HANDBUCH Kundensonderpreise aus CIPS für den Büroprofi-Webshop

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1 HANDBUCH Kundensonderpreise aus CIPS für den Büroprofi-Webshop V2.2 Stand Autor: Markus Freudenthaler

2 Grundsätzliches: Als Büroprofi-Partner haben Sie die Möglichkeit kundenspezifische Sonderpreise aus CIPS im angebundenen Büroprofi-Webshop darzustellen. In diesem Handbuch werden die wichtigsten technischen und organistorischen Fragestellungen zu diesem Ablauf beschrieben. Fragestellungen (Klicken Sie auf den Link um auf das Thema anzuzeigen): Wie werden Kundensonderpreise in CIPS angelegt? Welche Einstellungen sind notwendig damit Kundensonderpreise in den Büroprofi-Webshop übermittelt werden? Wann gelangen Kundensonderpreise aus CIPS automatisch in den Büroprofi-Webshop? Wann muss die Übermittlung der Kundensonderpreise aus CIPS an den Büroprofi-Webshop manuell angestoßen werden? In welchem Zeitintervall gelangen die Kundensonderpreise in den Büroprofi-Webshop? Wie sind die Kundensonderpreise im Büroprofi-Webshop ersichtlich? Wie lange sind die Kundensonderpreise im Büroprofi-Webshop ersichtlich? Wie sieht die Preishierarchie in CIPS bei Aufträgen aus dem Büroprofi-Webshop aus? Wie ist die Vorgehensweise bei Preisfindungskunden in CIPS? Wie sind die Kundensonderpreise des Preisfindungskunden in CIPS ersichtlich? 1. Wie werden Kundensonderpreise in CIPS angelegt? [zum INHALT] Kundensonderpreise können in CIPS über verschiedene Wege angelegt werden: a) Über den Kundenstamm b) Über den Artikelstamm c) Über abgeschlossene Angebote Im Folgenden wird die Vorgehensweise bei den einzelnen Varianten beschrieben Anlage Kundensonderpreis über Kundenstamm [zum INHALT] Menü CIPS: Stammdaten / Kunden Stamm 2

3 Positionieren Sie sich am zu ändernden Kunden und rufen Sie am Reiter Adresse die Funktion Preise auf. Es erscheint folgendes Fenster: Hier können Sie nun für die gewünschten Artikel Kundensonderpreise erfassen: 1) Anlegen Legt eine neue Erfassungszeile an. 2) Artikel Geben Sie hier die gewünschte Artikelnummer ein 3) Menge Hinterlegen Sie hier die Menge ab welcher der Preis gültig sein soll. Sie können dadurch natürlich auch Staffelpreise anlegen. 4) rechnen / Rabatt Dieses Feld beinhaltet zwei Informationen: rechnen : Ist dieses Kästchen aktiviert, so ist der Kundensonderpreis variabel. D.h. er wird im gleichen Umfang verändert, in dem sich die EK- Kondition beim Lieferanten ändert. Sie haben dadurch eine immer gleichbleibende Spanne. Rabatt : Dieser Wert gibt die prozentuelle Differenz des Kundensonderpreises zum normalen Laden-VK-Preis an. 5) Preis inkl. Geben Sie hier den Kundensonderpreis inkl. MwSt. ein. 6) Preis Exkl. Geben Sie hier den Kundensonderpreis exkl. MwSt. ein. 7) PE Preiseinheit 8) ME Mengeneinheit 9) Ra Ist dieses Kästchen aktiviert, so ist der Kundensonderpreis rabattfähig. Diese Option ist standardmäßig deaktiviert. 10) Einstandspreis Der derzeit gültige Einstandspreis (Netto-EK + Leistungsbeitrag) 11) DB Deckungsbeitrag bezogen auf den hier dargestellten Einstandspreis 12) DG Deckungsgrad bezogen auf den hier dargestellten Einstandspreis 13) Aufschlag Der Aufschlag in Prozent 14) MWST Dieses Feld zeigt den beim Artikel hinterlegten Steuersatz an. 15) Gültig von Gültig bis Definieren Sie hier den Gültigkeitszeitraum des Sonderpreises. Das System schlägt hier Standardmäßig bis zum Systemenddatum vor ( ). 16) Abfragen Speicher Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf Abfragen. Mit einem Klick auf Ende gelangen Sie wieder in den Kundenstamm. Sofern beim Artikel weitere Brüder hinterlegt sind, erscheint bei Abschluss folgende Hinweismeldung. 3

