Kostenstellen

Transkript

1 Sie können nun Kostenstellen in Cips verwalten. Kostenstellen erfüllen folgende Zwecke: BP-Webshop Österreich: Kostenstellen werden an den Webshop übergeben und können einzelnen Benutzern freigeschalten werden. Diese können bei Bestellungen jeweils eine Kostenstelle auswählen. Cips Rechnungslauf: Auf Sammelrechnungen wird je Kostenstelle eine eigene Zwischensumme gebildet. Optional können Sie je Kostenstelle eine eigene Rechnung erstellen lassen. Kostenstellenspezifische Auswertungen: Mit Update 3.11 erhalten Sie eine Quartalsübersicht sowie eine VK-Historie auf Kostenstellenbasis. Zukünftig sollen Umsatzauswertungen nach Kostenstellen gruppiert werden können. PBS-LL Lieferschein: Zukünftig wird auf den Lieferscheinen bei PBS-LL-Lieferungen die Kostenstelle angeführt neben der Webshop Bestellnummer und der Cips Kundennummer. Szenario 1 Anlage von Kostenstellen (1) Cips: Navigieren Sie zu <Stammdaten> <Kunden Stamm>. Im Reiter PBS wählen Sie die Schaltfläche Kostenstellen : In der Tabelle auf der linken Seite sehen Sie die angelegten Kostenstellen. Sollte diesen eine Standard-Lieferanschrift zugewiesen sein, so finden Sie diese im rechten Bereich. Darunter finden Sie die Quartalsumsatzübersicht. Anmerkung: Sie können die Tabelle nach der Bezeichnung sortieren. (2) Sollten Sie bereits Kostenstellen angelegt haben, wechseln Sie zum Anlegen zusätzlicher Kostenstellen in den Ändern -Modus und wählen die Option Anlegen.

2 (3) Vergeben Sie eine Bezeichnung für die Kostenstelle idealerweise beginnend mit der Kostenstellennummer. Anmerkung: Es wird nur die Bezeichnung angedruckt. (4) Optional können Sie in der Spalte LL-Ans. eine Standardlieferanschrift hinterlegen. Zoomfunktion: Mit der Taste F5 bzw. einem Doppelklick können Sie dazu eine zuvor angelegte Lieferanschrift des Kunden auswählen. Anmerkung: Diese Lieferanschrift wird bei Anlage eines Auftrages in Cips automatisch hinterlegt bei Webshopaufträgen wird die übermittelte Lieferanschrift herangezogen. (5) Übernehmen Sie die Änderungen durch Verlassen der Maske. Anmerkung: Für BP-Partner werden die Kundendaten bei Verlassen des Kundenstamms an den Webshop übermittelt. Bitte beachten Sie, dass Sie neue Kostenstellen und Lieferadressen im Webshop den einzelnen Benutzern freischalten müssen! Szenario 2 Konfiguration der Rechnungsart (1) Wenn Sie für einen Kunden Kostenstellen angelegt haben, werden bei Rechnungsdruck die Lieferscheine nach Kostenstellen gruppiert und mit einer Zwischensumme angedruckt. Aufträge ohne Kostenstelle werden dabei in der Gruppe Ohne Kostenstelle zusammengefasst: Optional können Sie auch eine neue Rechnungsart auswählen, mit der Ihnen je Kostenstelle eine eigene Rechnung erstellt wird: (2) Cips: Navigieren Sie zu <Stammdaten> <Kunden Stamm>. Wählen Sie den Rechnungskunden aus. Anmerkung: Sollten Sie zusätzlich das Kriterium Rechnung wie Kunde <KdNr> beim Auftragskunden hinterlegt haben, so ziehen die Einstellungen des Rechnungskunden! (3) Öffnen Sie den Reiter Info. (4) Wechseln Sie in den Ändern -Modus.

3 (5) Klicken Sie in das Eingabefeld Rechnungsart : (6) Zoomfunktion: Mit der Taste F5 bzw. einem Doppelklick können Sie die Übersicht der Rechnungsarten öffnen: Standardmäßig ist die Rechnungsart A bzw. <Leer> hinterlegt, wodurch bei Sammelrechnungen eine Gruppierung nach Kostenstelle erfolgt und mit Zwischensummen angedruckt wird. Wenn Sie je Kostenstelle eine eigene Rechnung erhalten möchten, wählen Sie hier die Rechnungsart B C oder E hätten ähnliche Wirkungen aus.

4 Szenario 3 Anlage eines Auftrags mit Kostenstellen (1) Vorbedingung: Szenario 1 durchgeführt. Es gibt Kunden mit Kostenstellen. (2) Cips: Navigieren Sie zu <Auftragswesen> <Aufträge>. (3) Erfassen Sie einen neuen Auftrag. Wählen Sie einen Kunden mit Kostenstellen aus. Der Auftragskopf wird wie folgt angezeigt (Bereich Kostenstelle rot hervorgehoben): (4) Klicken Sie in das Eingabefeld neben Kostenstelle. Zoomfunktion: Mit der Taste F5 bzw. einem Doppelklick können Sie eine Kostenstelle des Auftragskunden aus der Übersicht auswählen. (5) Sollte die Kostenstelle eine Standard-Lieferanschrift zugewiesen haben, so wird diese automatisch hinterlegt und folgende Meldung angezeigt: Wünschen Sie eine andere Lieferanschrift, ändern Sie diese nun über das Menü abweichende Anschriften. (6) Erfassen Sie die Auftragspositionen. (7) Druck von Auftragsformularen: Auf dem Auftrags- bzw Lieferscheinformular wird die Kostenstelle im Kopftext angeführt:

5 Beim Druck von Rechnungen wird nach Kostenstellen gruppiert und eine Zwischensumme gebildet. Je nach Rechnungsart, die beim Rechnungskunden hinterlegt ist, kann je Kostenstelle auch eine eigene Rechnung gedruckt werden. Szenario 4 Kostenstellenauswertung (1) Cips: Navigieren Sie zu <Stammdaten> <Kunden Stamm>. (2) Wählen Sie einen Kunden mit Kostenstellenumsätzen. (3) Öffnen Sie den Reiter PBS und wählen die Schaltfläche Kostenstellen. In der Kostenstellenübersicht wird Ihnen unten die Quartalsumsatzübersicht der jeweiligen Kostenstelle eingeblendet. (4) Wählen Sie die auszuwertende Kostenstelle und klicken auf die Schaltfläche VK- Historie. Bestätigen Sie die Warengruppenabfrage mit Enter (= alle Artikel) oder geben Sie eine 4-stellige Warengruppennummer oder bezeichnung ein. Es wird Ihnen die VK-Historie der ausgewählten Kostenstelle angezeigt: