontakt zu entscheiden, wie mit Ihm verfahren werden soll: - Neuanlage Adresse - Neuanlage Kunden - Neuanlage Sonstige Adresse - Neuanlage Mitarbeiter - Suche Ansprechpartner Kunden - Suche Ansprechpartner Lieferanten - Suche Ansprechpartner Adresse - Kein Abgleich Wurden die entsprechenden Einstellungen getroffen, so kann über den Button Abgleich starten ein erneuter Abgleich vorgenommen werden. Wurden alle Kontakte zugewiesen, so erscheint eine Meldung, dass alle Kontakte abgeglichen wurden.

9 3. Kontaktabgleich / Ansprechpartner Dieser neue Eintrag Synchronisieren mit Outlook führt eine manuelle Synchronisation des aktuell selektierten Ansprechpartners der Adresse (Kunde, Lieferant, Sonstige Adresse) durch. Dies bedeutet, sollte der Ansprechpartner noch nicht synchronisiert sein, so wird entsprechend ein neuer Kontakt in Outlook erzeugt. Wurde der Ansprechpartner schon synchronisiert, so wird in Abhängigkeit des letzten Änderungszeitpunkts nach Abhängigkeit der Option in welchen Richtung synchronisiert werden soll (HWP Ansprechpartner vs. Outlook Kontakte) die entsprechende Änderung nach Outlook oder HWP übertragen.

10 Wird eine Adresse (Kunde, Lieferant, Sonstige Adresse, Mitarbeiter) gelöscht, so wird auch der entsprechende Outlook Kontakt gelöscht. Wird ein Ansprechpartner gelöscht, so erfolgt ebenfalls der gleiche Vorgang, nur wird hier explizit der respektive Kontakt gelöscht. Für Änderung der Hauptadresse gilt, die Änderung wird in alle synchronisierten Kontakte die in Verbindung mit den Ansprechpartner der Adresse stehen übertragen. Bei Änderung eines Ansprechpartners nur der entsprechende Kontakt. Folgende Stellen sind für diesen Fall relevant:

11

12 Outlook Ordner Dialog: Wird während Laufzeit des HWP ein neuer Kontakt in Outlook angelegt oder ein bereits synchronisierter Kontakt geändert oder gelöscht, so wird bei Änderung oder Neuanlage diese Aktion direkt ins HWP übertragen. Da bei Neuanlage keine Definition der neu anzulegenden Adresskategorie getroffen werden kann, wird hier automatisch eine Sonstige Adresse inkl. Ansprechpartner erzeugt. Wurde eine Änderung durchgeführt, so wird diese einfach übertragen. Wurde ein Kontakt gelöscht, so erfolgt eine Hinweismeldung (pro gelöschtem Kontakt, da das Outlook Ereignis keine Information liefert, welcher Kontakt gelöscht wurde), dass ein Kontakt gelöscht wurde und ob eine entsprechende Bereinigung des HWP durgeführt werden soll. Hinweis: Diese Funktionalität basiert ebenfalls wieder auf der Voreinstellung (wurde HWP Ansprechpartner gewählt, so erscheint trotz der gesetzten Option Löschmeldung anzeigen diese Meldung nicht und auch Änderungen respektive Neuanlage wird nicht ausgeführt). Weiter ist hier zu beachten, wurden die verbundenen Outlook Events durch beenden des Outlook Prozesses (über den Taskmanager) getrennt, so kann diese Funtkionalität ebenfalls nicht mehr greifen.

13 4. Terminabgleich Diese Funktion der Übertragung von Terminen von und nach Outlook. Sie ist im Terminkalender (Menü <Tool/Terminkalender>) aufrufbar und kann über einen automatischen Start (in den Voreinstellungen einstellbar) aufgerufen werden. Im Terminkalender findet sich ebenfalls ein neuer Button Synchronisation. Mit diesem Button kann der Zeitraum des Kalenderabgleich festgelegt werden. Der Abgleich selbst findet immer beim Speichern des Termins statt. Egal ob ein Termin in Outlook oder HWP erstellt oder geändert wird. Wählt der User diese Option Alle geänderten Termine abgleichen, so wird er gefragt, welches das führende System ist. Auswahl: Die HWP Termine überschreiben die Outlook Termine. Bei dieser Option werden HWP Termine in den Kalender des Outlook eingetragen ohne dass eine Kontrolle stattfindet. Die Outlook Termine überschreiben die HWP Termine. Bei dieser Option werden Outlook Termine in den Kalender des HWP eingetragen ohne dass eine Kontrolle stattfindet. Die Systeme sind gleichberechtigt, Kollisionen werden angezeigt. Die Termine werden abgeglichen, kommt es zu zeitlichen Kollisionen, so werden diese in einer Liste angezeigt. Der User kann entscheiden, was mit dem Termin passiert. Direkt nach dem Aufruf des Menüpunktes, muss der Benutzer zwei Angaben machen. Dies sind die Auswahl des Kalenders Ordners im Outlookprofil und die Eingrenzung des abzugleichenden Zeitraumes. Der eigentliche Terminabgleich arbeitet ohne eigene Maske. Er informiert den Benutzer mittels Fortschrittsanzeige über den jeweiligen Bearbeitungsstand. Im oberen Bereich wird eine Einschränkung auf das abzugleichende Datumsbereich vorgenommen. Der untere Bereich ist wichtig bei der folgenden Problemstellung: -Terminabgleich am Änderung am Termin in Outlook (ohne laufendes HWP) am Änderung am Termin in HWP (ohne laufendes Outlook) am Wenn eine solche Konstellation gegeben ist, wird der Termin so abgeglichen, wie der Benutzer es eingestellt hat. Als Voreinstellung wird vom Programm die Option der aktuellere Termin gewinnt gewählt.

