1. Kassenbuchungen müssen Tag genau erfolgen (Buchungsdatum nicht änderbar)

Transkript

1 KfzPilot Kasse 2017 Was ändert sich? Vorbemerkung: Die nachfolgend beschriebenen funktionalen Änderungen stehen Ihnen mit der KfzPilot Version 6.80 zur Verfügung, welche ab sofort über die Softwareaktualisierung abrufbar ist. Sorgen Sie bitte dafür, dass vor dem Programmupdate für ALLE verwendeten Kassen (Filialkassen, innerbetriebliche Kassen) ein Abschluss durchgeführt wird. (Danach dann keine Kassenbuchungen mehr mit der alten Programmversion.) 1. Kassenbuchungen müssen Tag genau erfolgen (Buchungsdatum nicht änderbar) In dem nachfolgenden Kassenauswahlfenster war es bisher möglich die zu buchende Kasse auszuwählen und das Buchungsdatum zu ändern. (Maske erscheint nicht generell, sondern nur, wenn speziell über Parameter so eingerichtet. In der Regel wird sofort die Kasse gestartet.) Eine Änderung des Buchungsdatums ist ab sofort nicht mehr möglich. copyright by attribut - 1 -

2 2. Kassenabschluss zwingend erforderlich Neue Geschäftsvorfälle können in der Kasse nur gebucht werden, wenn für die Kassenbuchungen des Vortages ein Kassenabschluss erfolgt ist. Ist das nicht der Fall erscheint bei Aufruf der Kasse sofort folgender Hinweis: Programm führt Sie dann direkt zu den Kassediensten, um den Abschluss durchführen zu können. 3. Nach durchgeführtem Kassenabschluss keine weiteren Buchungen Nachdem der Kassenabschluss durchgeführt wurde, können für den selben Tag keine weiteren Buchungen mehr durchgeführt werden. Beim Aufruf der Kasse erscheint die Meldung: copyright by attribut - 2 -

3 4. Kein Kassenabschluss mit negativem Kassenbestand Es ist nicht möglich einen Kassenabschluss mit negativem Kassenbestand durchzuführen. KfzPilot bringt folgende Meldung: Danach erscheint dann folgender Hinweis: 5. Neue Stornofunktionen Sie haben grundsätzlich die Möglichkeit, jeden Bon zu stornieren. Das Programm bietet Ihnen allerdings eine Auswahl der Bons an, die die Voraussetzungen für einen Storno erfüllen. Diese sind: 1. Für den betreffenden Bon ist noch kein Abschluss erfolgt. 2. Die Buchung ist noch nicht an die FiBu übergeben worden. 3. Ein Storno Bon kann nicht nochmal storniert werden. Beispiel: OP Ausgleich Kunde Barzahlung: copyright by attribut - 3 -

4 Über F8 Dienste und Bon-Storno werden alle Bons des aktuellen Tages angezeigt, die storniert werden könnten (s.o.). Im Buchungsjournal werden beide Bons aufgelistet. Durch das Stornieren eines Bons, egal welche Buchungsart, wird also eine komplette Gegenbuchung erzeugt. (Der EC Storno in vorherigen Programmversionen war im Buchungsjournal nicht mehr zu sehen.) Hinweis: Bei angeschlossener XBA FiBu kann es für den Fall, dass das Kassenkonto auf nur Soll Saldo eingestellt ist zu Problemen kommen, da durch die Stornobuchungen evtl. ein Haben Saldo erzeugt wird. Ggf. temporäre Änderung der Konteneinstellung auf > ohne Saldenprüfung.) 6. Fortlaufende Bon Nummern für jede Kasse Nach Umstellung auf die neue Kasse, also Update auf KfzPilot Version 6.80, erhalten Sie für jede Kasse (Filialkassen, innerbetriebliche Kassen) eine bei eins beginnende fortlaufende Bon Nummer. Hinweis: Bitte kontrollieren Sie bei den ersten Kassenabschlüssen, ob die neue Bon Nummer zusammen mit einer sog. ID auf dem Kassenjournal wie links dargestellt gedruckt wird. KORREKT FALSCH Sollte das nicht der Fall sein (Beispiel rechts), dann müssen Ihre Kassenberichte auf die neue Version angepasst werden. Kontaktieren Sie dann bitte die Hotline. copyright by attribut - 4 -

5 7. Bon Nummern nur noch für wirkliche Kassenbuchungen Während es bis dato so war, dass auch für den An- und Abmeldevorgang eine Bon Nummer vergeben wurde, werden ab jetzt nur noch die durchgeführten Kassenbuchungen fortlaufend durchnummeriert. Die An- und Abmeldung wird weiterhin protokolliert und kann über die ungekürzte Anzeige des Kassenjournals sichtbar gemacht werden. 8. Z-Bon Nummern für jede Kasse Beim Kassenabschluss wird ein sogenannter Z-Bon (Kassenabschlussbeleg/Tagessummen Bon) erzeugt. Alle Z-Bons werden im KfzPilot Archiv Verzeichnis im Unterordner Kasse archiviert. Im Archiv finden Sie zukünftig sowohl die Einnahmen- und Ausgabenliste, als auch das Kassenjournal als Snapshot oder PDF Datei (abhängig von der verwendeten Access Version). Die Z-Bons werden für jede Kasse fortlaufend durchnummeriert und am Jahresanfang zurückgesetzt auf eins. Die Belegnummer für das Buchungsjournal, im obigen Beispiel KAS , wird generiert wie bisher. (Vorbelegung der Belegnummernkreise unter Admin -> Anpassung -> Nummernkreise.) copyright by attribut - 5 -

6 9. Optimierung des Bondruckes Der Bon Druck wurde optimiert. Bonnummer, Kassenname und Bediener, Datum und Uhrzeit werden erst bei Abschluss des Bons gedruckt. (Insbesondere durch die Tatsache, dass in der bisherigen Kasse die Uhrzeit gleich zu Beginn bei Eröffnung des Bons gedruckt wurde, der Bon Abschluss aber erst später erfolgte, kam es in der Vergangenheit zu Ungereimtheiten.) Neues Bon Layout Altes Bon Layout 10. Verbesserung der Datenstruktur Durch eine neue Datenstruktur wurde die Transparenz der Kassenbuchungen hinsichtlich des Buchungsjournales und der Zahlungsliste verbessert. copyright by attribut - 6 -