Prozessbeschreibung. Beleg-Generierung/posi Bestellungen / Wareneingänge. Eigen-Lieferant

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1 Prozessbeschreibung Mit der Beleg-Generierung in der Markt-Steuerung und -Verwaltung posi.3000 werden in posi.3000 importierte Bewegungs-Daten der Märkte, verarbeitet. Mit dem Marktabschluss wird eine Sammlung von Bewegungs-Daten auch als Markt-Datei bezeichnet zusammengestellt. Eine in posi.3000 importierte Markt-Datei wird Transfer-Datei genannt. In der Standardeinstellung handelt es um die folgenden Bewegungs- Daten: Bestellungen / Wareneingänge Umsätze Kassen-Abschlüsse Sonstige Lagerbewegungen Umsätze aus Kundenstamm light Der manuelle Aufruf der Beleg-Generierung erfolgt über den Menü-Punkt Buchungsprogramme posi Import Beleggenerierung. Hier kann ausgewählt werden, ob für alle Märkte (= Eingabe Markt = leer ) oder einen bestimmten Markt (= Eingabe spezifischer Markt) die Beleg-Generierung durchgeführt werden soll. Bei der Beleg-Generierung werden grundsätzlich alle neuen oder bei einer vorhergehenden Beleg-Generierung nicht erfolgreich verarbeiteten ( fehlerhaften ) Transfer-Dateien des / der ausgewählten Marktes / Märkte beachtet. Die Beleg-Generierung für eine spezielle Transfer-Datei kann über Arbeiten mit Transferdateien ( Buchungsprogramme posi ) aufgerufen werden. In der Übersicht wird die gewünschte Transferdatei markiert und die Beleg-Generierung über das Kontextmenü gestartet (rechte Maustaste Generierung starten ). Es besteht auch die Möglichkeit, die Beleg-Generierung automatisch, z.b. im Nachtlauf, durchzuführen. Dieser automatische Aufruf wird über entsprechende Arbeitsabläufe des Pablo-Planers gesteuert. Bestellungen / Wareneingänge Bei der Verarbeitung der Bestellungen und Wareneingängen aus den Märkten wird zwischen Vorgängen für Eigen-Lieferanten (= Ware stammt aus einem eigenen, in drink.3000 vorhandenem Lager) und Fremd- Lieferanten (= Ware aus einem fremden, externen Lager) unterschieden. Eigen-Lieferant Eine Bestellung für einen Eigen-Lieferanten bedeutet in drink.3000 einen Lagerumbuchungs-Auftrag. Die angeforderte Ware wird (soweit verfügbar!) aus dem eigenen Lager für das Markt-Lager bereitgestellt und ausgeliefert. Bei der Generierung wird ein Beleg (= Auftrag) anhand der im Markt- Stamm hinterlegten Einstellungen (Auftragsart, Markt-Kunde/Belieferung und Eigen-Lieferant) erzeugt. 1

2 Dieser Beleg fließt in die normale Bearbeitung von Aufträgen in drink.3000 (Kommissionierung, Tourenbearbeitung, etc.) ein. Der Wareneingang für einen Eigen-Lieferanten setzt immer eine vorhergehende Bestellung für diesen Eigen-Lieferanten voraus. Nur so ist ein Abgleich der Bestellung aus dem Markt mit dem hierzu erzeugten Lagerumbuchungs-Auftrag in drink.3000 und dem im Markt erfassten Wareneingang möglich. Dieser Abgleich wird über den Report Differenzliste Lagerumbuchungen ( Auswertungen Reportexplorer, Im Zweig: Dokumente Listen posi ) vorgenommen. Fremd-Lieferant Eine Bestellung für einen Fremd-Lieferanten erzeugt in drink.3000 einen Beleg Bestellung für den jeweiligen Lieferanten. Dieser Beleg fließt in die normale Bearbeitung von Bestellungen in drink.3000 (Bearbeitung / Ergänzung, Versand, usw.) ein. Ein Wareneingang für einen Fremd-Lieferanten setzt nicht unbedingt eine vorhergehende Bestellung im Markt voraus. Die Bestellung kann im Markt auch telefonisch, also Beleg-los, oder direkt in drink.3000 für den jeweiligen Markt erfolgt sein. Es wird ein Wareneingangs-Beleg in drink.3000 erzeugt, der in der Rechnungs-Kontrolle von drink.3000 einer Rechnung des Lieferanten zugeordnet werden kann. Hier erfolgt der Abgleich der vom Markt mit dem Wareneingang gemeldeten Positionen und Mengen mit den Rechnungspositionen. Nach erfolgreicher Bearbeitung - Rechnung und zugehörige Wareneingänge sind übereinstimmend, kann die Eingangsrechnung abgeschlossen bzw. freigegeben und der zugehörige Beleg gedruckt werden. Umsätze Bei den vom Markt gemeldeten Umsätzen wird unterschieden zwischen: Markt-Barverkauf Kunden-Barverkauf Lieferschein-Verkauf Je nach Art des Umsatzes erfolgt eine spezifische Beleg-Generierung und Weiterverarbeitung der Daten. Markt-Barverkauf Markt-Barverkauf bedeutet, dass nicht namentliche bekannte Kunden im GAM Waren einkaufen und diese Bar oder mit anderen Zahlungsmitteln, z. B. EC Karte, bezahlen. Für den Umsatz aus einem Markt-Barverkauf wird in drink.3000 ein Markt-Auftrag erzeugt. Grundlage für die einzelnen Positionen sind die vom Markt gemeldeten Mengen (Artikel / Verpackungsformen) und Preise, die tatsächlich beim Verkauf im Markt abgerechnet wurden. Bei der Generierung wird ein Beleg (= Auftrag) anhand der im Markt- Stamm hinterlegten Einstellungen (Auftragsart und Markt-Kunde / Barverkauf) erzeugt. 2

