ABANINJA Anbindung AbaNinja an Abacus Finanzbuchhaltung

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1 ABANINJA Anbindung AbaNinja an Abacus Finanzbuchhaltung V 2.0 Inhaltsverzeichnis 1. Systemvoraussetzung Abacus Versionen Ablage File [abasystem.properties] Einstellungen Abacus Mehrwertsteuer-Methoden F Definition Definition F Buchungstext nicht zwingend Q981 - Benutzerverwaltung: SaaS Benutzer AbaSky Registrierung AMID hinzufügen/ generieren Zuweisung Abonnemente Aktivierung im AbaNinja Verbindungsdaten hinterlegen Kundenrechnungen (Debitoren) Lieferantenrechnungen (Kreditoren) Automatisierte Verbuchung Assistent Fibu-Inbox Geschäftseinheit Geschäftseinheit Einstellungen Verbuchungsvorschlag Kontenvorschläge erfassen Buchen in F11 Konflikt Buchen in F11 Sammelbuchung mit Beleg Benachrichtigungen Donnerstag, 17. August 2017 Anbindung AbaNinja an Abacus Finanzbuchhaltung V 2.0 1

2 1. Systemvoraussetzung 1.1 Abacus Versionen Version 2017 Hotfix Version 2016 Hotfix Ablage File [abasystem.properties] Abasystem.properties File muss in X:\abac\system\... abgelegt, bzw. das bestehende File mit dem Eintrag [EnableAbaNinjaJob=true] ergänzt werden. Anschliessend müssen alle Dienste neu gestartet werden. 2. Einstellungen Abacus 2.1 Mehrwertsteuer-Methoden Ausgangslage: Fibu Mandant mit gewünschter MWST-Methode Vereinnahmt Vereinbart Pauschal besteuert ohne MWST 2.2 F Definition Checkbox MWST ungerundet muss zwingend belassen werden. Die entsprechende Einstellung findet sich im Programm F6312 (siehe Screenshot). Donnerstag, 17. August 2017 Anbindung AbaNinja an Abacus Finanzbuchhaltung V 2.0 2

3 Definition Belegnummern müssen alphanummerisch eingestellt sein, da der Default im AbaNinja mit Präffix ist. Die entsprechende Einstellung findet sich im Programm F511 (siehe Screenshot). 2.4 F Buchungstext nicht zwingend Buchungstext ist nicht zwigend erforderlich. Die entsprechende Einstellung findet sich im Programm F5121 (siehe Screenshot). Hinweis: Falls die Inbox fehlt, landen die Belege in Q929. In diesem Fall muss die Inbox eröffnet werden. Donnerstag, 17. August 2017 Anbindung AbaNinja an Abacus Finanzbuchhaltung V 2.0 3

4 2.5 Q981 - Benutzerverwaltung: SaaS Benutzer Für die Synchronisation mit AbaNinja wird zudem ein SaaS Benutzer benötigt. Dieser kann in der Benutzerverwaltung Q981 eröffnet werden. Der Benutzer benötigt genügend Rechte um auf die Inbox zugreifen zuzugreifen. Donnerstag, 17. August 2017 Anbindung AbaNinja an Abacus Finanzbuchhaltung V 2.0 4

5 3. AbaSky Registrierung Für die Anbindung wird vorausgesetzt, dass die Installation und der Installationsbetreiber auf AbaSky registriert sind. Aus AbaSky werden die Verbindungsdaten generiert und die Abonnemente zugewiesen. 3.1 AMID hinzufügen/ generieren Auf dem AbaSky Portal muss pro Mandant eine AmID (Abacus Mobile ID) hinzugefügt werden (siehe Screenshot). Installation Mandant Beschreibung Zahlungsmittel Speichern Auswahl Installation Betreiber Nummer des Mandanten Name des Mandanten Kein Zahlungsmittel Button Speichern Nach erfolgreichem Speichern wird die AmID generiert (siehe Screenshot). Donnerstag, 17. August 2017 Anbindung AbaNinja an Abacus Finanzbuchhaltung V 2.0 5