4 Durch Klick auf Ja wird die Kondition alle Brüderartikel übernommen. Sofern beim Kunden die entsprechenden Informationen hinterlegt sind (Katalogpreissystem, ID und Passwort für den Büroprofi-Webshop) werden die Kundenkonditionen sofort nach Verlassen des Kundenstamms für den Büroprofi-Webshop bereitgestellt Anlage Kundensonderpreis über den Artikelstamm [zum INHALT] Menü CIPS: Stammdaten / Artikelstamm CIPS Positionieren Sie sich auf jenem Artikel den Sie einem Kunden in der Preisfindung hinzufügen möchten. Rufen Sie den Punkt Staffelpreise auf. Es erscheint folgendes Fenster: 4

5 1) Änder Aktiviert den Bearbeitungsmodus. 2) Anlegen Legt eine neue Erfassungszeile an. 3) P-Type Wählen Sie hier die Preistype Kunde aus. Nach bestätigen dieser Auswahl gelangen Sie in den Kundenstamm und wählen jenen Kunden aus, für welchen Sie den Sonderpreis anlegen möchten: Bestätigen Sei diesem mit Auswahl. Nun können Sie wie unter Punkt 1.1. bereits beschrieben den gewünschten Kundensonderpreis anlegen. 4) P-Type Hier scheint nun die entsprechende Kundennummer auf 5) Menge Hinterlegen Sie hier die Menge ab welcher der Preis gültig sein soll. Sie können dadurch natürlich auch Staffelpreise anlegen. 6) rechnen / Rabatt Dieses Feld beinhaltet zwei Informationen: rechnen : Ist dieses Kästchen aktiviert, so ist der Kundensonderpreis variabel. D.h. er wird im gleichen Umfang verändert, in dem sich die EK- Kondition beim Lieferanten ändert. Sie haben dadurch eine immer gleichbleibende Spanne. Rabatt : Dieser Wert gibt die prozentuelle Differenz des Kundensonderpreises zum normalen Laden-VK-Preis an. 7) Preis inkl. Geben Sie hier den Kundensonderpreis inkl. MwSt. ein. 5

6 8) Preis Exkl. Geben Sie hier den Kundensonderpreis exkl. MwSt. ein. 9) PE Preiseinheit 10) ME Mengeneinheit 11) Ra Ist dieses Kästchen aktiviert, so ist der Kundensonderpreis rabattfähig. Diese Option ist standardmäßig deaktiviert. 12) Einstandspreis Der derzeit gültige Einstandspreis (Netto-EK + Leistungsbeitrag) 13) DB Deckungsbeitrag bezogen auf den hier dargestellten Einstandspreis 14) DG Deckungsgrad bezogen auf den hier dargestellten Einstandspreis 15) Aufschlag Der Aufschlag in Prozent 16) MWST / Brutto Dieses Feld zeigt den beim Artikel hinterlegten Steuersatz an. 17) Gültig von Gültig bis Definieren Sie hier den Gültigkeitszeitraum des Sonderpreises. Das System schlägt hier Standardmäßig bis zum Systemenddatum vor ( ). 16) Abfragen Speicher Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf Abfragen. Mit einem Klick auf Ende gelangen Sie wieder in den Artikelstamm. Sofern beim Artikel weitere Brüder hinterlegt sind, erscheint bei Abschluss folgende Hinweismeldung. Durch Klick auf Ja wird die Kondition ebenfalls für alle Brüderartikel übernommen. Sofern beim Kunden die entsprechenden Informationen hinterlegt sind (Katalogpreissystem, ID und Passwort für den Büroprofi-Webshop) werden die Kundenkonditionen sofort nach Verlassen des Kundenstamms für den Büroprofi-Webshop bereitgestellt Anlage Kundensonderpreise über abgeschlossene Angebote [zum INHALT] Menü CIPS: Auftragswesen / Angebote Sie legen für einen Kunden ein Angebot an. Hier haben Sie im Auftragskopf zunächst die Möglichkeit ein Gültigkeitsdatum für das betreffende Angebot zu definieren. Dieses Gültigkeitsdatum wird bei Abschluss des Angebots für die Anlage der Kundensonderpreise herangezogen. 6