3 Nach der Fakturierung und dem Tagesabschluss in drink.3000 werden für die FiBu entsprechende Buchungen (Erlöse und Markt-Debitor) bereitgestellt. Kunden-Barverkauf Kunden-Barverkauf (im Markt!) bedeutet, dass spezifizierte / bekannte Kunden im GAM Waren einkaufen und diese Bar (oder mit EC oder anderen Zahlungsmitteln) bezahlen. Diese Kunden müssen im Kundenstamm von drink.3000 angelegt und in der Kunden-Zuordnung von posi.3000 für den Kunden-Barverkauf freigegeben sein. Für den Umsatz aus einem Kunden-Barverkauf im GAM wird in drink.3000 ein Kunden-Auftrag erzeugt. Grundlage für die Positionen sind die vom Markt für diesen Verkauf gemeldeten Mengen und die Preise, die tatsächlich im Markt abgerechnet wurden. Die Bezahlung dieses Auftrages ist nicht offen, da die Ware bereits direkt im Markt bezahlt wurde. Bei der Generierung wird je Kunde / Vorgang ein Beleg (= Auftrag) anhand der im Markt-Stamm hinterlegten Einstellungen (Auftragsart und Zahlungsart) erzeugt. Nach der Fakturierung beim Tagesabschluss in drink.3000 werden für die FiBu entsprechende Buchungen (Erlöse, Be- und Entlastung Kunden- Debitor und Markt-Debitor) erstellt. Lieferschein-Verkauf Lieferschein-Verkauf (im Markt!) bedeutet, dass spezifizierte / bekannte Kunden über bzw. aus einem Markt Waren beziehen, die Rechnungsstellung aber über drink.3000 vorgenommen wird. Diese Kunden müssen im Kundenstamm von drink.3000 angelegt und in der Kunden-Zuordnung von posi.3000 für den Lieferschein-Verkauf freigegeben sein. Für die Waren eines Lieferschein-Verkaufes aus einem Markt wird in drink.3000 ein Kunden-Auftrag generiert. Grundlage für die einzelnen Positionen sind die vom Markt gemeldeten Mengen (je Artikel und Verpackungsformen). Die Ermittlung der anzusetzenden Preise findet über die für den Kunden gepflegten Konditionen statt. Bei der Generierung wird ein Beleg (= Auftrag) anhand der im Marktstamm von posi.3000 (Auftragsart) und im Kundenstamm von drink.3000 hinterlegten Einstellungen (Zahlungsart, etc.) erzeugt. Nach der Fakturierung und dem Tagesabschluss in drink.3000 werden für die FiBu die zum Auftrag gehörenden Buchungen (Erlöse und Kunden- Debitor) bereitgestellt. Kassen-Abschlüsse In den Kassenabschlüssen sind die finanziellen Aktionen (Wechselgeld, Umsatz, Einnahmen je Zahlungsmittel, usw.) enthalten. Anhand der im Markt-Stamm/posi.3000 hinterlegten Buchungsart und der jeweiligen Sachkonten und Debitoren werden bei der Beleg-Generierung entsprechende Buchungen für den Markt in der FiBu erzeugt. Dabei werden diese Buchungen je vorhandenem Kassen-Abschluss (verschiedene Kassier-Perioden oder mehrere Kassen) generiert. 3

