ANLEITUNG KASSENBUCH. Version: 1.0. Pionier der Zahnarzt-Software. Seit 1986.

Transkript

1 ANLEITUNG KASSENBUCH Pionier der Zahnarzt-Software. Seit 986.

2 Inhaltsverzeichnis. Vorwort 3. Kassenbuch - Aufruf und Aufbau 4.. Kassenbuch aufrufen und Voreinstellungen vornehmen 4.. Allgemeiner Aufbau und Funktionen 6... Buchungen tätigen und korrigieren 7... Abschlagsrechnung erzeugen 9 3. Rechnungsliste Rechnungen ausbuchen/barzahlung Zahlung einer Rechnung korrigieren Überzahlte Rechnung Dem Patienten den überzahlten Betrag zurückzahlen Überzahlten Betrag auf eine andere noch offene Rechnung umbuchen Überzahlten Betrag bei nächster Rechnungsstellung berücksichtigen 0

3 . Vorwort Seite 3/0 Sehr geehrtes Praxis-Team, die Anforderungen, die an eine ordnungsgemäße Buchführung gestellt werden, steigen stetig. Deshalb ist es unser Anspruch, Sie bei der Umsetzung gesetzlicher Vorgaben bestmöglich zu unterstützen. Die Grundlage dafür bilden die GoBD, die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, deren Umsetzung im DS-Win durch die GoBD-Zertifizierung bestätigt wurde. Mit Auslieferung des Generalupdates 4/06 gewährleisten wir nun auch im Kassenbuch die lückenlose Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit bereits getätigter Buchungsvorgänge. Aus den im Generalupdate enthaltenen GoBD-bezogenen Anpassungen ergeben sich grundlegende Änderungen in der Arbeitsweise im Kassenbuch: So ist die Verwendung der Funktion >>Löschen<< entfallen und wurde durch die Funktion >>Buchung rückgängig<< ersetzt. Außerdem ersetzt die Funktion >>Abschlagsrechnung<< die bisher mögliche Vorauszahlung. In dieser Anleitung erläutern wir das grundsätzliche Vorgehen im Kassenbuch und freuen uns, wenn wir dazu beitragen können, die Abläufe einer ordnungsgemäßen Buchführung im DS-Win nachvollziehbar zu machen. Und nun wünschen wir Ihnen viel Spaß beim Lesen! Ihr Dampsoft-Team

4 . Kassenbuch - Aufruf und Aufbau Seite 4/0.. Kassenbuch aufrufen und Voreinstellungen vornehmen Das Kassenbuch wird im Hauptmenü des DS-Win über den Pfad Rechnungen/Kassenbuch geöffnet. Wenn Sie zum ersten Mal mit dem Kassenbuch arbeiten, um alle Barzahlungen/Ausgaben etc. digital zu erfassen, empfehlen wir, zunächst die notwendigen Voreinstellungen über das Einstellungsrädchen vorzunehmen.

5 . Kassenbuch - Aufruf und Aufbau Seite 5/0 In den Voreinstellungen legen Sie fest, wie die Ablagenummer in Ihrem Kassenbuch geführt werden soll. Die Ablagenummer dient der Ordnung und Übersicht im Kassenbuch. Die Ablagenummer kann pro Buchung nachträglich editiert werden. Halten Sie diesbezüglich ggf. Rücksprache mit Ihrem Steuerberater. In dem Reiter Kassen legen Sie fest, wie viele Kassen aktiv verwaltet werden sollen. Sie können die Kassen nach Ihren Wünschen benennen. Um die Kassen verwenden zu können ist es notwendig, das Häkchen bei aktiv zu setzen. Hinweis! Wenn Sie in Ihrer Praxis bisher garnicht oder nur teilweise mit dem Kassenbuch gearbeitet haben und der tatsächliche Saldo nicht mit dem Saldo des manuellen Kassenbuchs übereinstimmt, empfehlen wir ein Zurücksetzen des Kassenbuchs. Hierfür steht Ihnen die Anleitung Zurücksetzen des Kassenbuchs auf unserer Homepage zur Verfügung, die Sie über den Pfad Service/Anleitungen-Downloads/Anleitungen zur Programmbedienung aufrufen können.