7 Das vom System vorgeschlagenen Gültigkeitsdatum ist ein Jahr, kann jedoch mit einem beliebigen Wert überschreiben werden. Erfassen Sie nun die vorgeschlagenen Angebotspositionen. Sobald Sie das Angebot endgültig abschließen erscheint folgende Meldung: Um die Angebotspreise als Kundensonderpreise zu hinterlegen, bestätigen Sie dies mit Ja. Sofern beim Artikel weitere Brüder hinterlegt sein sollten, werden Sie vom System gefragt ob die Kundensonderpreise auch für diese übernommen werden sollen. Bestätigen Sie dies wenn gewünscht ebenfalls mit Ja : Die Angebotspreise wurden nun beim Kunden als Sonderpreis übernommen. Die Angebotspreise werden nach folgenden Kriterien beim Kunden als Sonderpreise hinterlegt: 1) Die im Angebot definierte Menge. 2) Die Preise werden ohne Option rechnen angelegt und sind somit nicht variabel. Sie können diese Option jedoch nachträglich über den Kundenstamm setzten. 3) Die Gültigkeitsdauer der Angebotspreise entspricht der im Angebotskopf gepflegten Gültigkeit. 7

8 2. Welche Einstellungen sind notwendig damit Kundensonderpreise in den Büroprofi- Webshop übermittelt werden? [zum INHALT] Am Kundenstamm sind folgende Einstellungen entscheidend: Menü CIPS: Stammdaten / Kunden Stamm Reiter PBS : Hier müssen unter dem Punkt eshop eine ID bzw. ein Passwort hinterlegt sein. Reiter Info : Beim Kunden muss als Preissystem Katalogpreissystem aktiviert sein. 8

9 3. Wann gelangen die Kundensonderpreise aus CIPS automatisch in den Büroprofi-Webshop? [zum INHALT] Die Übermittlung der Kundensonderpreise in den Büroprofi-Webshop erfolgt grundsätzlich automatisch: a) Sobald der Kundenstamm verlassen wird (Anlage über den Kundenstamm) b) Sobald der Artikelstamm verlassen wird (Anlage über den Artikelstamm) c) Sobald Preise aus einem Angebot übernommen wurden. 4. Wann muss die Übermittlung der Kundensonderpreise aus CIPS an den Büroprofi-Webshop manuell ausgeführt werden? [zum INHALT] Die Übermittlung der Kundensonderpreise an den Büroprofi-Webshop kann auch manuell angestoßen werden. Dies ist vor allem in folgenden Szenarien notwendig: a) Variable Kundensonderpreise mit der Option rechnen ändern sich bei einer Preisänderung der PBS-Austria im gleichen Umfang mit. Es erfolgt jedoch kein automatischer Abgleich mit dem Büroprofi-Webshop. Sollten Sie Kundensonderpreise mit dieser Option angelegt haben, empfiehlt es sich daher nach der wöchentlichen Preiswartung sämtliche Kundensonderpreise manuell an den Büroprofi-Webshop zu übermitteln. b) Werden bei Kunden nachträglich Preisfindungskunden mit hinterlegten Kundensonderpreisen zugewiesen muss die erstmalige Übermittlung an den Büroprofi-Webshop ebenfalls manuell angestoßen werden. Menü CIPS: Kommunikation / Internet Konditionenabgleich 1) Kundennummer Wählen Sie jene Kunden für die Sonderpreise in den Webshop übertragen werden sollen. Mit der Taste F5 verzweigen Sie in den Kundenstamm. Wurde keine Kundennummer ausgewählt, werden sämtliche in CIPS gespeicherten Kundensonderpreise übermittelt. 2) Statistikcode Sie können die Datenübertragung auch nach Statistikcode einschränken. Mit der Taste F5 gelangen Sie in den Statistikcode-Stamm. 3) Weiter Mit einem Klick Weiter wird die Übermittlung der Kundensonderpreise gestartet. 5. In welchem Zeitintervall gelangen die Kundensonderpreise in den Büroprofi-Webshop? [zum INHALT] Die Verarbeitung der der aus CIPS übermittelten Kundensonderpreise im Büroprofi-Webshop erfolgt automatisiert zu fix definierten Zeiten: Dieser findet stündlich zwischen 07:10 und 20:10 statt (Montag bis Freitag) 9

