Prozessbeschreibung Gratiserstattung / -abrechnung

Transkript

1 Prozessbeschreibung Gratiserstattung / -abrechnung Allgemeine Bedeutung In dieser Prozessbeschreibung werden die verschiedenen Möglichkeiten der Abwicklung von Gratislieferungen an Kunden im Auftrag von Lieferanten behandelt. Folgende Prozesse werden beschrieben: 1) Gratiserstattung (Mandant liefert an Kunden und erhält die Ware danach vom Lieferanten) 2) Gratisabrechnung (Mandant liefert an Kunden und stellt eine Rechnung an den Lieferanten) 3) Lieferant liefert an den Mandant und dieser an die Kunden Nach den Prozessbeschreibungen werden die davon betroffenen Stammdaten- und Buchungsdatenprogramme beschrieben. Prozessbeschreibungen 1. Bei der Gratiserstattung gibt es zwei Möglichkeiten der Vorgehensweise: a. Der Lieferant beauftragt den Mandanten einen Gratisartikel an einen Kunden zu liefern. Über das Programm Vorbestellungen und Gratis-Positionsarten wird gesteuert, dass dem Mandanten diese Gratislieferungen vom Lieferanten wieder gutgeschrieben werden. Diese Gutschrift kann entweder wertmäßiger oder natureller Art sein. Dies kann über die Positionsarten gesteuert werden. Anlage für Vorbestellung mit Gratisposition Lieferantenbestellung mit Gratisposition (mit Kz = 2) Wareneingang Rechnungskontrolle drink.3000 Prozessbeschreibung Gratiserstattung 1

2 b. Der Mandant liefert Gratisware an einen Kunden. Über die Positionsart werden die Gratispositionen für den hinterlegten Hauplieferanten in das Programm Gratiserstattung geschrieben. Daraus kann anschließend eine Vorbestellung für den Lieferanten erzeugt werden (vorausgesetzt der Lieferant ist bereit, die Gratisware zu ersetzen). In der Bestellung, im Wareneingang oder in der Rechnungskontrolle kann die Vorbestellung dem Lieferanten zugeordnet werden. Umwandlung Gratiserstattung in Vorbestellung Lieferantenbestellung mit Gratisposition (mit Kz = 2) Wareneingang Rechnungskontrolle 2. Bei der Gratisabrechnung liefert der Mandant Gratisware an den Kunden und stellt diese anschließend dem Lieferanten in Rechnung. Der Lieferant muss daher auch als Kunde (Debitor) angelegt sein. Umwandlung Gratiserstattung in Vorbestellung (mit Kz = 3) Auftrag für debitorischen Lieferanten mit Gratisposition aus Vorbestellung anlegen Erzeugen der Rechnung drink.3000 Prozessbeschreibung Gratiserstattung 2

3 3. Der Lieferant liefert Gratisware für bestimmte Kunden an den Mandanten. Dieser liefert sie an die Kunden weiter. Verbuchung des Wareneingang mit Gratisware Anlage einer einmaligen Vorbestellung für den Kunden (mit Kz = 1) Auftrag für Kunden mit Gratisposition anlegen Positionsarten (Menü: Stammdaten / Basisdaten / Artikelspezifische Basisdaten) In den Positionsarten gibt es das Kennzeichen VK-Erstattung durch Lieferant. Das Kennzeichen ist nur bei Verkaufspositionsarten, die als Gratis gekennzeichnet sind, pflegbar. Das Kennzeichen sagt aus, ob Artikel, die mit dieser Positionsart ausgeliefert werden, vom Lieferanten erstattet werden. Es ist nur relevant für Gratislieferungen ohne Vorbestellung (Prozess 1b). Die Artikel werden in das Programm Gratiserstattung geschrieben. Gratisgründe (Menü: Stammdaten / Basisdaten / Kundenspezifische Basisdaten) Wenn in den Vorbestellungen ein Artikel mit einer Gratis-Positionsart erfasst wird, muss auch ein Gratisgrund angegeben werden. Die Gratisgründe werden auf dem Lieferschein und der Rechnung angedruckt. Pro Artikelposition, die mit Gratis über eine Vorbestellung erfasst wurde, wird der Gratisgrund in einer Zusatzzeile direkt unterhalb des Artikels angedruckt. Über einen Mawi- Systemparameter kann gesteuert werden, dass der Gratisgrund nur einmal gedruckt wird (COPA Beratung). Lieferanten (Menü: Stammdaten / Lieferanten) Falls dem Lieferanten Leistungen wie Gratislieferungen in Rechnung gestellt werden sollen, muss dieser auch als Kunde (Debitor) angelegt werden, da Rechnungen nur debitorisch erzeugt werden können. Unter Allgemein II kann beim Lieferanten der Kunde (und auch die Absatzstätte) hinterlegt werden. Dies trifft auf die Prozessbeschreibung 2 zu. Vorbestellungen Bei den Prozessen 1a) und 1b) wird eine Vorbestellung mit der Vorbestellungsart 2...Auftrag mit Gratiserstattung Lieferant erfasst. Das Setzen diesese Kennzeichens veranlasst, dass eine Vorbestellung für den hinterlegten Lieferanten angelegt wird, sobald der dazugehörige Kundenauftrag geliefert ist. drink.3000 Prozessbeschreibung Gratiserstattung 3