6 . Kassenbuch - Aufruf und Aufbau Seite 6/0.. Allgemeiner Aufbau und Funktionen Das Kassenbuch gibt Ihnen die Möglichkeit, alle Zahlungen Ihrer Patienten zu verwalten sowie alle sonstigen Einnahmen und Ausgaben, Privateinzahlungen und Privatentnahmen zu erfassen. Ferner werden alle Rechnungen, die über das DS-Win-Plus erstellt werden, automatisch im Kassenbuch aufgelistet, sofern der Filter entsprechend voreingestellt wurde Zu : Ist ein Statistikpasswort eingerichtet, ist dieses hier einzugeben, um filtern zu können. Wurde das Passwort nicht eingegeben, sind die Filter-Schaltflächen inaktiv und Privateinzahlungen sowie -entnahmen nicht möglich. Zu : Die Sortierung der Buchungsvorgänge im Kassenbuch können Sie über die Spaltenüberschriften vornehmen. Klicken Sie einfach die entsprechende Überschrift, wie z. B. Datum, an und schon wird die Liste enstprechend sortiert. Zu 3 : Hier können Abschlagsrechnungen und Gutschriften patientenbezogen erstellt werden. Zu : Sofern über die oben eingestellte Filterung Rechnungen angezeigt werden, können über diese Schaltflächen Eingaben rechnungsbezogen vorgenommen werden. Zu 4 5 : Hier erfassen Sie allgemeine Einnahmen und Ausgaben, wie zum Beispiel ein Einkauf im Drogeriemarkt. Außerdem können Privateinzahlungen und -entnahmen erfasst werden. Zu 6 : Selbstverständlich können die Einträge im Kassenbuch auch ausgedruckt werden. Damit alle Informationen aus dem Kassenbuch dargestellt werden können, erfolgt der Ausdruck der Kassenbucheinträge immer im Querformat.

7 . Kassenbuch - Aufruf und Aufbau Seite 7/0... Buchungen tätigen und korrigieren Im Folgenden erläutern wir Ihnen, wie Sie z. B. eine Ausgabe buchen. Klicken Sie hierzu die Schaltfläche >>Ausgabe<< an (siehe oben unter 5 ) und tragen Sie alle Daten wie Betrag, Datum und ggf. eine Bemerkung ein. Geben Sie zusätzlich die Kasse an, aus der das Geld entnommen wurde. Die Ablagenummer wird entsprechend Ihrer Voreinstellung vergeben (fortlaufend, pro Monat, pro Quartal, pro Jahr), kann bei Bedarf in diesem Dialog jedoch noch überschrieben werden. Der Eintrag erscheint wie folgt im Kassenbuch : 3

8 . Kassenbuch - Aufruf und Aufbau Seite 8/0 Der Eintrag erscheint grundsätzlich immer mit einer von Ihnen selbst vorgegebenen Ablagenummer und mit einer vom Programm automatisch vergebenen Belegnummer zum aktuellen Tagesdatum. Für jede Buchung wird zudem eine eindeutige Belegnummer vergeben. Diese ist numerisch fortlaufend und nicht veränderbar. Die Belegnummer ist nicht ausblendbar und gewährleistet die lückenlose Nachvollziehbarkeit ihrer Buchführung. Möchten Sie die Buchung korrigieren, klicken Sie einfach die Schaltfläche >>Buchung rückgängig<< folgende Meldung: 3 an. Es erscheint Zu jedem Vorgang erfolgt immer einen Gegenvorgang, der, wie in dieser Meldung ersichtlich, eine Einnahme für eine Ausgabe erzeugt. Soll die Gegenbuchung zum Datum der Ausgabe erfolgen, ändern sie das Datum der Gegenbuchung und bestätigen Sie die Eingabe mit >>OK<<. Folgende Gegenbuchungen im Zahlungseingang/Zahlungsausgang (Kassenbuch) sind möglich: Zahlung Buchung rückgängig = > Zahl.storno Einnahme Einn.-Storno Ausgabe Ausg.-Storno Privat-Entnahme Privat-Einzahlung Privat-Einzahlung Privat-Entnahme Gutschrift Gut.storno Zinsen Mahn./Zins Storno Mahnungen Mahn./Zins Storno