10 Diese Zeitintervalle betreffen nicht nur Kundensonderpreise sondern alle anderen Informationen die aus CIPS im Büroprofi-Webshop verarbeitet werden (z.b. neue ID, Passwörter, Adressänderungen etc.) 6. Wie sind die Kundensonderpreise im Büroprofi-Webshop ersichtlich? [zum INHALT] Sobald sich der Kunde mit seiner entsprechenden Kombination von ID und Passwort anmeldet, sind die Kundensonderpreise im Büroprofi-Webshop für diesen Kunden ersichtlich. Die Darstellung des Kundensonderpreises im Shop erfolgt in roter Schrift: 7. Wie lange bleiben Kundensonderpreise im Büroprofi-Webshop ersichtlich? [zum INHALT] Der Kundensonderpreis ist im Büroprofi-Webshop bis zum Ablauf des Gültigkeitsdatums ersichtlich. Danach erscheint für den jeweiligen Kunden wieder der normale Katalogpreis. 8. Wie sieht die Preishierarchie in CIPS bei Aufträgen aus dem Büroprofi-Webshop aus? [zum INHALT] Der Preise welcher mittels einer Bestellung aus dem Büroprofi-Webshop in CIPS eingespielt wird hat immer die höchste Priorität. Wobei hier folgende Situationen zu unterscheiden sind: Variante 1: Es ist im Büroprofi-Webshop ein Kundensonderpreis gespeichert. Der in der Bestellung erfasste Preis wird mit der Bestellung an CIPS übertragen. Dieser in CIPS eingespielte Preis ist ein VK-Fixpreis und übersteuert die übrige Preisfindung in CIPS. Somit ziehen weder Aktionen noch eine eventuell aktivierte Bestpreisfindung. 10

11 Variante 2: Es ist im Büroprofi-Webshop kein Kundensonderpreis gespeichert. In diesem Fall wird in der Bestellung kein Preis übermittelt. Es zieht somit die normale Preisfindung in CIPS (auch unter Berücksichtigung einer eventuellen Bestpreisfindung). Grafische Darstellung: Variante 1 (beim Artikel ist für den Kunden ein Kundensonderpreis hinterlegt) Variante 2 (beim Artikel ist für den Kunden kein Kundensonderpreis hinterlegt) Mit der Bestellung aus dem Webshop wird der Kundenpreis als VK-Fixpreis übermittelt Mit der Bestellung aus dem Webshop wird kein VK-Fixpreis übermittelt VK-FIXPREIS AUFTRAG CIPS: VK-FIXPREIS wird 1:1 übernommen! AUFTRAG CIPS: Es zieht die Preishierarchie in CIPS: 1. Kundensonderpreis 2. Katalogaktion 3. Katalogpreis 4. Alternatives Preissystem oder Bestpreisfindung (wenn aktiviert) 9. Wie ist die Vorgehensweise bei Preisfindungskunden in CIPS? [zum INHALT] In CIPS haben Sie die Möglichkeit Ihren Kunden sogenannte Preisfindungskunden zuzuweisen. Bei Kunden denen ein solcher zugeordnet wurde, ziehen im Zuge der Fakturierung bzw. im Büroprofi- Webshop jene Preise die beim Preisfindungskunden hinterlegt wurden. Wenn Sie Ihren Kundenkreis beispielsweise nach A, B oder C-Kunden kategorisiert haben (z.b. durch die automatische Zuweisung von Statistikcodes nach Umsatzeinschränkung) können Sie für die jeweiligen Kunden auch eigenen Preislisten mit Kundensonderpreisen verwalten. Legen Sei hierfür im System einfach 3 Pro-Forma-Kunden an (Preisliste A-Kunden, Preisliste B-Kunden, Preisliste C-Kunden) und weisen Sie jeweils die Kundensonderpreise zu, die für Ihre A, B oder C-Kunden Gültigkeit haben sollen. Ordnen Sie dann Ihren A, B oder C-Kunden den entsprechenden Preisfindungskunden zu. Diese Preise sind somit im Büroprofi-Webshop ersichtlich und werden entsprechend fakturiert. Kunde A Preisfindungskunde Zuweisung über Kundenstamm Kunde B Kundensonderpreise hinterlegt Katalogpreise 11

12 Am Preisfindungskunden werden die Preise normal hinterlegt (siehe dazu auch Pkt. 1. in diesem Handbuch). Für die Zuweisung des Preisfindungskunden gehen Sie wie folgt vor: Menü-CIPS: Stammdaten / Kunden Stamm Positionieren Sie sich auf jenem Kunden, denen Sie einen Preisfindungskunden zuweisen möchten und wechseln auf den Reiter Info : 1) Ändern Aktiviert den Bearbeitungsmodus. 2) Preisfindung wie In diesem Feld ordnen Sie den jeweiligen Preisfindungskunden zu. Mit Kd. der Taste F5 verzweigen Sie in den Kundenstamm. 3) Kunde Positionieren Sie sich auf jenem Kunden bei dem die jeweiligen Kundensonderpreise gepflegt werden (= Preisfindungskunde) 4) Auswahl Mit Klick auf Auswahl wird der Preisfindungskunde zugewiesen 5) Abfragen Mit Klick auf Abfragen werden die Änderungen gespeichert 12

