F ABRECHNUNGSFREIGABE / RÜCKMELDUNG

Transkript

1 F ABRECHNUNGSFREIGABE / RÜCKMELDUNG Schritt 1: Programmwechsel Um den gefahrenen Auftrag für die Erstellung der Ausgangsrechnung vorzubereiten, wechseln Sie über die Taskleiste in das bereits gestartete Programm cargo support [dispo]. Schritt 2: Auftrag auswählen Sie befinden sich nun wieder in der Auftragsliste. Um hier den gewünschten Auftrag schnell zu finden, steht Ihnen unsere Suchfunktion zur Verfügung. Klicken Sie mit der Maus in die Suchzeile (1. Zeile in der Tabelle) der Spalte Referenz 1. Geben Sie nun die gesuchte Referenznummer TP auf der Tastatur ein 1 und schon springt das Programm automatisch zu dem gesuchten Eintrag. Öffnen Sie Ihren erfassten Beispielauftrag mit einem Doppelklick. Tipp: Unsere Suchfunktion steht Ihnen in allen Menüpunkten zur Verfügung. Weitere wichtige Tabellenfunktionen werden am Ende dieser Anleitung näher erklärt. 1 Sie haben nun die Möglichkeit alle Daten im Reiter Auftrag-Inhalt, anhand der unterschriebenen und ausgefüllten Frachtdokumente zu überprüfen und gegebenenfalls zu ändern. Da die Papiere mit den Daten in cargo support [dispo] in unserem Beispiel identisch sind, nehmen wir hier keine Änderung vor. Schritt 3: Rechnungsdetails prüfen und ergänzen Wechseln Sie zur Erfassung der Rechnungsdetails in den Reiter Auftrag- Abrechnung 2. Im oberen Bereich dieser Ansicht haben wir bereits beim Anlegen des Auftrages die passenden Einträge hinterlegt. 2 Bei diesem Transport sind noch entstandene Mautkosten in Höhe von 33 nachzutragen. Um die zusätzliche Abrechnungsposition erfassen zu können, wechseln Sie über F8 in die untere Fensterhälfte. 19

2 Da die Auftragsabrechnung von cargo support [dispo] nach dem Kassenzettel-Prinzip aufgebaut ist lassen sich Rechnungen auch mit beliebig vielen Positionen einfach und übersichtlich darstellen. Erzeugen Sie zunächst mit der Funktionstaste F2 eine neue Zeile. Sie befinden sich in der ersten Spalte mit der Bezeichnung Artikel. Wählen Sie die Maut als zweite Abrechnungsposition aus der Auswahlliste aus 3. 3 In der nächsten Spalte Menge tragen Sie die Menge (Stückzahl) des gewählten Artikels ein. In unserem Beispiel können Sie also die automatisch eingetragene Menge 1 stehen lassen. Wird ein Artikel in Prozent also als Aufschlag berechnet, so tragen Sie in dieser Spalte den entsprechenden Prozentsatz ein. Der Artikel Dieselzuschlag hat z. B. einen Prozentsatz von 3 %. In unserem Beispiel nehmen wir in dieser Spalte keinen Eintrag vor und springen gleich weiter in die Spalte Konto. Hier legen Sie fest, auf welches Buchhaltungskonto und mit welchem Mehrwertsteuersatz der Artikel später verbucht werden soll. In unserer Demoversion haben wir alle Artikel mit dem Mehrwertsteuersatz von 19 % hinterlegt. Sie brauchen also auch in dieser Spalte keine Änderung vornehmen. 4 Erfassen Sie jetzt den Netto-Einzelpreis von 33. In dieser Spalte können Sie für eventuelle Preisberechnungen sogar die Funktion des Taschenrechners auswählen 4. Wechseln Sie nach der Erfassung des Preises in die letzte Spalte Bemerkung. Dieses Feld steht Ihnen für einen kurzen Hinweis zu dieser Position zur Verfügung und wird auch auf Ihrer ausgedruckten Rechnung angezeigt. Haben Sie nun alle Artikel und Preise erfasst 5, speichern Sie Ihre Einträge mit F4 ab. In der Fußzeile werden die einzelnen Positionen addiert und der Netto-Gesamtpreis von 353 angezeigt