4 Eine Zusammenfassung der Kassen-Abschlüsse (je Tag) kann über den Report Kassenbuch ( Auswertungen Reportexplorer, Im Zweig: Dokumente Listen posi ) ausgedruckt werden. Sonstige Lagerbewegungen Zu den Sonstigen Lagerbewegungen gehören die im Markt manuell erfassten Belege zu den Buchungsarten: Bruch, Verderb, Abgang an Markt, Zugang von Markt, Verkostung. Sowie beim Markt-Abschluss in pos.3000 automatisch erzeugte Umbuchungen (Verdichtung von Vollgut oder Leergut). Mit der Beleg-Generierung wird je Buchungsart / Beleg in drink.3000 ein Manueller Lagerabgang erzeugt. Diese werden beim Tages-Abschluss in drink.3000 berücksichtigt und führen zu Korrekturen an den Lagerbeständen. Eine Übersicht der Sonstigen Lagerbewegungen ist im Report Bewegungsjournal ( Auswertungen Reportexplorer, Im Zweig: Dokumente Listen posi ) enthalten. Speziell für die Auswertung bzw. den Abgleich der Buchungsarten Abgang an Markt und Zugang von Markt ist der Report Differenzliste Umbuchungen zwischen Märkten ( Auswertungen Reportexplorer, Im Zweig: Dokumente Listen posi ) zuständig. Hierbei werden die Umbuchungen zwischen den Märkten (= Artikel / Verpackungsformen und Mengen als "Abgang in einem Markt und Zugang im anderen) über die Belegnummer des abgebenden Marktes referenziert. Umsätze aus Kundenstamm light {Relevant? Wenn nicht, dann nicht aufführen...} Umsätze aus Kundenstamm light bedeutet, dass spezifizierte / bekannte Kunden im Markt Waren einkaufen und diese unmittelbar Bar (oder mit EC oder anderen Zahlungsmitteln) bezahlen. Diese Kunden sind nicht im Kunden-Stamm von drink.3000 angelegt, sondern lediglich im Kunden-Stamm light von posi Die Meldung und damit auch die Verarbeitung dieser Umsätze erfolgt mit dem normalen Markt-Barverkauf. Nur für statistische Auswertung wird eine zusätzliche Meldung dieser Umsätze durchgeführt. Diese Auswertungen können im Kundenstamm light von posi.3000 vorgenommen werden. 4

5 Anlage Ausdruck Protokoll-Beleggenerierung: <Muster: Protokoll-Beleggenerierung (Evtl. spezifisch zu den einzelnen Vorgängen?)...> Anlage Ausdruck/Bon Bestellung für Eigen-Lieferant im Markt: <Muster: Eigen-Bestellung/Markt (Bon)...> Anlage Ausdruck/Beleg Lagerumbuchungs-Auftrag: <Muster: Lagerumbuchungs-Auftrag...> Anlage Ausdruck Differenzliste Lagerumbuchungen : <Muster: Report Differenzliste Lagerumbuchungen...> Anlage Ausdruck/Bon Bestellung für Fremd-Lieferant im Markt: <Muster: Fremd-Bestellung/Markt (Bon)...> Anlage Ausdruck/Beleg Bestellung aus/für Markt: <Muster: Bestellung...> Anlage Ausdruck Eingangsrechnung zu Fremd-Lieferung an Markt: <Muster: Eingangsrechnung...> Anlage Ausdruck/Bon Bar-Verkauf: <Muster: Bar-Verkauf (Bon)...> Anlage Ausdruck Markt-Barverkauf: <Muster: Markt-Barverkauf...> Anlage Ausdruck/Bon Kunden-Barverkauf: <Muster: Kunden-Barverkauf (Bon)...> Anlage Ausdruck Kunden-Barverkauf: 5

6 <Muster: Kunden-Barverkauf...> Anlage Ausdruck/Bon Lieferschein-Verkauf: <Muster: Lieferschein-Verkauf (Bon)...> Anlage Ausdruck Kunden-Rechnung: <Muster: Kunden-Rechnung...> Anlage Ausdruck/Bon Kassen-Bericht: <Muster: Kassen-Bericht/pos > Anlage Ausdruck/Bon Markt-Bericht: <Muster: Markt-Bericht/pos > Anlage Ausdruck Kassenbuch : <Muster: Report Kassenbuch...> Anlage Ausdruck/Bon Sonstige Lagerbewegung : <Muster: Beleg/Bon Sonstige Lagerbewegung (Je Buchungsart oder 1x exemplarisch?)...> Anlage Ausdruck Bewegungsjournal : <Muster: Report Bewegungsjournal...> Anlage Ausdruck Differenzliste Umbuchungen zwischen Märkten : <Muster: Report Differenzliste Umbuchungen zwischen Märkten...> 6