4 Im Reiter Artikel werden die Artikelpositionen angelegt, die mit Gratis ausgeliefert werden sollen. Pro Position muss auch ein Gratisgrund ausgewählt werden. Desweiteren muss pro Position ein Lieferant, ein Erstattungsartikel (das kann auch der ausgelieferte Artikel sein), die Menge, die Einheit und die Einkaufspositionsart hinterlegt werden. Der Reiter Beleg-Verknüpfungen erfüllt informative Zwecke. Hier werden die Belege angezeigt, die mit der jeweiligen Position der Vorbestellung verbunden sind. Wenn der Kundenauftrag geliefert ist, wird der Auftrag angezeigt. Wenn die Bestellung bestellt, der Wareneingang und die Rechnungskontrolle verbucht sind, werden diese drei Belege hier angezeigt. Beim Prozess 2) wird eine Vorbestellung mit der Vorbestellungsart 3...Auftrag mit Gratiserstattung Kunde erfasst. Dieses Kennzeichen veranlasst, dass eine Vorbestellung für den hinterlegten Kunden (debitorischer Kreditor) angelegt wird, sobald der zugehörige Kundenauftrag geliefert ist. Im Gegensatz zu Kennzeichen 2... wird an dieser Stelle der Kunde (debitorischer Kreditor) anstelle des Lieferanten hinterlegt. Der Rest des Ablaufs ist identisch. Im Reiter Beleg-Verknüpfungen wird der gelieferte Kundenauftrag angezeigt und später auch der Kundenauftrag des debitorischen Kreditor. Gratiserstattung (Menü: Buchungsprogramm / Vorbestellungen / Gratiserstattung) In diesem Programm werden Gratispositionen angezeigt, für deren Lieferanten noch keine Vorbestellungen generiert wurden. Das trifft nur auf den Prozess 1b) zu. Im oberen Fenster werden die Lieferanten (Hauptlieferanten der Gratisartikel) angezeigt. Gibt es zu einem Artikel keinen Hauptlieferanten, wird eine Zeile ohne Hauptlieferant eingeblendet. Das untere Fenster beinhaltet pro Lieferant die dazugehörigen Aufträge und die Gratisartikel. Wenn die Checkbox erstatten, die standardmäßig aktiv ist, in einer Artikelposition deaktiviert wird, verschwindet diese Position aus der Ansicht der Positionen, die noch zu erstatten sind (s. Suchmaske). Über die Suchmaske und die Einstellung nicht zu erstatten kann diese Position gefunden und auch wieder aktiviert weden. Um eine Vorbestellung zu erzeugen muss die gleichnamige Checkbox aktiviert werden und anschließend der Button Vorbestellungen erzeugen gedrückt werden. Dann öffnet sich das Programm Vorbestellungen für Gratispositionen, in dem der Lieferant und der Vorbestellungstyp bereits voreingestellt sind und noch eine EK-Positionsart, ein Gratisgrund, eine Bezeichnung, etc eingestellt werden müssen bzw können. Daraus wird dann pro Lieferant und Artikel eine Vorbestellung erzeugt. Die in eine Vorbestellung ü- bernommene Position wird danach in der Gratiserstattung nicht mehr angezeigt. Gratisauswertungen (Menü: Buchungsprogramm / Vorbestellungen / Gratisauswertungen) Das Programm Gratisauswertungen wird zu informellen Zwecken genutzt. In der Suchmaske muss eines dieser Kennzeichen ausgewählt werden: Erstattung durch Lieferanten Erstattung durch Kunden ohne Erstattung drink.3000 Prozessbeschreibung Gratiserstattung 4

5 Das Fenster ist zweigeteilt. Im oberen Fenster wird die Artikelinfo, der Warenempfänger und der Erstatter (Lieferant oder debitorischer Kreditor) angezeigt. Im unteren Fenster erscheinen die dazugehörigen Aufträge. drink.3000 Prozessbeschreibung Gratiserstattung 5