Zum Aufrufen der offenen Bestellung Lieferant, Artikeltyp, und Bestell-Nr., eingeben.

Transkript

1 Meistens erfolgt der Wareneingang in mehreren Teilschritten. Zunächst werden die erhaltenen Lieferscheine erfasst, welche oft Teilmengen erhalten. Dabei kann der Wareneingang problemlos über länger Zeit hinweg offen bleiben. Bereits erfasste Mengen werden sofort zum Lagerbestand dazugezählt. Sobald die Rechnung eintrifft, können die Preise erfasst und die Wareneingänge abgeschlossen werden. Zum Aufrufen der offenen Bestellung Lieferant, Artikeltyp, und Bestell-Nr., eingeben. Wenn Sie das Defaultzeichen $ bei Preis auf Schirm stehen lassen, wird am oberen Bildschirmrand pro Artikel der auf dem Bestellformular stehende Preis angezeigt. Sie können auch via F5 einen anderen Preistyp zur Ansicht auswählen. Wenn Sie einen Lieferschein erfassen, ohne den Wareneingang abzuschliessen, so müssen Sie die Faktura-Nr. nicht eingeben. Es reichen vorerst Lieferscheinnummer und -Datum. Falls Sie einen Wareneingang abschliessen wollen, dessen Mengen und Lieferscheinnummer sie schon zuvor erfasst haben, reicht es, wenn Sie nur noch die Faktura-Nr. eingeben und die Lieferscheinnummer weglassen. Falls Sie die Bestell-Nr. nicht zur Hand haben, so gehen Sie nur mit dem Lieferanten-Namen und der Dokument-Nr. in den Wareneingang und suchen dort die entsprechende Bestell-Nr. heraus. Es ist jedoch sicherer, die Bestell-Nr. und den Lieferanten anzugeben. So wird verhindert, dass mehrere Bestellungen gleichzeitig am Bildschirm angezeigt werden. Seite 1/7

2 Damit diese Buttons angeklickt werden können müssen Sie zuvor in der Spalte Erh. Menge F5 drücken! Erhaltene Mengen Geben Sie in der Spalte Erh. Menge die erhaltenen Verpackungseinheiten und/oder angebrochenen Packungen ein. Falls alle bestellten Artikel geliefert wurden, können Sie auch den Button Bestellung erhalten anklicken, was automatisch überall die erhaltene Menge, analog der bestellten Menge einsetzt. Dieser Button darf nicht bei Teillieferungen verwendet werden. Auch dann nicht, wenn fehlende Mengen anschl. wieder manuell gelöscht werden! Wenn die Lieferung komplett ist und Sie die Rechung schon erhalten haben, können Sie den Wareneingang abschliessen. (Siehe weiter hinten). Wenn die Rechnung noch aussteht, können Sie den Wareneingang ohne abzuschliessen mit ESC verlassen. Warenteillieferungen (Beispiele) Sie haben 3 verschiedene Artikel bestellt, in der ersten Lieferung aber nur 2 erhalten: Damit Sie die verschiedenen Teil-Lieferungen später noch unterscheiden können, müssen Sie unbedingt die jeweilige Dokument-Nr, das heisst die Lieferschein-Nummer erfassen. Geben Sie nur die gelieferten Artikel (mit oder ohne Preis) ein. Bei den noch nicht gelieferten Artikel auf keinen Fall eine Eingabe tätigen. Danach verlassen Sie den Wareneingang, ohne ihn abzuschliessen. (Ansonsten müssen Sie ihn unter wiedereröffnen). Erhalten Sie beispielweise 3 Tage später den Rest der Lieferung, so können Sie wiederum die gleiche Bestell-Nr, aber eine andere Dokument-Nr. eingeben! Ergänzen Sie dann die fehlenden Angaben und schliessen Sie die Bestellung ab. Sie haben vom gleichen Artikel 10 VE bestellt, in der gleichen Lieferung haben Sie aber nur 4 davon erhalten. Auch hier ist es ganz wichtig, dass Sie die Dokumenten-Nr. eingeben. Erfassen Sie bei der ersten Lieferung nur so viele Artikel wie Sie tatsächlich erhalten haben. Sie brauchen die Bestellung noch nicht abzuschliessen (es übernimmt die Anzahl neuer Artikel auch so in die Lagerdatei). Sobald die zweite Lieferung mit der Restmenge eintrifft, gehen Sie wie folgt vor: Seite 2/7

3 Gehen Sie in die Spalte Aufgeteilt. und drücken Sie F5. Im nun erscheinenden Fenster geben Sie die erhaltene Restmenge ein. Wenn eine Dokument-Nr. eingegeben wurde (empfohlen), so wird sie automatisch angezeigt. Am Bildschirm und auf dem Kontrollbeleg werden beide Teillieferungen separat ausgewiesen. Bonus In der Spalte Erhaltene Menge wird die gesamte Menge inklusive Bonus erfasst. In der Spalte Bonusmenge wird die effektive Bonusmenge erfasst. Bsp. Wenn Sie 12 VE bestellt und 14 VE erhalten haben, so ist die erhaltene Menge 14 und die Bonusmenge 2. Dies muss zwingend so gehandhabt werden, da sonst die Wareneinstandspreise falsch berechnet werden! Drückt man in der Spalte Bonusmenge VE F5, so werden alle ehemaligen Bonuslieferungen dieses Artikels angezeigt. Nicht bestellte Artikel Seite 3/7