3 Schritt 4: Abrechnungsfreigabe erteilen Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche Abrechnungsfreigabe erteilen 7 oder die Funktionstaste F12 und bestätigen Sie mit Ja 8 die Meldung im Dialogfeld. 7 Sobald ein Abrechnungsblock für die Abrechnung freigegeben wurde, wird der Reiter des Abrechnungsblocks grün markiert 9. Ab jetzt können keine Änderungen mehr durchgeführt werden (alle Felder sind blau hinterlegt) Alle Daten werden nun automatisch an das Menü Abrechnung > Abrechnungserstellung übergeben. In diesem Menü werden wir die gewünschte Ausgangsrechnung für diesen Auftrag erstellen Tipp: Pro Auftrag mehrere Rechnungen erstellen Nun kann es vorkommen, dass nachdem der Auftrag schon in Rechnung gestellt wurde, später noch weitere Kosten auf Ihr Unternehmen zukommen (z. B. 2 Stunden Wartezeit zu je 55 ). Um diese Kosten auch im Nachhinein Ihrem Kunden in Rechnung zu stellen, können Sie pro Auftrag mehrere Abrechnungsblöcke anlegen und somit weitere Ausgangsrechnungen zu dem gewünschten Auftrag erstellen. Schritt 5: Neuen Abrechnungsblock anlegen Erzeugen Sie mit der Funktionstaste F2 einen neuen Abrechnungsblock 11. Im Feld Abrechnungsblock-Name können Sie eine genauere Bezeichnung manuell erfassen. Dieser Name wird dann auf dem Reiter des jeweiligen Abrechnungsblocks dargestellt. 11 Wechseln Sie mit F8 in die untere Fensterhälfte und wählen in der Spalte Artikel die gewünschte Wartezeit aus Um die Abrechnung frei zu geben klicken Sie auf die Schaltfläche Abrechnungsfreigabe erteilen oder die Funktionstaste F12. 21

4 G ABRECHNUNG / ERSTELLUNG DER RECHNUNG Wechseln Sie in den Menüpunkt Abrechnung > Abrechnungserstellung. Hier werden Ihnen alle Aufträge und Fahrten angezeigt, die bereits für die Abrechnung freigegeben, aber noch nicht erstellt wurden. Dies können sowohl Kundenaufträge als auch Lieferanten- und Subunternehmeraufträge sein. Mit dieser Liste behalten Sie den Überblick über alle abzurechnenden Aufträge und Fahrten. Schritt 1: Auftrag auswählen Um eine Rechnung an die Firma Lindner zu erstellen, markieren Sie den gewünschten Auftrag im Auswahlfeld mit einem Haken 1. 1 Tipp: Je nach Anzahl der markierten Aufträge können Sie eine Einzel- oder Sammelabrechnung erstellen. Schritt 2: Rechnungsvorschau Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche Rechnungsvorschau 2. Es öffnet sich automatisch ein Dialogfeld, in dem Sie das Rechnungsdatum Ihrer Abrechnung frei wählen können. Als Vorgabe wird automatisch das heutige Datum angezeigt. Entweder ändern Sie das Datum über die Tastatur oder öffnen Sie mit einem Klick auf das Pfeil-Symbol die Kalenderansicht und bestätigen Sie mit OK Ihre Auswahl

5 In der angezeigten Rechnungsvorschau 4 können Sie diese vor Erstellung prüfen. Die hinterlegten Mehrwertsteuersätze werden automatisch berechnet und auf der Rechnung separat ausgewiesen. 4 Selbstverständlich können alle Formulare kundenindividuell geändert oder neue Formulare für Sie erstellt und integriert werden. Mailen Sie uns einfach zum Beispiel Ihr Firmenlogo mit Kopf-und Fußzeile zu und wir erledigen für Sie die optimale Einstellung der Formulare. Unser Support berät Sie gern über weitere Möglichkeiten. Schließen Sie die Rechnungsvorschau und bestätigen Sie mit Ja die Meldung im Dialogfeld um die Ausgangsrechnung für Ihren Frachtzahler zu erstellen

6 Schritt 3: Ausdruck der Rechnung Die Rechnung wird automatisch erstellt und mit einer fortlaufenden Rechungsnummer versehen. Selbstverständlich können im Reklamationsfall Rechnungen storniert oder Gutschriften erstellt werden. 6 Bevor Sie den Druckvorgang starten, stellen Sie sicher, dass der Drucker an Ihren PC angeschlossen und angeschaltet ist. 7 In der geöffneten Vorschau wird Ihnen unser Standardformular für Ausgangsrechnungen angezeigt. Klicken Sie nun in der Werkzeugleiste auf die Schaltfläche Drucken 6. Danach wählen Sie im geöffneten Dialogfeld den gewünschten Drucker aus und klicken auf Drucken 7, um Ihren Ausdruck auf Papier anzufertigen. Die erzeugte Rechnung wird jetzt automatisch in das Menü Abrechnung > Abrechnungsliste / Offene Posten übergeben. In der Abrechnungsliste haben Sie einen schnellen Überblick über alle bereits erstellten Abrechnungen. Hier können auch Zahlungseingänge erfasst und offene Posten verwaltet und kontrolliert werden. Gratulation! Sie halten nun Ihre erste aus cargo support [dispo] erstellte Rechnung in der Hand. Falls Sie noch Fragen haben, steht Ihnen unser Support unter Tel gerne zur Verfügung. Über unsere Fernwartung können wir Ihnen schnell weiterhelfen. 24