13 Beachten Sie dass die über den Preisfindungskunden zugewiesenen Preise nicht automatisch in den Büroprofi-Webshop übermittelt werden. Dies muss über den Punkt Internet-Konditionenabgleich für den Kunden manuell in CIPS angestoßen werden. Siehe dazu Punkt 3. in diesem Handbuch. 10. Wie sind die Kundensonderpreise des Preisfindungskunden in CIPS ersichtlich? [zum INHALT] Die beim Preisfindungskunden hinterlegten Kundensonderpreise sind in CIPS nur auf dessen eigener Kundennummer dargestellt. Am Kunden der über die Zuweisung am diese Kundensonderpreise zugreift ist der untenstehende Vermerk Bei diesem Kunden ziehen die Sonderprise des Kunden xxx, Preise bitte dort ändern ersichtlich: Unabhängig von den über den Preisfindungskunden zugewiesenen Kundensonderpreisen können direkt am Kunden noch weitere Kundensonderpreise angelegt werden. 13

14 ZUSAMMENFASSUNG Wie werden Kundensonderpreise in CIPS angelegt? Über den Kundenstamm, Artikelstamm oder über abgeschlossene Angebote Welche Einstellungen sind notwendig damit Kundensonderpreise in den Büroprofi-Webshop übermittelt werden? Am Kundenstamm muss eine ID bzw. ein Passwort sowie als Preissystem Katalogpreissystem hinterlegt sein. Wann gelangen die Kundensonderpreise aus CIPS automatisch in den Büroprofi-Webshop? Sobald der Kundenstamm verlassen wird (Anlage über den Kundenstamm) Sobald der Artikelstamm verlassen wird (Anlage über den Artikelstamm) Sobald Preise aus einem Angebot übernommen wurden. Wann muss die Übermittlung der Kundensonderpreise aus CIPS an den Büroprofi-Webshop manuell ausgeführt werden? Wenn sich Kundensonderpreise mit der Option rechnen durch eine Preisänderung der PBS- Austria ändern. Der manuelle Abgleich sollte in diesem Fall wöchentlich erfolgen. Wenn bei Kunden nachträglich Preisfindungskunden mit hinterlegten Kundensonderpreisen zugewiesen werden In welchem Zeitintervall gelangen die Kundensonderpreise in den Büroprofi-Webshop? 10:00 Uhr, 14:00 Uhr, 17:00 Uhr und 20:00 Uhr Wie sind die Kundensonderpreise im Büroprofi-Webshop ersichtlich? Die Darstellung des Kundensonderpreises im Shop erfolgt in roter Schrift: Wie lange bleiben Kundensonderpreise im Büroprofi-Webshop ersichtlich? Der Kundensonderpreis ist im Büroprofi-Webshop bis zum Ablauf der Gültigkeit ersichtlich. Wie sieht die Preishierarchie in CIPS bei Aufträgen aus dem Büroprofi-Webshop aus? Der Preise welcher mittels einer Bestellung aus dem Büroprofi-Webshop in CIPS eingespielt wird hat immer die höchste Priorität (HINWEIS: Preise werden aus dem Büroprofi-Webshop nur übermittelt, wenn Kundensonderpreise gepflegt sind. Ist dies nicht der Fall, so zieht die normale Preishierarchie in CIPS). Wie ist die Vorgehensweise bei Preisfindungskunden in CIPS? In CIPS haben Sie die Möglichkeit Ihren Kunden sogenannte Preisfindungskunden zuzuweisen. Bei Kunden denen ein solcher zugeordnet wurde, ziehen im Zuge der Fakturierung bzw. im Büroprofi-Webshop jene Preise die beim Preisfindungskunden hinterlegt wurden. Wie sind die Kundensonderpreise des Preisfindungskunden in CIPS ersichtlich? Die beim Preisfindungskunden hinterlegten Kundensonderpreise sind in CIPS nur auf dessen eigener Kundennummer dargestellt. Am Kunden der über die Zuweisung am diese Kundensonderpreise zugreift ist der Vermerk Bei diesem Kunden ziehen die Sonderprise des Kunden xxx, Preise bitte dort ändern ersichtlich. 14

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