4 Wenn die Lieferung zusätzliche Artikel enthält, welche Sie nicht bestellt haben, so können diese mittels Button nicht bestellte Artikel (oben rechts auf Bildschirm) erfasst werden. Sie erscheinen anschliessend im Wareneingang auf einer separaten Zeile. Werden diese Artikel fakturiert, so geben Sie zur erhaltenen Menge den Wareneinstandspreis im Total ein und setzen bei Bonusartikel ein N ein. Wenn es sich um eine Bonuslieferung handelt, so lassen Sie das Preisfeld leer und setzen bei Bonusartikel ein J. Nähere Angaben finden Sie im Handbuch unter nichtbestellte Artikel Rechnung/Preise Zur Eingabe des Wareneinstandspreises (W einst.) bieten sich mehrere Möglichkeiten: Beim entsprechenden Artikel im Feld W einst. F5 drücken, um den Preis pro Artikel aus dem Lager zu übernehmen. Dieser automatisch einfügbare Preis entspricht dem in der Lieferantedatei definierten Preis Wareneingang. (Basissystem / Stammdatenverwaltung / Lagerdaten 1 / Lieferanten) Um gleichzeitig die Preise aller Artikel automatisch einzufügen, klicken Sie auf den Button Preise einfügen. Diese Preis entsprechen auch hier den, in der Lieferantedatei definierten Preis Wareneingang. Da die automatisch vorgeschlagenen Preise aber wegen Preisänderungen, Rabatten etc. oftmals nicht übereinstimmen dürften, empfiehlt es sich in vielen Fällen, den (Netto)Preis gemäss Rechnung manuell zu erfassen. Seite 4/7

5 Individuelle Spesen und Rabatte pro Bestellzeile In der Spalte Spesen/Zeile können zeilenspezifische Spesen oder Rabatte ( in Fr.) erfasst werden. Bei Rabatten muss das Minuszeichen vor den Betrag gesetzt werden. Spesen und Rabatte, welche für alle Artikel gelten, werden erst beim Abschliessen eingegeben. Verfalldaten Durch drücken von F5 auf dem Verfalldatum können Sie ein neues Datum in die Verfalldatenschlange aufnehmen. (Gleiches Vorgehen wie das Verwalten von Verfalldaten in der Lagerdatei ) Abschliessen Wareneingang: Für Zeitpunkt des Abschliessens des Wareneinganges kommen mehrere Möglichkeiten in Frage. Entweder Sie schliessen erst ab, wenn Sie die Rechnung erhalten und die richtigen Preise eingefügt haben, oder Sie schliessen bereits nach Erhalt des Lieferscheines ab und übernehmen somit den, sich bei fehlenden Preisen automatisch einfügenden Defaultpreis, welcher dem Preis Rabatte aus der Lieferantendatei entspricht. Dieser Preis kann später beim Erhalt der Rechnung im Programm Basissystem / Lagerverwaltung / Warenkreislauf / Nachführen Preise quittierter Bestellungen korrigiert werden oder auch durch das Wiedereröffnen des Wareneinganges im Programm Zum Abschliessen klicken Sie auf den Button Best. abschliessen. Nicht vergessen, zuvor in der Spalte erhaltene Menge F5 zu drücken! MWST: Wird dort das Häkchen gesetzt, so wird die MWST automatisch auf die zuvor erfassten Preise dazugeschlagen. Die Wareneinstandspreise erscheinen in Folge dessen auf dem Kontrollbeleg, sowie im Lager incl. MWST. Spesen (Porto, Kleinmengenzuschlag,...) oder Abzüge verrechnen: Betrag eingeben und mit entsprechendem MWST-Satz versehen. Dieser kann durch Drücken von F5 ausgewählt werden. Umlage Betrag: Bestimmen Sie, ob die Spesen/Abzüge nach Betrag oder Bestellmenge auf die verschiedenen Bestellzeilen verteilt werden sollen. Zuschläge oder Rabatte in % des Totalbetrages: Bei Bedarf %-Satz eintragen. Bei Rabatten muss das Minuszeichen miterfasst werden. Nun können Sie mit ESC das Programm beenden. Wir empfehlen, dass Kontrollbeleg auszudrucken, oder sich dieses in der Druckvorschau anzeigen zu lassen. Seite 5/7

6 Der Ausgewiesene Totalbetrag muss bei korrekter Verbuchung dem Rechnungstotal entsprechen. Nachträgliche Korrekturen Falls Sie nach Abschluss des Wareneinganges erhaltene Mengen, Boni etc. korrigieren müssen, können Sie diesen wiedereröffnen. (Basissystem / Lagerverwaltung / Warenkreislauf / Drucken, Wiedereröffen Bestellung). Seite 6/7

7 Unvollständige Wareneingänge Bei unvollständigen Bestellzeilen (wenn Liefermenge kleiner als Bestellmenge) erscheint folgende Meldung: Wenn Sie mit Ja quittieren, werden die unvollständigen Zeilen abgeschlossen. Dies ist beispielsweise nötig, wenn der Artikel nicht geliefert werden kann oder irrtümlich bestellt wurde. So kann man einen irrtümlich bestellten Artikel mit der Menge Null abschliessen. Wenn Sie mit Nein quittieren, so bleiben die unvollständigen Bestellzeilen der Bestellung offen und müssen zu einem späteren Zeitpunkt abgeschlossen werden. Falls vor dem Abschluss nicht alle Preise erfasst wurden bei den Zeilentotalen, so schlägt das System hier vor, den Defaultpreis einzusetzen. Dabei handelt es sich um den Preistyp der in der Lieferantendatei ( ) als Preis Wareneingang erfasst wurde. Wenn Sie mit Ja quittieren, so wird bei fehlenden Preisen der Defaultpreis übernommen. Wenn Sie mit Nein quittieren, so bleibt der Wareneingang so lange offen, bis sie manuell einen Preis eingeben und erneut abschliessen. Seite 7/7