6 3.2 Zuweisung Abonnemente Im AbaSky Portal muss zusätzlich pro AbaNinja Konto ein AbaNinja Synchronisationsabo gelöst werden (siehe Screenshot). Benutzer auswählen Auswahl SaaS User (Abacus Benutzerverwaltung analog AbaWeb) Abonnementstyp Beschreibung Mandanten Externe Referenz Wird aktiviert am Rechnungskunde Promotionscode AGB akzeptieren Speichern AbaNinja AbaNinja Nummer des Mandanten leer Aktiv ab Monat/ Jahr leer leer Checkbox auswählen Button Speichern Donnerstag, 17. August 2017 Anbindung AbaNinja an Abacus Finanzbuchhaltung V 2.0 6

7 Donnerstag, 17. August 2017 Anbindung AbaNinja an Abacus Finanzbuchhaltung V 2.0 7

8 4. Aktivierung im AbaNinja Die im vorhergehenden Schritt erstellten Verbindungsdaten werden nun im AbaNinja hinterlegt, damit sowohl die Buchungen sowohl bei Kundenrechnungen (Debitoren), als auch Lieferantenrechnungen (Kreditoren) automatisiert in die Abacus Finanzbuchhaltung übermittelt werden. 4.1 Verbindungsdaten hinterlegen In den AbaNinja Einstellungen (Services) müssen nun die zuvor erstellten Verbindungsdaten (AMID, SaaS- Benutzer) hinterlegt werden (siehe Screenshot). Donnerstag, 17. August 2017 Anbindung AbaNinja an Abacus Finanzbuchhaltung V 2.0 8

9 Bearbeiten AMID Datum Synchronisieren ab Checkbox (optional) Service speichern Verbindungsdaten hinterlegen/ bearbeiten AMID einfügen (siehe oben) Datum ab dem die Daten von AbaNinja in den vorgängig vorbereiteten Abacus Mandanten übermittelt werden sollen Bereits synchronisierte Daten erneut übermitteln Button Service speichern Im nächsten Schritt müssen die vorbereiteten Benutzerdaten (SaaS-Benutzer hinterlegt werden. Anschliessend muss der Zugriff auf den Abacus Mandanten bestätigt werden (siehe Screenshot). Die Anbindung ist nun erfolgreich abgeschlossen. Abhängig von der gewählten MWST-Methode werden nun bei Kunden- und Lieferantenrechnungen zu unterschiedlichen Zeitpunkten Belege und Buchungen ins Abacus übermittelt, bzw. verarbeitet. Donnerstag, 17. August 2017 Anbindung AbaNinja an Abacus Finanzbuchhaltung V 2.0 9

10 4.2 Kundenrechnungen (Debitoren) Kundenrechnungen können wie gewohnt erstellt werden. Damit wir im nächsten Schritt die Regeln für die automatisierte Verbuchung erstellen können, benötigen wir ein eindeutiges Kriterium. Hier orientieren wir uns an der Produktgruppe und falls diese nicht vorhanden ist am Produkt selbst. Einmalige Positionen müssen manuell verbucht werden, da wir hier kein eindeutiges Zuordnungskriterium haben. Wird diese Position mehrmals genutzt empfehlen wir deshalb daraus einen Artikel zu erstellen, damit die automatisierte Verbuchung genutzt werden kann. 4.3 Lieferantenrechnungen (Kreditoren) Lieferanten-Belege können wie gewohnt importiert werden. Damit wir auch hier ein eindeutiges Zuordnungskriterium erhalten, muss bei den einzelnen Positionen ein Aufwandskonto und der verwendete Mehrwertsteuersatz angegeben werden. Wird diese Zuordnung nicht gemacht, werden die Belege trotzdem ins Abacus übermittelt und können manuell weiterverarbeitet werden. Donnerstag, 17. August 2017 Anbindung AbaNinja an Abacus Finanzbuchhaltung V