9 . Kassenbuch - Aufruf und Aufbau Seite 9/0... Abschlagsrechnung erzeugen Vorauszahlungen eines Patienten erfordern laut den gesetzlichen Vorgaben einen Zahlungsbeleg. Aus diesem Grund werden seit dem Generalupdate 4/06 sowohl in der Rechnungsvorbereitung als auch im Kassenbuch Abschlagsrechnungen erzeugt. Die damit einhergehenden Anpassungen erläutern wir Ihnen im Folgenden. Im Kassenbuch, aufzurufen über Rechnungen/Kassenbuch, wurde die Schaltfläche Vorauszahlung in >>Abschlagsrg.<< umbenannt: Wählen Sie diese Schaltfläche an, so öffnet sich der im Bildausschnitt dargestellte Dialog zum Erstellen der Abschlagsrechnung. Um Fehleingaben zu vermeiden, ist beim Aufruf des Abschlagdialogs der Bereich für die Rechnungsart inaktiv und Abschlag fest voreingestellt. Wählen Sie hier den Patienten aus und tragen Sie das vorausgezahlte Honorar ein. Im oberen rechten Bereich haben Sie die Möglichkeit, den Bereich für den Abschlag weiter einzugrenzen. Hier handelt es sich um eine Vorauszahlung für eine geplante Privatrechnung (GOZ). Über >>Drucken<< wird die Abschlagsrechnung erzeugt und als offener Posten in der Rech-

10 . Kassenbuch - Aufruf und Aufbau Seite 0/0 Beim Erstellen einer Abschlagsrechnung wird nach Kassen- und Privatpatienten unterschieden. Bei Anwahl eines Privatpatienten sind die Bereiche ZE und MKV nicht auswählbar, da diese in der Abrechnung bei einem Privatpatienten keine Anwendung finden. Die Bereiche GOZ und KFO sind für die Privatabrechnung selbstverständlich wie gewohnt verfügbar. 3 In der Rechnungsvorbereitung wird dieser Abschlag automatisch angeboten Alternativ können Sie auch direkt in der Rechnungsvorbereitung eine Abschlagsrechnung erzeugen. Klicken Sie dazu die Schaltfläche links neben dem Wort Abschlag 5 an. Wählen Sie in dem sich nun öffnenden Fenster unten die Schaltfläche

11 . Kassenbuch - Aufruf und Aufbau Seite /0 >>Neu<< 6 an, sodass sich der o. g. Dialog für das Schreiben einer Abschlagsrechnung öffnet. 6 Nachdem eine Abschlagsrechnung gedruckt wurde, wird diese im Fenster Abschlagsrechnung wählen aufgelistet. Damit diese neu erstellte Abschlagsrechnung auf der Rechnung berücksichtig wird, markieren Sie diese 7 und schließen Sie dann das Fenster mit >>OK<<. 7 Hinweis! Bitte beachten Sie, dass Abschlagsrechnungen nicht gesplittet werden können. Es wird immer der Gesamtbetrag berücksichtigt

12 . Kassenbuch - Aufruf und Aufbau Seite /0 Jetzt wird dieser Abschlag ebenfalls mit der Rechnung verbucht 8. 8 Hinweis! Eine erstellte Abschlagsrechnung muss in der Rechnungsliste als bezahlt markiert werden, da der Rechnungsbetrag eingenommen wurde. Andernfalls würde die Rechnung im Mahnwesen erscheinen. Als Hinweis erscheint, wenn der offene Posten erzeugt wurde, im Programm die unten abgebildete Meldung.

13 3. Rechnungsliste Seite 3/0 3.. Rechnungen ausbuchen/barzahlung Wenn Sie eine Rechnung ausbuchen möchten, die bar bezahlt wurde, so gehen Sie folgendermaßen vor: Wählen Sie in der Liste aller Rechnungen die gewünschte Rechnung aus und klicken die Schaltfläche neben dem Button >>Zahlung<< an. Für eine Barzahlung setzen Sie den Punkt bei der entsprechenden Kasse und bestätigen die Angabe mit >>OK<<.

14 3. Rechnungsliste Seite 4/0 3.. Zahlung einer Rechnung korrigieren Selbstverständlich kann es einmal vorkommen, dass eine falsche Rechnung ausgebucht oder das falsche Konto/die falsche Kasse angewählt wurde. In so einem Fall können Sie diesen Zahlungsvorgang ganz einfach stornieren. Wählen Sie dazu in der Rechnungsliste zunächst die bezahlten Rechnungen an und suchen Sie die soeben bezahlte Rechnung heraus. Anschließend klicken Sie unten auf die Zahlungsvorgänge zu dieser >>Rechnung<<.