14 Terminbereinigung Die Terminbereinigung arbeitet ohne Benutzereingaben. Die Funktion lädt alle Termine, die mit Outlook synchronisiert wurden und prüft in einer Schleife, ob dich der jeweilige Termin noch in Outlook auffinden lässt. Ist dies nicht der Fall, wird der Termin im HWP gelöscht. Hinweis: Es wird nicht gelöscht, wenn der Termin auf einem anderen Rechner unter Outlook erzeugt wurde und auf dem Weg des Outlook Terminabgleichs auf dem Fremdrechner in den Terminkalender des HWP gelangte. Termin bearbeiten - Erinnern an den Termin um eine fest vorgegebene Anzahl von Minuten - Definieren und Abgleichen von Serientermin - Übertragen des aktuellen Termins nach Outlook Die Funktion Serientermin von HWP und Outlook sind eng miteinander verknüpft. Über die Option Serientermin und anschließenden Klick auf die Schaltfläche Serientyp wird eine Eingabemaske angezeigt, die der Maske in Outlook entspricht.

15 Einzeltermin Wenn der Benutzer einen Einzeltermin löscht, so wird dieser auch im Outlook gelöscht, sofern er dort gefunden wird. Hinweis: Mit Outlook abgeglichene Termine, die über einen anderen Rechner in den Terminkalender gelangten, können nicht im Outlook des anderen Rechners gelöscht werden. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass dieser im HWP gelöschte Termin wieder in den Terminkalender übertragen wird, sobald der Benutzer des anderen Rechners den Outlook Terminabgleich durchführt. Serientermine Legt ein Kunde in Outlook einen Serientermin an, so wird er an den Terminkalender des HWP als Serientermin übergeben. Das Löschen eines Serientermins unterscheidet sich ein wenig von der Löschung eines Einzeltermins. Der Benutzer muss vor dem Löschen eine Entscheidung treffen, was alles gelöscht werden soll: Alles Termine der Serie oder nur das aktuelle Element der Serie. Hinweis: Wenn ein einzelnes Element gelöscht werden soll, dann wird dieser Termindatensatz aus der Tabelle des HWP gelöscht. Im Outlook jedoch bleibt dieses Einzelelement erhalten, denn es gibt für diese Funktionalität keine Outlook-Methoden, die man benutzen könnte. Dies bedeutet wiederum, dass nach einem Outlookabgleich, dieses Serienelement wieder erscheinen wird. Gleiches gilt für ein gelöschtes Einzelelement in einem Outlook Serientermin.

16 5. s, welche mit den Adressen der HWP Stammdaten geschrieben werden, werden im Stamm unter einem Reiter s abgelegt. D.h. schreibt ein Kunde eine Mail an die Adresse und diese Adresse ist im Kundenstamm des Kunden Mustermann KG hinterlegt, so wird die Mail dem Kunden zugeordnet und im Stamm angezeigt. Von hier kann diese Mail mit Doppelklick geöffnet werden. Das gleiche gilt für Lieferanten, Mitarbeiter und Adressen. Es werden nur lokale Ordner angezeigt und keine Ordner die im Netzwerk liegen! Die Reiterseite ist in zwei Bereiche aufgeteilt. Links wird die dem gewählten Outlookprofil entsprechende Ordnerstruktur eingelesen. Auf der rechten Seite sieht man eine Listenansicht. Diese ist standardmäßig leer. Erst wenn der Benutzer den Button aktualisieren betätigt, wird der aktuell ausgewählte Ordner mit Outlook abgeglichen. Der Button aktualisieren wird aktiviert, sobald der Anwender sich in den Bearbeiten Modus begibt. Ein Klick auf diesen Button startet den Synchronisationsvorgang. Das Löschen von s im HWP findet über das Mausmenü statt. Das Anzeigen von s, wird durch einen Doppelklick auf die betreffende Zeile ermöglicht. Die Anzeige ist modal. Der Benutzer kann also immer nur eine Mail anschauen.

17 6. Allgemeine Einschränkungen - Die Funktion wird nicht für Outlook 2000 unterstützt, denn der Name des Senders (also das Feld, welches mit der Adresse im Kundenstamm verglichen wird) wird erst ab Outlook 2002 von MS zur Verfügung gestellt. - Die Outlookfunktionen sind nur aufrufbar, wenn die Lizenz die Option Office- u. Dateianbindung enthält, eine unterstütze Office Version installiert ist und die Benutzerrechte Outlook und Dateianbindung vergeben wurden. - Auf Veränderungen im Outlook kann nur reagiert werden, wenn HWP gestartet ist. Ansonsten muss der Anwender die nötigen Funktionen zum Abgleichen manuell aufrufen (über die betreffenden Menüpunkte und Schaltflächen). - Das Verändern einzelner Mitglieder eines Serientermins in Outlook kann nicht im HWP abgebildet werden. - Serientermine, die kein Enddatum bzw. eine feste Terminanzahl definiert bekamen, werden in Outlook endlos in die Zukunft (beim Scrollen nur den Kalender) angezeigt. Dies kann im HWP aus Performancegründen nicht abgebildet werden. Stattdessen findet für die vier wiederkehrenden Typen (täglich, wöchentlich, monatlich und jährlich) eine Beschränkung für den in die Zukunft reichenden Zeitraum statt: täglich=365 Tage, wöchentlich=104 Wochen, monatlich=108 Monate und jährlich=100 Jahre).