11 5. Automatisierte Verbuchung Im entsprechenden Abacus Mandanten müssen im Hinblick auf die Verbuchung vorgängig keine weiteren Konfigurationen vorgenommen werden. Ein Lernassistent führt Schritt für Schritt durch den Prozess und die Verbuchungsregeln werden bei der Eingabe (on the fly) erstellt. 5.1 Assistent Fibu-Inbox Die Verarbeitung aus dem Programm Korrespondenz wird erst aktiv, wenn das Programm F11 ebenfalls gestartet ist. Also entweder man startet beide Programme direkt aus dem Menü oder zuerst F11 und dort aus der Status- Zeile am unteren Fensterrand die Korrespondenz Geschäftseinheit In der Regel kann ein einfacher Treuhänder ohne Geschäftseinheiten arbeiten. Geschäftseinheiten werden erst dann gebraucht, wenn MEHRERE AbaNinja Systeme mit dem GLEICHEN Mandanten verknüpft werden sollen Geschäftseinheit Einstellungen Falls mit Geschäftseinheiten gearbeitet wird, kann man zusätzlich wählen, ob die einzelnen AbaNinja Systeme als jeweilige Kostenstellen geführt werden sollen. Donnerstag, 17. August 2017 Anbindung AbaNinja an Abacus Finanzbuchhaltung V

12 5.1.3 Verbuchungsvorschlag Verschiedene Geschäftseinheiten (also AbaNinja Konten) können entweder den selben oder einen unterschiedlichen Verbuchungsvorschlag haben. Auf dem Verbuchungsvorschlag werden die Produkte und Produktegruppen kontiert. Das heisst konkret: haben mehrere AbaNinja Systeme dieselben Produkte, kann der gleiche Verbuchungsvorschlag verwendet werden (z.b. wenn man in einem Franchising Modell für mehrere Geschäftsstellen AbaNinja Konten erstellt und alle die gleichen Produkte haben) Kontenvorschläge erfassen Bei den Kontovorschlägen werden die nötigen Kontos für die FIBU-Buchungen angegeben. Es werden nur immer die Konten angezeigt, die für den jeweiligen Geschäftsfall benötigt werden. Also z.b. abhängig davon ob ein Rabatt auf dem Dokument vorhanden ist oder nicht. Donnerstag, 17. August 2017 Anbindung AbaNinja an Abacus Finanzbuchhaltung V

13 5.1.5 Buchen in F11 Konflikt Ändert man in F11 nach dem Assistenten etwas an den vorgängig gemachten Kontovorschlägen (z.b. Konto, Kostenstelle oder MWST-Code), erscheint beim Speichern der Buchung der Konfliktdialog. Dort kann der Benutzer festlegen, oder die Änderung einmal war, oder ob der Vorschlag für zukünftige Buchungen gespeichert werden soll Buchen in F11 Sammelbuchung mit Beleg Nach dem Speichern in F11 (Sammelbuchungen werden mit Ctrl-T oder via Grid-Footer-Aktion gespeichert) verschwindet das Dokument aus der Inbox und wird ins Dossier zur entsprechenden FIBU- Buchung abgelegt. Donnerstag, 17. August 2017 Anbindung AbaNinja an Abacus Finanzbuchhaltung V

14 Buchungen, welche automatisiert verarbeitet wurden, werden in F11 gekennzeichnet (Code M, A). Damit besteht die Möglichkeit eine exakte Auswertung zu erstellen, wie viele Buchungen manuell bzw. automatisiert verarbeitet wurden. 5.2 Benachrichtigungen Im den Applikationseinstellungen F621 können unter AbaNinja > Allgemein ein oder mehrere Benutzer für die Benachrichtigung hinzugefügt werden. Die Benutzer werden benachrichtigt, wenn ein Dokument in der Inbox landet (sei dies, weil es nicht automatisch verarbeitet werden kann z.b. aufgrund fehlender Kontierungsinformationen, oder weil der Treuhänder die Dokumente manuell verarbeiten möchte). Die Benachrichtigung landet in Form einer Aufgabe im Menü. Sobald sämtliche Dokumente abgearbeitet wurden verschwindet die Aufgabe wieder aus dem Menü und gilt als erledigt. Donnerstag, 17. August 2017 Anbindung AbaNinja an Abacus Finanzbuchhaltung V