15 3. Rechnungsliste Seite 5/0 Es öffnet sich der Dialog Zahlungseingang/Zahlungsausgang (Kassenbuch), in dem nur die speziell zu dieser angewählten Rechnung gehörigen Vorgänge erscheinen. Um jetzt die Zahlung zu stornieren, klicken Sie den Zahlungsvorgang/die Zahlung Schaltfläche >>Buchung rückgängig<< Zahlungsvorgängen erscheint 5 4 an und betätigen Sie anschließend die. Es erfolgt eine Gegenbuchung mit Datumsangabe, welches in den. Soll die Gegenbuchung zum Datum der Zahlung erfolgen, ändern Sie das Datum der Gegenbuchung und klicken Sie dann auf >>OK<<. Ggf. benötigen Sie hier das Statistikpasswort, sofern dieses eingerichtet wurde. Werden Buchungen rückgängig gemacht, wird zusätzlich ein Verweis auf die vorherige Belegnummer anglegt, damit die Zuordnung erkennbar bleibt. Außerdem gibt es unter dem Buchungsfenster einen Laufbalken, der es ermöglicht, alle Informationen aus dem Infotext einzusehen Die Rechnung befindet sich anschließend in der offenen Rechnungsliste. Diese Zahlungskorrektur wird sowohl für inkorrekte Konto- als auch für inkorrekte Barzahlungen vorgenommen. Hinweis! Um die Zahlung einer Rechnung zu korrigieren, ist keine Stornierung oder Korrektur der eigentlichen Rechnung erforderlich!

16 3. Rechnungsliste Seite 6/ Überzahlte Rechnung Wenn eine Rechnung überzahlt wurde, gibt es mehrere Möglichkeiten, mit dem überzahlten Betrag umzugehen Dem Patienten den überzahlten Betrag zurückzahlen Wurde die Rechnung mit einem höheren Betrag ausgebucht oder eine Rechnung mit höherem Abschlag oder einer Vorauszahlung mit Minusbetrag gedruckt, so steht der überzahlte Betrag mit einem Minuszeichen in der Rechnungsliste. Möchten Sie dem Patienten diesen Betrag zurückzahlen, so gehen Sie bitte folgendermaßen vor: Klicken Sie auf die Schaltfläche >>Rechnung<< unter Zahlungsvorgänge. Es öffnet sich der Dialog Zahlungseingang/Zahlungsaus-gang.

17 3. Rechnungsliste Seite 7/0 Wählen Sie auf der linken Seite im Bereich der Rechnung die Schaltfläche >>Gutschrift<< 3 an. 3

18 3. Rechnungsliste Seite 8/0 Der zu viel gebuchte Betrag wird automatisch in das Feld Betrag eingetragen. Sie haben die Möglichkeit, das Datum, eine Bemerkung und die Art der Gutschrift einzutragen. Wählen Sie unten zusätzlich aus, ob Sie dem Patienten den Betrag bar zurückgeben oder auf das Konto überweisen 5. Standardmäßig ist das Tagesdatum voreingestellt, um Kassenbestände nicht rückwirkend zu ändern. Mit Abschluss dieses Vorgangs ist die Rechnung ausgeglichen Hinweis! Eine Rechnung mit einer Überzahlung, entstanden aus einer Vorauszahlung, erzeugt beim Druck der Rechnung eine Abfrage nach einer Gutschrift. Wenn Sie hier die Option >>Überzahlung<< anwählen, kann die Gutschrift jederzeit später über die Zahlungsvorgänge nachgetragen werden. Die Abfrage Rechnung ist überzahlt erfolgt nur bei einer Überzahlung, die durch eine Vorauszahlung entstanden ist. Entsteht die überzahlung durch einen Abschlag, wird dieser Betrag für die nächste Rechnung als Vorauszahlung vermerkt.

19 3. Rechnungsliste Seite 9/ Überzahlten Betrag auf eine andere noch offene Rechnung umbuchen Gibt es noch weitere offene Rechnungen des Patienten, ist ein Umbuchen des überzahlten Betrages auf eine noch offene Rechnung möglich. Sobald eine Rechnung überzahlt wurde, erscheint in der Rechnungsliste die zusätzliche Schaltfläche >>Überzahlung umbuchen<<. Klicken Sie diese Schaltfläche an, erscheint der unten dargestellte Dialog Überzahlte Rechnung umbuchen. Hier werden alle weiteren offenen Rechnungen des Patienten aufgeführt. Wählen Sie die offene Rechnung an und verlassen Sie den Dialog per Klick auf >>OK<<. Der überzahlte Betrag wird nun auf die noch offene Rechnung umgebucht.

20 3. Rechnungsliste Seite 0/ Überzahlten Betrag bei nächster Rechnungsstellung berücksichtigen Sollte ein Rechnungsbetrag überzahlt worden sein und es wird keine Gutschrift eingetragen, so wird dieser zu viel bezahlte Betrag bei der nächsten Rechnungsstellung in dem Feld Vorauszahlung automatisch vorgeschlagen.

21 GmbH Vogelsang / 435 Damp T / F info@dampsoft.de /